檔案管理現(xiàn)代化探討

金益

檔案管理現(xiàn)代化探討

金益

本文針對檔案管理現(xiàn)代化的論題，闡明了檔案管理的現(xiàn)代化含義及要求，說明了檔案需要科學(xué)化管理的重要性，論述了加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程的措施。

現(xiàn)代化管理是以系統(tǒng)論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計(jì)算機(jī)、數(shù)字通信技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系。

一、檔案管理的現(xiàn)代化內(nèi)涵及要求

檔案管理的現(xiàn)代化是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法和手段，充分采取先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，對檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進(jìn)行改革，使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，定量化，信息化，智力化。

1.先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備推進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化。

一定水平的設(shè)備、技術(shù)，是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，是現(xiàn)代化程度最直接、最集中的體現(xiàn)。實(shí)施現(xiàn)代化管理要作好規(guī)劃，使檔案管理在各個(gè)環(huán)節(jié)都采用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)。在檔案設(shè)備配置現(xiàn)代化的衡量標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持設(shè)備、技術(shù)的先進(jìn)性、適用性、配套性，這樣才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的效用。

2.檔案信息化是檔案管理工作現(xiàn)代化的價(jià)值體現(xiàn)，檔案自身的文化價(jià)值社會價(jià)值經(jīng)濟(jì)價(jià)值也才能得以體現(xiàn)。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價(jià)值也就無法體現(xiàn)。檔案信息化需要開發(fā)大量的數(shù)字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數(shù)字化。信息時(shí)代，作為信息系統(tǒng)的重要組成部分的檔案信息的數(shù)字化成為檔案發(fā)展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案信息化的建設(shè)是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期各級檔案部門的重點(diǎn)工作，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢和綜合實(shí)力，提高檔案的利用率，打破時(shí)空界限。

3.檔案管理的現(xiàn)代化對檔案的入檔時(shí)間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多檔案資料盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實(shí)現(xiàn)檔案信息為公眾服務(wù)的零時(shí)差，推動社會經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展。

4.電子文件大量產(chǎn)生，現(xiàn)代科技日新月異，不斷涌現(xiàn)各種新型的信息載體（圖文聲像），這就需要檔案工作者及時(shí)收集整理鑒定保管。電子文件越來越多，電子文件和電子檔案的管理將會在未來的檔案學(xué)研究中扮演重要的角色。電子文件種類多，范圍廣，電子文件歸檔和電子檔案長期保存問題日益突出。確保電子文件的原始性，真實(shí)性可靠性等安全技術(shù)（如加密技術(shù)，簽署技術(shù)，消息認(rèn)證，身份驗(yàn)證防火墻等）特別重要。

5.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展是信息時(shí)代檔案管理的標(biāo)志。要不斷提高檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化水平，同時(shí)要結(jié)合辦公自動化，逐步建設(shè)和完善建設(shè)檔案部門內(nèi)部的局域網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)），依托黨政公務(wù)網(wǎng)建設(shè)區(qū)域性檔案目錄信息網(wǎng)（專網(wǎng)），以國際互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)架公共檔案信息網(wǎng)（外網(wǎng)），最后構(gòu)建形成區(qū)域性的，乃至全國性的檔案工作信息網(wǎng)?，F(xiàn)代化管理中有許多不同于舊管理方式的工作程序，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸和擴(kuò)展，日益迫切需要確保電子文件的真實(shí)性、可靠性、安全性。面對此類新問題、新要求，必須制定相應(yīng)的法規(guī)、制度來保障檔案信息的真實(shí)安全，這樣才能使現(xiàn)代化管理持續(xù)、健康地發(fā)展。

6.檔案管理的現(xiàn)代化還體現(xiàn)在管理方法的現(xiàn)代化上。檔案管理的現(xiàn)代化依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，與傳統(tǒng)的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開放的思想和心態(tài)，不斷引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的新技術(shù)、新方法、新理論，改善、完善、充實(shí)檔案管理，讓檔案管理充滿活力和生機(jī)，緊隨現(xiàn)代化步伐，推陳出新，探索一條現(xiàn)代化檔案管理的新路。

二、檔案需要科學(xué)化管理

檔案全文用計(jì)算機(jī)管理，各種檔案業(yè)務(wù)及管理工作全部用計(jì)算機(jī)進(jìn)行，檔案信息交流用計(jì)算機(jī)進(jìn)行，檔案的各種媒體用計(jì)算集中統(tǒng)一管理等等，這些在技術(shù)上都是可以實(shí)現(xiàn)的。因?yàn)橛?jì)算機(jī)有科學(xué)的數(shù)據(jù)處理、實(shí)際控制、輔助設(shè)計(jì)、輔助制造、文字處理、數(shù)字通信及智能模式等功能和成熟的技術(shù)，說明檔案部門的一切工作都可以用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行。我國檔案界于70年代末開始進(jìn)行應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的嘗試，至今快四十年，也取得了很大成就，大體上可分為調(diào)查論證、初步試驗(yàn)、技術(shù)攻關(guān)、推廣應(yīng)用等階段，開發(fā)了各種類型、各個(gè)層次的檔案管理實(shí)用系統(tǒng)。在檔案部門，計(jì)算機(jī)應(yīng)用廣泛。一是檔案目錄信息管理，這是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，要盡可能將重要和使用頻率高的或?qū)ν忾_放的檔案目錄用計(jì)算機(jī)管理起來。二是文件、檔案一體化管理，由于計(jì)算機(jī)進(jìn)入辦公室，將文件管理的兩個(gè)階段，即文件處理和檔案管理緊密地聯(lián)系起來，文件、檔案一體化已成必然的發(fā)展趨勢。三是檔案全文存儲與檢索，特別是電子文件的出現(xiàn)，檔案全文存儲與檢索已成為檔案部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的發(fā)展趨勢之一；四是檔案業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)輔助管理，檔案業(yè)務(wù)的方方面面，都可以通過建立計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

1.分級次著錄，省時(shí)省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。

2.分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的是使檔案為社會所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放情況對它們進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程，提高社會利用的效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對于基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，在檔案管理現(xiàn)代化過程中還存在著檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低等問題。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。通過檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理上新臺階。

要建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化，必須確立改革、創(chuàng)新和發(fā)展、進(jìn)步的觀念。在思想上要跟上時(shí)代發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)代化。同時(shí)還應(yīng)具備發(fā)展的觀念，要不斷跟蹤科技發(fā)展的動態(tài)，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。提高檔案管理現(xiàn)代化水平是適應(yīng)社會發(fā)展的必由之路，是時(shí)代的發(fā)展的需要，“現(xiàn)代”的概念和科技的水平也是不斷前進(jìn)的，我們的目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)與國際先進(jìn)水平接軌，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就必須創(chuàng)新觀念，實(shí)現(xiàn)檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。

作者單位：荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院434020