電子檔案和紙質(zhì)檔案的集成化管理措施探析

文/泰州市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院 李慧

電子檔案和紙質(zhì)檔案的集成化管理措施探析

文/泰州市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院 李慧

現(xiàn)階段，將醫(yī)院電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行集成化管理，能夠全方位保證醫(yī)院醫(yī)療系統(tǒng)的正常運(yùn)行，進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平，為醫(yī)院樹(shù)立起良好的社會(huì)形象，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)程不斷加快。本文主要分析了我院電子檔案和紙質(zhì)檔案集成化管理的重要性，并結(jié)合社會(huì)多樣化發(fā)展趨勢(shì)，明確了醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)及方向。

醫(yī)院；電子檔案；紙質(zhì)檔案；集成化管理；措施

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，為醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)創(chuàng)造了新的發(fā)展局面。醫(yī)院檔案管理工作過(guò)程較為繁瑣，管理內(nèi)容涉及范圍較為廣泛，管理人員對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)處理時(shí)，難免會(huì)發(fā)生操作失誤的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的調(diào)取工作難以實(shí)現(xiàn)有機(jī)協(xié)調(diào)，檔案管理效果不盡人意。利用先進(jìn)技術(shù)對(duì)醫(yī)院電子檔案及紙質(zhì)檔案進(jìn)行集成化管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效調(diào)取，還可以使檔案管理工作更加便捷，檔案信息整合更加規(guī)范，檔案分類(lèi)管理效果更加優(yōu)質(zhì)。

一、電子檔案和紙質(zhì)檔案集成化管理的重要性

信息化和數(shù)字化時(shí)代的來(lái)臨，使醫(yī)院檔案管理模式發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變。引用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行分類(lèi)處理，能夠有效提升醫(yī)院診療系統(tǒng)的運(yùn)行效率。電子檔案管理模式的應(yīng)用，并不能將紙質(zhì)檔案管理模式全方位替代，兩種檔案管理模式可以相互依存，共同進(jìn)步，將醫(yī)院內(nèi)部運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的一切文本、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行規(guī)范化管理，才是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理目標(biāo)的重要條件。

電子檔案具有典型的現(xiàn)代化發(fā)展理念，利用電子信息技術(shù)將電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，配合紙質(zhì)文檔檔案管理，形成一種更加全面的分類(lèi)處理模式，見(jiàn)證醫(yī)院的成長(zhǎng)，記錄成長(zhǎng)中必然產(chǎn)生的資源，妥善管理能夠提升醫(yī)院的綜合實(shí)力，繼承和發(fā)揚(yáng)醫(yī)院內(nèi)部?jī)?yōu)秀文化，從而為人們的生命安全及身體健康提供更加周到的系統(tǒng)性服務(wù)。電子檔案和紙質(zhì)檔案不存在事物關(guān)系，不具備否定性，他們只是在表達(dá)形式及載體方面有著些許區(qū)別，任何一方脫離了對(duì)方的制約，都會(huì)影響整體的管理效果。站在宏觀角度，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行分析，我們必須充分明確兩者的共存特點(diǎn)，從多個(gè)方面進(jìn)行管理模式的優(yōu)化，從而使醫(yī)院各項(xiàng)工作能夠協(xié)調(diào)配合起來(lái)，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的快速增長(zhǎng)，為社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建貢獻(xiàn)出應(yīng)有的力量。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案集成化管理措施

將電子檔案和紙質(zhì)檔案集成化管理，需要對(duì)檔案管理的共存性特點(diǎn)進(jìn)行突出，在差別理念的影響下，開(kāi)創(chuàng)醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新局面。傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法迎合時(shí)代發(fā)展要求，管理手段和管理方式較為落后，導(dǎo)致檔案信息容易發(fā)生遺失或損壞的現(xiàn)象，日常管理活動(dòng)喪失了實(shí)際存在的價(jià)值與意義。集成化管理是電子檔案和紙質(zhì)檔案管理模式創(chuàng)新的必然要求，也是現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)運(yùn)行的必然趨勢(shì)。全方位分析電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理特點(diǎn)，根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部運(yùn)營(yíng)實(shí)際情況，制定出針對(duì)性的集成化管理方案，可以取得意想不到的管理效果。筆者憑借自身多年的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院集成化管理可行性策略進(jìn)行了簡(jiǎn)要論述。

（一）構(gòu)建完善的文件管理系統(tǒng)。發(fā)揮電子檔案及紙質(zhì)檔案的集成化管理優(yōu)勢(shì)，是檔案管理、文件儲(chǔ)存、分類(lèi)整合一站式服務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建的關(guān)鍵條件。集成管理能力的最大化展現(xiàn)，需要對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中的文件進(jìn)行合理分類(lèi)，并設(shè)置出對(duì)應(yīng)的查找路徑，從而全面提升檔案調(diào)取效率和質(zhì)量。醫(yī)院內(nèi)部檔案文件存在著協(xié)調(diào)化的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，集成化管理必須注重各類(lèi)型文件間潛在的聯(lián)系，避免發(fā)生檔案丟失或損壞等問(wèn)題。

（二）構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。集成化檔案管理系統(tǒng)需要和醫(yī)院各項(xiàng)診療業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一對(duì)接，逐步完善電子檔案及紙質(zhì)檔案規(guī)范化、制度化管理模型，使得集成化管理理念更好地滲透在管理模型中，提高醫(yī)院衛(wèi)生系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行效率。電子檔案集成化管理后，檔案信息可以永久保存在管理系統(tǒng)中，相關(guān)管理員需要通過(guò)密鑰才能對(duì)檔案信息進(jìn)行整理，一定程度上保證了檔案的準(zhǔn)確性和安全性。

（三）構(gòu)建統(tǒng)一控制平臺(tái)。將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行集成化管理后，需要在特定平臺(tái)上進(jìn)行控制與傳導(dǎo)服務(wù)，以保證檔案信息的真實(shí)性。集成化控制平臺(tái)，不僅能夠?qū)⑨t(yī)院內(nèi)部人員信息進(jìn)行整合，為各項(xiàng)人事調(diào)動(dòng)工作提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)，還可以對(duì)就診人員信息進(jìn)行保密，防止患者信息外漏，為患者帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)有損醫(yī)院的公眾形象。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，將醫(yī)院電子檔案和紙質(zhì)檔案管理的共存性特點(diǎn)進(jìn)行突出，明確到傳統(tǒng)檔案管理中存在的弊端，根據(jù)社會(huì)整體需求，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部運(yùn)營(yíng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，構(gòu)建檔案管理新模式，構(gòu)建出完善的檔案集成化管理體系，提升醫(yī)院檔案管理水平和管理效果，加快醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。集成化管理是電子檔案和紙質(zhì)檔案和諧管理模式構(gòu)建的基礎(chǔ)保障，將檔案數(shù)據(jù)、文檔、信息進(jìn)行全方位安全維護(hù)，為醫(yī)院各項(xiàng)服務(wù)工作的順利開(kāi)展提供有力支持。此外，集成化管理模式下，電子檔案及紙質(zhì)檔案能夠以不同的表達(dá)形式為用戶(hù)查閱提供最大便利，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)的一體化運(yùn)行，為醫(yī)院樹(shù)立起良好的社會(huì)形象，推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)又好又快地發(fā)展。

[1]孟凡超.電子檔案和紙質(zhì)檔案利用的需求共性與差異[J].quot;決策論壇——區(qū)域發(fā)展與公共政策研究學(xué)術(shù)研討會(huì)quot;論文集(下),2016,13(05):44-47.

[2]紀(jì)曉群,江媛媛,柳萍,張慧慧.電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺(tái)世界,2013,7(29):233-235.