加強(qiáng)科技情報(bào)檔案管理工作的建議

文/遼寧省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所 毛羽豐

加強(qiáng)科技情報(bào)檔案管理工作的建議

文/遼寧省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所 毛羽豐

在科技體制深入改革過程中，科技情報(bào)工作量也逐步加大，會產(chǎn)生圖表、文字、聲音、影像、圖紙、光盤和磁盤等大量的文件資料，這對科技情報(bào)檔案管理工作提出了更高的要求。檔案工作者要提高重視程度，運(yùn)用科學(xué)、合理的管理方法，確?？萍记閳?bào)檔案管理與利用效率得到提升。本文將簡述加強(qiáng)科技情報(bào)檔案管理工作的意義，并提出了行之有效的建議。

科技情報(bào)檔案；管理；信息技術(shù)

當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度很快，科學(xué)技術(shù)也日新月異，極大增加了科技信息工作任務(wù)量，工作領(lǐng)域也越來越寬。在此背景下，需要盡快轉(zhuǎn)變科技情報(bào)檔案管理工作方法，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷提升工作的現(xiàn)代化和信息化水平。對此，科技情報(bào)檔案管理人員要重視提升自己的素質(zhì)與能力，能夠主動開展科技情報(bào)管理工作，用好各種現(xiàn)代化設(shè)備，提升科技情報(bào)檔案的利用率，將科技情報(bào)檔案的作用充分發(fā)揮出來。

一、加強(qiáng)科技情報(bào)檔案管理工作的意義

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會各個(gè)行業(yè)和部門對情報(bào)信息有了更大的需求，科技情報(bào)是建設(shè)經(jīng)濟(jì)、科研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、生產(chǎn)管理和市場營銷等的重要基礎(chǔ)。尤其是近年來信息高速公路的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在情報(bào)收集、加工、保存和供應(yīng)科技信息服務(wù)上發(fā)揮著巨大重要，科技情報(bào)在推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用越來越明顯。在知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，只有做好科技情報(bào)工作，才能為社會的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，而在科技情報(bào)工作中，檔案管理工作是最為核心的內(nèi)容之一，對科技情報(bào)信息作用的發(fā)揮影響很大。通過加強(qiáng)科技情報(bào)檔案管理工作，可以讓各種信息與文件資料更加完整，為利用提供便利，能夠確?？萍记閳?bào)工作順利開展。對此，要高度重視科技情報(bào)檔案管理工作，合理運(yùn)用各種有效的措施，為社會與科技的進(jìn)步與發(fā)展創(chuàng)造更好的條件。

二、加強(qiáng)科技情報(bào)檔案管理工作的建議

（一）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)?？萍记閳?bào)檔案管理工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性，必須實(shí)現(xiàn)檔案的著錄、組卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)和打印的全過程功能，確保一次輸入，多樣化輸出。這對檔案管理人員提出了極高的要求，需要主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，全面掌握負(fù)責(zé)區(qū)域的國情和經(jīng)濟(jì)信息等情況，熟悉科技情報(bào)檔案管理的全過程，明確主要工作任務(wù)?？萍记閳?bào)單位要定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們學(xué)習(xí)到更多檔案管理、現(xiàn)代信息技術(shù)等知識，只有檔案管理人員綜合素質(zhì)與專業(yè)技能不斷提升，真正意識到科技情報(bào)檔案的重要作用，才能切實(shí)提起重視程度。這樣他們在工作中才會履職盡責(zé)，讓科技情報(bào)檔案得到有效的整理、保管和利用，能夠?qū)⑵鋺?yīng)有的作用發(fā)揮出來。

（二）完善科技情報(bào)檔案管理制度。一是要健全科技情報(bào)管理工作制度?？萍记閳?bào)單位要結(jié)合國家與行業(yè)相關(guān)規(guī)定與要求，從本單位實(shí)際情況出發(fā)，盡快建立并完善各項(xiàng)檔案管理工作。主要包括科技情報(bào)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、銷毀、歸檔和檔案移交等方面內(nèi)容，為科技情報(bào)檔案管理工作的順利進(jìn)行提供可靠保障。二是要做好文件材料的收集工作。文件材料收集是科技情報(bào)檔案管理工作中的重要內(nèi)容，需要結(jié)合相關(guān)文件材料歸檔范圍的規(guī)定，認(rèn)真開展收集工作，確保所有重要文件材料都能夠及時(shí)歸檔，同時(shí)保證其準(zhǔn)確性和完整性。

（三）改善基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案管理自動化水平。在科技情報(bào)檔案管理工作過程中，還要注重提升自動化水平，重視先進(jìn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用，如電子計(jì)算機(jī)、光盤、微縮等技術(shù)，確?？萍记閳?bào)檔案管理工作效率得到提升?？萍记閳?bào)機(jī)構(gòu)要增加資金投入，改善基礎(chǔ)設(shè)施，盡快購置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)和防磁柜等現(xiàn)代設(shè)備，并通過運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)與設(shè)備，能夠提升科技情報(bào)檔案管理的效率與質(zhì)量。在應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)以后，可以自動開展科技情報(bào)檔案的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)和借閱等工作。這樣既可以有效減少檔案管理人員的工作量，還可以讓檔案查全率與查準(zhǔn)率得到提升，為科技情報(bào)檔案利用者提供更好的服務(wù)。

（四）實(shí)現(xiàn)科技情報(bào)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化?，F(xiàn)階段很多單位都逐步提升了檔案管理的專業(yè)化、信息化和智能化水平，尤其是在建設(shè)局域網(wǎng)絡(luò)以后，真正實(shí)現(xiàn)了自動化和無紙化辦公。要想真正發(fā)揮出科技情報(bào)檔案的作用，讓權(quán)限用戶調(diào)用科技情報(bào)檔案的需求得到滿足，確保局域科技情報(bào)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享得以實(shí)現(xiàn)，在科技情報(bào)檔案管理工作過程中，也要利用好這個(gè)契機(jī)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，盡快采取有效措施實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，避免受到時(shí)間與空間的限制，讓科技情報(bào)檔案能夠得到最大化的利用。通過建立局域網(wǎng)，利用者只需要輸入密碼便可直接登錄，查詢目錄，可以實(shí)現(xiàn)無距離文件目錄級數(shù)據(jù)共享。尤其是當(dāng)前機(jī)讀檔案與電子檔案的增加，需要盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公。

三、結(jié)語

總之，加強(qiáng)科技情報(bào)檔案管理工作具有重要的意義，關(guān)系著社會的發(fā)展與科技的進(jìn)步，能夠促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力進(jìn)一步提升。對此，科技情報(bào)單位必須在思想上引起高度的重視，建立完善的科技情報(bào)檔案管理制度，逐步增加資金投入力度，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，盡快實(shí)現(xiàn)科技情報(bào)檔案管理的自動化與網(wǎng)絡(luò)化。此外，還要注意打造一支綜合素質(zhì)高、專業(yè)技能強(qiáng)的檔案管理人才隊(duì)伍，確保提升科技情報(bào)檔案管理工作的效率，真正發(fā)揮出服務(wù)社會發(fā)展的作用。

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