基于全成本核算的我院醫(yī)用耗材精細化管理探究

韓沛愛,劉剛

中國人民解放軍第306醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科,北京 100101

基于全成本核算的我院醫(yī)用耗材精細化管理探究

韓沛愛,劉剛

中國人民解放軍第306醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科,北京 100101

本文依托醫(yī)院全成本核算管理信息化平臺,從人員、軟件、成本、質(zhì)控4個方面著手分析,將過程細化,找出適合我院管理特色的方法.人員方面要求專人將資質(zhì)按照《醫(yī)療器械注冊證》細化分類錄入;軟件方面依托管理軟件尋找耗材需求量與臨床使用量之間的最佳結(jié)合點;成本方面圍繞科技移動手段建立無線化庫房;質(zhì)控方面引入痕跡管理理念,實現(xiàn)全程溯源.最終建立起以患者為中心、無紙化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的運行模式,實現(xiàn)醫(yī)用耗材管理的精準服務(wù)模式.

全成本核算;精細化管理;精準服務(wù);醫(yī)用耗材

引言

2013年我院通過全軍的全成本核算驗收,作為醫(yī)院日常醫(yī)療護理工作得以順利實施的物質(zhì)基礎(chǔ)和基本醫(yī)療手段,我院已實現(xiàn)了醫(yī)用耗材管理軟件與財務(wù)報帳軟件的無縫對接.隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,如何降低醫(yī)療成本、如何實現(xiàn)滿足合理醫(yī)療所必須的耗材最低庫存量、醫(yī)用耗材的全程安全與風(fēng)險控制越來越成為就醫(yī)過程中的重中之重,本文結(jié)合工作實際從人員、軟件、成本、質(zhì)控4個方面著手探究[1],追求在醫(yī)用耗材管理方向?qū)崿F(xiàn)專業(yè)化、現(xiàn)代化、精細化、準確化的服務(wù),從而體現(xiàn)更為充足的經(jīng)濟效益.

1 方法和步驟

1.1 人員軟件

在人員軟件的管理上,應(yīng)做到規(guī)范供應(yīng)渠道和專人錄入信息把好入口.

1.1.1 準入審批嚴控

所有新增耗材需經(jīng)過科室申請、職能部門審核、專家委員評審、器械委員會審議、院部領(lǐng)導(dǎo)審批后方可入院[2].耗材準入審批流程,見圖1.

圖1 耗材準入審批流程

1.1.2 分級分類錄入

經(jīng)對我院高低值耗材信息庫在用耗材分類梳理,見表1.按國家藥監(jiān)局頒發(fā)的《醫(yī)療器械分類目錄》(Ⅲgt;Ⅱgt;Ⅰ)建立相應(yīng)的管理級別[3].由圖表可知對Ⅱ類以上的醫(yī)用耗材(總耗材占比87%)納入我院常規(guī)管理類別.管理要求為審批入院手續(xù)齊全,管理嚴密,全套資質(zhì)醫(yī)工科備案,出入庫手續(xù)嚴謹,可查詢批號效期,可溯源至廠家.

1.1.3 高耗掃碼溯源

對于風(fēng)險高、管理難度大的植介入類耗材(總耗材占比44%)一律按照最高級別Ⅰ級管理,管理模式為高值系統(tǒng)一物一碼全程追溯[4],這是多家醫(yī)院已實現(xiàn)的.我院為保證醫(yī)療質(zhì)量、降低風(fēng)險,對于在植介入手術(shù)配套耗材,雖然金額不到500元也按高值管理,如造影導(dǎo)管(175元/根)、接骨板用螺釘(174元/個)等.另對于可以按耗材加價單獨收費的部分Ⅱ類耗材也按高值管理,如止血類材料、功能性敷料.針對這一類耗材的管理要求是:規(guī)范的供應(yīng)渠道,準確的證照信息,嚴謹?shù)某鋈胧掷m(xù),有序的報帳流程[5].其管理的優(yōu)點在于:① 醫(yī)工科通過專人規(guī)范錄入全程溯源管理,信息真實可信,有據(jù)可查,為降低醫(yī)療糾紛起到堡壘作用;② 使用科室通過掃碼備貨,促進了使用監(jiān)管,避免漏收、錯收等現(xiàn)象,實現(xiàn)了科室當(dāng)月醫(yī)療成本收支平衡.兩種操作模式,見圖2.

表1 我院高低值耗材信息庫在用耗材分類

圖2 兩種管理操作模式

因模式二使用在先,計價在后.為避免缺失管理的可能性,我院是這樣操作的:首先把好入口管理,所有骨科耗材必須是經(jīng)過審批準入手續(xù)后由專職信息員錄入高值系統(tǒng)信息庫,并與經(jīng)管科協(xié)同對照物價確保該耗材收支聯(lián)動;其次注重過程管理,科室使用的前提是信息庫里有的,那么使用時需把出廠條碼保留粘貼于高值耗材使用三聯(lián)單的醫(yī)工科留存聯(lián),醫(yī)工科高值耗材管理員核對使用科室上交的留存聯(lián)登記信息及廠家條碼辦理條碼備貨管理,確保所填備貨信息內(nèi)容的產(chǎn)品規(guī)格型號、批號效期等關(guān)鍵信息與科室留存聯(lián)信息一致,即可生成醫(yī)院使用條碼.這樣在高值系統(tǒng)就將醫(yī)院生成的條碼與廠家條碼關(guān)聯(lián)了,起到雙向溯源(廠家和患者)的作用[6].而使用科室留存醫(yī)院生成的用于計價的條碼,可以用于核對出庫信息,及時了解耗材成本.這種模式適用于術(shù)前對需用材料不確定的情形,但同樣符合一物一碼,全程溯源的管理要求.

1.1.4 低耗信息關(guān)連

在東西方文化交融之地，在長江與太平洋的交匯處，在中國經(jīng)濟開放發(fā)展的領(lǐng)航城市，上海，2018年11月23日中國建筑節(jié)能協(xié)會智慧建筑專業(yè)委員會（以下簡稱“智慧建筑專委會”）年會暨“綠色智能建筑研究”課題研討會如期召開。會議由智慧建筑專委會秘書長 張永剛主持。

不能按照高值耗材管理的Ⅲ類及其他醫(yī)用耗材(總耗材占比43%)用低值系統(tǒng)管理[7].這類耗材向供應(yīng)商開放證照錄入平臺,將產(chǎn)品、廠家、供應(yīng)商證照信息導(dǎo)入管理軟件,并將實物照片、配送包裝規(guī)格以圖片形式關(guān)連到軟件上,方便科室在系統(tǒng)申請時了解到產(chǎn)品的外觀包裝、批號效期,避免錯領(lǐng)錯用.這種將證照有效期及產(chǎn)品信息與軟件充分融合的手段,不僅在日常訂貨、入庫、出庫等關(guān)鍵環(huán)節(jié)也有逐級自動提醒功能,而且在使用科室請領(lǐng)耗材時也可及時了解到該耗材的證照信息.降低過期產(chǎn)品流入醫(yī)院的風(fēng)險.也有利于全院醫(yī)護人員共同把關(guān),確保質(zhì)量可靠,安全醫(yī)療.

1.2 成本質(zhì)控

在成本質(zhì)控管理方面,應(yīng)注重圍繞降低成本把好質(zhì)量控制的過程關(guān).

1.2.1 供應(yīng)商

2015年9月通過軟件升級在短信訂貨(系統(tǒng)自動按供應(yīng)商供貨品種生成訂單,通過短信發(fā)給供應(yīng)商)的基礎(chǔ)上,推行微信訂貨及二維碼掃描入庫方式(在內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)對采購訂單生成二維碼,通過在外網(wǎng)安裝軟件平臺,掃描二維碼訂單實現(xiàn)微信訂貨通知供貨商,也可登錄耗材服務(wù)平臺查看[8]、響應(yīng)訂單),優(yōu)點是即時傳遞訂貨信息(短信受網(wǎng)絡(luò)影響有遲發(fā)或丟失信息的現(xiàn)象),另外對于訂貨品種多、訂單信息量大的公司,可以完整發(fā)送(避免短信分段發(fā)送信息不完整).到貨驗收時掃描二維碼訂單入庫操作快捷,入庫數(shù)據(jù)準確,傳遞信息量大.庫管人員在驗收時只要掃描供應(yīng)商備貨完成后的二維碼,核對由供應(yīng)商填寫的發(fā)票日期、發(fā)票號、產(chǎn)品批號、效期,即可完成驗收.優(yōu)點是減少了庫管人員手工錄入票據(jù)量,確保數(shù)據(jù)完整準確,減少差錯的同時也避免丟票現(xiàn)象.這種依托二維碼實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的方式操作便捷,容易實施,同時避免信息缺失及內(nèi)外網(wǎng)直接聯(lián)通的安全隱患.

1.2.2 使用科室

我院低值耗材分器械庫、采購組、消毒供應(yīng)科.常規(guī)通科使用耗材為器械庫存放,?？茖Ｓ煤牟臑樘摂M庫存(通常為零庫存形式),地址為采購組.消毒供應(yīng)科負責(zé)消毒滅菌類等耗材供應(yīng)[9].由2016年1季度耗材出庫情況(表2)分析:器械庫品種(27%)和數(shù)量(34%)均占1/3左右,而出庫金額(20%)僅占總出庫金額的1/5.?？坪牟钠贩N(56%)占總品種1/2多,出庫數(shù)量(20%)占總出庫量的1/5,而出庫金額(71%)占總出庫金額的2/3多.這說明了以下問題.

表2 2016年1季度耗材出庫情況列表

(1)器械庫小存量,占用資金少,庫存物資周轉(zhuǎn)快.一方面從經(jīng)濟學(xué)的角度看器械庫占用資金少,加快了醫(yī)院資金周轉(zhuǎn)率,另一方面也降低了在庫物資的諸多風(fēng)險,如庫存積壓風(fēng)險、產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險、人員管理風(fēng)險等[10].

1.2.3 器械庫房

利用無線網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及智能終端手持PDA的強大功能(精確定位、貨品追蹤、智能查找)根據(jù)現(xiàn)庫房地理環(huán)境按照功能屬性及類別進行科學(xué)分區(qū),設(shè)置有合格區(qū)(綠色)、待驗發(fā)貨區(qū)(黃色)、不合格區(qū)(紅色)、退貨隔離區(qū)(藍色)等,根據(jù)功能顏色分區(qū)標識進行操作,見圖3.同時對合格區(qū)在庫耗材再進行分區(qū)分類存放.通過智能分區(qū)分類布局,將產(chǎn)品信息動態(tài)呈現(xiàn),能有效地對倉儲流程和空間進行管理,實現(xiàn)批次、單品管理、快速出入庫、貨物調(diào)撥和動態(tài)盤點[12].

圖3 庫房布局設(shè)想分區(qū)圖

通過過程自動化、儲存優(yōu)化、自動任務(wù)調(diào)派、貨物入庫、轉(zhuǎn)發(fā)交叉作業(yè),大幅提高倉庫運作與管理的工作效率,大幅度減少現(xiàn)有模式中查找貨位、信息的時間(可縮短50%～90%),提高了查詢和盤點精度(可達99.95%),可以使安全庫存量下降約25%～60%.大大加快出、入庫單據(jù)的流轉(zhuǎn)速度,增強了處理能力.同時系統(tǒng)的實現(xiàn)還減少了人力資源浪費(預(yù)計減少20%),避免了重復(fù)的數(shù)據(jù)錄入,減少了數(shù)據(jù)錄入差錯,具有移動靈活的特點.

2 討論與結(jié)論

(1)耗材的保障供應(yīng)需要多部門聯(lián)動,互相負責(zé)互相監(jiān)督.隨著當(dāng)前臨床診療技術(shù)的科技含量明顯提高,創(chuàng)新是當(dāng)今科技發(fā)展的主流,醫(yī)學(xué)科技尤其臨床醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展十分活躍.高素質(zhì)專業(yè)技術(shù)隊伍不斷壯大,人才梯隊合理形成;特色醫(yī)療技術(shù)發(fā)展迅速,臨床分科越來越細;多學(xué)科開展技術(shù)協(xié)作的優(yōu)勢越來越明顯.醫(yī)用耗材的采購、使用、結(jié)算等一系列環(huán)節(jié),不再是由1～2個科室獨立進行的簡單物資采購,為避免信息quot;孤島quot;現(xiàn)象,建議形成多部門聯(lián)動互相監(jiān)督、互相負責(zé)的管理機制[13].例如:① 醫(yī)工科與經(jīng)管科的協(xié)同配合,一方面保障材料計價順暢,避免漏費、欠費現(xiàn)象的發(fā)生,另一方面本著quot;誰使用誰支出quot;的原則,使科室成本與收入匹配,為科室成本核算提供了準確的數(shù)據(jù),加強了醫(yī)院和患者的權(quán)益保護;② 醫(yī)工科與醫(yī)療科的協(xié)同配合,一方面保障醫(yī)用耗材政策層面的可行性審批通暢,另一方面為提升醫(yī)療質(zhì)量,減少醫(yī)療糾紛奠定了堅實的基礎(chǔ);③ 醫(yī)工科與計劃科的協(xié)同配合,使需求與計劃找到最佳結(jié)合點,庫房管理的好與不好,不能單看帳卡物是否一致,重要的是降低成本,庫存資金占用少,從經(jīng)濟學(xué)角度來看就是提高了醫(yī)院的資金周轉(zhuǎn)率,體現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化;④ 醫(yī)工科與供應(yīng)商、臨床科室配合默契確保醫(yī)用耗材從采購入院到患者使用全方位有追蹤,全過程有管理,為我院臨床科室醫(yī)務(wù)工作者的醫(yī)療行為的合理、合法、合規(guī)提供了安全可靠的軟件操作平臺.

(2)耗材的精細管理需要流程常態(tài)化,細化崗位細化職責(zé).精細化管理的核心理念是精、準、細、嚴.精是做精、做好,精益求精;準是準確、準時,信息與決策準確無誤;細是操作細化、管理細化,重視細節(jié);嚴是嚴格執(zhí)行制度標準和程序規(guī)定,嚴格控制偏差.精細化管理的突破口是完善制度與規(guī)范流程、提高工作人員的執(zhí)行力,即通過精細化管理,使崗位責(zé)任、流程、制度執(zhí)行到位.精細化管理的基本方法:細化、量化、實證化、流程化、標準化、協(xié)同化.例如:高值耗材的條碼技術(shù),我們做到了精準醫(yī)療,用一物一碼的方式減少了醫(yī)患之間不必要的醫(yī)療糾紛,避免了高值耗材的重復(fù)使用.細化每個人員的工作范圍和工作職責(zé)[14],提出具體的績效考核目標和具體指標[15],這不僅對績效評價有利,而且對流程改善的人員安排、資源合理配置等都大有裨益.在制定績效評價政策時廣開言路,讓成員都參與到績效考評體系的設(shè)計中,傾聽各方面意見,從而設(shè)計出更加公正合理的考評體系,這將大大降低考評推廣和執(zhí)行的難度.這些舉措使流程管理有了制度上的保障和良好的群眾基礎(chǔ),確保流程管理常態(tài)運行.

(3) 耗材的成本控制需要依托信息,收支聯(lián)動庫管精準.耗材管理一向是各醫(yī)院的重點也是難點.而成本管理是醫(yī)院經(jīng)濟管理的重中之重.其中庫存管理的目的是在保障供應(yīng)的前提下,設(shè)定合理的安全庫存,減少不良庫存,提高資金利用效率,實現(xiàn)庫存成本最低,經(jīng)濟效益最大化.成本控制在于醫(yī)療過程的多個環(huán)節(jié)的控制,在滿足日常醫(yī)療行為的前提下,充分發(fā)揮醫(yī)院信息系統(tǒng)的效能,將耗材的庫存管理與科室使用管理有機的結(jié)合起來,加強醫(yī)療環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理,實現(xiàn)合理醫(yī)療的過程監(jiān)管,提高醫(yī)療服務(wù)水平和運營效率,實現(xiàn)醫(yī)療管理水平上升到一個新臺階.加強耗材的成本控制是加強醫(yī)院費用支出控制、提高醫(yī)院資金利用效益的重要途徑.將收支聯(lián)動起來進行科室管理和成本控制,可以有效降低醫(yī)療服務(wù)成本,實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化[16].

3 結(jié)束語

醫(yī)用耗材在全成本核算下的精細化管理實質(zhì)是通過細化操作、細化管理、準確實施、精準服務(wù)達到降低成本,實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化的目的.因此本文在梳理現(xiàn)用流程及管理模式的過程中大膽創(chuàng)新,利用現(xiàn)代科技手段逐步實現(xiàn)這一理念,也有仍需探討問題,例如:醫(yī)用耗材精細化管理的效果怎樣確定?二級庫管理對使用科室造成的影響有哪些?留待后續(xù)文章探究.

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本文編輯 王婷

Exploration of the Medical Consumables Refinement Management Based on Total Cost Accounting

HAN Peiai, LIU Gang
Department of Medical Engineering, The 306thHospital of People's Liberation Army, Beijing 100101, China

ObjectiveDepending on the information platform of total cost accounting management, the management process was elaborated after analyzing the staff, software, cost and quality control. Then we found the suitable management ways of our hospital.First, in the personnel aspects, qualification was sorted and combed according to the of the Registration Licenses Medical Apparatus and Instruments. Secondly, for software, the best combined point of consumables requirement and clinical usage was found based on the management soft. The third, a wireless warehouse was established with the technology way in cost aspect. Finally, in the quality control aspects, trace management concept was introduced to ensure the hole trace. With being patient-oriented, we established the paperless, informational and networked management mode, which achieved accurate services of the consumables management.

total cost accounting; delicacy management; accurate service; medical consumables

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.10.042

1674-1633(2017)10-0153-04

2016-08-09

2016-08-20

作者郵箱:hospital306@163.com