信息化智能柜在科室耗材管理中的應(yīng)用

屈曉娜,姜嚴(yán)嚴(yán),黃桃利,丁孟東,彭子君,郭桂蘭,寧群

解放軍第一五三中心醫(yī)院 神經(jīng)內(nèi)科,河南 鄭州 450000

信息化智能柜在科室耗材管理中的應(yīng)用

屈曉娜,姜嚴(yán)嚴(yán),黃桃利,丁孟東,彭子君,郭桂蘭,寧群

解放軍第一五三中心醫(yī)院 神經(jīng)內(nèi)科,河南 鄭州 450000

目的探討綜合評(píng)價(jià)信息化智能柜在科室耗材管理中的應(yīng)用.方法所有耗材實(shí)行quot;一站式quot;配送,信息化智能柜放置于科室護(hù)士站,設(shè)為虛擬二級(jí)庫(kù),將耗材按種類(lèi)分成稱(chēng)重計(jì)算數(shù)量、定數(shù)包掃碼和高值掃碼3類(lèi),護(hù)理人員可隨時(shí)登錄系統(tǒng)取用,耗材信息采用quot;鏈條式quot;的追溯管理,每月按實(shí)際發(fā)生制進(jìn)行核算.結(jié)果通過(guò)信息化智能柜在科室耗材管理中的應(yīng)用,有效控制了成本,優(yōu)化了護(hù)理工作流程、減輕護(hù)理工作量,提高管理效能.結(jié)論智能柜在科室耗材管理的實(shí)踐應(yīng)用中取得了一定的成效.

智能柜;信息化管理;醫(yī)用耗材管理;虛擬二級(jí)庫(kù)

引言

醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)中科室對(duì)耗材的使用數(shù)量及種類(lèi)越來(lái)越多,覆蓋面廣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng),在安全性方面要求較高,也占科室成本的重要地位[1].原有耗材每月預(yù)報(bào)計(jì)劃、定時(shí)請(qǐng)領(lǐng)、科室自行管理等多個(gè)環(huán)節(jié)浪費(fèi)大量護(hù)理人力資源,更缺乏有效監(jiān)管.隨著科技進(jìn)步,信息化技術(shù)在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用,信息化的管理手段也融入到醫(yī)院管理工作中[2],醫(yī)院耗材管理正在從單一的手工管理向 quot;鏈條式quot;的信息化管理發(fā)展,信息化的物資管理也對(duì)提高醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)績(jī)效具有重要意義[3].2015年,我院建立了智慧物聯(lián)院內(nèi)延伸服務(wù)利用信息化智能柜對(duì)科室的耗材進(jìn)行管理, 所有耗材直接配送quot;一站式quot;服務(wù),有效控制成本和減輕護(hù)理工作量,提高了管理效能,收到滿(mǎn)意效果.

1 常用耗材原有管理流程和存在弊端問(wèn)題

我院是一所三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院,科室年收治2000余例病人,危重病人占40%以上,臨床工作中常用耗材300余種,其中高值耗材占25%,年使用量共計(jì)360000余件,在請(qǐng)領(lǐng)、使用、存放、收費(fèi)中均需嚴(yán)格管理,并且占用大量護(hù)理人力資源和時(shí)間.

1.1 耗材使用原有管理流程

耗材使用原有管理流程,見(jiàn)圖1.

圖1 耗材使用原有管理流程圖

1.2 耗材使用原有管理中的弊端問(wèn)題

耗材使用原有管理中主要存在以下問(wèn)題.

(1)計(jì)劃請(qǐng)領(lǐng)與實(shí)際使用不符.科室對(duì)部分耗材使用數(shù)量計(jì)劃的制定與實(shí)際耗材消耗數(shù)量不相符,據(jù)統(tǒng)計(jì)2014年出現(xiàn)耗材擠壓8次,共21種,其中17種耗材接近有效期請(qǐng)相鄰科室?guī)兔κ褂梦丛斐山?jīng)濟(jì)損失,4種耗材核查時(shí)發(fā)現(xiàn)已過(guò)期,造成經(jīng)濟(jì)損失加大科室成本.因工作忙漏報(bào)計(jì)劃7次,申請(qǐng)計(jì)劃數(shù)量少不能滿(mǎn)足工作需要16次,配送耗材的型號(hào)不符退回重新調(diào)換5次,臨時(shí)加派人力借用和領(lǐng)取,增加額外的工作量,導(dǎo)致工作忙亂.

(2) 缺乏有效監(jiān)管.科室對(duì)耗材的使用、收費(fèi)、庫(kù)存數(shù)量、物品去向缺乏有效監(jiān)管,可能出現(xiàn)少收費(fèi)、錯(cuò)收費(fèi)、漏收費(fèi)、耗材丟失;半個(gè)月的耗材使用量占據(jù)庫(kù)房大部分空間,重疊放置,取用過(guò)程非常不方便,存在過(guò)期或保存不當(dāng)?shù)惹闆r.

(3)浪費(fèi)人力和時(shí)間.科室在耗材使用過(guò)程中,從申請(qǐng)到使用共15個(gè)環(huán)節(jié),護(hù)理人員每月兩次對(duì)耗材清點(diǎn),預(yù)算下半月使用種類(lèi)和數(shù)量的計(jì)劃申請(qǐng);每月至少兩次請(qǐng)領(lǐng)及放置整理;每日上下午下班前清點(diǎn)耗材數(shù)量配備當(dāng)日及次日所用種類(lèi)及數(shù)量;每月約60臺(tái)介入手術(shù),對(duì)高職耗材的核對(duì)、取用、記賬;每日醫(yī)療、護(hù)理臨時(shí)耗材的取用等環(huán)節(jié),約占用兩名護(hù)理人員的工作時(shí)間.

(4)工作環(huán)節(jié)不協(xié)調(diào).耗材管理在日常工作中引發(fā)各種矛盾,因申請(qǐng)計(jì)劃時(shí)間、規(guī)格、數(shù)量不相符及耗材下送不及時(shí)等問(wèn)題科室與消毒供應(yīng)中心引發(fā)爭(zhēng)議;工作特別忙時(shí),醫(yī)護(hù)臨時(shí)性耗材的取用與科室耗材管理護(hù)士間引發(fā)的爭(zhēng)議;介入手術(shù)期間因手術(shù)方式或病人原因醫(yī)生需要調(diào)換高值耗材的型號(hào)或規(guī)格,增加耗材管理護(hù)士向手術(shù)部加送耗材的次數(shù),使護(hù)理人員臨時(shí)工作量增加,對(duì)職業(yè)滿(mǎn)意度降低.

(5)核算不精確.科室成本核算是按照耗材的請(qǐng)領(lǐng)日期對(duì)種類(lèi)和數(shù)量核算的,已經(jīng)請(qǐng)領(lǐng)未使用的耗材都核算入當(dāng)月成本,不能精確到按實(shí)際發(fā)生制進(jìn)行核算,影響科室及醫(yī)院的整體經(jīng)濟(jì)運(yùn)行.

2 信息化智能柜在科室耗材管理中的使用

2.1 信息化智能柜組成及功能

2.1.1 組成

主體結(jié)構(gòu)由一臺(tái)稱(chēng)重主柜、一臺(tái)稱(chēng)重輔柜、兩臺(tái)普通輔柜組成,系統(tǒng)通過(guò)主柜的交換機(jī)連接稱(chēng)重輔柜和普通輔柜通信工作,通過(guò)主控臺(tái)進(jìn)行系統(tǒng)工作控制,見(jiàn)圖2.

稱(chēng)重主柜:主控臺(tái)布局在主柜上,由PC電腦和操作軟件組成,外接設(shè)備掃描槍、指紋儀,稱(chēng)重主柜由10 kg稱(chēng)重大單元格和1 kg稱(chēng)重小單元格組成,主要放置較大的和較小的收費(fèi)醫(yī)用耗材,如較大醫(yī)用耗材導(dǎo)尿包,如較小醫(yī)用耗材肝素帽,具備電控開(kāi)門(mén)功能、采用稱(chēng)重技術(shù)進(jìn)行計(jì)數(shù).

圖2 信息化智能柜組成

稱(chēng)重輔柜:稱(chēng)重輔柜由8 kg或4 kg的稱(chēng)重單元格組成,主要放置適中的收費(fèi)醫(yī)用耗材,如留置針、引流袋、連接管等,具備電控開(kāi)門(mén)功能、采用稱(chēng)重技術(shù)進(jìn)行計(jì)數(shù).

普通輔柜1:普通輔柜1采用五層普通隔板組成,主要放置低值不收費(fèi)醫(yī)用耗材,如:醫(yī)用手套、注射器、醫(yī)用棉簽等,具備電控開(kāi)門(mén)功能、采用定數(shù)包掃碼方式管理.

普通輔柜2:普通輔柜2采用普通隔板組成,主要放置高值耗材,如:造影導(dǎo)管、微導(dǎo)管、導(dǎo)絲等,具備電控開(kāi)門(mén)功能、采用高值掃碼方式管理.

2.1.2 功能

信息化智能柜管理系統(tǒng)主要功能有:取用、清查、退還、用戶(hù)管理、報(bào)表管理、補(bǔ)充.

2.2 信息化智能柜操作流程

信息化智能柜操作流程,見(jiàn)圖3.

圖3 信息化智能柜的操作流程

2.3 信息化智能柜管理環(huán)節(jié)

信息化智能柜管理環(huán)節(jié)包括以下幾個(gè)方面:

(1)耗材信息的設(shè)置環(huán)節(jié).中心倉(cāng)庫(kù)為一級(jí)倉(cāng)庫(kù)[4],將科室近3年所使用耗材的種類(lèi)及數(shù)量進(jìn)行調(diào)研,結(jié)合實(shí)際供應(yīng)情況列出耗材的名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格等信息,系統(tǒng)管理人員按照以上信息將耗材分成稱(chēng)重計(jì)算數(shù)量、定數(shù)包掃碼和高值掃碼3類(lèi).科室智能柜設(shè)為虛擬二級(jí)庫(kù)[5],實(shí)行代銷(xiāo)制,每種耗材設(shè)定基數(shù)及基數(shù)下限,達(dá)到基數(shù)下限時(shí)醫(yī)院物流中心收到該物品使用信息并及時(shí)配送.

(2) 用戶(hù)管理的設(shè)置環(huán)節(jié).科室工作人員設(shè)定用戶(hù)管理,護(hù)士長(zhǎng)、病區(qū)護(hù)理組長(zhǎng)具有取用、退還、清查等管理權(quán)限,其他護(hù)理人員只有取用、退還權(quán)限;醫(yī)院物流中心工作人員有補(bǔ)充權(quán)限.

(3)耗材配送流程.醫(yī)院物流中心人員依據(jù)物品使用信息,正常運(yùn)行下每1～2 d對(duì)使用的物品進(jìn)行核查補(bǔ)充,基數(shù)達(dá)到下限時(shí)隨時(shí)補(bǔ)充,見(jiàn)圖4.

圖4 信息化智能柜的耗材配送流程

(4)耗材使用統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié).每月底統(tǒng)計(jì)補(bǔ)貨單報(bào)表、耗材庫(kù)存報(bào)表生成相應(yīng)的物資消耗材料報(bào)表,科室護(hù)士長(zhǎng)或護(hù)理組長(zhǎng)簽字確認(rèn),針對(duì)所使用的耗材按照實(shí)際發(fā)生質(zhì)進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì).

(5)出庫(kù)結(jié)算環(huán)節(jié).每月底中心倉(cāng)庫(kù)管理人員依據(jù)物資消耗材料報(bào)表列出科室銷(xiāo)售出庫(kù)單,科室再次核對(duì)簽字確認(rèn)后遞交經(jīng)濟(jì)管理科核算耗材成本費(fèi)用.

2.4 信息化智能柜在科室耗材管理中的優(yōu)點(diǎn)

信息化智能框在科室耗材管理中有以下優(yōu)點(diǎn):

(1)耗材直接配送quot;一站式quot;服務(wù).信息化智能柜設(shè)為虛擬二級(jí)庫(kù),放置護(hù)士站治療室門(mén)口,所有物品由醫(yī)院物流中心人員直接配送,醫(yī)護(hù)人員做到隨用隨取,隨取隨有,取用非常方便.科室每取出一樣物品醫(yī)院物流中心人員將收到該物品使用信息,按需配送,用多少送多少,正常運(yùn)行下每1～2 d對(duì)使用的物品進(jìn)行核查補(bǔ)充,基數(shù)達(dá)到下限時(shí)隨時(shí)補(bǔ)充,不會(huì)出現(xiàn)使用中斷的現(xiàn)象.

(2)退還方便.耗材取用后未及時(shí)使用,單個(gè)包裝未打開(kāi)時(shí)可以退還,避免耗材隨意放置和浪費(fèi).

(3)減少流程、節(jié)約空間.科室對(duì)耗材的計(jì)劃申請(qǐng)到使用共減少13個(gè)環(huán)節(jié),出現(xiàn)問(wèn)題的機(jī)率降低,減少了耗材種類(lèi)和數(shù)量的清查核對(duì);庫(kù)房不再存放物品,節(jié)約使用空間,避免出現(xiàn)耗材丟失、過(guò)期、保存不當(dāng)影響使用等浪費(fèi)現(xiàn)象,減少耗材支出成本.

(4)耗材信息采用quot;鏈條式quot;的追溯管理.智能柜內(nèi)耗材歸屬于中心倉(cāng)庫(kù)[6-8],科室人員采用用戶(hù)名或指紋登陸后進(jìn)入系統(tǒng),稱(chēng)重計(jì)算數(shù)量的物品取用后提交取用結(jié)果,定數(shù)包掃碼和高值掃碼的物品掃碼后提交取用結(jié)果,所有提交取用結(jié)果后的耗材計(jì)入科室成本,智能柜內(nèi)每件物品都能核查清楚取用人員,及物品去向;隨時(shí)可以清查物品的結(jié)余信息,每月按實(shí)際發(fā)生質(zhì)進(jìn)行核算[9],統(tǒng)計(jì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)可精確到分鐘.

(5)節(jié)約人力和時(shí)間.科室對(duì)耗材從請(qǐng)領(lǐng)到使用的環(huán)節(jié)減少,不再進(jìn)行儲(chǔ)備管理,有效減少護(hù)理工作中非護(hù)理內(nèi)容,節(jié)約了兩名護(hù)士耗材管理的時(shí)間和人力成本.減少了護(hù)士長(zhǎng)、護(hù)理組長(zhǎng)在科室管理中耗材管理所占用的時(shí)間.

3 討論

3.1 優(yōu)化護(hù)理工作流程

科室共兩個(gè)病區(qū),日均病人數(shù)gt;100人次,危重、臥床病人多,護(hù)士工作責(zé)任大,任務(wù)繁重,人力資源非常緊張.常用耗材直接配送quot;一站式quot;服務(wù)[10],智能柜設(shè)為虛擬二級(jí)倉(cāng)庫(kù)[11],放在護(hù)士站治療室門(mén)口,做到隨用隨取,隨取隨有,取用非常方便.醫(yī)院物流中心可隨時(shí)接收到科室智能柜內(nèi)耗材使用信息,當(dāng)具體某種耗材到達(dá)基數(shù)下限時(shí),物流中心系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行科室?guī)齑骖A(yù)警,然后會(huì)主動(dòng)補(bǔ)貨至上限數(shù)量,供科室日常使用,月底再進(jìn)行消耗結(jié)賬.科室護(hù)理人員使用耗材時(shí)減少了申報(bào)計(jì)劃、清領(lǐng)物品、整理物品、每天核查和準(zhǔn)備物品等13個(gè)環(huán)節(jié),優(yōu)化護(hù)理工作流程,有效減輕護(hù)理人員工作量[12],將節(jié)約的兩名護(hù)理人力資源補(bǔ)充到臨床一線(xiàn)護(hù)理工作中,承擔(dān)責(zé)任護(hù)士具體工作內(nèi)容,真正把護(hù)士的時(shí)間還給病人,增加了護(hù)理時(shí)數(shù)[13].

3.2 提高工作管理效能

通過(guò)信息化智能柜在科室耗材管理中的應(yīng)用,使高值耗材和常用耗材的管理更加科學(xué)、規(guī)范、精準(zhǔn).護(hù)士長(zhǎng)和兩名護(hù)理組長(zhǎng)對(duì)常用物品和賬務(wù)管理的時(shí)間明顯減少,把更多的時(shí)間用于臨床護(hù)理質(zhì)量的管理.通過(guò)滿(mǎn)意度調(diào)查顯示病人對(duì)護(hù)理工作滿(mǎn)意度由95.6%提高至98.9%,醫(yī)院回訪辦的信息平臺(tái)反饋表?yè)P(yáng)科室護(hù)理組和護(hù)士個(gè)人的人數(shù)、次數(shù)均有所提高.醫(yī)生對(duì)護(hù)理工作滿(mǎn)意度提高至99.3%,護(hù)理人員對(duì)工作現(xiàn)狀的滿(mǎn)意度提高至96.3%.

3.3 有效降低成本,提高實(shí)際發(fā)生質(zhì)核算精確度

信息化智能柜設(shè)為虛擬二級(jí)倉(cāng)庫(kù),柜內(nèi)耗材歸屬于中心倉(cāng)庫(kù),科室?guī)旆坎辉俅娣盼锲?節(jié)約庫(kù)房空間,不會(huì)出現(xiàn)物品積壓、過(guò)期、破損等造成浪費(fèi)的情況,并做到每件物品都能核查清楚使用人員及物品去向,有效控制耗材成本[14];科室管理環(huán)節(jié)減少,節(jié)約兩名護(hù)理人力資源成本.

科室所使用的耗材種類(lèi)越來(lái)越多、價(jià)格越來(lái)越高,尤其是高值耗材,每月按實(shí)際消耗量核銷(xiāo)出庫(kù)核算[15],使成本核算更加準(zhǔn)確,對(duì)科室的經(jīng)濟(jì)管理起到良好制約效應(yīng).

3.4 使用設(shè)想

智能柜的信息化管理,如果能與醫(yī)院局域網(wǎng)信息連接,在耗材取用時(shí)與病人計(jì)費(fèi)信息相連,實(shí)行一對(duì)一收費(fèi)[16],護(hù)理人員使用后不用手工計(jì)價(jià)避免錯(cuò)誤和遺漏收費(fèi),更加方便臨床護(hù)理工作.

4 結(jié)論

信息化智能柜在科室耗材管理中使用后,優(yōu)化了護(hù)理工作流程,提高工作管理效能,有效降低了成本,提高實(shí)際發(fā)生質(zhì)核算精確度,信息化的物資管理也對(duì)提高醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)績(jī)效具有重要意義,也是信息化時(shí)代醫(yī)院耗材管理的發(fā)展趨勢(shì).

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本文編輯 王婷

Application of Information Intelligent Cabinet in Material Management

QU Xiaona, JIANG Yanyan, HUANG Taoli, DING Mengdong, PENG Zijun, GUO Guilan, NING Qun
Department of Neurology, The 153thHospital of PLA, Zhengzhou Henan 450000, China

ObjectiveTo discuss the application of comprehensive evaluation information intelligent cabinet in the material management.MethodsAll consumables implemented the quot;one-stopquot; distribution. Information intelligent cabinet was placed on nurse station and set to the virtual secondary library. Consumables were divided into weighing computation quantity, destiny flicking code and high value code, so that nursing staff could login system at any time. The information of consumables adopted the quot;chainquot;traceability management, according to the actual production system every month.ResultsThe application of comprehensive evaluation information intelligent cabinet in the material management effectively controlled the cost, optimized the nursing process,reduced the nursing workload and improved the management efficiency.ConclusionSmart cabinet has achieved certain success in practical application of consumables management.

intelligent cabinet; information management; medical consumables management; virtual secondary library

R318;TP311.1

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.10.037

1674-1633(2017)10-0138-04

2016-08-19

2016-09-08

寧群,主任醫(yī)師,主要研究方向?yàn)槟X血管病及神經(jīng)科疑難病例的診治.

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