淺議信息化背景下的供電企業(yè)基建檔案管理保障措施

王慧芬

淺議信息化背景下的供電企業(yè)基建檔案管理保障措施

王慧芬

信息化時代的到來，很多的新生概念成為了人們生活中關(guān)注的焦點，比如大數(shù)據(jù)、云計算等。信息化的背景下，企業(yè)要想實現(xiàn)長遠的發(fā)展，就必須跟上時代的步伐，建立和完善信息系統(tǒng)。檔案是企業(yè)所有的生產(chǎn)生活經(jīng)營活動中的一系列的真實記在，對企業(yè)的發(fā)展有著深遠的意義。信息技術(shù)的變革讓電力企業(yè)追求革新，電力企業(yè)的革新也迫切需要檔案管理的應用效果的提高。如何在信息化的背景下優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理保障體系，是本文重點研究的內(nèi)容。

信息化背景 供電企業(yè) 基建檔案管理 保障措施

供電企業(yè)的基建檔案，是對供電企業(yè)建立、成長和發(fā)展的歷史的完整的體現(xiàn)和保存，對企業(yè)的發(fā)展具有很重要的參考價值，在一定程度上影響著企業(yè)的發(fā)展。所以，企業(yè)的基建檔案管理工作必須要引起重視[1]。電網(wǎng)和各項工程的不斷設計和完善，企業(yè)會形成數(shù)量龐大的基建檔案，如何高效的管理原有的和新的檔案，并且促進供電企業(yè)基建檔案管理的信息化和規(guī)范化，是電力企業(yè)和基建檔案管理工作者必須考慮的一個問題。

一、信息化背景下改革供電企業(yè)檔案管理的必要性

（一）基建檔案信息化建設是供電企業(yè)檔案管理發(fā)扎的必然趨勢

市場經(jīng)濟的發(fā)展，導致市場的競爭越來越激烈，很多企業(yè)都大規(guī)模地開展信息化管理，若供電企業(yè)沒有這樣的意識或者沒有這樣的能力，自然會隨著社會的進化而被淘汰。隨著信息化的發(fā)展和企業(yè)的改革，供電企業(yè)的基建檔案管理會向著數(shù)字化、自動化、檔案信息集成化、檔案管理互動化的方向發(fā)展。

（二）基建檔案管理的改革是供電企業(yè)檔案管理的關(guān)鍵

檔案管理的信息化改革可以適應企業(yè)的發(fā)展要求。通過信息技術(shù)的運用，可突破檔案管理的地域、時間、網(wǎng)絡條件等的限制，實現(xiàn)對企業(yè)的信息動態(tài)的及時掌控。通過對信息的處，可以提高檔案信息的可以利用影響，從海量的基建檔案的信息中獲取有大量價值的信息資源。還可以通過檔案信息的深加工幫助企業(yè)來作決策和制定計劃等。檔案的信息化改革，還能提高檔案的利用率和檔案管理的實效性，促進供電企業(yè)紀檢檔案管理的信息化進程。

二、信息化背景下供電企業(yè)紀檢檔案管理的保障措施

（一）基建檔案新信息化管理必須要追溯文件的源頭

所有的基建檔案，必須要掌握其源頭，掌握第一手資料。在各個活動和各個階段，必須要保證資料收集的完整和齊全，確保資料的準確性和真實性。在資料文件的信息化處理的過程中，要確保其準確性和完整性，處理完資料之后要對檔案進行校對，為實現(xiàn)資源的共享打下基礎。

（二）建立統(tǒng)一的基建檔案數(shù)據(jù)管理平臺

基建檔案的來源有多個單位和多個版本的，面對各種形式的檔案資料，要將它們進行統(tǒng)一化處理。這就要求檔案管理部門要配備專業(yè)、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理軟件，建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)資源的管理平臺，統(tǒng)一處理不同的形式的材料資源的轉(zhuǎn)換問題，將所有的文件和資源都轉(zhuǎn)化成同一種格式，方便管理。另外，還要能實現(xiàn)檔案管理的自動化，對資料數(shù)據(jù)進行自動識別和轉(zhuǎn)化，然后進行自動編制和排序，實現(xiàn)基建檔案價值的管理優(yōu)化。

（三）及時采集基建過程性材料

對于材料的開采，要及時準確，要能在第一時間內(nèi)將開采到的資料轉(zhuǎn)化到基建檔案的數(shù)據(jù)庫中，有些基建性資料具有很高的時效性，必須要同管理人員和其他工作人員相互配合，才能保證基建檔案的完整性[2]。

（四）加強基建檔案管理的人力資源建設，提高工作人員的自身素質(zhì)

供電企業(yè)基建檔案管理人員的素質(zhì)包括兩個方面的內(nèi)容，一個是自身的素質(zhì)，另一個是業(yè)務的能力。要提高管理人員的這兩個方面的素能，首先，必須要提高工作人員對企業(yè)基建檔案建設管理工作的重要性的認識，從思想上提高工作人員的思想覺悟，加強責任制度的落實，做好基建檔案管理工作的連接。其次，要重視人才的培養(yǎng)，信息化背景需要打造一批具備新的知識和新的技術(shù)的復合型人才。檔案的信息化管理要求必須配備有有專業(yè)知識強和專業(yè)技術(shù)強的檔案管理隊伍，可以加強人才培訓，讓供電企業(yè)的基建檔案管理人員能盡快地接受新的知識，掌握新的技術(shù)[3]。建立獎勵機制，激發(fā)檔案管理人員工作的熱情，實現(xiàn)基建檔案信息化管理工作的快速推進。提高檔案管理人員的道德職業(yè)素養(yǎng)，加強職業(yè)道德培訓，保證企業(yè)檔案的安全性和保密性，保證材料信息的真實性和有效性，讓供電企業(yè)基建檔案管理工作能順利展開，推動企業(yè)信息化的建設和改革。

三、結(jié)語

供電企業(yè)的基建檔案的管理工作實現(xiàn)信息化管理，不僅是企業(yè)發(fā)展的需要，更是社會的需要，是提高企業(yè)檔案管理效率、提高檔案管理質(zhì)量、促進企業(yè)長遠發(fā)展的必經(jīng)之路。企業(yè)基建檔案的信息化建設是企業(yè)發(fā)展的選擇，能實現(xiàn)檔案資源的高效共享，提高檔案的利用率，為企業(yè)的發(fā)展提供有效參考。在檔案信息化管理的建設中，要注重追溯文件資料的源頭，拿到一手資料，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺，將資源信息統(tǒng)一化處理，及時采集基建信息，提高工作人員的技能和素質(zhì)，為企業(yè)的改革和發(fā)展奠定良好的基礎。

[1]楊永豪．信息化背景下供電企業(yè)檔案管理的探討[J]．數(shù)字通信世界,2015(12):292,309．

[2]辛學敏．信息化背景下的供電企業(yè)基建檔案管理保障措施[J]．內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟,2016(23):69～71．

[3]張靜怡．信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究[D]．昆明:云南大學,2013．

（作者單位：東莞供電局）