淺析提升石油企業(yè)檔案工作規(guī)范管理

凌滿天

淺析提升石油企業(yè)檔案工作規(guī)范管理

凌滿天

本文通過對(duì)如何提升石油企業(yè)檔案工作規(guī)范管理的分析，進(jìn)一步闡述了石油企業(yè)檔案工作規(guī)范管理所具有的重要意義及作用，對(duì)石油企業(yè)檔案規(guī)范管理工作中存在的問題進(jìn)行了深入分析，針對(duì)存在的問題，提出了解決問題的有效措施。

石油企業(yè) 檔案工作 規(guī)范管理

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》首次對(duì)社會(huì)這一大類單位--企業(yè)的檔案管理提出全面、系統(tǒng)性的要求：不僅是具體的檔案業(yè)務(wù)工作，而且包括文件中形成的領(lǐng)導(dǎo)與員工責(zé)任、規(guī)章制度和組織建設(shè)的要求，包括對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本管理要求。從工作整體而言，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)石油企業(yè)檔案工作的有效規(guī)范，首先應(yīng)對(duì)石油企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀進(jìn)行充分的了解和掌握，在這一基礎(chǔ)上制定出與工作規(guī)范相適應(yīng)的具有可操作性的實(shí)施方案，并在實(shí)踐中對(duì)其進(jìn)行不斷的完善，使石油企業(yè)的長久健康發(fā)展注入鮮活的動(dòng)力。

一、石油企業(yè)檔案工作規(guī)范管理的重要意義及作用

檔案數(shù)字化指的是通過對(duì)相關(guān)智能信息處理技術(shù)的利用，將各種檔案資料（例如：紙張、錄像帶、錄音帶等）經(jīng)過掃描、壓縮等各種技術(shù)手段能夠使其轉(zhuǎn)化為圖片文件、有聲文件以及影像資料等形式，然后通過各種儲(chǔ)存管理技術(shù)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)資料的有效保存，避免數(shù)據(jù)造成丟失，除此之外，還可應(yīng)用簡單方便的查詢方式對(duì)所需要的檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確迅速的檢索，提升了檔案管理工作的效率。

二、石油企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

（一）缺乏檔案工作規(guī)范意識(shí)

首先，企業(yè)的管理者對(duì)檔案管理工作和人員應(yīng)給予充分的重視，認(rèn)清檔案資源在企業(yè)工作當(dāng)中的價(jià)值。其次，尚未清楚認(rèn)識(shí)檔案資源利用的重要性，致使檔案管理與檔案服務(wù)業(yè)務(wù)出現(xiàn)分離的現(xiàn)象，對(duì)企業(yè)開展檔案工作規(guī)范管理的必要性尚不身份清楚。再次，對(duì)檔案信息的安全性的認(rèn)識(shí)程度有待提高。最后，檔案管理工作在企業(yè)的管理中是一種被動(dòng)的狀態(tài)。一些石油企業(yè)在開展具體工作時(shí)，規(guī)范實(shí)施的積極性較低，存在應(yīng)付了事的狀況，導(dǎo)致檔案管理工作不能夠順利開展。

（二）檔案管理專業(yè)素質(zhì)有待提升

雖然企業(yè)的檔案管理隊(duì)伍在穩(wěn)步發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，面對(duì)大量的檔案信息，當(dāng)前的檔案管理隊(duì)伍整體專業(yè)素質(zhì)還需進(jìn)一步提升，從當(dāng)前狀況來看，石油企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)需要具有專業(yè)修養(yǎng)和職業(yè)操守的高級(jí)人才：具有檔案專業(yè)知識(shí)和有能力的，并且掌握一些和本職工作有關(guān)的檔案外圍知識(shí)；還應(yīng)培養(yǎng)和擁有實(shí)踐能力，忠于職守愛崗敬業(yè)是檔案職業(yè)道德的基本要求。由于缺少檔案管理相關(guān)知識(shí)的人才，致使對(duì)檔案資源不能進(jìn)行深入的研究以及無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源有效的開發(fā)利用，缺乏專業(yè)型人才。

（三）建立并完善石油企業(yè)檔案管理體制

要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，庫存檔案數(shù)據(jù)化，更新高階的檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理軟件是使雙規(guī)制向單軌制的又一次飛躍，促進(jìn)石油企業(yè)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)與國際標(biāo)準(zhǔn)相一致。前提需要對(duì)檔案管理做進(jìn)一步的規(guī)范，提高檔案的規(guī)范化管理，由于一些特定原因，致使石油企業(yè)的檔案管理工作存在一定的缺陷，沒有明確統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)管理混亂的狀況，對(duì)有效開展檔案管理工作造成了一定程度上的制約。

三、提升石油企業(yè)檔案工作規(guī)范化的有效措施

（一）提高對(duì)石油企業(yè)檔案工作規(guī)范的認(rèn)識(shí)

在石油企業(yè)的日常管理過程中，應(yīng)正視檔案管理工作并給予充分的重視，與此同時(shí)，應(yīng)在最大限度上使檔案管理在企業(yè)運(yùn)行管理中發(fā)揮其真正的價(jià)值，檔案管理的相關(guān)工作人員應(yīng)時(shí)刻清楚其身所肩負(fù)的責(zé)任與使命，不斷建立和完善檔案管理三個(gè)體系，明確獎(jiǎng)懲制度，建立起科學(xué)合理的考核制度，以此來調(diào)動(dòng)檔案管理相關(guān)工作人員的積極性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視對(duì)檔案規(guī)范化管理，全員參與，加大財(cái)力物力人力等方面的投入，努力達(dá)到國際化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化、智能化。

（二）進(jìn)一步完善企業(yè)檔案工作規(guī)范制度

石油企業(yè)在實(shí)際的發(fā)展過程中要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康長久的發(fā)展。在檔案的文件形成、辦理、流轉(zhuǎn)、積累、整理、歸檔、保管、安全等規(guī)范管理過程中，逐步對(duì)欠缺的管理制度進(jìn)行設(shè)立和完善是石油企業(yè)檔案管理工作首要的任務(wù)。通過不斷的實(shí)踐與探索，健全的制度，才會(huì)有規(guī)范的工作流程，才會(huì)對(duì)當(dāng)前及今后的利用效果和服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生巨大的影響，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作規(guī)范的開展。

（三）注重高級(jí)技術(shù)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜程度較高的工作，其數(shù)量巨大并且專業(yè)性較強(qiáng)，只用相關(guān)工作人員對(duì)檔案的管理持有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度才能夠使檔案管理工作順利地進(jìn)行，隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，通過引用專業(yè)性人才以及高級(jí)技術(shù)人才對(duì)檔案復(fù)雜軟件熟練應(yīng)用，使檔案管理工作的效率得到不斷提升，遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識(shí)、定期接受培訓(xùn)的檔案人員的管理意識(shí)得到進(jìn)一步的提到，有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的良性循環(huán)。

四、結(jié)語

隨著社會(huì)現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對(duì)這一發(fā)展趨勢，石油企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作規(guī)范在企業(yè)發(fā)展中所起到的重要作用。加強(qiáng)管理意識(shí)，建立起完善的檔案工作規(guī)范制度，注重對(duì)專業(yè)性人才的培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理在石油企業(yè)實(shí)際發(fā)展中的價(jià)值。

[1]丁明莉．新時(shí)期石油企業(yè)檔案管理工作發(fā)展淺析[J]．經(jīng)營管理者,2016(09):346．

[2]李和平．《企業(yè)檔案工作規(guī)范》實(shí)施指南[M]．北京:中國檔案出版社,2010．

（作者單位：中國石油化工股份有限公司西北油田分公司）

凌滿天（1974-），女，江蘇太倉人，中國石油化工股份有限公司西北油田分公司，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案管理。