大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升

閆 偉

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升

閆 偉

對于檔案管理來說，不論在哪個企業(yè)或者是事業(yè)單位中都有著非常重要的作用，是一項(xiàng)不可或缺的工作。隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來使得檔案管理擺脫了以往管理模式的束縛，向信息化、數(shù)據(jù)化和電子化方向發(fā)展，不但提高了檔案管理工作的價值，而且也為其進(jìn)一步的發(fā)展奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。本文就對在大數(shù)據(jù)環(huán)境中檔案管理工作價值的提升進(jìn)行了分析，并針對其日后發(fā)展提出了幾點(diǎn)建議，希望可以更好的促其發(fā)展。

大數(shù)據(jù)時代 檔案管理 價值提升 分析

大數(shù)據(jù)的來臨雖然在一定程度上為多種行業(yè)創(chuàng)造了良好的發(fā)展空間，但相對應(yīng)的也帶來了挑戰(zhàn)。以檔案管理來說，大數(shù)據(jù)的到來會使需要管理的數(shù)據(jù)、信息會越來越多，管理方面也逐漸擴(kuò)大，更加需要科學(xué)化和高效化的管理，因此就應(yīng)善于利大數(shù)據(jù)所帶來的益處，對檔案管理進(jìn)行完善和優(yōu)化，努力實(shí)現(xiàn)其價值的提升。從而使其可以與大數(shù)據(jù)時代相適應(yīng)，創(chuàng)造其自身更大的價值。

一、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作價值提升的體現(xiàn)

（一）工作效率得到了顯著提升

在以往的當(dāng)官管理工作中，其管理模式大多都是人工化管理，采用紙質(zhì)、圖片或者視頻的方式進(jìn)行管理，因此很容易出現(xiàn)差錯，而且紙質(zhì)版檔案易損壞，所以就給管理造成了一定的困擾，管理效率也得不到提升。但大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，將檔案管理向信息化管理方向推進(jìn)，充分利用計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)等對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效統(tǒng)一的管理，建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類、整合等等，不但縮減了人員減輕了工作力度，還大大提高了工作效率和質(zhì)量。

（二）拓寬了檔案的搜集途徑

在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，檔案管理工作的主要發(fā)展方向是數(shù)據(jù)庫和文本，以保證可以及時的對檔案信息進(jìn)行收集和搜索，對與檔案管理相關(guān)的一些內(nèi)容也要進(jìn)行搜集，并對其進(jìn)行全面的監(jiān)控。所以，檔案管理人員在對檔案進(jìn)行收集和儲存時并沒有只是關(guān)注文本檔案，而是進(jìn)行了全面的收集，這在一定程度上拓寬了檔案的搜集途徑，創(chuàng)新了管理形式，增添了檔案的資源。

（三）實(shí)現(xiàn)了檔案信息的實(shí)時共享

因大數(shù)據(jù)背景下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)等都在飛速的發(fā)展，所以檔案管理也應(yīng)充分利用這些技術(shù)來管理檔案，這些技術(shù)的引入不但提高了檔案查看和管理的效率，而且也節(jié)省了相互傳送的時間，讓用戶可以隨時隨地的了解到自己所關(guān)注的信息，滿足了用戶的多種需求。另外，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立信息共享平臺，通過它來對檔案進(jìn)行管理，既可以便于儲存和調(diào)看，也可以及時了解其內(nèi)容，使數(shù)據(jù)信息傳遞的準(zhǔn)確性得到了保障。

（四）完善了檔案服務(wù)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理的服務(wù)工作越來越貼切于客戶，相比與傳統(tǒng)的管理服務(wù)來說，其更具有針對性，全面展現(xiàn)了大數(shù)據(jù)環(huán)境下的服務(wù)特點(diǎn)，不但可以隨時保證與客戶的需求相適應(yīng)，而且也可以根據(jù)不同用戶的需求進(jìn)行深入的分析，了解客戶所需，在數(shù)據(jù)庫中找到更加詳細(xì)、豐富的信息，以此來滿足客戶對資源的需求。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境中檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的有效意見

（一）注重管理人員綜合素養(yǎng)的提升

檔案管理人員綜合素養(yǎng)的高低與否與其發(fā)展有著非常重要的聯(lián)系，所以，就要求檔案管理人員在落實(shí)工作的同時也應(yīng)注重提升自身的專業(yè)知識和信息化的操作。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，對于檔案管理人員來說工作角色和形式都發(fā)生了較大的改變，其工作也不只是對原有的檔案信息進(jìn)行分類、調(diào)整等，也不是專注數(shù)據(jù)的傳遞，所以就要求檔案管理人員要適應(yīng)此工作狀態(tài)和形式，將自己在短時間內(nèi)融入到其中，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理思想和技術(shù)，健全和完善檔案管理人員，學(xué)習(xí)相應(yīng)的軟件升級和系統(tǒng)維護(hù)技術(shù)，從而促進(jìn)檔案管理更好的發(fā)展。

（二）數(shù)據(jù)整合進(jìn)行全面統(tǒng)一的管理

現(xiàn)階段，雖然在檔案管理方面已經(jīng)在利用大數(shù)據(jù)，但其數(shù)據(jù)信息分散的仍是較為散漫，且各個數(shù)據(jù)信息之間缺乏嚴(yán)密的連接性，使得在管理方面還沒有真正實(shí)現(xiàn)便捷化和統(tǒng)一化。所以，在科技日益飛速的發(fā)展下，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)引入云端技術(shù)，將我國的全部檔案信息進(jìn)行整合，以此來改善數(shù)據(jù)過于分散的問題，從而為進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)資源共享創(chuàng)造條件，這樣既可以提高檔案的有效利用率，又可以充分發(fā)揮其作用。另外，現(xiàn)階段，主要負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)仍然較為缺乏，所以，也要注重數(shù)據(jù)途徑協(xié)作能力的強(qiáng)化，與多個領(lǐng)域行業(yè)相結(jié)合，從而推動檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

（三）注重數(shù)據(jù)信息的安全性

在利用網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理的過程中，盡管可以大大的提高工作效率和質(zhì)量，但依然有不足之處，就是管理系統(tǒng)的安全會存在問題。所以，在工作時一定要注重對安全問題的管理和監(jiān)控，強(qiáng)化系統(tǒng)的安全性，提高防范性能，通過使用多中監(jiān)測和防護(hù)軟件來保證系統(tǒng)的安全，以此來保證管理工作的穩(wěn)定性，以免因存在安全問題而導(dǎo)致信息缺失的現(xiàn)象發(fā)生。

三、結(jié)語

總的來說，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，多種技術(shù)都得到相應(yīng)的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)和信息化技術(shù)，這也促使了檔案管理工作形式的轉(zhuǎn)變，從而也進(jìn)一步的將檔案管理的價值充分的體現(xiàn)出來，并且得到了提升。盡管如此，還需對檔案管理工作的人員、體制等進(jìn)行完善和優(yōu)化，為促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步價值的提升和發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

[1]周姝莉．大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的應(yīng)對策略分析[J]．才智,2015(24):341．

（作者單位：保德神東發(fā)電有限責(zé)任公司）