淺析電子檔案在高校人事檔案管理工作中的應(yīng)用

文/魏娟 仲英濤

淺析電子檔案在高校人事檔案管理工作中的應(yīng)用

文/魏娟 仲英濤

高校檔案管理工作中，人事檔案管理是十分重要的一環(huán)。現(xiàn)代自動(dòng)化辦公、無(wú)紙化公辦的不斷發(fā)展，為傳統(tǒng)人事檔案管理帶來(lái)了諸多考驗(yàn)。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理，電子檔案有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下電子檔案管理的推廣同樣面臨一系列問(wèn)題。由此可見(jiàn)，對(duì)電子檔案在高校人事檔案管理工作中的應(yīng)用開(kāi)展研究，有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文通過(guò)闡述電子檔案在管理和使用中遇到的情況，分析現(xiàn)階段高校人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，對(duì)電子檔案在高校人事檔案管理工作中的應(yīng)用策略展開(kāi)探討，旨在為如何促進(jìn)高校人事檔案管理工作有序開(kāi)展研究提供一些思路。

一、電子檔案管理概述

電子檔案，指的是依托計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。電子檔案管理與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有著十分緊密的聯(lián)系，換而言之，電子檔案管理最終是為了推進(jìn)傳統(tǒng)管理手段不斷朝電子化方向發(fā)展。同時(shí)，還要有序推行檔案材料歸檔工作，包括資料收集、存儲(chǔ)等。電子檔案管理一方面可縮減人力、物力投入，另一方面可更好地完成檔案管理工作，提高人力資源的使用效能。

二、現(xiàn)階段高校人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

（一）人事檔案管理工作內(nèi)容繁雜

由于人事檔案數(shù)據(jù)每年都會(huì)發(fā)生變化，如人員增減、學(xué)歷學(xué)位、職務(wù)職稱(chēng)、工資等情況的變動(dòng)數(shù)不勝數(shù)，再加上人事檔案本身就存在相應(yīng)的區(qū)域形式，因此，要想開(kāi)展好高校人事檔案管理工作，需投入大量的人力、物力。

（二）人事檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

電子檔案具備便捷、管理效率高等優(yōu)勢(shì)，是一種值得推行的管理手段。然而，由于管檔人員對(duì)信息技術(shù)掌握不夠熟練、對(duì)軟件功能的使用不夠熟悉，使檔案信息更新完善不夠及時(shí)，軟件功能無(wú)法實(shí)現(xiàn)最大化，制約了高校人事檔案信息化管理。另外，由于軟件開(kāi)發(fā)者對(duì)使用情況調(diào)研不足，導(dǎo)致部分功能模塊無(wú)法利用，也制約了檔案管理信息化水平的提升。

（三）人事檔案管理制度有待健全

由于各高校內(nèi)部人事制度和人員情況存在差異，使人事檔案管理工作跟不上高校管理進(jìn)程。除了上級(jí)主管部門(mén)的規(guī)章制度和要求外，各高校一般會(huì)結(jié)合實(shí)際制定相應(yīng)的管理規(guī)定，但由于這些規(guī)定更新不夠及時(shí)，跟不上學(xué)校發(fā)展的實(shí)際，如電子檔案信息化的創(chuàng)建受到經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地、配套政策等因素限制，無(wú)法全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

三、電子檔案在高校人事檔案管理工作中的應(yīng)用策略

在新形勢(shì)下，高校應(yīng)緊隨社會(huì)發(fā)展腳步，不斷改革創(chuàng)新，在先進(jìn)技術(shù)、成功發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的支持下，逐步強(qiáng)化電子檔案在高校人事檔案管理工作中的科學(xué)應(yīng)用，促進(jìn)高校人事檔案管理有序進(jìn)行。

（一）強(qiáng)化電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全性

首先，要確保電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全以及特定設(shè)備的特定使用，及時(shí)對(duì)軟硬件設(shè)備更新升級(jí)，并做好設(shè)備檢修維護(hù)工作，進(jìn)一步保障電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全有序運(yùn)行。其次，為了防止電子文件意外丟失，要定期對(duì)存檔文件予以備份。最后，可依托網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證等方式，提高電子檔案在高校人事檔案管理中應(yīng)用的安全性，防止電子文件被非法訪問(wèn)或惡意篡改，為電子檔案的使用提供安全保障。

（二）提高人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，定期組織工作人員進(jìn)修學(xué)習(xí)，使其及時(shí)了解國(guó)內(nèi)先進(jìn)的人事檔案管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)，掌握信息化管理技術(shù)，從而促進(jìn)電子檔案在高校人事檔案管理工作中的科學(xué)合理應(yīng)用。

（三）分類(lèi)開(kāi)展人事檔案信息化管理

要以高校制定總體規(guī)劃為前提，充分結(jié)合高校實(shí)際情況，構(gòu)建起科學(xué)合理的分期方案。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的有效控制，基于人事檔案管理工作的特殊性、安全性要求，不斷推進(jìn)人事檔案系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)。除此之外，還應(yīng)建立健全完善的人事檔案管理模式，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理全面電子化、信息化。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，依舊沿用傳統(tǒng)管理方式必然難以滿足人事檔案管理需求。鑒于此，相關(guān)人員必須加強(qiáng)研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，掌握電子檔案管理內(nèi)涵，全面分析現(xiàn)階段高校人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際情況，積極促進(jìn)高校人事檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（作者單位：濱州學(xué)院）