淺析如何對人事檔案進行科學規(guī)范的管理

胡冬巖

（鶴崗市衛(wèi)生監(jiān)督局 黑龍江 鶴崗 154100）

淺析如何對人事檔案進行科學規(guī)范的管理

胡冬巖

（鶴崗市衛(wèi)生監(jiān)督局 黑龍江 鶴崗 154100）

人事檔案管理工作對我國現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著舉足輕重的作用。但長期以來，也有部分單位存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題，隨著社會的發(fā)展，為使人事檔案的管理更加完善，這就要求通過改善人事檔案管理制度、采用現(xiàn)代化管理手段、提高檔案管理人員素質(zhì)等措施使人事檔案管理更科學、更實用。本文研究如何做好人事檔案的科學管理工作，其目的是立足于我國現(xiàn)代各單位管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的人事檔案管理工作研究成果，不斷適應人事檔案管理工作的新形勢，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對人事檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細致的研究。

人事檔案管理；科學規(guī)范；淺析

人事檔案制度自20世紀50年代產(chǎn)生以來，對我國的各項建設、干部管理、國家安全等方面作出了重要貢獻。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著諸多問題，有待加以改善，這就把科學規(guī)范的檔案管理提上了日程，要做好人事檔案管理工作，就必須立足于我國目前事業(yè)單位管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學化、規(guī)范化和法制化的道路。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）檔案材料內(nèi)容不準確

檔案存在內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真的現(xiàn)象。如:“三齡一歷”記載多樣；甚至更有個別干部的出生年月前后相差較大；參加工作時間、入黨入團時間前后不一致，基礎學歷越來越高等問題。

（二）檔案材料不齊全

一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，有時只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，也是導致個人檔案中材料不齊全的一個重要因素。

（三）人事檔案管理方式和手段相對落后，運行效率較低

管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨存放。但現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，費時、費力，效率低。

（四）人事檔案利用范圍狹窄

提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國人事工作的現(xiàn)狀及傳統(tǒng)的人事檔案管理制度來看，現(xiàn)有的人事檔案利用范圍小，頻率低。這就要求人事檔案要更加符合社會需求，擴大利用范圍，提高利用頻率。

二、人事檔案科學規(guī)范管理的建議

（一）完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設水平

人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。這就需要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔，從而完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

（二）注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

（三）采用現(xiàn)代化管理手段，加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化手段如：利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

（四）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì)，加強責任感，把人事檔案工作看做是一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。將人事檔案材料當作一種資源，積極探索新的管理模式，使之更科學、更實用。

三、堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

（一）立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好人事檔案管理工作的基礎，要做好人事檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。隨著計算機網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術的有機結合，人事檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。

（二）人事檔案管理的根本目的在于檔案利用

全面加強人事檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建設小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務。

綜上所述，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化。