新形勢(shì)下石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理

【摘 要】目前，石油企業(yè)辦公室作為一個(gè)擁有重要職能作用的運(yùn)轉(zhuǎn)和指揮中心，其在單位中可以對(duì)機(jī)關(guān)各部門進(jìn)行有效上下協(xié)調(diào)，同時(shí)它也是一個(gè)集服務(wù)、參謀、信息為一體的中心部門，是基層單位的“中樞神經(jīng)”，在任何環(huán)節(jié)上它都不能出現(xiàn)漏洞，不然將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大影響，可能還會(huì)給起來(lái)造成損失或被動(dòng)局面。因此，辦公室工作應(yīng)當(dāng)怎樣做好科學(xué)管理工作十分重要，就此問(wèn)題，本文將根據(jù)實(shí)際情況，提出一些個(gè)人見(jiàn)解，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)：石油企業(yè)：科學(xué)管理

一、辦公室科學(xué)管理的重要性

石油企業(yè)的單位內(nèi)部，辦公室通常是用來(lái)“辦事、辦文、辦會(huì)”以及進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)的溝通聯(lián)系的一個(gè)場(chǎng)所，其職能作用還體現(xiàn)在監(jiān)督指導(dǎo)與協(xié)調(diào)服務(wù)等內(nèi)容上，總體來(lái)說(shuō)，辦公室工作的目的就是為了對(duì)機(jī)關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)、群眾員工及基層單位等進(jìn)行服務(wù)的。因此，石油企業(yè)辦公室工作能夠科學(xué)進(jìn)行，科學(xué)化又達(dá)到怎樣的程度，可以說(shuō)是和單位的管理效能高低與單位形象直接掛鉤的。

（一）石油的產(chǎn)業(yè)特點(diǎn)

1，面廣線長(zhǎng)站點(diǎn)多。石油和其他礦業(yè)有所不同，海底、荒漠或黃體高原的深厚地層的不同地質(zhì)層系大都是原油的分布地帶，而站點(diǎn)和井位布展并不是在一個(gè)固定區(qū)域內(nèi)進(jìn)行分布，而開(kāi)采都是根據(jù)不同的沙體和地址構(gòu)造來(lái)進(jìn)行，因此，才造成了石油的生產(chǎn)具有面廣，線長(zhǎng)，點(diǎn)多的行業(yè)特征，石油的行業(yè)特征對(duì)企業(yè)管理來(lái)說(shuō)，是一種挑戰(zhàn)。

2，管理體制幾經(jīng)易更。中國(guó)石油工業(yè)的管理體制所經(jīng)過(guò)的變革和調(diào)整已經(jīng)不止一次，總的來(lái)說(shuō)，其經(jīng)歷過(guò)四個(gè)階段，即“集權(quán)管理”“專業(yè)化分工”“集團(tuán)化重組”“公司制改造”四個(gè)階段。

3，生產(chǎn)環(huán)境復(fù)雜。石油生產(chǎn)是一個(gè)特殊行業(yè)，其一般在十分艱苦及惡劣的環(huán)境下進(jìn)行，在“非自然環(huán)境”也是需要其面對(duì)的，例如，安全環(huán)保、屬地居民協(xié)調(diào)、土地征借使用、稅費(fèi)機(jī)制及內(nèi)部管理等，這些看似細(xì)小的環(huán)節(jié)，在處理上一個(gè)也不能馬虎，這些都是對(duì)石油企業(yè)來(lái)說(shuō)，具有巨大影響的阻撓性事物。

（二）企業(yè)賦予辦公室的管理職能

對(duì)于石油企業(yè)來(lái)說(shuō)，其主要職能部分之一即辦公室，辦公室作為企業(yè)的行政指揮中心，主要工作即“參與政務(wù)、搞好服務(wù)及管理日常事務(wù)”。其具有的作用非常重要，是企業(yè)的橋梁。根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)，在領(lǐng)導(dǎo)的組織安排下，按照工作及事物發(fā)展的客觀規(guī)律進(jìn)行科學(xué)調(diào)研，總結(jié)出工作經(jīng)驗(yàn)和方法，并準(zhǔn)確的進(jìn)行信息的采集整理，同時(shí)制定合理的工作計(jì)劃，進(jìn)行各方部門關(guān)系的綜合性協(xié)調(diào)，對(duì)設(shè)備設(shè)施及人力物力進(jìn)行調(diào)度，幫助企業(yè)解決在管理中所出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展添加推動(dòng)力，這些都是辦公室的職責(zé)重點(diǎn)。綜上所述，辦公室對(duì)于石油企業(yè)來(lái)說(shuō)，就像一處“決策參謀部”和“后勤服務(wù)部”，個(gè)、辦公室職能發(fā)揮的好壞，直觀和企業(yè)工作的開(kāi)展落實(shí)息息相關(guān)，因此，是否可以進(jìn)行科學(xué)化管理，將直接影響著企業(yè)的整體管理水平。

二、辦公室目前工作管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

與以往傳統(tǒng)的辦公室管理不同，石油企業(yè)現(xiàn)代化辦公室管理，在協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、服務(wù)保障及作用發(fā)揮方面都已經(jīng)較為科學(xué)合理，但盡管如此，依舊擺脫不了管理方法受工作屬性、機(jī)制體制及內(nèi)外部關(guān)系的影響作用，其存在幾個(gè)方面的問(wèn)題，詳細(xì)如下：

（一）制度在執(zhí)行力度上剛性不夠

雖然辦公室一直用制度的約束力，來(lái)規(guī)定辦公室工作的行為規(guī)范。甚至為了可以推進(jìn)工作，相繼出臺(tái)了許多的規(guī)章制度，例如，公文處理、公文接待、會(huì)務(wù)組織、安全保密等，但是，辦公室人員在執(zhí)行公務(wù)的過(guò)程中，不可避免的會(huì)考慮到上下，左右之間的關(guān)系，對(duì)于一些追究問(wèn)責(zé)類的問(wèn)題都采取輕描淡寫的形式略過(guò)，有一有二便有三，有一人二人，就會(huì)有第三人，久而久之，制度便失去了它原有的約束力，失去了人們對(duì)其的遵從度，同時(shí)這也代表著，辦公室人員失去了努力做事的壓力基礎(chǔ)與工作責(zé)任。

（二）管理程序依舊繁瑣

辦事的先后次序?yàn)槌绦?，程序在辦公室管理中必不可少，即使現(xiàn)在的每一項(xiàng)工作都在力求“簡(jiǎn)約”，然而在實(shí)際操作過(guò)程中，按照一定秩序有步驟有準(zhǔn)備的開(kāi)展工作仍然不可避免，有時(shí)甚至?xí)故挛镌谘驖u進(jìn)的過(guò)程中顯的過(guò)于耗時(shí)耗力。

（三）人員素養(yǎng)尚未達(dá)標(biāo)

辦公室工作的性質(zhì)本身就是覆蓋面款而廣，其工作涉及的業(yè)務(wù)面一般較多，也非常復(fù)雜，因此，辦公室工作對(duì)人員的要求并非想象那么簡(jiǎn)單，所以辦公室人員的專業(yè)技能與知識(shí)面應(yīng)該較為寬廣，但目前很多辦公室人員都不夠?qū)I(yè)。

（四）工作措施創(chuàng)新不夠

只有不斷進(jìn)行思維觀念的更新解放，才能夠發(fā)展良好的創(chuàng)造性，部分人員對(duì)自身定位不準(zhǔn)確，造成其不明確工作目標(biāo)，有時(shí)會(huì)循規(guī)蹈矩或墨守成規(guī)。處理每項(xiàng)工作時(shí)不能做到擁有良好的開(kāi)放性思維，對(duì)于現(xiàn)在每天都有新生事物的時(shí)代而言，難免會(huì)產(chǎn)生應(yīng)接不暇的感覺(jué)，在這種客觀環(huán)境中仍然用傳統(tǒng)思維方式處理工作，無(wú)異于刻舟求劍。

三、科學(xué)管理工作解決策略

辦公室工作想要達(dá)到科學(xué)化管理，要滿足多方面的要求，就最低要求來(lái)說(shuō)，主要滿足的內(nèi)容有：主觀的員工隊(duì)伍建設(shè)，客觀的機(jī)制建設(shè)，及不斷探索的新工作方法，強(qiáng)化辦公室使用，對(duì)其職責(zé)加以明確，才能讓辦公室職能得到全面性發(fā)揮。

（一）將事前控制憂于一切的工作理念培養(yǎng)起來(lái)

辦公室工作無(wú)分輕重，任何細(xì)節(jié)都要重視，在管理上，應(yīng)該養(yǎng)成事前控制憂于一切的良好工作理念，方能掌控萬(wàn)事。每一位人員都應(yīng)該盡心盡力完成每一份文稿的起草工作，給決策者在評(píng)判上留有充足的寬裕實(shí)踐，在論證和考究制度上，形成一定的剛性政策，方便人員意見(jiàn)的部署工作。對(duì)于辦公室事務(wù)的接待問(wèn)題，更要重視看待，如果不趁早予以周全考慮，在制定方案的時(shí)候，難免會(huì)出現(xiàn)紕漏，出現(xiàn)方案不全，操作性不強(qiáng)的缺陷。這些都會(huì)造成各種問(wèn)題的出現(xiàn)，對(duì)于這些小問(wèn)題、小失誤有時(shí)甚至?xí)a(chǎn)生束手無(wú)策的結(jié)果，最終影響到全局。因此培養(yǎng)工作理念是關(guān)鍵。

（二）“嚴(yán)管”與“厚愛(ài)”并存的規(guī)范管理措施

無(wú)規(guī)矩不成方圓，但在實(shí)際管理中，可嘗試運(yùn)用“柔性管理”法。在充分重視人員情感因素及情緒的基礎(chǔ)上，以關(guān)愛(ài)、尊重、引導(dǎo)、理解、認(rèn)同等柔化方式充分調(diào)動(dòng)人員積極性，與此同時(shí)，建立良好的辦公室用人、選人機(jī)制，將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入其中，便于選出那些群眾信任及業(yè)務(wù)精湛的滿意度高的人員到崗位中來(lái)，最后，幫助干部員工進(jìn)行生活工作中的難題解決也很重要，這樣無(wú)形中就可以做到“三留”。即待遇留人、事業(yè)留人、感情留人。

（三）想要打造復(fù)合型辦公室人才就要進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)

辦公室工作的特點(diǎn)是綜合性強(qiáng)，且復(fù)雜多變。其上下左右聯(lián)系甚廣，辦公室的工作性質(zhì)猶如人體的“外腦”，如果不及時(shí)進(jìn)行充電，就會(huì)失去服務(wù)全局的思考基礎(chǔ)，和決策者失去“同頻共振”的感應(yīng)。因而提高人員的專業(yè)技能和水平，擴(kuò)展他們“胸懷全局”的思維力，才能更好的把企業(yè)的立足點(diǎn)找出來(lái)，從而把握全局工作，挖掘出企業(yè)的閃亮點(diǎn)，最終以點(diǎn)帶動(dòng)面的發(fā)展，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利完成。

（四）創(chuàng)新性工作的開(kāi)展需要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

改革活動(dòng)的不斷深入，讓辦公室自動(dòng)化的觀念已經(jīng)普及人心，辦公室發(fā)展面臨著新的高挑戰(zhàn)。服務(wù)工作是否合格，能否讓領(lǐng)導(dǎo)、基層及群眾都滿意，才是衡量辦公室工作好壞的最終標(biāo)桿，所以對(duì)于凡是，不能只依靠領(lǐng)導(dǎo)去想，工作人員應(yīng)當(dāng)想領(lǐng)導(dǎo)之未想，主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)大梁，所以，培養(yǎng)人員先進(jìn)的思維理念，變服務(wù)之被動(dòng)為主動(dòng)，是當(dāng)前工作的重點(diǎn)。

四、總結(jié)

以上是對(duì)辦公室工作科學(xué)管理的一些具體看法和措施，希望可以幫助我國(guó)石油企業(yè)提供借鑒作用，使辦公室工作的管理更加科學(xué)有效，企業(yè)是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的命脈，是我們需要共同建設(shè)的主題，希望每個(gè)人都報(bào)以積極態(tài)度，投身到企業(yè)建設(shè)中來(lái)。

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