檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)和評(píng)估體系的研究

楊洪權(quán)

（哈爾濱市民政局社會(huì)救助管理中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)和評(píng)估體系的研究

楊洪權(quán)

（哈爾濱市民政局社會(huì)救助管理中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著信息化浪潮席卷全球，各種信息傳播工具隨科技進(jìn)步日新月異地發(fā)展，信息技術(shù)滲透到人類活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域，逐漸成為現(xiàn)代社會(huì)正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可缺少的工具和條件之一，信息技術(shù)的浪潮沖擊推動(dòng)著整個(gè)信息業(yè)的變革和發(fā)展。

檔案信息化把檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。這個(gè)過(guò)程提出了三個(gè)要求：要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案學(xué)是一門社會(huì)科學(xué)，社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案是機(jī)關(guān)工作者查考的依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是宣傳教育的生動(dòng)素材，對(duì)社會(huì)的發(fā)展起著多種積極的甚至是不可缺少的作用。國(guó)家信息化建設(shè)也帶動(dòng)檔案信息化，為了盡快適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，實(shí)施信息化帶動(dòng)策略，國(guó)家檔案局明確指出要把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

一、檔案信息化系統(tǒng)的構(gòu)建

利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化工作遵循的三個(gè)原則:規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次:一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。在檔案信息化過(guò)程中，檔案工作將逐步經(jīng)歷從封閉的、以實(shí)體管理為主的“重管輕用”向開(kāi)放的、以信息管理為主的“重用促管”的管理理念、管理模式的根本性轉(zhuǎn)變過(guò)程。最終實(shí)現(xiàn)以檔案信息化推動(dòng)檔案事業(yè)現(xiàn)代化，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作與信息時(shí)代的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)與現(xiàn)代社會(huì)的交融。

（一）檔案信息化系統(tǒng)的內(nèi)涵

信息系統(tǒng)是指以一定的技術(shù)手段，有組織地進(jìn)行信息處理的系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)是系統(tǒng)收集、加工、傳遞數(shù)字檔案信息資源的專門的信息子系統(tǒng)，是信息系統(tǒng)的重要組成部分，由相互聯(lián)系的檔案信息及其組織體系構(gòu)成。每一系統(tǒng)都有其自身的結(jié)構(gòu)即系統(tǒng)內(nèi)諸要素相互聯(lián)系、相互作用的方式，或者諸要素在該系統(tǒng)內(nèi)的秩序。從系統(tǒng)內(nèi)部構(gòu)成來(lái)看，檔案信息系統(tǒng)是由檔案信息的輸入、處理、貯存、開(kāi)發(fā)和輸出等要素構(gòu)成的有機(jī)整體。檔案信息系統(tǒng)從社會(huì)活動(dòng)中輸入檔案信息，這是檔案信息系統(tǒng)得以存在的條件同時(shí)，檔案信息系統(tǒng)又向社會(huì)提供數(shù)字化的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)為社會(huì)服務(wù)的目的，這是該系統(tǒng)存在的目的。

（二）檔案信息化系統(tǒng)的外延

1.網(wǎng)站建設(shè)。在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開(kāi)展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。檔案網(wǎng)站的功能有:服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能。檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容:檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息。

2.數(shù)字檔案館建設(shè)。利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn):存在方式上的特點(diǎn)，是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境;運(yùn)行方式上的特點(diǎn)，存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化;功能定位上的特點(diǎn)，以存取為中心。數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案館的關(guān)系:現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案館形成的基礎(chǔ);數(shù)字檔案館的出現(xiàn)對(duì)現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏建設(shè)提出了新的要求;數(shù)字檔案館為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。兩者不是替代關(guān)系，而是相互依賴、相互促進(jìn)的關(guān)系。

（三）信息化系統(tǒng)的功能模塊

1.數(shù)據(jù)輸入。數(shù)據(jù)輸入功能是檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)的前提和基礎(chǔ)。如果沒(méi)有數(shù)據(jù)輸入功能，計(jì)算機(jī)將沒(méi)有任何處理對(duì)象，則計(jì)算機(jī)檔案管理必然成為空話。因此，這個(gè)功能是其他所有功能的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)輸入功能可以通過(guò)各種方式實(shí)現(xiàn)，其中主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)的相關(guān)輸入設(shè)備，比如鍵盤、掃描儀、繪圖儀等，將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)中等待處理。

2.數(shù)據(jù)查詢。輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)中存貯在不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)里。數(shù)據(jù)庫(kù)的類型可以根據(jù)數(shù)據(jù)量的大小和數(shù)據(jù)處理的難易程度選擇。系統(tǒng)根據(jù)不同的檔案信息查詢需求，形成單項(xiàng)或組合查詢，查找到相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。一般地，根據(jù)不同的權(quán)限，被查詢到的信息還應(yīng)該有不同的處理方式，比如，管理員可以對(duì)查詢到的信息進(jìn)行修改，而一般的用戶則可能只能進(jìn)行瀏覽。

3.數(shù)據(jù)輸出。數(shù)據(jù)輸出是根據(jù)信息利用者的需要，查詢到相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息后，對(duì)該信息進(jìn)行不同形式的輸出以便利用者利用。輸出方式可以是簡(jiǎn)單的瀏覽，比如屏幕顯示，也可以是打印、刻錄入光盤等。特殊格式文件還可以輸出到特殊載體，比如文件可以輸出到繪圖儀。數(shù)據(jù)輸出是信息的主要出口，是信息利用的重要橋梁，必須通過(guò)數(shù)據(jù)輸出，檔案信息才能得到有效的利用。

4.數(shù)據(jù)整理。數(shù)據(jù)整理是對(duì)存貯在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)里的信息按照一定的要求，進(jìn)行相應(yīng)的分析、處理，目的是使所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)更加有序、合理。數(shù)據(jù)整理包括兩個(gè)方面的內(nèi)容邏輯整理和物理整理。邏輯整理是指將數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總等，這種整理不變動(dòng)數(shù)據(jù)的物理存儲(chǔ)位置物理整理是指減少數(shù)據(jù)占用空間、提高數(shù)據(jù)查找效率的調(diào)整，這種整理涉及到數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的物理位置的變化。

5.業(yè)務(wù)管理。業(yè)務(wù)管理是檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)支撐的主要功能之一。實(shí)行檔案自動(dòng)化管理的重要目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)管理的自動(dòng)化。業(yè)務(wù)管理工作包含很多方面的內(nèi)容，目的是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)檔案借閱、檔案交接、檔案統(tǒng)計(jì)、全宗單制作等工作的自動(dòng)、半自動(dòng)處理。通過(guò)計(jì)算機(jī)檔案業(yè)務(wù)管理可以大大減少檔案管理工作所需要的人力、物力、財(cái)力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的減員增效，一定程度上提高檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益。

6.系統(tǒng)維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)是計(jì)算機(jī)檔案管理工作的安全防范措施。通過(guò)系統(tǒng)維護(hù)，一定程度上保證數(shù)據(jù)的完整性、有效性。系統(tǒng)維護(hù)工作包括口令設(shè)置、權(quán)限分配、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出、刪除等操作。這些操作都具有一定的危險(xiǎn)性，如果操作不當(dāng)，一定程度上會(huì)危及數(shù)據(jù)的安全，甚至造成毀滅性的損失。因此，系統(tǒng)維護(hù)工作也是檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)的一個(gè)重要功能，不可有絲毫疏忽。

二、評(píng)估體系

評(píng)估指標(biāo)的選取是建立有效的評(píng)估模型的基礎(chǔ)。只有合理的評(píng)估指標(biāo)以及建立其上的評(píng)估模型，才可能有效地反映出檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、維護(hù)、使用全過(guò)程中的投入與產(chǎn)出，為檔案信息系統(tǒng)的效益管理提供一個(gè)可供參考的評(píng)估結(jié)果，為檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建、維護(hù)、運(yùn)行提供真正的參考作用。

（一）客觀指標(biāo)

客觀指標(biāo)通常是關(guān)于檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與使用情況的客觀數(shù)據(jù)，由檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)與運(yùn)行客觀累計(jì)而成，比如檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中的硬件投入、檔案信息系統(tǒng)使用中的用戶使用次數(shù)、檔案信息系統(tǒng)維護(hù)中的安全保障設(shè)施投入等等。客觀指標(biāo)通?？梢杂刹煌目腕w直接提供，或者由檔案信息系統(tǒng)的管理機(jī)構(gòu)利用系統(tǒng)本身的功能自動(dòng)統(tǒng)計(jì)而得?？陀^指標(biāo)是檔案信息系統(tǒng)效益評(píng)估最基本和最重要的指標(biāo)，是檔案信息系統(tǒng)效益評(píng)估的基礎(chǔ)，通過(guò)客觀指標(biāo)能直接地反映出檔案信息系統(tǒng)的基本情況。

（二）半客觀指標(biāo)

半客觀指標(biāo)也可以稱為半經(jīng)驗(yàn)指標(biāo)，就是根據(jù)經(jīng)驗(yàn)計(jì)算或?qū)Ρ榷贸龅陌肟陀^數(shù)據(jù)，如檔案信息資源下載成本，事實(shí)上是無(wú)法客觀準(zhǔn)確計(jì)算的，所以必須根據(jù)檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)成本和下載情況估算得出。對(duì)于半客觀指標(biāo)而言，計(jì)算公式是獲得相對(duì)適用的半客觀指標(biāo)的關(guān)鍵，而計(jì)算公式則往往來(lái)源于對(duì)相關(guān)評(píng)估項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)估計(jì)。

（三）主觀指標(biāo)

主觀指標(biāo)也可以稱為純經(jīng)驗(yàn)指標(biāo)，即無(wú)法通過(guò)計(jì)算衡量，只能由分析者根據(jù)某些規(guī)則或經(jīng)驗(yàn)得來(lái)的數(shù)據(jù)項(xiàng)。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行過(guò)程中，主觀指標(biāo)用于評(píng)估其效益的情況比較復(fù)雜，一般也只能得出描述性、結(jié)論性的評(píng)估情況而不可能獲得可用于比較的量化指標(biāo)。比如，某類檔案信息資源在提供利用后能產(chǎn)生的社會(huì)效益的情況。

在上述三類指標(biāo)中，第一類指標(biāo)通常在建設(shè)檔案信息系統(tǒng)的工作中由相關(guān)單位或部門比如硬件供應(yīng)商提供，而后兩類指標(biāo)則必須由檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案信息系統(tǒng)的具體運(yùn)行情況確定。而且，每一類指標(biāo)都含有量化指標(biāo)和非量化指標(biāo)。每一個(gè)指標(biāo)都需要給予一定的界定，在難以精確的情況下盡量準(zhǔn)確。