紙質檔案數字化副本進館過程中遇到的問題及應對方法探討

文·孫娜 謝洋

紙質檔案數字化副本進館過程中遇到的問題及應對方法探討

文·孫娜 謝洋

目前，省直單位紙質檔案進館同步移交原生電子檔案或數字化副本已經步入常態(tài)化、制度化。我們在對紙質檔案數字化副本檢查過程中發(fā)現了諸多問題。本文僅對這些問題以及應對方法做一下探討，以期讓進館單位在以后的工作中加以注意和修正。

一、對紙質檔案數字化副本檢查過程中的常見問題

依據《紙質檔案數字化技術規(guī)范》和《檔案著錄規(guī)則》兩個國家標準，對紙質檔案數字化副本進行檢查，發(fā)現的具體問題大致有以下幾種。

（一）全文掃描存在的常見問題

1.檔案掃描。一是挑掃，即檔案掃描不完整，對部分檔案中的草稿、底稿等不進行掃描。二是漏掃，即一頁或多頁檔案在掃描時被遺漏。三是切字，即內容掃描不完整，邊緣部位只有一半的字或殘缺內容。四是掃重，即同一頁檔案連續(xù)掃描兩次或多次。

2.圖片處理。一是圖片傾斜嚴重，或有倒置、反向現象。二是圖片留有黑邊。三是圖片順序混亂。

3.分件，即把不該歸入一件的檔案合成到一份文件里。例如，將第二份紙質文件的第一頁合成到上一份文件中，或者將兩份或更多份不同內容、性質的文件歸為一件。

4.掛接。全文與目錄掛接錯誤，或直接掛錯，或掛接不全。

（二）機讀目錄存在的常見問題

1.題名。一是含義不清，不能正確揭示內容。例如，有的文件題名直接是文件名稱，只寫上“通知”“報告”等字樣。二是有多字、少字、錯別字及不規(guī)范的簡化字現象。例如，“農業(yè)”錄入為“農葉”，“預算”錄入為“予算”。三是題名中出現“我省”“我局”等字樣，不能直接從題名中看出責任單位。

2.責任者。一是名稱不統(tǒng)一或不規(guī)范，存在省略、書寫不完整等情況。例如，“山東省人社廳”簡寫為“人社廳”。二是黨內機構形成的檔案，責任者著錄不標準。例如，“中共山東省委”簡寫為“山東省委”。三是有多個責任者的時候，只錄入了一個。

3.文件編號。一是未錄入完整的文件編號。例如，只錄入文件編號中的年度和發(fā)文順序號兩部分。二是一些文件編號錄入時出現文字錯誤或年度錯誤。

4.成文時間。一是檔案本身有時間但未錄入，或者是錄入時出現錯誤。二是檔案本身沒有注明確切時間，但可以通過文件內容考證出來，卻未認真考證。

二、常見問題的應對方法

（一）全文掃描問題的處理

1.檔案掃描。一是應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不能進行挑掃或有選擇地掃描。二是文件漏掃、切字的，要補掃并正確插入圖像。三是掃重的要及時去除。

2.圖片處理。一是圖像偏斜、倒置、反向、留黑等不符合圖像質量要求的，要重新進行圖像處理。二是掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，要根據檔案內容實際情況重新進行調整。

3.分件。分件錯誤的，應根據紙質檔案實際情況重新分件，需增加目錄的按照《檔案著錄規(guī)則》編制目錄。

4.掛接。利用掛接軟件對掛接的一致性、正確性進行檢查，全文與目錄掛接錯誤時，針對掛接錯誤情況，重新修正錯誤的目錄或錯誤的文件名。

（二）機讀目錄問題的處理

1.題名。一是題名要完整規(guī)范，能夠正確揭示內容。紅頭文件和標準機打文件的題名要和圖片上的題名完全一致，文件題目標注有草稿、初稿、擬稿、草案、底稿等要按實際情況進行著錄。沒有題名的單份文件，應根據其內容擬寫題名，要求能概括內容，通順且無錯別字，不缺少關鍵詞。二是題名中出現多字、少字、錯別字及不規(guī)范的簡化字時，要根據檔案實際情況進行修改。三是題名中出現“我省”“我局”等字樣的，要根據檔案內容修改為實際責任單位。

2.責任者。一是責任者要寫全稱或規(guī)范簡稱。二是黨內機構形成的檔案，責任者必須著錄標準全稱。三是責任者有多個時，著錄列居首位的責任者。立檔單位本身是責任者的必須著錄，其余視需要著錄。被省略的責任者用“等”表示。責任者之間加“；”隔開。

3.文件編號。一是文件編號要書寫規(guī)范，原則上按“機關代字”+“年度”+“順序號”編寫。由于早期文號要求不規(guī)范，部分缺少年度項等，針對這種情況，為保持檔案的原始性，按照紙質檔案原樣著錄。二是文件編號錄入時出現文字錯誤或年度錯誤的，重新按照原文字符號抄錄。

4.成文時間。一是檔案本身注明時間的，要正確錄入，一律用8位阿拉伯數字表示，前4位表示年，5-6位表示月，7-8位表示日。二是如果文件上找不到時間，應根據檔案內容等考證出形成時間，考證不出或不完整時，相應部分以“0”代替。例如，著錄為“00000000”“20170000”“00001213”。

三、對做好紙質檔案數字化工作的幾點建議

（一）建立完善各項規(guī)章制度

為了使數字化工作有章可循，順利開展，必須先行建立完善各項規(guī)章制度。各單位開展數字化工作前，要在遵循國家統(tǒng)一標準的前提下，結合本單位實際情況，同數字化外包公司溝通協商，共同制定合理的規(guī)章制度。其中，主要包括《紙質檔案數字化加工規(guī)范》《數字化工作流程》《檔案數字化加工現場管理規(guī)定》《檔案數字化加工安全保密規(guī)定》等。同時，加強對規(guī)章制度的宣傳，并嚴格執(zhí)行，切實讓規(guī)章制度落到實處。

（二）做好數字化加工過程中的安全管理

檔案數字化外包安全管理要遵循“安全第一、預防為主”的原則。檔案管理部門對檔案數字化加工安全負總責，要成立專門的數字化外包安全管理小組，明確責任。檔案管理人員要深入學習檔案數字化業(yè)務，熟悉掌握檔案數字化加工全過程。安排檔案管理人員現場值班，實時監(jiān)控，確保安全。

（三）加強對業(yè)務人員的崗前培訓和業(yè)務指導

數字化過程中，隨時會遇到卷內文件目錄混亂、頁碼錯誤、檔案自身質量等各種復雜問題。因此，人員入職前要進行嚴格的崗前培訓，全面學習并掌握數字化檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、數據驗收等各個環(huán)節(jié)。此外，在數字化過程中還有可能會出現一些無法預料到的特殊問題，這樣就需要檔案管理人員隨時給予全面耐心的指導，解決加工過程中出現的各種問題。

（四）采取監(jiān)理機制，強化加工過程及數據質量監(jiān)控

檔案數字化是一項量大周期長的復雜工程，僅僅依靠檔案管理人員，是很難妥善完成項目安全監(jiān)管、數據驗收等多個環(huán)節(jié)的。引入監(jiān)理機制，能夠對數字化加工的全過程進行有效監(jiān)控，及時發(fā)現問題，防止操作失誤，杜絕安全隱患，提高數據整體質量水平。

（作者單位：山東省檔案局）