如何在信息化時代做好檔案保密工作

文·趙興國

如何在信息化時代做好檔案保密工作

文·趙興國

伴隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國已經(jīng)邁入信息化時代，檔案管理從傳統(tǒng)的紙質管理逐步轉為電子管理，在大數(shù)據(jù)時代全球融通的背景下，信息化在給檔案管理帶來極大便利的同時，也給檔案保密工作帶來了挑戰(zhàn)。本文作者在基層工作實踐基礎之上就如何在信息化時代做好檔案保密工作作了分析，希望給讀者一定的啟示。

一、信息化時代的檔案保密管理形勢

檔案信息安全保密工作不僅僅是國家要面臨的問題，也是社會上各個組織機構普遍要面對的問題，對此，檔案安全保密工作就需要構建一個檔案保密預防機制，預防機制的構建與檔案管理的硬件、軟件以及檔案管理人員的保密意識息息相關。

在全面深化改革背景之下，我國的各項管理工作都面臨著新的沖擊和挑戰(zhàn)。在此背景下很多新型技術也逐步運用到了許多領域，檔案管理也引用了信息化技術，在日常的管理中很多紙質檔案升級為電子檔案，許多信息傳輸也都通過網(wǎng)絡平臺來完成，提高了檔案管理工作的質量水平，同時也對檔案管理的保密性和安全性提出了更高的要求。特別是近年以來，網(wǎng)絡泄密案件時有發(fā)生，泄密案件也涉及各個行業(yè)，酒店客戶信息、保險行業(yè)客戶資料、社保用戶信息、高考生用戶信息、電子郵箱用戶信息等都在不同程度上被黑客攻擊造成泄密事件發(fā)生，山東臨沂徐玉玉電信詐騙案就是由于高考生信息泄露而發(fā)生的案例，由于信息泄露一個詐騙電話不僅僅騙光了學費，也騙走了18歲女孩年輕的生命。調查數(shù)據(jù)表明，僅北京地區(qū)法院確認的2010年至2016年公民個人信息泄露就已經(jīng)多達1.6億條。因此，在信息時代下強化檔案信息和個人信息的保密管理顯得尤為重要，黨和國家也越來越重視信息化時代下網(wǎng)絡安全，2014年2月27日，中央網(wǎng)絡安全和信息化領導小組成立，習近平總書記任組長，并指出：“沒有網(wǎng)絡安全就沒有國家安全，沒有信息化就沒有現(xiàn)代化”。可見黨和國家對信息化狀態(tài)下網(wǎng)絡安全的重視程度，作為檔案管理從業(yè)人員不僅僅要從思想上高度重視檔案的保密管理，更應該不斷更新自我的知識儲備，迎接信息化時代對于檔案安全的挑戰(zhàn)。

二、信息化時代的檔案保密管理方法

（一）進一步加強檔案信息化管理的安全保密意識

作為檔案管理人員必須牢固樹立正確的檔案保密意識，嚴格按照保密規(guī)定和章程，緊隨信息化管理的形勢，做好檔案保密和預防工作。與此同時，作為檔案管理的相關人員和相關部門要進一步完善現(xiàn)有的檔案保密制度和規(guī)范，堅持把制度建設放在首位，根據(jù)工作實際制定具有針對性、可操作性強的保密規(guī)定。狠抓制度建設和落實，及時發(fā)現(xiàn)檔案保密工作在信息化過程中存在的泄密隱患，堵塞管理漏洞，不斷補充完善。日常工作中還要定期開展保密宣傳教育、加強保密檢查等，做到警鐘長鳴，不斷提高信息化時代檔案保密工作的防范意識。

（二）加強檔案信息數(shù)據(jù)庫自身的安全保障

檔案保密工作是檔案信息數(shù)據(jù)庫管理的重要部分，隨著網(wǎng)絡技術和科學技術的應用和發(fā)展，數(shù)據(jù)庫安全也成為了檔案保密的重要一部分，因此信息化時代下的檔案保密工作也應該將重心轉移到數(shù)據(jù)庫自身的安全管理方面。對于正常的數(shù)據(jù)庫安全管理和安全保密來說，數(shù)據(jù)庫一般都具有流通性和雙向性，因此可以對數(shù)據(jù)庫進行雙密鑰加密，通過密鑰安全管理的有效性和安全性提高整個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的保密性。還可以在涉密電腦上引用“三合一”保密產(chǎn)品，通過在受控主機上安裝代理程序與部署控制器（硬件），對受控主機的USB移動存儲介質進行授權認證管理與審計，對受控主機可能的信息外泄渠道進行封堵，對信息通過USB移動存儲設備向涉密計算機傳輸進行物理層的單向控制，有效防止涉密信息在信息傳輸過程中反向地流入USB移動存儲設備，從根本上解決了病毒軟件對涉密信息的威脅。隨著數(shù)據(jù)化時代的來臨，對數(shù)據(jù)庫安全的投入成本要不斷增加，特別要加強科技的投入力度并創(chuàng)新升級現(xiàn)有的保密技術和系統(tǒng)，為保護數(shù)據(jù)庫安全提供更多的保障。

（三）逐步提升檔案信息管理人員的綜合素質

無論是傳統(tǒng)的檔案保密管理，還是信息化時代的檔案保密管理，都需要高素質的信息管理人員作為保證，所以檔案管理部門自身都應該加強檔案管理人員的培訓，在日常工作中要選準配強力量，充分挖掘現(xiàn)有人才，納入檔案管理員隊伍，保持隊伍穩(wěn)定性。檔案管理員的培訓形式要不拘一格，可以通過崗位培養(yǎng)、集中培訓、交叉鍛煉等方式，也可以采取走出去（學習）、請（專家）進來、集中培訓、經(jīng)驗交流等多種培訓學習形式。努力培養(yǎng)出具有高素質、高素養(yǎng)、能力強的數(shù)據(jù)檔案安全管理隊伍。

三、信息化時代的檔案保密工作技巧

由于工作的特殊性，許多檔案資料都需要保密處理，下面我將在日常工作中積累的幾點經(jīng)驗同大家共享。

（一）警鐘長鳴抓教育，明確責任、強化管理

在檔案管理的各個環(huán)節(jié)，最核心的還是人，在日常工作中經(jīng)常性開展教育活動增強管理人員的保密意識，培養(yǎng)良好的保密習慣。

一是要消除認識誤區(qū)。很多人認為所有存儲涉密檔案材料的電腦都沒有同網(wǎng)絡連接或者安裝了防護系統(tǒng)，沒有必要管控太嚴格，針對這些誤區(qū)我們單位經(jīng)常性的開展警示教育活動，通過專題授課、觀看警示教育片等形式，讓檔案管理人員充分認識到泄密渠道的多樣性以及防護措施。

二是充分認清泄密帶來不良后果。針對近年以來國際國內發(fā)生的，有重大影響電子信息泄露事件進行分析，如“維基解密”“ 購票網(wǎng)站”泄密等，了解電子信息的最新剽竊技術和手段，剖析泄密事件在管理上存在的漏洞，充分認識泄密帶來的嚴重后果。

三是強化檔案管理人員能力培養(yǎng)。日常工作中大力普及技術防范常識，并且定期考核，通過考核查缺補漏。

四是明確涉密崗位責任，強化涉密人員管理。將單位的文書崗位、數(shù)據(jù)庫維護崗位明確為涉密崗位，并且制定崗位守則，守則中對工作人員、檔案保密、公文檔案傳輸做了明確的要求，做到立規(guī)矩、明職責、嚴紀律相統(tǒng)一。同時，通過專業(yè)機構加強對涉密崗位人員培訓。

（二）升級軟件、硬件設施，強化后勤保障

近年來，申請財政資金逐步升級了檔案室的軟件、硬件設施。配建了防火、防潮、防蟲等安全設施，重新配備了辦公用具和密集柜、電子保密柜、報警器、計算機、掃描儀、打印機、除濕機、溫濕度儀等檔案設備。給計算機安裝了“三合一”保密產(chǎn)品，徹底擺脫了病毒軟件對檔案信息的威脅。在有涉密檔案傳輸時，配備機要通信車輛并派專人負責傳遞，為檔案文件傳輸提供了安全保障。

（三）定期進行檢查，防患于未然

采取自查與抽查相結合，常規(guī)檢查與重點檢查相結合，定期檢查與突擊檢查相結合等方式，并邀請保密部門的相關人員一起檢查，本著誰主管誰負責的原則，對于檢查中出現(xiàn)的問題，責令立即整改到位。通過自查抽查活動，及時發(fā)現(xiàn)風險點，防患于未然。

（作者單位：濰坊市奎文區(qū)反邪教協(xié)會）