論如何高質(zhì)量做好會(huì)議安排工作

周建軍

摘要：作為一名機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)人員，組織安排會(huì)議是一項(xiàng)本職工作內(nèi)容，如何簡單高效高質(zhì)量的策劃組織一場會(huì)議，是一場復(fù)雜的課題，牽扯到很多的人和事，本文就自己經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)來分享高質(zhì)量組織安排好企事業(yè)單位的會(huì)議。

關(guān)鍵詞：高質(zhì)量；會(huì)議安排

一、會(huì)議通知是高質(zhì)量會(huì)議安排的前提

參加過會(huì)議的人有時(shí)都有這樣的感受，看到會(huì)議通知或邀請就來參加會(huì)議了，但一進(jìn)入會(huì)場就發(fā)現(xiàn)自己為什么來開會(huì)，主要內(nèi)容議題是什么，特別是現(xiàn)在目前的社會(huì)，會(huì)議邀請漫天飛，特別是一些非官方的組織機(jī)構(gòu)，胡亂組織會(huì)議亂邀請、亂開會(huì)，參會(huì)的人事后也搞不清楚開會(huì)到底達(dá)成了什么意識(shí)，這種情況在現(xiàn)代的職場不斷發(fā)生，形成了不正常的社會(huì)現(xiàn)象。在這里，會(huì)議的通知和會(huì)議的議程安排就顯得很重要了，一份高質(zhì)量的會(huì)議通知和日常，就應(yīng)該讓參會(huì)者簡單明了的知道自己為什么參會(huì)？如何參會(huì)？會(huì)議應(yīng)解決的問題或達(dá)成的目標(biāo)等等，這才是一個(gè)成功的會(huì)議組織安排。首先，會(huì)議邀請或通知上必須明確會(huì)議的組織方或召集人，這樣參會(huì)者才能根據(jù)自己所處的角色或職能決定參會(huì)是否有意義；其次會(huì)議的主題也很重要，是本次會(huì)議保障目標(biāo)達(dá)成的最終效果，沒有結(jié)果的會(huì)議是很失敗的；會(huì)議日程的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放。會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)必須明確醒目，這是保證與會(huì)者按時(shí)到會(huì)的前提，對于一些大型的會(huì)議來講，會(huì)有很多的外地會(huì)議參加者，這就要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的詳細(xì)路線圖，并說明各種路線的最佳方案。

二、會(huì)議邀請?jiān)跁?huì)議安排中的作用

（一）會(huì)議邀請可以避免會(huì)議沖突

會(huì)議邀請有一個(gè)好處就是告訴對方確切的時(shí)間和地點(diǎn)，不用到時(shí)再為了這個(gè)事臨時(shí)溝通。但是問題一般不是出在“濫用”，而是“亂用”上。該用會(huì)議邀請的時(shí)候沒有用，比如要約談事情的人不發(fā)邀請，甚至已經(jīng)請對方發(fā)邀請了，還是沒發(fā)，結(jié)果到了開會(huì)的時(shí)候臨時(shí)找人。發(fā)會(huì)議邀請市文字表達(dá)不清楚，又會(huì)浪費(fèi)很多的時(shí)間讓被邀請人研究半天。這么做的好處一方面是避免開會(huì)前大家互相問對方地點(diǎn)，另一方也可以避免忙碌的同事無法安排其他相鄰會(huì)議，比如有的同事會(huì)議是秘書安排的，如果日歷上沒有地址，秘書是無法知道下一個(gè)會(huì)要間隔多久去安排才算合理。

（二）可以有效的提升效率

發(fā)了一個(gè)邀請是不可能萬事大吉的，會(huì)前會(huì)后還要發(fā)郵件。恰如其分的事前提醒和事后跟進(jìn)，可以有效的提升效率，且體現(xiàn)自己的專業(yè)性。問一下是否有人有特殊情況無法到來且給對方充足的時(shí)間閱讀和回復(fù)，也可以提早重新安排。

三、會(huì)議場地的安排是重點(diǎn)

（一）會(huì)場選擇

在會(huì)議的籌備工作階段，要更加清楚會(huì)議的參會(huì)人數(shù)和會(huì)議內(nèi)容綜合考慮接待的規(guī)格，選擇相適應(yīng)的接待標(biāo)準(zhǔn)。選擇會(huì)場首先要考慮大小適中，選用一個(gè)大小適中的房間，不能用房間太大的地方做會(huì)場，那樣的話由于參會(huì)的人數(shù)太少，會(huì)導(dǎo)致座位空得太多，加之與會(huì)者坐得松散會(huì)給人一種不景氣的感覺；如果選擇的房間會(huì)場太小，參會(huì)的人數(shù)過多甚至后來的人員因座位不夠，加座位或者擠在一起，不僅顯得小氣而且也會(huì)造成會(huì)場亂糟糟的感覺根本無法把會(huì)開好。其次，會(huì)場地點(diǎn)的選擇也要合理，會(huì)議議程少，時(shí)間短的一兩個(gè)小時(shí)就散的會(huì)議，可以把會(huì)議的場地定在參會(huì)人員相對比較集中的地方。議程超過一天以上的會(huì)議，要考慮是否有賓館的住宿安排，如果參會(huì)人員沒有集中的地點(diǎn)，要注意參會(huì)者來回的路線里程確定地點(diǎn)，近的優(yōu)先。第三，會(huì)議場地的附屬設(shè)施要齊全，一定選擇會(huì)場明亮，通風(fēng)較好衛(wèi)生干凈的地方，開會(huì)用的話筒、麥克風(fēng)、照相、橫幅標(biāo)語等等都要進(jìn)行檢查確保到位，否則，會(huì)影響開會(huì)的質(zhì)量和效率。第四：會(huì)議的停車場問題，現(xiàn)在參加會(huì)議的人大都有自備車，會(huì)場的選擇要考慮到有一定量的停車位，確保參與會(huì)議的人員到達(dá)后的轎車、摩托車都要有停放處，這樣會(huì)議才能按期開得成。

（二）會(huì)議現(xiàn)場的布置

無論開大會(huì)還是小會(huì)議，會(huì)議現(xiàn)場的布置往往也很重要，好的會(huì)場布置會(huì)讓參會(huì)者心情舒暢，提高會(huì)議的氣氛，通過懸掛會(huì)議的主題標(biāo)志、標(biāo)語可以更好的讓大家理會(huì)會(huì)議內(nèi)容主題，也會(huì)讓會(huì)議的組織者得到大家的認(rèn)可和稱贊。會(huì)議桌前擺放適當(dāng)?shù)妮p松花卉鮮花，在會(huì)場的門口張貼標(biāo)語。在每個(gè)參會(huì)者的座位桌上擺放茶杯、會(huì)議記錄紙張和筆，但要注意節(jié)約和美觀、統(tǒng)一。坐席的擺布要講究會(huì)議的風(fēng)格，是討論型、任務(wù)布置型、還是匯報(bào)型等，可以參考幾種方法：

1.圓桌型：這種布置形式適合于人數(shù)較少的小型會(huì)議，10—20人左右的會(huì)議，可以用把桌子布置成圓形或橢圓形。這種布置使參與的領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓一起圍坐在一體，大家都能清楚地看到對方的面容，有利于互相交換意見，大家會(huì)議一種平等對待的感覺，有利于會(huì)議。

2.講座型：這種布置形式適合于人數(shù)較多的中大型會(huì)議，在20人以上的會(huì)議可以采用的一種形式，它比較適用于作報(bào)告，匯報(bào)交流和傳達(dá)布置動(dòng)員講話等以領(lǐng)導(dǎo)指示為目的類型會(huì)議，由于參會(huì)人數(shù)較多，多數(shù)情況下都是少對多或一對多，與會(huì)者之間不需要討論、交流意見。

四、會(huì)議的服務(wù)禮儀

（一）會(huì)議資料的準(zhǔn)備工作

會(huì)議的組織者應(yīng)該準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議資料，為了方便與會(huì)者的使用應(yīng)提前發(fā)在會(huì)議材料袋或與會(huì)者的桌面上。會(huì)前應(yīng)做好會(huì)議各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的檢查工作，這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查會(huì)議麥克風(fēng)、會(huì)議桌椅是否有損壞、廁所洗手間是否干凈衛(wèi)生等是否準(zhǔn)備齊全。會(huì)議的后勤服務(wù)人員和會(huì)議工作人員是否提前進(jìn)入接待崗位。

（二）會(huì)議前的接待服務(wù)禮儀工作

一般會(huì)議的接待工作分以下幾個(gè)崗位：簽字臺(tái)及工作人員，會(huì)議檔次高一些的可以安排專門的禮儀小姐進(jìn)行，一般1-2人，配備好簽到本和筆，如有分發(fā)會(huì)議資料和紀(jì)念品的還要多一些人。簽到本內(nèi)容應(yīng)設(shè)計(jì)簡潔明了，然與會(huì)簽到者一目了然，會(huì)前負(fù)責(zé)簽到的人員應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。簽到后的引座工作，參會(huì)人員簽到后，應(yīng)有接待人員禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場指定的座位就座。

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（作者單位：江蘇省鹽城市檔案館（局））