信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對策

萬付寶

摘要：近年來，電力工程層出不窮，當前我國已經(jīng)建立了覆蓋全國的電網(wǎng)系統(tǒng)，電力企業(yè)儼然成為國家發(fā)展的重要能源供應(yīng)基地，企業(yè)運行正常與否影響著人們正常的工作和生活，影響著人類社會的穩(wěn)定運行。21世紀隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通訊技術(shù)的完善，人們已經(jīng)不知不覺進入到信息化時代，新時期對電力企業(yè)的檔案管理工作提出更多更高的要求，原有的管理模式勢必無法滿足企業(yè)發(fā)展的新需求，本文分析信息化背景下電力企業(yè)檔案管理遇到的問題，有針對性的對其進行分析，提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，推動電力企業(yè)良性運轉(zhuǎn)。

關(guān)鍵詞：信息化；電力企業(yè)；檔案管理；對策

自上世紀中葉電腦誕生之日起，它便以不可阻擋之勢迅速滲透到企業(yè)發(fā)展的角角落落，改變著人們以往的工作和生活方式。檔案管理工作作為企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，影響著企業(yè)的健康運轉(zhuǎn)，總結(jié)以往電力企業(yè)檔案管理時遇到的問題，結(jié)合信息化背景對該工作的沖擊，引進信息技術(shù)對檔案管理工作進行優(yōu)化，打造企業(yè)管理信息化的新模式，推動該項工作向科學(xué)化、規(guī)范化、智能化、安全化方向靠攏，提高工作效率和工作質(zhì)量，減輕員工的工作壓力，以便更好的為企業(yè)發(fā)展貢獻力量，推動電力企業(yè)穩(wěn)步向前邁進。

一、新時期對電力企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生的沖擊

（一）電力企業(yè)檔案管理的概述及重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展全過程檔案資料的綜合，詳細的記錄了企業(yè)發(fā)展的始末，是企業(yè)發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。隨著時代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷完善和優(yōu)化中，像當前多數(shù)企業(yè)在開展檔案管理工作時要對企業(yè)的文書資料、財務(wù)狀況、人事檔案及生產(chǎn)運行情況進行全面準確記錄，便于后期查詢，引導(dǎo)企業(yè)健康運轉(zhuǎn)[1]。

電力企業(yè)檔案管理工作是衡量企業(yè)管理水平的標準，是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，做好電力企業(yè)檔案管理工作提高企業(yè)管理水平的同時，提高其經(jīng)濟效益，有效規(guī)避企業(yè)運行風險，優(yōu)化企業(yè)運行模式，提升企業(yè)的競爭力，便于其在激烈的市場競爭中屹立不倒。

（二）信息時代對電力企業(yè)檔案管理工作的沖擊

隨著市場環(huán)境愈發(fā)復(fù)雜，多數(shù)電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部將目光集中于業(yè)務(wù)拓展上以期獲取更多的經(jīng)濟收益，忽視了企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作，就當前我國電力企業(yè)檔案管理工作而言，多以紙質(zhì)檔案為主，長時間存儲和查詢勢必會影響其質(zhì)量，像檔案受潮發(fā)霉字跡受污，影響后續(xù)工作的正常進行。此外，由于檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，不計其數(shù)的檔案資料加大了查詢的難度，日常管理工作不到位都會影響檔案管理的質(zhì)量。新時期，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的完善，檔案管理人員希望借助信息技術(shù)對該工作進行優(yōu)化，實現(xiàn)智能化管控，近年來信息技術(shù)被引入檔案管理工作中，改變了以往檔案存儲和查閱的方式，有效的提高了工作效率減輕了員工的工作壓力，但在實際工作時也出現(xiàn)了一些問題，信息安全問題成為影響檔案管理工作最大的問題。新時期信息時代的到來雖然實現(xiàn)了信息共享，但各種病毒黑客致使檔案信息泄露影響企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，工作人員專業(yè)能力和個人素質(zhì)還有待提高，檔案管理意識薄弱，檔案信息利用率低，無法真正發(fā)揮檔案管理工作的作用。

二、信息化背景下提高電力企業(yè)檔案管理水平

首先，應(yīng)正視新時期電力企業(yè)檔案管理工作，明確信息時代給檔案管理工作帶來的沖擊，加大檔案管理工作的宣傳力度，組織電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部進行再教育，以便做好模范帶頭作用，組織員工進行再教育，讓他們認識到檔案管理工作的重要性，便于其在日后工作時能從嚴要求自己積極配合相關(guān)工作人員開展檔案管理工作，推動電力企業(yè)檔案管理工作順利進行[2]。

其次，組建專業(yè)的工作團隊，加大人才隊伍建設(shè)，招聘專業(yè)的人才，組織老員工進行專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，以便更好的開展檔案管理工作，重視檔案信息安全問題，定期組織員工進行專業(yè)培訓(xùn)和素質(zhì)教育，完善其知識架構(gòu)，以便能更好地應(yīng)對時代的挑戰(zhàn)，加大考核力度，培養(yǎng)員工的安全意識和責任意識，加大該項工作的執(zhí)行力度，提高管理水平和管理效率。正視信息時代給檔案管理工作帶來的影響，總結(jié)以往檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題進行針對性優(yōu)化，像可以及時更新設(shè)備，做好系統(tǒng)維護工作，提高病毒抵御能力，打造專業(yè)檔案管理團隊，對企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作進行科學(xué)管控，企業(yè)每個員工應(yīng)有一個專門的身份認證，只能在企業(yè)內(nèi)部登錄賬號，涉及檔案更改的時候一定要申請批準后由專業(yè)人員進行更改。建立完善的監(jiān)管部門，對于違規(guī)操作者視情節(jié)進行懲處，保證檔案管理工作的安全性。

此外，完善電力企業(yè)檔案管理體制，根據(jù)企業(yè)運行情況及以往的工作模式制定統(tǒng)一的管理標準，嚴格規(guī)范員工的操作，真正做到有理有據(jù)，同時可以將檔案管理工作分配給不同的小組進行分類管理，統(tǒng)一管控，切實提高檔案管理工作的工作水平。開展電力企業(yè)檔案管理工作時不僅要重視企業(yè)內(nèi)部檔案信息的安全性，同時也應(yīng)對外界環(huán)境進行管控，在檔案管理部門設(shè)置監(jiān)控設(shè)備，一旦發(fā)現(xiàn)有病毒和黑客入侵可以進行預(yù)警，便于員工及時處理保證檔案管理工作的安全性。

三、結(jié)語

總而言之，新時期在推進電力企業(yè)檔案管理工作信息化的同時，分析信息時代給檔案管理工作帶來的沖擊，分析以往工作時出現(xiàn)的各種問題，加大人才隊伍建設(shè)，重視培養(yǎng)員工的檔案管理意識和信息意識，以便在日后能嚴格規(guī)范自己的操作，完善電力企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，對檔案管理工作進行優(yōu)化做好細節(jié)銜接工作，確保電力企業(yè)檔案管理工作順利進行，提高檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)，推動電力企業(yè)邁向新的發(fā)展階段。

參考文獻：

[1]鄢秀清.信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對策探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（23）：60-60.

[2]李冰.信息化條件下如何做好電力企業(yè)檔案管理問題探索[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2016（17）：103-103.

（作者單位：國網(wǎng)湖北省電力公司巴東縣供電公司）