加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

包亞莉

摘要：隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)已成為檔案管理的必要途徑。本文就目前員工檔案管理進(jìn)行分析思想，面對(duì)人事制度的改革，員工檔案管理工作如何才能適應(yīng)新的變化，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；模式；思考

作為人力資源管理的重要組成部分，人事檔案是對(duì)每個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作能力、履職能力的真實(shí)記錄，可以提供人事資源需要的信息和用人依據(jù)，是人才培養(yǎng)、專業(yè)技術(shù)評(píng)定、工資、福利待遇發(fā)放等工作有力的證據(jù)。實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理，進(jìn)行系統(tǒng)性、全面性地整理，有利于人力資源的開發(fā)和利用。

一、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理基本情況

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，傳統(tǒng)的手工管理模式已被信息化所代替，大部分企業(yè)都已使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，由于管理軟件有些功能和模塊需要完善，實(shí)際運(yùn)用效果并不理想，目前只能實(shí)現(xiàn)目錄登記，而沒有形成電子人事檔案數(shù)據(jù)庫，在提供利上還是發(fā)紙質(zhì)檔案為主。人事檔案信息化建設(shè)還相對(duì)滯后。

人事檔案對(duì)個(gè)人和組織有著不同的意義，對(duì)員工來說人事檔案是一個(gè)人歷史的真實(shí)寫照，同時(shí)它有具有非常強(qiáng)的法律效力，是就業(yè)、離職、退休、考試、辦理社會(huì)保險(xiǎn)等開具證明材料的依據(jù)。對(duì)用人單位而言，人事檔案是用人單位了解人才的主要途徑，通過員工檔案可以全面的了解一個(gè)人的基本信息情況和綜合素質(zhì)，是企業(yè)選拔人才的依據(jù)。然而在當(dāng)前，受人員編制等多種因素的影響，對(duì)于人事檔案管理不是很重視，很多員工對(duì)人事檔案了解的很少，在他們看來檔案工作就是一個(gè)沒什么事，坐在那看報(bào)紙喝茶、沒有技術(shù)含量的輔助工作，一些業(yè)務(wù)部門也不把檔案管理工作當(dāng)回事，致使一些應(yīng)歸入人事檔案的材料未能歸入檔案，檔案資料存在遺漏、丟失、損壞現(xiàn)象。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）加大檔案宣傳力度，提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)

利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、新媒體加大對(duì)檔案工作宣傳力度，增加員工對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)，利用典型事例更加貼近大眾生活，讓更多的人親身體會(huì)到檔案與民生的關(guān)系，提高大眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和理解。

要徹底改變干部“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的思想，首先要認(rèn)識(shí)到單位的工作不只是那些轟轟烈烈的人前工作，更實(shí)際的是要做好諸如人事檔案管理這樣的基礎(chǔ)工作。作為領(lǐng)導(dǎo)干部一定要從管理意識(shí)上改變，將檔案工作納入日?；?，做到有計(jì)劃、有措施，這樣才能更好的推動(dòng)檔案管理工作不斷發(fā)展。其次管理者之間應(yīng)該達(dá)成一致意見：對(duì)人事檔案管理樹立重視意識(shí)，對(duì)人事檔案管理給予更多的資源，這有利于人事檔案管理的有效貫徹實(shí)施，自上而下地推進(jìn)人事檔案管理工作的開展。

（二）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力

人事檔案管理人員應(yīng)緊密結(jié)合工作需要，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，不斷地充實(shí)和提高自己，努力掌握和學(xué)習(xí)人力資源管理知識(shí)，熟悉網(wǎng)絡(luò)和多媒體等新技術(shù)操作和應(yīng)用，參加形式多樣的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，了解先進(jìn)的管理技術(shù)，提高自身使用現(xiàn)代工具和應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)的能力。積極學(xué)習(xí)人事檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，熟悉不同業(yè)務(wù)的要求，提高崗位應(yīng)用和管理技能。

（三）加快人事檔案數(shù)字化加工和信息化建設(shè)

現(xiàn)代化的人事檔案工作已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是符合人事工作制度改革以及發(fā)展的需求，首先應(yīng)根據(jù)工作需要重點(diǎn)對(duì)人事檔案的“三齡兩歷”，即出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷和家庭主要成員、重要社會(huì)關(guān)系等重要信息進(jìn)行數(shù)字化加工，制成JPEG格式的圖片文件上傳至干部檔案管理系統(tǒng)，為用人單位引進(jìn)人才、考察人才、任用人才提供重要依據(jù)。其次制定統(tǒng)一的人事檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格規(guī)范信息錄入程序，保證信息錄入的準(zhǔn)確性和完整性。最后建立人事檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)換為多元化、全方位的管理模式，達(dá)到既高效又環(huán)保的效果，實(shí)現(xiàn)資源共享。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理人員角色，從一個(gè)保管者變?yōu)橐粋€(gè)信息擁有者，通過檔案信息共享化，檔案室成為一個(gè)信息交流中心，從而體現(xiàn)出信息的重要性。滿足利用者需求，保護(hù)干部檔案原件，提高干部檔案查閱利用的效率，集中對(duì)在職干部檔案逐卷逐頁掃描。查閱干部信息時(shí)，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)進(jìn)入系統(tǒng)，即可查閱到干部檔案材料，并可以摘錄打印。以數(shù)據(jù)庫信息和數(shù)字化的檔案代替干部檔案原件利用，既方便快捷，提高查檔利用效率，又兼顧保護(hù)干部檔案原件的要求。

（四）建立人事檔案信息維護(hù)、督查、安全保密制度

建立干部檔案信息維護(hù)機(jī)制，明確干部檔案信息錄入、數(shù)據(jù)審核、系統(tǒng)維護(hù)等具體任務(wù)的分工，定期更新干部信息數(shù)據(jù)庫，使干部的學(xué)歷、職務(wù)、工資、家庭等個(gè)人基礎(chǔ)信息得到及時(shí)真實(shí)的反映。

建立糾錯(cuò)機(jī)制，采用定期與不定期相結(jié)合的方式，對(duì)信息庫中的干部信息進(jìn)行全面自查或隨機(jī)抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修正，根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)的不同，分別采取補(bǔ)充收集、原件復(fù)制、完善手續(xù)等方式進(jìn)行補(bǔ)充和規(guī)范。所有補(bǔ)充和規(guī)范的材料，均注明經(jīng)辦人、辦理時(shí)間并加蓋組織人事部門公章。干部重要信息記載不一致的，根據(jù)有關(guān)政策審核確認(rèn)。對(duì)經(jīng)過調(diào)查沒有原始依據(jù)材料、按照現(xiàn)有政策難以認(rèn)定的，本著從嚴(yán)掌握的原則，結(jié)合檔案記載情況綜合判定確認(rèn)。

建立安全保密機(jī)制，嚴(yán)格按照保密要求，為系統(tǒng)軟件設(shè)置密碼，設(shè)定系統(tǒng)應(yīng)用權(quán)限，只有專職管檔人員才能啟動(dòng)系統(tǒng)，保證干部檔案信息安全。注意對(duì)數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行備份，定期對(duì)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、附屬設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

總之，人事檔案管理工作屬于科學(xué)性以及復(fù)雜性系統(tǒng)，面對(duì)愈加激烈的社會(huì)競爭，人事檔案管理工作人員需要認(rèn)識(shí)到自身肩負(fù)的重要責(zé)任，把握發(fā)展機(jī)遇，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念以及管理方式，不斷豐富、提升綜合素質(zhì)，探索出更加有效的管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，滿足社會(huì)發(fā)展實(shí)際需求。

（作者單位：吐哈油田公司三塘湖采油廠）