基于數(shù)字化的檔案管理分析

程秀艷

摘 要：隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程也隨之加快，檔案管理工作在迎來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨了極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)難以滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需要，數(shù)字化技術(shù)開(kāi)始在廣泛應(yīng)用檔案管理工作中。本文主要基于數(shù)字化的檔案管理進(jìn)行分析，以期能夠通過(guò)本文對(duì)我國(guó)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；數(shù)字化

作為一種新型的信息管理模式，檔案數(shù)字化管理就是把來(lái)自不同渠道的檔案信息進(jìn)行資源交換，進(jìn)而形成檔案文本，并采用數(shù)字化的形式進(jìn)行保存處理。在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過(guò)程中，主要使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)作用檔案?jìng)鬟f以及應(yīng)用的工具。利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以將海量的檔案信息納入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，有利于提升檔案信息的利用率，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。隨著近年來(lái)我國(guó)信息科技水平的不斷提高，數(shù)字化的檔案管理模式在全國(guó)各地紛紛啟動(dòng)，在國(guó)家政府部門(mén)的重視和支持下，檔案管理數(shù)字化正在不斷的深入發(fā)展中。

1 數(shù)字化檔案管理模式的內(nèi)涵和特點(diǎn)

數(shù)字化的檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理模式有很大區(qū)別。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，從采集、整理資料數(shù)據(jù)到歸檔保護(hù)都是采用人工操作這種形式來(lái)進(jìn)行。而人們要查閱使用檔案信息就必須到檔案管理室或檔案館才能滿(mǎn)足需要，檔案利用受到極大的時(shí)間和空間限制。加之在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，大多數(shù)檔案都是孤本，因此檔案信息的安全保障系數(shù)很低，檔案利用率難以提升，更不要提信息共享的實(shí)現(xiàn)了[1]。而數(shù)字化的檔案管理模式則是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)基礎(chǔ)上的一種現(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案管理新模式，通過(guò)對(duì)檔案原件進(jìn)行掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化這種方式將其制作成為聲音、圖片等文件并納入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，之后再利用查詢(xún)檢索工具即可輕松的滿(mǎn)足使用目的。數(shù)字化檔案管理中，檔案信息的存儲(chǔ)和查閱都是通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成，數(shù)字檔案館將有價(jià)值的館藏紙質(zhì)資料利用動(dòng)態(tài)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行識(shí)別、錄入和分析，最終整合為電子信息，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)高度的信息共享，這種集挖掘、管理、查詢(xún)、發(fā)布于一體的檔案管理模式，能夠?qū)?shù)字檔案館真正打造成一個(gè)名副其實(shí)的海量資源庫(kù)和電子化的信息資源共享平臺(tái)。

2 檔案數(shù)字化管理的必然性

實(shí)行數(shù)字化的檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然。隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，分散于不同地點(diǎn)或或載體的檔案信息得以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的存儲(chǔ)，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)共享利用這種方便快捷的方式，由此形成了大量的數(shù)字化檔案，大幅提高了人們的工作效率。因此，在未來(lái)的發(fā)展中，檔案管理數(shù)字化是必然趨勢(shì)。同時(shí)數(shù)字化檔案管理還有很多不可替代的作用。一是采用數(shù)字化管理這種方式對(duì)于保護(hù)檔案信息更加有利。在對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，相關(guān)工作人員還能發(fā)現(xiàn)其中一些不完整的部門(mén)，有利于檔案工作人員及時(shí)補(bǔ)齊資料。二是數(shù)字化的檔案管理模式能夠有效的彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案字跡模糊或污損的問(wèn)題[2]。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換之后，相當(dāng)于多了一份備份，有效的提升了檔案元件的完整性和安全性。三是數(shù)字化的檔案管理模式對(duì)于提升檔案管理的工作質(zhì)量，提高立卷、歸檔和查詢(xún)效率有很大幫助。

3 數(shù)字化檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）數(shù)字化檔案的優(yōu)點(diǎn)

一是能夠有效的減少相關(guān)工作人員的工作量，使工作效率得到大幅提高。只需要少量的人員遍可以完成過(guò)去需要大量人力才能完成的工作，使得檔案管理工作人員能夠從繁重的文字工作中解脫出來(lái)。同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，數(shù)字化檔案信息的利用范圍和查詢(xún)速度也有了極大的提升。二是資源管理的虛擬化。各檔案館可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)或館際互借的方式建設(shè)虛擬資源，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。三是檔案信息管理的智能化。通過(guò)職能化檢索工具，使得檔案檢索的速度更快、效率更高、范圍更廣。四是使用更加便捷化。檔案使用者可以無(wú)視時(shí)間和地域的限制對(duì)檔案信息加以利用，有效的節(jié)省了人力、物力和財(cái)力等資源。

（二）數(shù)字化檔案的缺點(diǎn)

一是數(shù)字化的檔案資料有可能出現(xiàn)失真。數(shù)字化檔案可以被原樣復(fù)制，但是在復(fù)制的過(guò)程中也可能變質(zhì)，而且還不會(huì)留下任何修改痕跡。因此，在數(shù)字化檔案的建立和保存過(guò)程中，必須保證信息資料的真實(shí)性。數(shù)字化檔案信息失真并不是數(shù)字化文件本身的問(wèn)題，這種情況主要是因?yàn)樵谛纬蓴?shù)字化檔案的過(guò)程中，由于所采取的方法或采用的軟件和格式不同所導(dǎo)致的，因此，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案信息“出錯(cuò)”的概率會(huì)更高。二是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比數(shù)字化檔案資料的安全性還有待提高。數(shù)字化檔案中的文字、數(shù)據(jù)以及影像資料可能會(huì)遭到非法更改，例如“黑客”攻擊可能導(dǎo)致檔案信息被隨意篡改。這對(duì)數(shù)字化檔案的安全性和可靠性會(huì)造成嚴(yán)重的損害。除此以外，如磁盤(pán)等一類(lèi)的載體由于容易產(chǎn)生靜電，也會(huì)影響檔案信息的再現(xiàn)，致使檔案信息難以安全保存[3]。三是數(shù)據(jù)文件丟失的問(wèn)題。在當(dāng)前辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)引領(lǐng)下，人們的工作更加便利，工作效率也得到了極大的提高。然而，我們?cè)谙硎芸萍紟?lái)的方便之余，也不得不重視因?yàn)殡娔X突然出現(xiàn)故障或網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓所導(dǎo)致的文件數(shù)據(jù)丟失問(wèn)題。

4 完善數(shù)字化檔案管理的措施

（一）建立健全適應(yīng)數(shù)字時(shí)代要求的電子檔案真實(shí)和安全的法規(guī)

電子檔案由于其自身的特殊性，因此在其建檔、歸檔、存儲(chǔ)和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)被更改或丟失的風(fēng)險(xiǎn)，因此必須通過(guò)建立相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)規(guī)范電子檔案的保管和使用行為，促使相關(guān)部門(mén)和人員自覺(jué)遵守，從制度上對(duì)電子檔案的安全性做出保障。除此以外，在相關(guān)法律法規(guī)中還應(yīng)明確電子檔案的法律憑證作用，確保檔案行政管理部門(mén)依法對(duì)電子檔案進(jìn)行管理。

（二）增強(qiáng)防寫(xiě)技術(shù)措施

當(dāng)前，很多軟件中都可以將電子文件設(shè)置為“只讀”模式。在此模式下，用戶(hù)只能讀取信息，無(wú)法對(duì)其作出任何更改。此外，只讀式光盤(pán)用戶(hù)只能讀取信息，不能擦除或追加信息；一次性寫(xiě)入式光盤(pán)只能供使用者一次寫(xiě)入，可以追加信息，但是無(wú)法擦除原有信息。利用這些存儲(chǔ)載體來(lái)防止用戶(hù)更改電子檔案資料有很好的效果。接入網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)必須注意對(duì)防火墻的使用，盡可能避免網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)檔案信息資源的非法訪(fǎng)問(wèn)，防止重要信息從網(wǎng)絡(luò)上非法流出，保護(hù)電子檔案的真實(shí)性和安全性不被損害。

（三）加強(qiáng)對(duì)光盤(pán)、磁盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)

首先要加強(qiáng)對(duì)磁盤(pán)的保護(hù)，存放磁盤(pán)應(yīng)選擇無(wú)塵、無(wú)震動(dòng)、無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾的環(huán)境中，各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電腦病毒的防范，定期進(jìn)行電腦病毒檢測(cè)，確保保存電子檔案的磁盤(pán)中沒(méi)有病毒。其次是要加強(qiáng)對(duì)光盤(pán)的保護(hù)。保存光盤(pán)除了要注意避光以外，還用保持存放環(huán)境良好溫濕度。在使用光盤(pán)時(shí)，應(yīng)避免由于摩擦或劃痕對(duì)光盤(pán)造成的損傷，存放光盤(pán)應(yīng)直立放置于盒中，不可大量堆疊放置，以避免光盤(pán)翹曲。

（四）加快檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力的提升

作為檔案管理工作人員，必須盡快適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的要求，掌握熟練應(yīng)用相關(guān)軟件的能力和一定的計(jì)算機(jī)維護(hù)處理技能。因此，加強(qiáng)檔案管理工作人員在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)方面的培訓(xùn)是現(xiàn)階段實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵，只有讓檔案管理工作人員具備了相關(guān)的知識(shí)技能，才能保證檔案管理數(shù)字化工作更好的開(kāi)展。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，除了要掌握必要的知識(shí)技能以外，還應(yīng)不斷拓展知識(shí)面，不斷充實(shí)和提高自己的知識(shí)技能水平，以適應(yīng)信息化時(shí)代的需要。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代檔案管理工作的基本要求。在此背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)難以滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的要求，檔案管理數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。因此，檔案管理工作人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷探索檔案管理數(shù)字化的新方法和新思路，使檔案管理工作更加了學(xué)規(guī)范，加強(qiáng)檔案信息的利用率，從而使檔案管理工作的服務(wù)職能得到更加充分的發(fā)揮。

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