高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作探析

摘 要：高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式由原來的機要轉(zhuǎn)遞改變?yōu)镋MS標(biāo)準(zhǔn)快遞，EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞給高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來了豐富的變化，同時也提出了許多新的挑戰(zhàn)，高校檔案管理部門應(yīng)積極應(yīng)對這一轉(zhuǎn)變過程，不斷提升畢業(yè)生檔案管理服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；檔案轉(zhuǎn)遞；檔案寄送；轉(zhuǎn)遞方式

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式自2015年開始由中國郵政機要通信機構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞的方式進行轉(zhuǎn)遞。經(jīng)過三年的高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞實踐，從變化最初帶來的緊張忙碌，到現(xiàn)在的平和穩(wěn)定，EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞給高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作帶來了豐富的變格與影響。

1 EMS給高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作帶來的積極變化

原來通過機要局轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案的程序復(fù)雜，速度慢，耗費時間長，一般需要兩周左右，畢業(yè)寄送高峰期有時超過一個月，畢業(yè)生普遍反映檔案寄送效率低，有時候甚至?xí)绊憣W(xué)生去單位正常報到注冊。改用EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞寄送高校畢業(yè)生檔案后，這一情況大有改觀。對于寄送方，工作方式由機要寄送時的在固定時間專人去機要局寄送，改變?yōu)猷]政快遞員根據(jù)高校需求提供上門取件服務(wù)。對于學(xué)生，原來的機要寄送方式無法查詢寄送進度；如今，可以根據(jù)快遞單號在線查詢物流信息，隨時掌握檔案的在途信息和派送進度。對于接收方，也不需要再像過去一樣去層層簽領(lǐng)機要檔案了，派件員直接會把檔案派送至檔案的接收單位，工作人員直接辦理快件簽收手續(xù)即可。由此可見，通過EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞轉(zhuǎn)遞檔案的方式，使得整個檔案轉(zhuǎn)遞工作流程變得更加方便、快捷、透明，極大地提高了畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作效率。

2 通過EMS寄送高校畢業(yè)生檔案存在的問題

1.需要全面適應(yīng)新的轉(zhuǎn)遞方式。高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作一直以機要轉(zhuǎn)遞的方式進行，無論從規(guī)章制度，還是工作流程，過去的老的方法已經(jīng)不再適合新的工作方式了，都需要全面向EMS寄送的方式轉(zhuǎn)變。兩種不同的寄送方式轉(zhuǎn)換的過程中，必然存在著老規(guī)矩不能適用于新事物的問題。工作人員在處理業(yè)務(wù)過程中，工作經(jīng)驗明顯不足，需要時間去適應(yīng)EMS寄送的流程，需要不斷完善EMS寄送的規(guī)章制度。

2.EMS有著傳統(tǒng)快遞業(yè)的弊病。盡管EMS有著服務(wù)范圍廣、寄送速度快等優(yōu)點，但是其同樣有著整個快遞行業(yè)的弊病。一些快遞員沒能按照公司的規(guī)范化流程操作，分揀、運輸過程中簡單粗暴，造成快件的損壞；防火防盜等安全措施不完善，導(dǎo)致快件發(fā)生意外或丟失；代簽、代放、簽收不規(guī)范等現(xiàn)象時有發(fā)生，導(dǎo)致各種各樣的扯皮問題突出。而高校畢業(yè)生檔案不同于普通的快遞物品，一旦造成檔案的損壞或者丟失，檔案的內(nèi)容是無法完全復(fù)制和恢復(fù)的，也是無法具體預(yù)估其價值的，將會對學(xué)生的未來產(chǎn)生巨大的影響。而EMS按照普通快件丟失賠償標(biāo)準(zhǔn)，最高不超過郵費價格的三倍。因此，傳統(tǒng)快遞業(yè)運營過程中的一些弊病嚴(yán)重影響了高校畢業(yè)生檔案寄送工作的質(zhì)量。

3.社會整體檔案意識薄弱。無論是畢業(yè)生還是檔案接收單位，在處理畢業(yè)生檔案工作過程中都存在著檔案意識薄弱的問題。由于檔案意識的欠缺，畢業(yè)生在離校時沒有意識到檔案對其自身發(fā)展的重要性，填寫檔案寄送信息不完整，導(dǎo)致檔案無法送達被退回；不了解就業(yè)單位是否有接收檔案權(quán)限，以為找到就業(yè)單位就可以把檔案寄送至就業(yè)單位；也不關(guān)心檔案是否確認(rèn)被單位接收；還有選擇自帶檔案的，單位不接收檔案，也沒有存放在人才服務(wù)中心，最終導(dǎo)致需要檔案時卻發(fā)現(xiàn)檔案不知所蹤。用人單位檔案管理制度缺失，導(dǎo)致在接收、管理檔案過程中操作不規(guī)范。EMS在投遞檔案過程中，他人代簽、門衛(wèi)代收、放置在傳達室等現(xiàn)象普遍存在。甚至有用人單位在收到快件后直接拆封，結(jié)果開封發(fā)現(xiàn)是畢業(yè)生檔案后，才意識到自身并無檔案保管權(quán)限的越權(quán)拆封現(xiàn)象。社會整體檔案意識薄弱不僅給畢業(yè)生和用人單位帶來許多不便，同時也給高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作帶來諸多問題。

3 提升高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作水平的建議

1.及時調(diào)整管理辦法，完善畢業(yè)生檔案管理制度。

合適的管理制度和管理辦法，是保障工作順利開展的重要依據(jù)。高校應(yīng)根據(jù)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞實際情況，制定利用EMS進行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的規(guī)章制度，明確EMS轉(zhuǎn)遞檔案的工作細(xì)則、流程、責(zé)任，如明確與郵局的移交手續(xù)、學(xué)生自取的手續(xù)、轉(zhuǎn)遞適用范圍等。細(xì)化的、完善的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度是檔案員開展工作的準(zhǔn)則，可以更好地保障該工作的順利開展。

2.做好檔案的宣傳教育工作，提高畢業(yè)生檔案意識。

目前，大學(xué)生在校時對檔案的認(rèn)知始終停留在“不了解、不關(guān)心、不在意”的狀態(tài)；離校時，部分畢業(yè)生對自己的檔案的去向也顯現(xiàn)出毫不關(guān)心的狀態(tài)，給高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作帶來了諸多的困難。高校應(yīng)充分利用學(xué)生在校期間的各個時間段，通過新生入學(xué)教育、課堂教學(xué)、就業(yè)指導(dǎo)等環(huán)節(jié)，向?qū)W生介紹檔案的基本知識，包括學(xué)生檔案材料內(nèi)容、學(xué)生檔案材料填寫要求、學(xué)生檔案價值、學(xué) 生檔案轉(zhuǎn)遞流程、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞注意事項等內(nèi)容，以增進學(xué)生對檔案知識的了解?？梢栽?.9國際檔案日期間，通過體驗檔案工作、組織廣場活動、發(fā)放宣傳資料、張貼宣傳海報、舉辦檔案展覽和講座等多種形式，充分發(fā)揮大眾傳媒特別是網(wǎng)絡(luò)、微博、微信等新媒體的優(yōu)勢，提升宣傳活動的針對性和實效性，吸引更多學(xué)生關(guān)注檔案、走近檔案，幫助學(xué)生認(rèn)識檔案價值、增強檔案意識，關(guān)心自身檔案的良好氛圍。只有讓學(xué)生能夠充分認(rèn)識到檔案對其未來人生旅程的重要性，不斷提高學(xué)生的檔案意識，才能有效地促進高校畢業(yè)生檔案管理工作，給高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作帶來便利。

3.規(guī)范畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程，確保畢業(yè)生檔案安全。

畢業(yè)學(xué)生檔案整理完畢后，應(yīng)及時與EMS工作人員取得聯(lián)系，約定時間，現(xiàn)場交接。必須經(jīng)過登記備案，規(guī)范密封，雙方審核無誤后簽訂檔案交接單。嚴(yán)格落實“責(zé)任到人”的管理制度，確保畢業(yè)生檔案在交接過程中不出現(xiàn)紕漏，爭取做到萬無一失。同時，還要要不斷加強與EMS方面的溝通，督促對方不斷提高服務(wù)水平，能夠通過專用信封、郵袋和交接袋等提高大學(xué)生檔案的辨識度，最好用寄高考錄取通知書的方式專人投遞，嚴(yán)格執(zhí)行收件人本人簽收的規(guī)定，確保畢業(yè)生檔案寄送安全。建立完善的畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)，及時上傳檔案快件單號，方便畢業(yè)生查詢寄送進度。做好檔案接收回執(zhí)管理工作，及時更新畢業(yè)生檔案接收情況統(tǒng)計，能夠為畢業(yè)生提供方便、快捷的查詢服務(wù)。

4 結(jié)語

提高高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞水平需要根據(jù)社會經(jīng)濟的發(fā)展變化，結(jié)合高校檔案管理的實際情況，同時考慮學(xué)生就業(yè)工作的需要，通過不斷加強管理，改進工作流程，創(chuàng)新服務(wù)，從而促進高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不斷向前發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介

胡沈，男，漢族，西安交通大學(xué)城市學(xué)院。endprint