淺談檔案鑒定工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：檔案鑒定工作是檔案歸檔工作的重要環(huán)節(jié)，檔案鑒定的準(zhǔn)確度直接影響歸檔材料的完整性。在搜集檔案資料時(shí)，檔案管理員最先做的就是對(duì)文件進(jìn)行鑒定，我們要建立在對(duì)檔案鑒定充分認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)安排，確保檔案鑒定工作取得實(shí)效。

關(guān)鍵詞：檔案鑒定工作；問(wèn)題；對(duì)策

檔案是反應(yīng)某種工作活動(dòng)的原始記錄，有其珍貴的價(jià)值。檔案鑒定是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在搜集檔案資料時(shí)，檔案管理員最先做的就是對(duì)文件進(jìn)行鑒定。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作者對(duì)鑒定工作的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐尚存一定的局限性?，F(xiàn)筆者就檔案鑒定工作存在的問(wèn)題與對(duì)策淺談如下意見(jiàn)。

1 檔案鑒定工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)歸檔文件材料的準(zhǔn)確性鑒定有待提高

檔案雖是工作活動(dòng)的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄，這是因?yàn)樵谖募牧系男纬蛇^(guò)程中，人們受到客觀條件的限制或主觀認(rèn)識(shí)的干擾，有時(shí)未能全面反映歷史真實(shí)，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實(shí)，這在不同歷史時(shí)期和不同工作領(lǐng)域都不同程度地存在。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)其進(jìn)行鑒別、評(píng)價(jià)，以指導(dǎo)利用者。

（二）對(duì)歸檔材料的完整性鑒定有待增強(qiáng)

歸檔文件材料不完整，是長(zhǎng)期存在的普遍問(wèn)題。據(jù)筆者調(diào)查，歸檔文件不完整主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

一是歸檔材料門類不全。無(wú)論是進(jìn)館檔案還是檔案室的檔案，除文書檔案外，其他門類的檔案尤其是業(yè)務(wù)檔案大都沒(méi)有歸檔，而被業(yè)務(wù)部門占為己有，其全面反映本公司工作活動(dòng)的情況大打折扣，為將來(lái)提供查閱埋下隱患。

二是歸檔部門不全。公司各部的職能不同，產(chǎn)生文件材料的數(shù)量不一，除綜合部形成的紅頭文件外，其他部、所形成的材料雖然較少，但多數(shù)卻有較高的價(jià)值，各部、所往往會(huì)當(dāng)成自己部門的檔案存起來(lái)，檔案人員在收集這部分文件資料時(shí)，往往難以全部收回，給檔案的完整性帶來(lái)了影響。

三是歸檔文件材料不完整。編號(hào)文件本身接不起來(lái)，缺附件，少底稿等，尤其是科技檔案，存檔的機(jī)率較小，而缺少的往往是核心內(nèi)容和重要部分。筆者在收集檔案過(guò)程中，就出現(xiàn)過(guò)這樣的事，往往歸檔者把主件存檔，不加附件（因?yàn)楦郊鄶?shù)是文件的復(fù)制品），這樣給檔案的完整造成影響，有的附件往往是該份文件的核心件，缺少就可能讓整個(gè)文件沒(méi)有實(shí)質(zhì)意義。因此，要求檔案工作者在對(duì)其進(jìn)行鑒別評(píng)價(jià)時(shí)，應(yīng)仔細(xì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作和收集工作中采取必要的措施，盡量避免或減少此類現(xiàn)象發(fā)生，力求檔案盡可能的完整，為檔案材料的最大利用提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）沒(méi)有對(duì)檔案的珍貴程度進(jìn)行評(píng)定

目前對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)定僅用保管期限來(lái)表示，而保管期限所體現(xiàn)的價(jià)值是相對(duì)價(jià)值。就某一份檔案材料來(lái)講，在此館屬永久而在彼館可能是長(zhǎng)期或短期。一份具體的檔案材料應(yīng)當(dāng)是整個(gè)社會(huì)的而不是一個(gè)公司的，是全面的而不是單項(xiàng)的，是歷史的而不是階段性的價(jià)值評(píng)定。這樣既有利于有重點(diǎn)地?fù)尵群捅Ｗo(hù)珍貴檔案，也有利于準(zhǔn)確地評(píng)定檔案館的檔次和地位，使有限的檔案經(jīng)費(fèi)用到最需要的地方。

2 檔案鑒定工作對(duì)策

基于上述認(rèn)識(shí)，筆者認(rèn)為檔案鑒定應(yīng)包括檔案保管期限鑒定、檔案準(zhǔn)確性鑒定、檔案完整性鑒定、檔案珍貴程度鑒定等方面。鑒于鑒定工作是在檔案管理不同階段依次分別展開(kāi)的，因而可將檔案鑒定劃分為前期鑒定和后期鑒定。

（一）前期鑒定

所謂前期鑒定是指對(duì)文件材料保存價(jià)值的鑒定和對(duì)歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、完整性鑒定。因其是在文件材料立卷歸檔階段完成的，處于檔案文件運(yùn)行前期，所以可將它們統(tǒng)稱為前期鑒定，亦可稱為歸檔鑒定。前期鑒定，一般無(wú)需成立專門的鑒定組織，是按工作中順序完成的，只需嚴(yán)格管理制度，明確管理責(zé)任，由責(zé)任人如立卷人、案卷審核人、歸檔接收人等分工負(fù)責(zé)，共同把關(guān)，協(xié)作完成。主要包括：

1.保存價(jià)值鑒定。是指對(duì)文件材料有沒(méi)有保存價(jià)值、保存價(jià)值大小的鑒別，并依此確定文件材料歸不歸檔、保管期限的長(zhǎng)短。這是檔案工作者的常規(guī)性工作，這里不再詳述。

2.準(zhǔn)確性鑒定。是指對(duì)歸檔文件材料的各種標(biāo)識(shí)的準(zhǔn)確性及其所承載的信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行甄別評(píng)定。前期鑒定中的準(zhǔn)確性鑒定，主要是針對(duì)工作中因工作疏忽將歸檔文件材料的某些標(biāo)識(shí)如責(zé)任者、時(shí)間、簽章、竣工章等遺漏丟失或者錯(cuò)誤，正文與底稿不相符，正本與副本不相符，基建圖物不符，設(shè)備圖物不符等諸多情況的檢查。在文件材料歸檔時(shí)，由責(zé)任人進(jìn)一步核實(shí)鑒別，并在案卷備考表中的案卷檢查人欄簽字或以其它形式確認(rèn)歸檔文件的準(zhǔn)確性。

3.完整性鑒定。歸檔時(shí)，責(zé)任人圍繞某個(gè)事件（如國(guó)有企業(yè)在轉(zhuǎn)讓某資產(chǎn)時(shí)需要的合同和申請(qǐng)材料等）、某項(xiàng)工程、某個(gè)設(shè)備、某項(xiàng)任務(wù)所產(chǎn)生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料頁(yè)數(shù)、圖片及底稿的完整性進(jìn)行鑒別并簽字確認(rèn)，以確保歸檔文件材料的完整性。另外，檔案管理者還應(yīng)多向職工宣傳《檔案法》，讓大家了解文件存檔的必要性，知道文件存在公司綜合檔案室有利于文件的保存和職工方便查找，盡可能的讓檔案全部存放到公司總部檔案室，以此實(shí)現(xiàn)歸檔文件的完整。

（二）后期鑒定

所謂后期鑒定是指專門的鑒定委員會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。后期鑒定，是檔案館（室）的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，需要建立專門的、具有權(quán)威性的鑒定委員會(huì)，按特定的程序進(jìn)行。其工作內(nèi)容應(yīng)包括檔案評(píng)價(jià)、珍貴程度鑒定和保管期限鑒定等。

1.檔案評(píng)價(jià)。由于歷史原因，許多檔案與事實(shí)不很吻合。檔案館應(yīng)當(dāng)在不改變?cè)那疤嵯?，?duì)不同時(shí)期的文件材料進(jìn)行整體和個(gè)別評(píng)價(jià)，并將之納入檔案館指南和各全宗卷，以正視聽(tīng)，引導(dǎo)利用者恰當(dāng)?shù)厥褂脵n案，真實(shí)地書寫歷史。此項(xiàng)工作，需組織專門人員集中進(jìn)行，或者檔案局作為一項(xiàng)正常工作列入管理或編入職責(zé)范圍，延續(xù)不斷地開(kāi)展。

2.檔案珍貴程度鑒定。檔案珍貴程度是相對(duì)而言的。就國(guó)有企業(yè)而言，珍貴的檔案除了企業(yè)成立初期的各類活動(dòng)記錄檔案外，還包括，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的任命，部室的增設(shè)、人員編制的核定，職務(wù)、職稱、工資的變動(dòng)情況，申報(bào)各類優(yōu)秀企業(yè)等日常事務(wù)性檔案資料。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的對(duì)外投資控股、參股、合資、租賃、承包、轉(zhuǎn)讓、兼并等一系列活動(dòng)中形成的各類材料，是檔案的重中之重，是很珍貴的檔案。這類檔案一般應(yīng)列為永久保管，少部分作為長(zhǎng)期保管。

3.到期檔案的鑒定。由檔案保管部門根據(jù)自己的館藏特色和館藏情況，成立鑒定委員會(huì)，制訂鑒定原則標(biāo)準(zhǔn)和運(yùn)行程序，有計(jì)劃地對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定存毀。這項(xiàng)工作應(yīng)堅(jiān)持不斷地開(kāi)展，真正將有價(jià)值的檔案保存好，將失去保存價(jià)值的檔案銷毀掉，避免因檔案館（室）重輕不分而形成的管理浪費(fèi)，提高管理效率。

總而言之，檔案鑒定工作任務(wù)重大，只有建立在對(duì)檔案鑒定充分認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)安排，才能取得事半功倍的效果。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

田力丹（1978-），女，中共黨員，土家族，行政管理專業(yè)本科畢業(yè)，中級(jí)政工師，助理檔案館員，一級(jí)客戶服務(wù)管理師，高級(jí)職業(yè)經(jīng)理，1998年7月參加工作，現(xiàn)任重慶鴻業(yè)實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司行政部部長(zhǎng)，集團(tuán)機(jī)關(guān)黨支部委員、紀(jì)委委員、工會(huì)委員。endprint