醫(yī)院檔案管理工作解析

謝金菊+陳錦娥

摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理工作當中不可忽視的環(huán)節(jié)，而醫(yī)院的各項檔案信息都是確保醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)和醫(yī)院長遠發(fā)展的財富，必須要規(guī)范醫(yī)院檔案管理，最大化發(fā)揮醫(yī)院檔案的應用價值。但是目前醫(yī)院的檔案管理還存在一定的問題，使各項工作的實施受到阻礙，也影響到醫(yī)院檔案管理的科學性和規(guī)范性。對此，醫(yī)院必須從實際出發(fā)，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并提出針對性的解決對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；問題；建議

檔案是歷史的記錄，醫(yī)院檔案從多個方面客觀反映了醫(yī)院發(fā)展過程中不同時期、不同時代條件背景之下的重要人物、重要工作、重大事件等等，是醫(yī)院發(fā)展歷史的見證。不僅如此，醫(yī)院檔案在深化醫(yī)院改革、提高醫(yī)療質(zhì)量中都起著重要作用?？萍寂d院的目標要求醫(yī)療工作者們切實抓好檔案信息開發(fā)工作、完整積累檔案資料，以科學化、制度化、規(guī)范化、標準化為基本指導思想，大力推動醫(yī)院檔案管理工作的進行。所以，針對新時代條件下醫(yī)院的特點，探究出醫(yī)院檔案管理的新模式、新方法、新理念是醫(yī)院管理工作者必須達到的要求，并要以此為基礎，實現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院管理服務。

1 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）認識不足。大部分醫(yī)院的管理者認為，醫(yī)院的重心為醫(yī)療技術(shù)水平、科研力量及護理質(zhì)量，而檔案管理無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效應，所以將其忽視，于是醫(yī)院的工作重點放在提高醫(yī)療水平、大量購進先進設備及提升護理質(zhì)量上，而對檔案管理的投入甚少，導致檔案管理不完善，進而影響醫(yī)院資源的完整性[5]。鑒于醫(yī)院管理者對檔案管理的不重視，醫(yī)院的工作人員往往也對檔案沒有足夠的重視。部分具有繁重工作的醫(yī)務人員，對工作中很多的細節(jié)內(nèi)容沒有進行記錄，同時缺乏對文檔進行保存的習慣，完全不了解檔案完整的重要性，認為檔案的管理工作無關(guān)緊要，僅僅為檔案管理員的工作。部分工作人員還以查找資料方便為理由，不愿意把整理的檔案交由檔案室保管，嚴重影響了其他部門對資料的查找和利用。部分檔案管理員對其管理工作也沒有足夠的重視，只是死板地將收集的資料進行整理和歸類，有時也會因為失誤造成檔案整理及歸類錯誤。

（二）制度缺陷。檔案管理制度中存在的缺陷主要表現(xiàn)為管理制度不全及檔案收集工作效率低下。雖然三級醫(yī)院對行政、醫(yī)療、后勤等均有制定相對健全的管理制度，但對檔案管理而言，尚無完善的管理制度[6]。在醫(yī)院的考核工作中，檔案管理也不在范圍內(nèi)，在這種管理情況下，嚴重打擊了檔案管理員的工作積極性，同時也不存在工作壓力，導致檔案管理員的工作效率低。

（三）能力不足。檔案管理能力不足主要體現(xiàn)在檔案管理員的專業(yè)水平不足，對相關(guān)的檔案知識匱乏。究其原因，主要是醫(yī)院對檔案管理的不重視，進而并沒有選擇比較專業(yè)的檔案管理人才入院工作，同時并沒有對醫(yī)院的檔案管理員進行相應的教學培訓，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。因此，檔案管理員只能依靠傳統(tǒng)的工作方式及自身的工作經(jīng)驗對檔案進行管理，缺乏專業(yè)性，不能適應當代的社會要求。

（四）標準混淆。檔案管理標準混淆是指檔案管理工作中，未對檔案的內(nèi)容進行合理科學的劃分，部分檔案界限不明顯，導致在檔案的收集、整理及歸類工作中，容易出現(xiàn)混淆的情況。

2 改善醫(yī)院管理工作的對策

（一）提高檔案管理重視程度。檔案管理是醫(yī)院管理環(huán)節(jié)不可忽視的部分，更是其他各項工作開展的基礎條件和有力依據(jù)，因此，做好檔案管理工作是目前的當務之急，而做好當前管理工作的前提條件就是要從思想上進行轉(zhuǎn)變，也就是要求醫(yī)院領導能夠從根本上意識到檔案管理的重要性，加強對這一工作的重視，開發(fā)利用好檔案信息資源，認識到醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展離不開檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化。一方面，醫(yī)院在全面推進自身的業(yè)務建設時，需要將其和檔案管理工作進行同步的發(fā)展和規(guī)劃。另一方面，要加大對檔案管理的宣傳，除了要讓醫(yī)院領導對其提起高度重視以外，更要讓全體員工都從意識上重視檔案管理，了解檔案和實際工作密不可分的關(guān)聯(lián)性。

（二）建立健全檔案管理制度。醫(yī)院的檔案管理工作十分復雜，各個部門科室對于檔案管理有著差異化的要求，而且專業(yè)程度較高，這在很大程度上加劇了管理難度，也使得檔案管理工作的實施沒有有效依據(jù)。為了解決這一問題，醫(yī)院需要從實際出發(fā)，建立完善的檔案管理制度，并在完善制度的前提下形成科學的管理體系。在相關(guān)法律法規(guī)的制定當中，必須要明確指出檔案管理工作人員的責任和義務，提出檔案管理的細致化要求，進而根據(jù)不同科室對于檔案信息的需求進行科學化的管理，保障檔案內(nèi)容的完善。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理工作人員的素質(zhì)不能與當前的檔案管理實際相適應，而且知識的更新速度較慢，都會直接影響到檔案管理工作的實施成果，并帶來一系列的問題。為了有效解決這一問題，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能夠具備較高的專業(yè)知識技能，同時也需要提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，構(gòu)建一支復合型高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍，更好地支持醫(yī)院檔案管理的規(guī)范科學發(fā)展。因此，加強對工作人員的教育培訓是當前的重點，也是檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)的主要渠道。一方面，要注重建立一個完善的培訓制度，并制定相應的培訓計劃，運用多元化的培訓方式來確保培訓成效，鍛煉工作人員的綜合素質(zhì)。另一方面，要重視培訓成果的考核和檢驗，并建立相關(guān)的激勵機制來增強工作人員的積極性。

（四）推進檔案管理規(guī)范建設。檔案管理的規(guī)范化發(fā)展是醫(yī)院管理工作創(chuàng)新改革的重要方向，這也是確保醫(yī)療衛(wèi)生體制改革順利完成的一項重要舉措，而醫(yī)院作為一個特殊性的主體，在檔案管理中除了做好文書檔案、音像檔案等之外，還有一項重點內(nèi)容是抓好病案管理，積極推進并按規(guī)范建設，避免醫(yī)患糾紛問題的發(fā)生，推動醫(yī)院的穩(wěn)定和諧發(fā)展。醫(yī)務人員在書寫病案時必須要遵循病案書寫規(guī)范，保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在思想上也要充分重視，保障病案書寫的準確性。同時也需要根據(jù)病案書寫規(guī)范的要求來加強對醫(yī)務人員的培訓，使得他們能夠從根本上意識到病案書寫的嚴肅性，規(guī)范他們的實際行為，從而確保病案質(zhì)量，為檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)提供根本保障。除此以外，要全面推行監(jiān)督制度，定時對病案進行抽查，按照獎懲制度的設定做到賞罰分明，加快醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化進程。

醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院管理基礎性工作之一，應該受到院方領導和相關(guān)從業(yè)人員的重視。在了解醫(yī)院檔案管理工作重要價值之時，深入研究并挖掘醫(yī)院檔案管理更深層次的意義。對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存問題秉持客觀態(tài)度進行審視，運用科學系統(tǒng)管理方法來解決相關(guān)問題。緊跟社會與時代發(fā)展的步伐，運用信息技術(shù)，強化管理手段，從多方面推動與促進醫(yī)院檔案管理朝著科技化、人性化的方向發(fā)展。

參考文獻

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[4]李秀云，李莉，段慧等.淺談醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及檔案信息自動化的管理對策[J].中國醫(yī)刊，2014（10）：101-102，104.

[5]李萍.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].中國醫(yī)藥導報，2011（3）：125-126.

[6]張秀良.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].科技資訊，2012（6）：219-219，221.

作者簡介

謝金菊（1981-），女，湖北荊門人，館員，碩士學歷，從事科研管理工作。endprint