軌道交通業(yè)應(yīng)用EAM系統(tǒng)對財務(wù)管理的影響

藺海燕

摘 要 近年來，我國城市軌道交通業(yè)發(fā)展迅速，運營線路呈網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。作為資產(chǎn)密集型產(chǎn)業(yè)，諸多城軌企業(yè)應(yīng)用資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)（EAM）對企業(yè)資產(chǎn)進行全生命周期的精細化管理，提升資產(chǎn)管理水平和運營生產(chǎn)效率。其中，物資管理模塊是重要的組成部分。EAM系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用，促進了財務(wù)人員由物資核算向物資管理職能的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)活動的有機融合，有利于企業(yè)防范風險，合理配置資源，爭取最大的經(jīng)濟效益。本文主要簡述城市軌道交通業(yè)應(yīng)用EAM系統(tǒng)物資管理模塊對財務(wù)管理帶來的主要影響。

關(guān)鍵詞 軌道交通 資產(chǎn)管理系統(tǒng) 運營物資 財務(wù)管理

一、資產(chǎn)管理系統(tǒng)（EAM）物資模塊應(yīng)用

經(jīng)過多年的信息化發(fā)展與實踐，多數(shù)城市軌道交通企業(yè)建立了以資產(chǎn)管理系統(tǒng)（EAM）為核心，包括資產(chǎn)前期管理、運營管理、維護維修、更新改造、報廢清理的資產(chǎn)全壽命周期管理的一體化信息平臺，不僅實現(xiàn)了財務(wù)管理與業(yè)務(wù)運作的信息協(xié)同，而且實現(xiàn)了資金、資產(chǎn)、技術(shù)的規(guī)范管理和高效運作，降低了維護與維修成本，提高物資周轉(zhuǎn)率和資金周轉(zhuǎn)率，加強了企業(yè)的核心競爭力。資產(chǎn)管理系統(tǒng)（EAM）在物資管理的申報、采購、驗收、倉儲、發(fā)料、供應(yīng)商管理等環(huán)節(jié)中應(yīng)用信息化手段實施過程控制，實現(xiàn)物資與核算的規(guī)范管理和信息共享。目前，廣州地鐵、鄭州地鐵、西安地鐵等諸多城市軌道交通企業(yè)基于企業(yè)資產(chǎn)管理戰(zhàn)略目標，搭建了資產(chǎn)管理一體化管理信息平臺，以企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)（EAM）為核心，將存貨核算與物資管理有效結(jié)合在一起。

2017年，青島地鐵EAM系統(tǒng)正式上線。結(jié)合青島地鐵資產(chǎn)管理需求，形成了一套科學、完整的設(shè)備資產(chǎn)和物資編碼體系及設(shè)備資產(chǎn)結(jié)構(gòu)樹，為采集運營設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提供技術(shù)支持，固定資產(chǎn)的保值、增值奠定良好的基礎(chǔ)條件。通過對設(shè)備設(shè)施管理工作流程信息化管理，實現(xiàn)對設(shè)備生命周期中的設(shè)備基礎(chǔ)信息管理、物資采購計劃管理、物資庫存管理、設(shè)備維修維護管理等綜合管理的一體化資產(chǎn)管理平臺。

二、資產(chǎn)管理系統(tǒng)（EAM）物資管理模塊對財務(wù)管理的影響

物資核算業(yè)務(wù)是企業(yè)財務(wù)核算的重要內(nèi)容，其核算工作量大，反映物資信息的及時準確性要求高。EAM系統(tǒng)物資模塊上線，實現(xiàn)了物資模塊與財務(wù)系統(tǒng)的無縫對接。系統(tǒng)將物資的入庫、出庫及結(jié)算業(yè)務(wù)與財務(wù)系統(tǒng)存貨核算業(yè)務(wù)自動結(jié)合，準確、及時、高效地處理財務(wù)核算業(yè)務(wù)，使會計核算工作規(guī)范，會計數(shù)據(jù)信息真實，滿足了財務(wù)精細化管理需要。

（一）實時掌握物資動態(tài)信息，便于財務(wù)核算

EAM系統(tǒng)物資模塊上線后，物資采購計劃、入庫、出庫、調(diào)撥（線路間）、退庫、退貨及盤點，保留了業(yè)務(wù)操作的原始記錄，任何系統(tǒng)操作均留有痕跡。50多種大類、上萬種的物資編碼均與物資核算明細科目一一對應(yīng)，物資部采購的每一項物資，要與采購計劃、采購預算和采購合同一一對應(yīng)。物資部對到貨物資完成驗收后，依據(jù)取得的發(fā)票，采購員錄入系統(tǒng)發(fā)票信息，完成合同金額的校驗匹配。針對物資入庫、出庫、調(diào)撥、庫存狀況，財務(wù)人員可以實時查詢，隨時掌握上萬種物資的動態(tài)信息。各類物資報表均由系統(tǒng)自動生成，財務(wù)人員依據(jù)核算需要實時導出報表數(shù)據(jù)，保障了財務(wù)人員物資核算的及時性和準確性。

（二）掌握物資消耗規(guī)律，便于財務(wù)成本管理

EAM系統(tǒng)物資模塊上線為財務(wù)管理提供大量的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)。根據(jù)國家軌道交通協(xié)會公布的2016年18家地鐵指標體系數(shù)據(jù)顯示，生產(chǎn)維修費的平均占比為12.50%，其中修理用備件消耗為主要維修成本構(gòu)成。軌道交通運營設(shè)備系統(tǒng)數(shù)量龐大，種類繁多，涉及通信、信號、供電、空調(diào)通風、給排水、消防與滅火系統(tǒng)（FAS）、環(huán)境與設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)（BAS）、自動售檢票系統(tǒng)（AFC）、電扶梯、屏蔽門、結(jié)構(gòu)、線路等設(shè)備設(shè)施。設(shè)備的日常維護和故障維修均需消耗備件，摸清這些備件的消耗規(guī)律，對科學制定物資采購計劃，合理保持物資庫存量，編制物資消耗定額很重要。

EAM系統(tǒng)物資模塊設(shè)計滿足了這些需要，將維修工單記錄與物資消耗關(guān)聯(lián)且一一對應(yīng)。生產(chǎn)部門實施維修作業(yè)中需要消耗的物資，均在維修工單申請時添加相應(yīng)的物資領(lǐng)料信息，反映了設(shè)備預防性維護及故障性維修中使用的物資數(shù)量，真實、準確地反映了運營維修成本。通過工單的物料管理，可以將多年的物資消耗情況進行統(tǒng)計分析，針對這些物資消耗記錄，財務(wù)人員可以掌握物資消耗規(guī)律，提出降本增效改進建議，進而提高成本管理水平。

（三）進行過程控制，防范采購和存貨財務(wù)風險

EAM系統(tǒng)物資模塊對物資的采購和庫存風險進行過程控制。首先，通過科學的采購流程設(shè)計由系統(tǒng)控制的采購活動，確保資金安全及采購效益最大化。其次，通過對物資流轉(zhuǎn)進行內(nèi)部控制，確保存貨賬目與實際相符。

1.采購計劃控制。從編制物資需求計劃開始，各需求部門分別按線路在系統(tǒng)中提交需求申請，物資部根據(jù)系統(tǒng)記錄的庫存量、歷史消耗數(shù)據(jù)、最低庫存量和最高庫存量，進行綜合平衡后，確定最優(yōu)采購計劃數(shù)量，經(jīng)過管理部門審核后，報需求部門分管領(lǐng)導審批，最終生成物資部的采購計劃，從源頭上完成了采購的合理性、必要性及效益性的過程控制。

2.采購訂單控制。物資部生成采購計劃后，明確采購方式和采購預算項目。采購員實施已經(jīng)審批的采購計劃，簽訂采購合同，將合同信息錄入系統(tǒng)生成采購訂單，關(guān)聯(lián)系統(tǒng)中相應(yīng)的采購計劃，系統(tǒng)可以即時查詢采購計劃的完成狀態(tài)。物資部倉儲員依據(jù)采購訂單，對到貨物資進行接收和檢驗，在系統(tǒng)中對采購訂單的到貨情況進行確認。此時，系統(tǒng)進行采購預算執(zhí)行和到貨率等KPI指標的過程控制。

3.發(fā)票信息校驗。物資部生成采購訂單，物資到貨驗收入庫后，采購員將發(fā)票信息錄入系統(tǒng)，對采購訂單與驗收入庫的數(shù)量、單價進行校驗匹配，確保物資結(jié)算信息準確無誤。財務(wù)部依據(jù)系統(tǒng)生成的物資入庫單和采購訂單檢驗表及審核匹配的發(fā)票等資料進行貨款結(jié)算，保障資金支付的安全性。

4.采購預算控制。“凡事預則立，不預則廢?！毕到y(tǒng)的采購申請具有預算錄入功能，根據(jù)采購計劃和采購入庫總金額進行預算控制，沒有預算或超出預算均不能提報需求申請。預算控制的期限和控制的范圍均可設(shè)定，預算使用情況可以實時查詢。系統(tǒng)錄入經(jīng)審批的年度預算后，系統(tǒng)自動將完成的采購計劃進行累計對比，當部門采購計劃累計金額超出原定預算時，系統(tǒng)提示超預算提醒。系統(tǒng)支持自動更新預算執(zhí)行百分比、實際執(zhí)行預算金額信息，方便財務(wù)人員進行預算執(zhí)行差異分析。

5.庫存盤點控制。運營物資種類繁多，數(shù)量龐大，物資流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)多，物資倉儲管理難度大。為保障賬面資產(chǎn)與實存資產(chǎn)核對相符，物資部倉儲管理員定期進行物資盤點，包含月度盤點、年度盤點和臨時抽盤，財務(wù)人員依據(jù)需要參與監(jiān)盤。物資部依據(jù)盤點計劃在系統(tǒng)中創(chuàng)建盤點列表，實施盤點后在系統(tǒng)中輸入盤點結(jié)果，系統(tǒng)自動生成盤點表和盤點差異情況表。系統(tǒng)保存記錄盤點結(jié)果及盤點人、復核人、監(jiān)盤人、盤點時間，全面反映資產(chǎn)的安全性和完整性。

三、結(jié)語

EAM系統(tǒng)應(yīng)用對實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)融合意義重大。以信息化手段為支撐，實現(xiàn)了會計與業(yè)務(wù)活動的有機融合，推動了財務(wù)管理職能的有效發(fā)揮，增強了企業(yè)員工對EAM系統(tǒng)的了解，讓EAM系統(tǒng)更好地應(yīng)用于企業(yè)財務(wù)管理，提高企業(yè)管理水平。

（作者單位為青島地鐵集團有限公司運營分公司）

參考文獻

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