做好兒童福利院孤殘兒童檔案工作的措施分析

彭純玲

摘 要：孤殘兒童是兒童福利院的主要組成部分，對(duì)他們的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的登記與管理至關(guān)重要。加強(qiáng)對(duì)孤殘兒童檔案的規(guī)范化管理，可以在一定程度上展開援助與幫扶。隨著科技的高速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到工作與生活的方方面面，孤殘兒童檔案管理可以借助新的信息技術(shù)來進(jìn)一步提升工作效率，更好地為兒童福利院孤殘兒童提供服務(wù)。

關(guān)鍵字：兒童福利院；孤殘兒童；檔案管理

兒童福利院是由國家民政部門舉辦的，國家給予經(jīng)費(fèi)，兒童的公民權(quán)利、生存、生活和受教育的權(quán)利受到法律保護(hù)的兒童福利機(jī)構(gòu)，主要收養(yǎng)的是無人撫養(yǎng)的孤兒、棄嬰和殘疾兒童。孤殘兒童是社會(huì)救助的重點(diǎn)對(duì)象，對(duì)他們在福利院的檔案進(jìn)行嚴(yán)格登記與管理可以有效保障他們的合法權(quán)益不受侵害，讓他們更加快樂的成長。

1 兒童福利院孤殘兒童檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作者整體工作水平不高，對(duì)工作不重視

由于兒童福利院的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于孤殘兒童檔案建立工作的不重視，才導(dǎo)致檔案工作人員工作懈怠情況的出現(xiàn)，在一定程度上制約了孤殘兒童檔案工作的發(fā)展。福利院孤殘兒童的信息資料登記一般是由相關(guān)的業(yè)務(wù)部門的人員進(jìn)行簡單的登記，在收集整理完后交給福利院檔案室進(jìn)行保管，沒有設(shè)立一個(gè)專業(yè)的檔案管理部門進(jìn)行登記與保管。負(fù)責(zé)檔案登記的人員有的是單位其它部門的職工或是兼職人員，由于他們的不專業(yè)，對(duì)于檔案資料的整理與登記不能抱有謹(jǐn)慎、細(xì)致的態(tài)度，存在對(duì)孤兒與殘疾兒童的概念進(jìn)行疊加記錄的現(xiàn)象，書寫不規(guī)范，字跡不清晰，證明材料不齊全等問題頻頻出現(xiàn)。從孤殘兒童的入院到出院，都沒能及時(shí)將這個(gè)過程中孤殘兒童病史、體檢、心理障礙、被收養(yǎng)信息和原始憑證進(jìn)行及時(shí)建檔入檔。

1.2 檔案管理部門與其他各部門的聯(lián)動(dòng)性較差

由于檔案室與各職能管理部門之間信息的不對(duì)稱，在福利院孤殘兒童的姓名、收養(yǎng)、病史治療等信息改變之后不能在第一時(shí)間進(jìn)行資料的更新，這就會(huì)給福利院后續(xù)的管理工作帶來阻礙。檔案管理部門被看成是一個(gè)形式化的部門，不能夠發(fā)揮其真正的效用。檔案管理人員缺乏與其他部門，如醫(yī)務(wù)部門、康復(fù)部門等之間的交流，而這些其他部門有這些孤殘兒童有價(jià)值的原始信息。加之，沒有運(yùn)用到電腦的辦公軟件對(duì)兒童資料進(jìn)行匯總更新，所以對(duì)孤殘兒童信息的保存在各個(gè)部門零散地進(jìn)行堆砌，長此以往就會(huì)造成孤殘兒童材料的丟失。

1.3 孤殘兒童檔案建檔、更新速度緩慢

很多的福利院對(duì)檔案的登記工作還是運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這種過時(shí)的紙質(zhì)檔案登記薄一方面會(huì)造成大量紙的消耗，另一方面由于檔案室的空間小、濕度大、光照少等原因都會(huì)給檔案的保管產(chǎn)生較大的問題。孤殘兒童的信息是不斷進(jìn)行變動(dòng)的，比如說：心理疾病治愈情況、尋親父母的結(jié)果、收養(yǎng)情況等，在紙質(zhì)檔案上對(duì)孤殘兒童的信息進(jìn)行涂改是非常不規(guī)范的做法。同時(shí)，由于檔案的數(shù)量多，在對(duì)某些孤殘兒童的檔案進(jìn)行登記、查閱時(shí)也需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力。如果不能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展建立孤殘兒童檔案信息數(shù)據(jù)庫，那么就無法實(shí)現(xiàn)與同級(jí)部門之間、上級(jí)部門之間的信息共享。

2 如何做好兒童福利院孤殘兒童的檔案管理工作

2.1 出臺(tái)嚴(yán)格的檔案管理機(jī)制，增強(qiáng)檔案意識(shí)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，我國社會(huì)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)制度已經(jīng)得到了進(jìn)一步的完善與改進(jìn)，但是社會(huì)福利制度方面還是存在很多的問題，與發(fā)達(dá)國家的發(fā)展水平還存在一定的差距。福利院等相關(guān)的慈善部門還要結(jié)合自身的檔案管理水平來完善檔案管理制度，社會(huì)上的其它醫(yī)療、教育單位也要伸出自己的援助之手，最大范圍為福利事業(yè)做出自己的貢獻(xiàn)。孤殘兒童的管理要進(jìn)行嚴(yán)格的保密，不經(jīng)允許不得擅自讓無關(guān)人員進(jìn)行查看、復(fù)制孤殘兒童的檔案，對(duì)違反規(guī)定的人員要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。檔案管理人員要增強(qiáng)學(xué)法、守法、執(zhí)法的意識(shí)，恪盡職守。

兒童福利院管理部門還要加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳，不要讓檔案管理部門認(rèn)為自己的工作是可有可無的，要讓工作人員們知道對(duì)孤殘兒童的檔案進(jìn)行管理可以有效避免在孤殘兒童在走向社會(huì)后的各種問題與麻煩。加大對(duì)檔案管理人員的薪資待遇，重視他們在工作中的地位，調(diào)動(dòng)檔案工作人員的工作積極性。

2.2 引進(jìn)檔案管理人才，重視對(duì)工作人員的日常培訓(xùn)

在檔案管理人才的招聘方面，增加編制，招收一些有高度的責(zé)任心、能夠發(fā)揮主觀能動(dòng)性、有愛心并且善于向同事、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)的年輕人來到福利院工作。引進(jìn)的人才不僅要有較高的思想覺悟和職業(yè)道德，還要熟悉電腦辦公技術(shù)的運(yùn)用。在專業(yè)技能培養(yǎng)上，定期讓他們?nèi)バ值軉挝粶贤ń涣鬓k公技巧、請(qǐng)單位業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人給大家開展講座、鼓勵(lì)檔案管理人員去參加繼續(xù)教育等，努力提高知識(shí)水平與管理能力。同時(shí)，檔案管理人員還要具備信息化技術(shù)手段。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)辦公已經(jīng)應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面，所以檔案管理人員要熟練運(yùn)用電腦軟件對(duì)福利院的孤殘兒童進(jìn)行建檔入檔，進(jìn)一步提升工作的效率。此外，檔案管理人員還要在工作的過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，始終抱有一顆謙虛、謹(jǐn)慎、努力、上進(jìn)之心去對(duì)待工作，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的社會(huì)制度與理念，創(chuàng)新工作方法，與時(shí)俱進(jìn)，把小事做精做細(xì)。

2.3 兒童福利院各管理部門加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)信息共享

孤殘兒童的信息資料會(huì)涉及到多個(gè)部門，這就要求各部門之間要經(jīng)常進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的交接，確保各部門之間信息的對(duì)稱?？梢栽诿恳粋€(gè)管理部門里專門設(shè)置一名檔案資料管理人員，檔案資料管理人員要定期與檔案室的管理人員進(jìn)行對(duì)孤殘兒童的照片、基本信息、病史、收養(yǎng)父母資料、死亡等情況的核對(duì)，做好檔案的移交工作，由檔案室收集資料，再統(tǒng)一進(jìn)行保管。可以通過建立孤殘兒童檔案大數(shù)據(jù)庫，每個(gè)部門的檔案檔案管理人員都有權(quán)限登錄到該網(wǎng)站，對(duì)孤殘兒童數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建檔更新，那么各部門之間就可以實(shí)現(xiàn)信息的共享。檔案室的管理人員要對(duì)各個(gè)孤殘兒童的每個(gè)信息進(jìn)行記錄與核對(duì)，做好摸底工作，從孤殘兒童、孤殘兒童親戚鄰居及各部門來收集資料信息，確保信息的全面。

2.4 建立電子檔案，個(gè)性化定制“一人一檔”

為了更好的記錄這些孤殘兒童的成長經(jīng)歷，福利院可以建立孤殘兒童信息管理系統(tǒng)，對(duì)每一位進(jìn)入福利院的兒童進(jìn)行編號(hào)，按照編號(hào)建立個(gè)人檔案，內(nèi)容包括入院記錄、健康檢查記錄、康復(fù)治療記錄、受教育記錄、家庭收養(yǎng)紀(jì)錄、離院記錄、反饋記錄、尋親記錄和其他需要登記的信息，確?！耙蝗艘粰n”。運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)系統(tǒng)完成文件的起草、登記、修改、刪減、打印、統(tǒng)計(jì)等工作，減少用手抄寫的時(shí)間，進(jìn)一步提升工作的效率。此外，在對(duì)孤殘兒童的檔案進(jìn)行管理時(shí)一定要注意對(duì)照片的收集，如果有的孤殘兒童被養(yǎng)父母收留之后會(huì)寄來他們收養(yǎng)的孤殘兒童的成長照片，那么福利院的檔案保管室管理人員要把照片及時(shí)上傳到該孤殘兒童的個(gè)人檔案里，避免信息的錯(cuò)誤輸入。檔案里的這些信息與資料是對(duì)于孤殘兒童來說最寶貴的資料，會(huì)對(duì)他們以后的人生發(fā)展產(chǎn)生巨大的影響。

3 結(jié)語

綜上所述，做好兒童福利院孤殘兒童的檔案管理工作不僅可以向孤殘兒童這類弱勢群體提供幫助，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值。隨著兒童福利事業(yè)的推進(jìn)，對(duì)兒童檔案管理的要求會(huì)越來越高，檔案管理人員要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，創(chuàng)新工作方式與方法，不斷追求進(jìn)步，提升對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)，把社會(huì)先進(jìn)技術(shù)手段融入進(jìn)自己的檔案管理工作中，努力為我國的福利事業(yè)邁上一個(gè)更高的臺(tái)階做出自己的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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