提升機關辦公室工作的效能

楊林

摘要：伴隨著我國改革開放進入新階段。辦公室，作為上傳下達的核心關鍵部門，它的工作改革自然成為機關行政改革的核心和關鍵。改革的一個核心問題是提升工作的效能。針對目前機關辦公室工作存在的問題，提出相關意見和建議，以提升機關辦公室工作的效能，促進機關行政改革的深入進行。

關鍵詞：機關辦公室；事務工作；效能

習近平總書記在《擺脫貧困》一書中指出，辦公室，是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機構(gòu)的關鍵部門。辦公室工作如何，對黨委乃至一個地方全面的工作影響很大 [1]。機關辦公室工作具有瑣碎繁多，涉及面廣、任務重，時間長（全天24小時），職能多樣化（有管理、服務和提供咨詢建議的多種職能）的特點，這些特點決定了如何提高工作效能成為當前機關辦公室工作的改革重點和難點。

一、機關辦公室工作的重要性

“運籌于帷幄之中，決勝于千里之外?！鞭k公室工作做好了，各項工作的順利開展也就有了可靠保證[1]。辦公室對于機關單位而言，其工作的水平直接決定著機關是否能夠正常、高效運轉(zhuǎn)；此外由于辦公室的工作要經(jīng)常和外來的同志和基層的同志打交道，所以辦公室工作在很大大程度上決定了機關單位的外在形象；辦公室還要為領導層做好參謀的工作，通過對各項基本事務的處理，為領導層的決策提供全面、詳細、準確的參考依據(jù)[2]。辦公室的參謀工作直接決定了黨的方針、政策的順利貫徹和實施，水平低就會影響全局工作，甚至造成嚴重后果。所以辦公室工作與全局工作密切相關。

二、機關辦公室工作存在的問題

2.1制度不完善

當前機關辦公室工作的制度不夠完善，雖然也有常規(guī)的請假制度、檔案制度、保密制度等常規(guī)制度，但普遍存在著制度粗放、不具體，缺乏規(guī)范的流程和職權(quán)交叉等情況。例如公車使用制度，雖然規(guī)定了車輛的使用規(guī)范，但經(jīng)常出現(xiàn)車輛使用不按規(guī)章、不按時還車、其他部門不按手續(xù)借用的情況。在比如請假制度，雖然有制度，但很多情況下，只是停留在書面上，實際工作中請假僅僅只是口頭請假，并沒有嚴格執(zhí)行請銷假制度。檔案的管理也存在類似的情況，對于很多領導講話、會議記錄都做了記錄，但往往不及時歸檔或者干脆不歸檔只是隨意放在辦公桌上。

2.2偏重管理，服務意識淡薄

由于傳統(tǒng)的辦公室工作偏向于強調(diào)管理職能，往往輕視服務、協(xié)調(diào)和咨詢功能，導致其工作重心偏向于管理，其他職能沒有得到應有的重視；給機關的其他部門工作人員留下“臉難看事難辦”的印象。隨著機關事業(yè)單位改革的開展，雖然這種情況有了很大改善，但在一些年紀較大的辦公室人員身上，這種現(xiàn)象依然存在。

2.3信息化程度低

由于辦公室工作的特殊性和繁瑣性，幾乎涉及了機關中的所有部門，涉及了各類人員，涉及到了機關的財務、后勤、服務、管理、通訊、住房、教育、培訓、宣傳等跟方面的工作。這就決定了辦公室工作必然涉及到大量的信息和數(shù)據(jù)，隨著信息化辦公的推進，傳統(tǒng)的紙面辦公、經(jīng)驗辦公的情況有所改變。但是不可否認的是，目前的辦公室工作，還存在著大量可以采用信息化手段替代的方面，比如打通辦公室和機關各個科室的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)共享，共用工共建。

三、機關辦公室工作的改進措施

針對上述機關辦公室工作中存在的問題，提出以下改進措施：

3.1完善制度建設，強化服務意識

完善機關的各項制度建設，把制度建設細化。進行制度建設，完善制度細則，以辦實事，有實效為指導思想，不能只是停留在口頭上；以取得實效來檢驗制度建設的效果。通過展開每周學習日活動，積極主動學習先進，學習模范，強化服務意識，強化工作的細節(jié)，在日常的工作中，落實為人民服務。通過學習先進，向先進看齊，可以展開辦公室內(nèi)部滿意度評價考核機制，以制度促進服務意識的提升。

3.2明確職責分工，規(guī)范服務流程

針對職責不清、職能交叉的情況，針對辦公室工作的管理、服務協(xié)調(diào)和參謀咨詢的主要職能，制定詳細具體的操作規(guī)范和流程。通過細化主要職能，實施分級管理，分層落實責任，通過與其他機關部門共同合作，確定各自的職責范圍，避免出現(xiàn)職能交叉的情況。把職責落實在日常的行動中，把規(guī)范踐行的每一次服務中。把服務流程落實在白紙黑字上，通過公布規(guī)范的服務流程，接受外界和內(nèi)部的監(jiān)督，強化規(guī)范服務流程的執(zhí)行。

3.3加強信息化建設

引進先進的信息化手段，引入市場服務，將一些繁瑣的、重復的不涉密的日常辦公工作數(shù)據(jù)化、無紙化。通過推行網(wǎng)絡辦公、手機客戶端辦公、云服務等手段，簡化辦公工作，提高辦公室工作的及時性、便利性。將日常的辦公工作進行數(shù)據(jù)化整理、存儲，最終構(gòu)建辦公室工作的大數(shù)據(jù)庫，進而更好的提出合理化建議、更加有效的協(xié)調(diào)各個部門的工作，更高效的實現(xiàn)管理職責。

四、結(jié)束語

總之在當前機關行政事務改革進一步推進的今天，提高機關辦公室工作的效能是勢在必行的，也是決定著機關行政事務改革能夠卓有成效展開的關鍵。

[1]習近平：秘書工作的風范—與地縣辦公室干部談心[EB/OL].http：//theory.people.com.cn/n/2014/1016/c389908-25846569.html.

[2]方亞利.淺議機關辦公室事務工作的精細化管理[J].經(jīng)營管理，2016（29）44-45.endprint