基于信息化的醫(yī)院物資管理流程的分析與探討

盧程+周博翔+胡彭博

[摘 要] 本文通過分析醫(yī)院物資管理流程中存在的管理粗放、效率低下等問題，根據(jù)政策要求，結(jié)合醫(yī)院實際情況提出流程再造精益物資管理，包括在線請購物資、物資采購管理、物資條碼管理、科室在線請領(lǐng)物資、二級庫物資管理、高值耗材管理、庫存規(guī)劃、物資材料溯源、成本核算、考核及流轉(zhuǎn)分析等。重點(diǎn)分析如何優(yōu)化管理流程，落地精細(xì)化物流管理思路，為醫(yī)院成本核算和績效考核提供科學(xué)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，方便領(lǐng)導(dǎo)決策，以達(dá)到成本控制的目的。

[關(guān)鍵詞] 物資管理；流程再造；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 21. 076

[中圖分類號] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）21- 0177- 04

0 引 言

隨著醫(yī)保總額預(yù)算管理的穩(wěn)步推進(jìn)和新的醫(yī)藥價格政策的全面施行，醫(yī)院管理迫切需要從傳統(tǒng)的“大收大支”向著集約化、精細(xì)化的現(xiàn)代醫(yī)院管理轉(zhuǎn)變。在醫(yī)療成本中，物資消耗成本占了很大的比重，而物資成本的控制空間相對其他醫(yī)療成本而言又較大，同時物資保障的便捷性、及時性直接影響到醫(yī)療流程和服務(wù)效率，因此優(yōu)化物資管理流程、加強(qiáng)物資消耗成本控制，杜絕流失和浪費(fèi)，是控制醫(yī)療成本的一個重點(diǎn)。通過對數(shù)據(jù)流的整合和對工作流的優(yōu)化，從而提高整個醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量，降低管理成本，提升醫(yī)院物資管理的整體水平，為醫(yī)院創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

1 物資管理流程存在的問題

常規(guī)的醫(yī)院物資管理流程如圖1所示。

根據(jù)以上流程分析目前國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院的物資管理，存在以下問題：

（1）物品的庫存管理粗放，經(jīng)常賬實不符，科室二級庫房的以領(lǐng)代支現(xiàn)象嚴(yán)重，庫存積壓浪費(fèi)了大量資金，并且造成科室成本核算不符合權(quán)責(zé)發(fā)生制。

（2）缺少安全庫存管理，物資的采購策略不科學(xué)，采購不合理。物品的采購流程，只是部分物資集中采購，采購環(huán)節(jié)控制不嚴(yán)格，存在巨大的漏洞。

（3）對于計費(fèi)的醫(yī)用材料沒有建立起獨(dú)立的全程管理制度，缺乏物資分類管理思路，信息系統(tǒng)不能靈活適應(yīng)不同物資的不同管理。

（4）沒有建立起合理的物資采購、領(lǐng)用、使用等物資管理流程規(guī)范，或者沒有相應(yīng)的信息系統(tǒng)支持，或者信息系統(tǒng)不能適應(yīng)流程的變革。

（5）手術(shù)室、導(dǎo)管室、重癥監(jiān)護(hù)室、檢驗科、供應(yīng)室等重點(diǎn)科室缺乏二級庫房管理，無法對其物資的流向進(jìn)行管理。

（6）物資管理與財務(wù)管理分離，物資的核算與財務(wù)核算脫節(jié)，不能實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，運(yùn)行效率低下。

2 政策對物資管理的要求

新醫(yī)改方案要求加強(qiáng)醫(yī)用耗材及植（介）入類醫(yī)療器械流通和使用環(huán)節(jié)價格的控制和管理。

新醫(yī)院財務(wù)會計制度要求建立二級庫房衛(wèi)生材料管理制度，分別按計價收費(fèi)與非計價收費(fèi)、可計量與不可計量、高值與低值、植入人體與非植入人體、門診與住院、一次性使用與可循環(huán)使用等因素對衛(wèi)生材料進(jìn)行分類核算，優(yōu)先選擇個別計價法，按單品種衛(wèi)生材料采購成本和二級庫房實際用量歸集各科室的衛(wèi)生材料成本，領(lǐng)用而未消耗的材料，視同庫存管理，不計入成本。為使衛(wèi)生材料收入與成本配比，醫(yī)院應(yīng)建立衛(wèi)生材料收費(fèi)項目與物料編碼的對應(yīng)關(guān)系，以便根據(jù)收益原則核銷不同材料、不同病人（病種）、不同成本核算單元的衛(wèi)生材料成本。

3 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

3.1 流程再造精益物資管理

優(yōu)化物資流程的關(guān)鍵在于實現(xiàn)物資的全程跟蹤和精細(xì)化控制，醫(yī)院可根據(jù)對物流管理的精細(xì)化程度要求選擇一種或者多種管理手段，實現(xiàn)不同層次、不同深度的醫(yī)院物資管理。如圖2所示，流程再造精益物資管理囊括了眾多先進(jìn)的醫(yī)院管理思想，比如：在線請購物資、物資采購管理、物資條碼管理、高值耗材的序列號條碼管理、科室在線請領(lǐng)物資、物資配送模式、二級庫物資管理、二級庫物資自動出庫、通過條碼進(jìn)行物資盤點(diǎn)等。

3.2 流程信息化建議

醫(yī)院物資管理是一個涉及多部門、多環(huán)節(jié)的龐大工程，必須依托網(wǎng)絡(luò)化的信息管理系統(tǒng)，例如醫(yī)院資源規(guī)劃（hospital resource plans，HRP）信息化系統(tǒng)，利用信息化系統(tǒng)的管理將各個分散的管理子系統(tǒng)進(jìn)行集成，提高醫(yī)護(hù)人員工作效率，使數(shù)據(jù)能夠在各個子系統(tǒng)之間傳遞、共享，從而打造實時、統(tǒng)一的管理平臺。

（1）物資分類。物資是整個系統(tǒng)的關(guān)鍵，首先要進(jìn)行物資的設(shè)置，實行物資分類管理，記錄物品的屬性、類別、保質(zhì)期、有效期并賦予唯一條碼標(biāo)識。

（2）在線請購。在物資門戶，實現(xiàn)各個業(yè)務(wù)科室與物資處的采購計劃、采購申請、采購到貨的協(xié)同處理。采購申請無需手工填相關(guān)信息，直接在物資目錄中勾選物資并填入物資名稱即可，同時物資管理員可實時查看物資的庫存和消耗情況。

（3）庫存規(guī)劃。合理進(jìn)行庫存規(guī)劃，根據(jù)醫(yī)院實際需求或不同資產(chǎn)類型制定醫(yī)院物資的庫存規(guī)劃，幫助醫(yī)院制訂科學(xué)合理的庫存計劃及采購計劃，降低醫(yī)院的資金占用，減少不必要的損失，庫存規(guī)劃方法包含LRP、MRP、再訂貨點(diǎn)、最高最低點(diǎn)、安全庫存、出庫量預(yù)測、計劃訂單。引入最低庫存、最高庫存量管理，低于安全庫存自動提醒庫房采購。

（4）物資采購。物品的采購來源于采購計劃，科室按期通過信息系統(tǒng)提交專用物資采購申請，通用物資由庫存管理員根據(jù)庫存數(shù)提交采購申請，物資處按期形成采購計劃并提交醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批，同時結(jié)合醫(yī)院業(yè)務(wù)預(yù)測各種物資的需求數(shù)量，綜合市場供需情況和價格走勢，制訂合理的采購計劃并組織采購。

（5）條碼管理。所有物資到貨后都通過信息系統(tǒng)填制入庫單據(jù)，其中采購物資填制采購入庫單、代管物資填制代管入庫單、捐贈物資填制捐贈入庫單，并粘貼條碼標(biāo)簽。該標(biāo)簽與物品一起存放，出庫、入庫時掃描該標(biāo)簽條碼即可實現(xiàn)快速錄入。為了節(jié)約成本和提高效率，不必為每個物資貼條碼，而衛(wèi)生材料一般自帶包裝條碼，利用該條碼即可快速完成衛(wèi)生材料出入庫操作。endprint

（6）在線申領(lǐng)?？剖以诰€提交領(lǐng)用申請，杜絕打白條、電話請領(lǐng)等形式，各科室授權(quán)人員只需在本科室的電子工作站上點(diǎn)擊進(jìn)入物資管理系統(tǒng)，在菜單目錄中選擇所需物品，保存并遞交上級部門審核即可。納入二級庫管理的材料在庫房審核后填制調(diào)撥單，調(diào)撥到二級庫。

4 管理信息化建議

（1）二級庫管理。系統(tǒng)應(yīng)提供二級庫管理模塊，實現(xiàn)材料耗用大科室及其高值耗材等重點(diǎn)材料的重點(diǎn)管理。對于建立了二級庫的科室，當(dāng)需要材料時由總庫調(diào)撥到二級庫，實際耗用時再執(zhí)行出庫，以更符合醫(yī)院的運(yùn)營實際情況。

（2）高值耗材管理。建立基于唯一序列號條碼的全程跟蹤機(jī)制，一般高值耗材自身帶有條碼，但是由于該條碼規(guī)則不統(tǒng)一，條碼混亂等原因，一般都采用醫(yī)院自建序列號條碼方式管理。入庫時分配、登記、打印序列號條碼，并粘貼到高值耗材包裝上，出庫時在HIS 收費(fèi)系統(tǒng)里面掃描條碼實現(xiàn)自動出庫并登記使用病人與開單醫(yī)生、收費(fèi)價格等信息。

（3）材料物資溯源管理。實現(xiàn)材料從請購、采購、入庫、轉(zhuǎn)庫、使用到收費(fèi)的全程追蹤，收費(fèi)材料核算到科室、診療小組（項目、設(shè)備）、醫(yī)生、病人，非收費(fèi)材料核算到科室、診療小組。

（4）材料成本核算。精準(zhǔn)材料成本核算。實現(xiàn)材料成本核算從“以領(lǐng)代支”到“實耗實銷”的轉(zhuǎn)變，材料成本包括自身消耗和其他科室為本科室服務(wù)消耗的材料。

（5）材料消耗參與考核?？剖铱冃Э己朔桨钢袕?qiáng)化材料消耗指標(biāo)，通過系統(tǒng)產(chǎn)生的消耗數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析，并實現(xiàn)科室、診療小組（項目、設(shè)備）甚至是單人考核。

（6）材料流轉(zhuǎn)分析。提供物資流轉(zhuǎn)全過程報表，包括申購、采購、入庫、移庫、使用、收費(fèi)情況，并跟蹤到科室、診療小組（項目、設(shè)備）、醫(yī)生甚至病人，各科室能進(jìn)行自助查詢。

5 結(jié) 語

在不斷提高醫(yī)療水平和服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)增收的前提下，節(jié)約醫(yī)療成本，提高經(jīng)濟(jì)效益是醫(yī)院發(fā)展的必經(jīng)之路。物資成本是醫(yī)療成本的重要組成部分，以醫(yī)院總體目標(biāo)為方向，豐富完善的業(yè)務(wù)流程及科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒炭刂?，保證賬實相符，解決跑冒滴漏問題，實現(xiàn)物資全程跟蹤、精細(xì)化管控是實現(xiàn)資源成本最小化、提高流程效率和經(jīng)濟(jì)效益、提升醫(yī)院管理品質(zhì)及醫(yī)院核心競爭力的有力方法和途徑。

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