大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理策略分析

付浩

摘 要：檔案管理可謂是關(guān)系到每一個(gè)公民的切身利益，因此是非常重要的事項(xiàng)，做好檔案管理和檔案儲(chǔ)存工作是我國(guó)的基礎(chǔ)性保障。本文將針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景，分析探討檔案管理工作的方式方法，對(duì)今后一個(gè)時(shí)期的檔案管理工作提供參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 方略

信息技術(shù)廣泛發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)時(shí)代普及到各行各業(yè)，作為檔案管理這一領(lǐng)域，也被信息技術(shù)所影響，為了適應(yīng)新的時(shí)代背景，檔案管理呈現(xiàn)出全新的工作方略。

一 現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作中存在問(wèn)題：

1 檔案管理模式相對(duì)落后

現(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理工作中大多還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，不僅耗費(fèi)人力、物力，同時(shí)在檔案的查詢、整理方面也非常的不便。即使有些單位也建立了電子檔案，但是也僅僅局限于對(duì)檔案的查詢、調(diào)取方面，對(duì)于數(shù)據(jù)的整理以及分析方面還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

2 缺乏必要的軟硬件設(shè)施支持

俗話說(shuō)“巧婦難為無(wú)米炊”，信息時(shí)代下，檔案管理工作只有具備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，才能做到信息的有效整理和分析，才能與時(shí)俱進(jìn)，在信息時(shí)代促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。如今，我國(guó)檔案管理工作相較于國(guó)外而言，軟硬件設(shè)施支持明顯不足，設(shè)施技術(shù)含量較低，使得檔案管理工作方式還較為傳統(tǒng)。

3 缺乏對(duì)檔案的系統(tǒng)管理

檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平，如若檔案過(guò)少，則無(wú)法體現(xiàn)檔案管理工作的真正作用，如若檔案過(guò)多但是缺乏系統(tǒng)的管理，則檔案管理工作的不足和弊端將嚴(yán)重阻礙檔案管理工作水平的提升。如今，我國(guó)的檔案數(shù)量繁多，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無(wú)章，無(wú)法信息時(shí)代對(duì)檔案信息的精細(xì)化要求。

二、檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下面臨的機(jī)遇

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，但是大數(shù)據(jù)時(shí)代又給檔案管理工作帶來(lái)了諸多機(jī)遇，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

1.便捷了檔案的存貯工作。如今，很多政府部門(mén)、事業(yè)單位、企業(yè)等地，越來(lái)越多的人事檔案給他們的管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)，不斷增長(zhǎng)的檔案數(shù)量以及有限的存儲(chǔ)空間，使很多單位不得不將古老陳舊的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，但是大量的珍貴資料一旦銷(xiāo)毀將無(wú)法復(fù)原，這無(wú)疑給單位帶來(lái)一定的損失。面對(duì)檔案管理的存貯問(wèn)題，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)就顯示出在存貯方面的顯著優(yōu)勢(shì)?？梢岳脭?shù)據(jù)技術(shù)，將檔案信息電子化，這樣可以節(jié)約空間，并且方便查閱，即使檔案資料很古老，但在龐大的電子空間面前，這些數(shù)據(jù)資料可以保存完好，有效保證了單位檔案的完整性。

2.方便快捷的檔案應(yīng)用優(yōu)勢(shì)顯著。過(guò)去的檔案管理，大多采取的是紙質(zhì)和電子相結(jié)合的檔案管理方式，這樣的管理方式通常較為被動(dòng)，一旦要利用檔案中的某些內(nèi)容時(shí)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力去翻閱查找或搜索，這些工作也很難調(diào)動(dòng)起從業(yè)人員的工作積極性。但是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，大規(guī)模的數(shù)據(jù)被存儲(chǔ)到相關(guān)的軟件中，這些軟件并不是簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，而是對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和計(jì)算，幫助人們提取所需信息，并從中挖掘相關(guān)的有效信息，在對(duì)大量古老檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行提取再利用時(shí)，這樣的信息處理技術(shù)可以發(fā)揮檔案的有效價(jià)值。

三、優(yōu)化和提高檔案管理工作的對(duì)策

面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)的外在環(huán)境，對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)，因此應(yīng)當(dāng)針對(duì)這樣的外在環(huán)境不斷優(yōu)化和提高現(xiàn)代檔案管理工作的水平，筆者認(rèn)為可以重點(diǎn)從如下幾個(gè)方面開(kāi)展工作：3.1提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，作為檔案管理的從業(yè)人員，應(yīng)當(dāng)不斷更新觀念，以迎合時(shí)代發(fā)展的需要，應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，首先扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的檔案管理觀念，開(kāi)始掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下應(yīng)當(dāng)具備的專業(yè)技能，在過(guò)去的傳統(tǒng)檔案管理工作中解放雙手，逐步引進(jìn)具有先進(jìn)的檔案管理理念的專業(yè)人才，提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)，這是針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)的積極應(yīng)對(duì)措施。

1.將先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)檔案管理工作中。為了使檔案管理工作與當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景相結(jié)合，就必須將涉及到檔案管理工作的技術(shù)引進(jìn)到檔案管理的實(shí)際操作中來(lái)。無(wú)論是政府機(jī)關(guān)還是事業(yè)單位，亦或是企業(yè)，檔案管理工作都應(yīng)當(dāng)主動(dòng)謀求與大數(shù)據(jù)公司合作，針對(duì)單位的實(shí)際研發(fā)符合自身情況的檔案管理技術(shù)和工具，由于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作需要多方合作才能完成，不是一臺(tái)電腦就能完成相關(guān)工作的，因此要想使單位的檔案管理工作運(yùn)用現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)技術(shù)，就勢(shì)必需要采用多種技術(shù)手段，將虛擬技術(shù)、云存儲(chǔ)等相結(jié)合。

2.檔案管理監(jiān)管制度的建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作既有機(jī)遇又有挑戰(zhàn)。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作，更加開(kāi)放和多樣的信息也給檔案管理工作的安全性產(chǎn)生危機(jī)。因此，在實(shí)行大數(shù)據(jù)時(shí)代時(shí)，檔案管理的監(jiān)管制度應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)，嚴(yán)格相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)入制度，并對(duì)各類檔案信息加強(qiáng)監(jiān)管，實(shí)行檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)措施，防止因?yàn)椴僮鞑划?dāng)，引起的檔案信息泄露，或不法分子利用系統(tǒng)漏洞入侵檔案管理系統(tǒng)，盜取相關(guān)信息。在加強(qiáng)對(duì)檔案管理監(jiān)管的同時(shí)，可以降低檔案信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)，使檔案信息的相關(guān)數(shù)據(jù)安全性得到保障。除此之外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)政府部門(mén)及相關(guān)單位對(duì)檔案信息安全性的重視程度，加大對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代建立現(xiàn)代化的檔案管理工作的資金投入，利用更先進(jìn)的技術(shù)和專業(yè)人員，定期維護(hù)和更新檔案管理工作的技術(shù)，這也是提高檔案管理工作安全性的有效舉措。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)為高校檔案管理工作提供了新的發(fā)展契機(jī)，檔案管理部門(mén)應(yīng)該充分抓住機(jī)會(huì)，不斷進(jìn)行工作創(chuàng)新，以發(fā)揮出自身工作的實(shí)際價(jià)值與意義。文中很多觀點(diǎn)都是編者的個(gè)人淺見(jiàn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理模式的變革方面還有更多的方法需要相關(guān)工作者在實(shí)踐中不斷去發(fā)現(xiàn)。

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