事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析

陳 莉

（荊州市四湖工程管理局，湖北 荊州 434000）

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析

陳 莉

（荊州市四湖工程管理局，湖北 荊州 434000）

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，陳舊的檔案管理方法已經(jīng)無法與現(xiàn)在的社會相適應(yīng)。如果檔案的管理效果與現(xiàn)實的工作需要不能相適應(yīng)，將會對我國檔案管理效率帶來較大的影響。所以，現(xiàn)在我國的一些事業(yè)單位的管理工作如果想獲得穩(wěn)健的進步與發(fā)展，就一定要對本單位的檔案管理工作進行創(chuàng)新，實行科學合理的提高。

檔案；管理；事業(yè)單位

在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理是其主要的組成部分之一，可以有效保障相應(yīng)工作的有序開展。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，面對更為復(fù)雜的管理情況，檔案管理不僅需要持續(xù)地進行創(chuàng)新與改革，還要與現(xiàn)代社會的發(fā)展步伐相統(tǒng)一，只有這樣才能將其自身的優(yōu)勢作用充分得以發(fā)揮，同時也能使的工作人員在搜索與查找相關(guān)信息時更為便捷，讓辦公工作效率在整體上得到顯著提高。

1 當前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 單位內(nèi)部重視程度不夠

根據(jù)現(xiàn)在時代的情況來說，我國大部分的事業(yè)單位并沒對本身的檔案管理工作給予高度的重視，只是單一的把它作為合同文件管理一樣的工作事項，使事業(yè)單位的檔案管理成了工作人員的次要工作。除管理一些合同與人事的檔案以外，沒能對別的資料給予重視管理。還因較多事業(yè)單位的檔案管理規(guī)定并不健全，使大多數(shù)的客戶信息與業(yè)務(wù)材料全部交給不相關(guān)職位的工作人員實行管理，發(fā)生人員流動的情況時，便很容易弄丟一部分主要的資料，從而使事業(yè)單位的相關(guān)業(yè)務(wù)工作受到不同程度的影響。

1.2 檔案缺少安全保障機制

因為現(xiàn)在有些事業(yè)單位對檔案管理并沒重視，這也使檔案管理其安全不能獲得保障。一方面因為檔案管理工作人員沒有重視檔案管理的重要，導致存檔的時候產(chǎn)生信息的丟失與損壞情況；另一方面事業(yè)單位沒有對檔案管理工作給予重視，嚴重的忽視了檔案的保密工作，還因檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，導致檔案信息丟失情況時常發(fā)生，從而造成事業(yè)單位嚴重的損失。大多數(shù)事業(yè)單位缺少網(wǎng)絡(luò)安全認識，在計算機的檔案管理工作中，這也會產(chǎn)生很大的安全隱患。

1.3 檔案信息缺乏信息化管理

雖然現(xiàn)在部分事業(yè)單位的管理規(guī)范都已對傳統(tǒng)紙質(zhì)的辦公方式實行了轉(zhuǎn)型，信息化的辦公方式也得到了普遍的應(yīng)用，但事業(yè)單位在檔案管理環(huán)節(jié)上，還仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式，這不僅影響了大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理沒有達成信息化，更對事業(yè)單位各部門在使用與查找時，產(chǎn)生了一定程度的限制，達不到方便快捷的使用要求，嚴重阻礙了事業(yè)單位的進步與發(fā)展，并且在不同程度上降低了事業(yè)單位的工作效率。

2 檔案管理工作創(chuàng)新的途徑分析

2.1 完善檔案管理制度，重視檔案管理工作

如要使檔案管理自身的作用獲得有效的發(fā)揮，就一定要對的檔案管理制度實行合理科學的建設(shè)與完善。應(yīng)增強檔案管理人員對檔案管理重要性的深刻認識，組織定期的培訓學習，在學習中向檔案的管理人員傳授檔案的管理理論，與此同時還需對其講述檔案管理的重要性。只有如此才可以使事業(yè)單位的所有成員慢慢的產(chǎn)生統(tǒng)一性的檔案管理意識，從而使檔案管理工作可以健全。

2.2 加強綜合素質(zhì)培養(yǎng)，組建專業(yè)工作隊伍

作為事業(yè)單位來講，應(yīng)注重檔案管理人員的專業(yè)學習與培訓，不僅要定期的組織相關(guān)的基礎(chǔ)知識培訓，還應(yīng)結(jié)合相關(guān)人員的具體情況，進行重點培養(yǎng)。只有不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，才能對接當前的市場經(jīng)濟化需求，對事業(yè)單位發(fā)展起到有效的推動作用。

2.3 健全保密制度規(guī)定，保障檔案安全管理

檔案管理對現(xiàn)在的事業(yè)單位有很重要的作用，只有檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。首先，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對相應(yīng)的檔案管理工作人員實行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性；其次，事業(yè)單位應(yīng)主動推廣計算機知識與網(wǎng)絡(luò)安全知識，使事業(yè)單位內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴重后果加以宣講，同時增強計算機管理部門對網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。

2.4 全面引進信息技術(shù)，促進檔案現(xiàn)代建設(shè)

事業(yè)單位檔案的現(xiàn)代化管理需要數(shù)字化信息化，對重要的檔案信息進行雙套保險保存。利用電子計算機保存重要檔案，另一方面也不能忽略紙質(zhì)檔案的保管。實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化可以極大提高檔案的高利用率，更好的服務(wù)于單位管理。數(shù)字化是檔案信息化過程中的一個主要特點，所以要實現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個漫長的過程，應(yīng)從堅持矛盾的普遍性與特殊性原則，明確重點，分步推進的原則對原有檔案的項目首先進行數(shù)字化，要對檔案資料做到具體問題具體分析

事業(yè)單位在實行檔案管理的工作中，應(yīng)加強對實物檔案資料的管理，并結(jié)合計算機檔案管理形成新的管理模式。

3 結(jié)束語

總的來說，檔案管理與事業(yè)單位中其他項的工作內(nèi)容有直接或間接的關(guān)系，科學化、正規(guī)化的檔案管理是保障事業(yè)單位可以順利運營的主要根基，為了使我國目前檔案管理工作過程中的一些問題獲得及時的解決，事業(yè)單位的每個部門需相互協(xié)同工作，一同創(chuàng)新工作的方法，使檔案管理工作的效率獲得提高，從而才可以讓事業(yè)單位本身順利穩(wěn)固經(jīng)營獲取保證。

[1]李紅敏，胡小紅.關(guān)于開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)想[J].南方農(nóng)機，2007，(2):39-40.

[2]張文嘉.事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014，(5):92.

作 者：

G271

A

1009-5071（2017）10-0118-02