當(dāng)前文書檔案管理中的缺失與對(duì)策探析

柳霞

摘 要：高速發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)中，隨著人們對(duì)文書檔案管理工作重視度的提高，文書檔案管理迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。為確保文書檔案管理與現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展保持相同步調(diào)，有必要利用現(xiàn)代化的管理模式與管理方法來管理文書檔案。文書檔案管理水平的高低，可判斷出單位綜合能力。高效的文書檔案管理可有效推動(dòng)單位的發(fā)展。因而需分析文書檔案管理中存在的問題，以便取相應(yīng)的對(duì)策，完善文書檔案管理工作。本文就對(duì)此進(jìn)行簡(jiǎn)單分析。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；缺失；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）19-0251-01

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度不斷加快的過程中，經(jīng)濟(jì)主體面臨的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。在多變的市場(chǎng)環(huán)境下，各單位需不斷完善自身管理。文書檔案管理作為單位管理系統(tǒng)的重要分支，對(duì)單位發(fā)展具有非常重要的作用。如文書檔案管理中存在缺失現(xiàn)象，就可能導(dǎo)致單位失去檔案資源，失發(fā)展良機(jī)。通過文書檔案，能夠了解單位經(jīng)營(yíng)狀況與運(yùn)營(yíng)狀態(tài)。為確保與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展同步，單位在加強(qiáng)文書檔案管理工作的同時(shí)，還應(yīng)采取有效對(duì)策針對(duì)該項(xiàng)工作存在的缺失。

1 文書檔案管理的重要性

現(xiàn)代化社會(huì)，做好文書檔案管理，有助于資源開發(fā)。在開發(fā)各類資源的時(shí)候，各單位可依據(jù)文書檔案，將文書檔案作為參考[1]。對(duì)此，當(dāng)前時(shí)期，完善文書檔案管理工作，可實(shí)現(xiàn)資源開發(fā)利用。文書檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，具有法律效用。同時(shí)文書檔案屬于自然形成，與其他文獻(xiàn)資料有著根本性的區(qū)別?？梢哉f，文書檔案的客觀性表現(xiàn)的尤為明顯。文書檔案記錄方式，有當(dāng)事人的親筆手稿，還包括了當(dāng)事人的聲音與形象文件。因而，文書檔案的真實(shí)性同樣表現(xiàn)的較為顯著。根據(jù)文書檔案記載的內(nèi)容，能夠反映實(shí)踐性活動(dòng)可達(dá)到的廣度，并對(duì)認(rèn)識(shí)自然和改造自然提供參考性的根據(jù)。

2 當(dāng)前文書檔案管理中的缺失

分析當(dāng)前文書檔案管理工作現(xiàn)狀，可發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作開展期間有著缺失的現(xiàn)象。具體來說文書檔案管理中缺失表現(xiàn)在以下幾方面。

首先，文書與檔案管理相互脫節(jié)。檔案管理工作的展開，需以文書作為基礎(chǔ)，同時(shí)檔案管理是文書的延續(xù)，兩者相互聯(lián)系又區(qū)別。日常工作展開期間文書與檔案管理應(yīng)適宜依照分體式管理體系展開。但實(shí)際發(fā)現(xiàn)，文書工作與檔案管理屬于分塊的。即便能夠取得較好的效果，但將文書與檔案之間的距離拉大。就當(dāng)前而言，文書工作人員檔案意識(shí)相對(duì)薄弱，檔案管理人員對(duì)文書了解不深，造成兩者相互脫節(jié)，銜接不協(xié)調(diào)[2]。

其次，工作人員素質(zhì)偏低。實(shí)際工作開展中，發(fā)現(xiàn)不少單位檔案管理工作人員并沒有進(jìn)行專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，也不具備上崗資格，尚未熟練掌握檔案分類與立卷等各項(xiàng)工作。管理人員的綜合素質(zhì)不能滿足當(dāng)前文書檔案管理工作的需要。部分檔案管理工作人員具備上崗資格，但后期沒有繼續(xù)教育，知識(shí)沒有及時(shí)更新。與此同時(shí)，部分單位并不具備專職檔案人員，由文秘人員完成。而文秘人員做好本職工作后，投入于檔案管理工作的精力有限，導(dǎo)致文書工作不能滿足現(xiàn)實(shí)需要。

最后，缺乏領(lǐng)導(dǎo)足夠重視。部分單位，針對(duì)文書檔案管理工作，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)并不全面，不透徹。部分領(lǐng)導(dǎo)人員人為，檔案管理工作屬于簡(jiǎn)單的工作。即便投入較大的人力和物力，也很難取得理想的效果，不能創(chuàng)造出滿意的經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)此，僅僅要求工作人員保存好文件，以備不時(shí)之需。導(dǎo)致文書檔案管理工作不能獲得足夠重視，沒有將具體工作落到實(shí)處，影響文書檔案管理工作人員的積極性。

3 提高文書檔案管理水平的對(duì)策

從前文中就可發(fā)現(xiàn)，文書檔案管理工作開展的過程中存在著較多不足和缺失的地方。文書檔案管理不到位，對(duì)單位系統(tǒng)性管理產(chǎn)生影響。對(duì)此，就需要采取相應(yīng)的對(duì)策提高文書檔案管理水平。

3.1 促進(jìn)文書工作與檔案管理有效銜接

前文所述，檔案管理是文書的延續(xù)，文書是檔案管理的基礎(chǔ)，兩者相互聯(lián)系又有區(qū)別。如果文件不好，就難以獲得高質(zhì)量的檔案。規(guī)范化處理文書，是提高檔案管理的基礎(chǔ)。工作人員需提高檔案意識(shí)，文件處理的時(shí)候應(yīng)考慮檔案工作。妥善處理文書資料，實(shí)現(xiàn)文書與檔案管理一體化。實(shí)際工作開展期間，檔案管理人員應(yīng)把好文書質(zhì)量關(guān)，統(tǒng)一規(guī)范紙張大小、文體規(guī)格，禁止使用鉛筆和圓珠筆修改和批閱文件。對(duì)檔案管理工作而言，高度重視文書資料立卷具有非常重要的意義。文書資料立卷是檔案管理的首要部分，同時(shí)也是文書與檔案管理的結(jié)合點(diǎn)。要求各部門辦公后，及時(shí)整理文書，促進(jìn)文書工作與檔案管理有效銜接。

3.2 提高工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員素質(zhì)高低將直接關(guān)乎文書檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)劣。為保證文書檔案管理工作質(zhì)量，單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，更新檔案工作理念，學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)來管理文書檔案，提高自身業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)，為文書檔案管理工作的展開奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展中，工作人員應(yīng)熟練計(jì)算機(jī)管理知識(shí)與技能，并采用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備使用、維護(hù)和制作電子文件與資料。根據(jù)單位實(shí)際情況，可加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素質(zhì)。

3.3 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)重視

實(shí)際工作開展，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，將在一定程度上影響文書檔案工作人員的工作積極性。對(duì)此，為提高單位文書檔案管理水平，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)高度重視該項(xiàng)工作[3]。工作人員落實(shí)文書檔案管理工作，促使其能夠充分發(fā)揮作用，為本單位工作開展提供必要的支持與保障。文書檔案管理人員應(yīng)通過自身的努力，將文書檔案管理工作的實(shí)際效用在單位經(jīng)營(yíng)中體現(xiàn)出來，以此獲得單位領(lǐng)導(dǎo)人員的重視和支持。同時(shí)，還應(yīng)積極開展各項(xiàng)工作，獲得各部門對(duì)文書檔案管理工作的理解和支持，以便該項(xiàng)工作在實(shí)際中更好的開展。

4 結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理對(duì)單位發(fā)展具有一定的作用。全面科學(xué)管理文書檔案，各部門相互協(xié)調(diào)合作，促使文書檔案在單位運(yùn)營(yíng)中的作用凸現(xiàn)出來。工作人員利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，充分體現(xiàn)檔案的功能，提高管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]林嶺春.淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].中文信息，2016，13（18）：18-18.

[2]高蘭.淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].赤子：上中旬，2015，35（3）：137-137.

[3]魏潔.關(guān)于文書檔案管理存在的問題和對(duì)策[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2016，13（22）：897.endprint