辦公室文書(shū)檔案管理信息化

魏蓉

【摘要】隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的日益普及，辦公室文書(shū)檔案管理也應(yīng)朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展，同時(shí)這也符合時(shí)代發(fā)展的需要。但就現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，辦公室文書(shū)檔案管理中依然存在著諸多問(wèn)題，嚴(yán)重限制了辦公室文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展。必須重視檔案管理中的問(wèn)題，正確認(rèn)識(shí)檔案管理及檔案管理信息化的重要性與必要性，采取有效的措施，實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案管理信息化。本文中，筆者主要對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理信息化的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】辦公室 辦公文書(shū) 檔案管理 信息化建設(shè)

1.辦公室文書(shū)檔案管理信息化過(guò)程中所面臨的問(wèn)題

1.1對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理信息化缺乏足夠的認(rèn)識(shí)?，F(xiàn)階段，雖然信息技術(shù)逐漸得到了發(fā)展與普及，但是人們對(duì)信息技術(shù)實(shí)際應(yīng)用中的作用仍然沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)與管理人員對(duì)檔案管理信息化缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，不了解檔案管理信息化的必要性及其帶來(lái)的巨大效用，一些檔案管理人員也缺乏對(duì)檔案管理信息化的正確認(rèn)識(shí)，依然采取傳統(tǒng)的檔案管理模式、管理方法，這就給辦公室文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展增加了很大的難度。

1.2檔案管理人員信息化知識(shí)水平不高。就目前情況來(lái)看，檔案管理人員信息化知識(shí)水平不高的問(wèn)題普遍存在。究其原因在于，第一，檔案管理人員大多數(shù)年齡較大，對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)接觸較少、無(wú)法熟練運(yùn)用，導(dǎo)致其缺乏對(duì)信息化知識(shí)、信息化技術(shù)的了解與運(yùn)用能力；第二，有一些檔案管理人員對(duì)信息化管理技術(shù)、現(xiàn)代化科技產(chǎn)品存在排斥心理，認(rèn)為這些過(guò)于復(fù)雜、繁瑣，不如傳統(tǒng)方法踏實(shí)有效。上述原因的存在，給檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)了非常大的困難。為了保障辦公室文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的順利開(kāi)展，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的信息化知識(shí)水平。

1.3無(wú)法有效確保數(shù)字化檔案的安全性。就現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，辦公室文書(shū)檔案管理的信息化水平普遍較低，同時(shí)，安全建設(shè)水平也普遍較差。在尚未有效建立安全系統(tǒng)的時(shí)候，檔案管理系統(tǒng)極易遭受來(lái)自于網(wǎng)絡(luò)的外來(lái)攻擊，若電子檔案被改動(dòng)，或者是檔案信息丟失，不僅會(huì)給檔案信息的安全性、完整性造成嚴(yán)重的損害，還會(huì)帶來(lái)巨大的損失。為確保檔案信息安全，檔案管理人員只能采取加強(qiáng)檔案保密工作的措施，這就給檔案共享的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了很大的難度，也導(dǎo)致了檔案利用效率的降低，得不償失。

2.辦公室文書(shū)檔案管理信息化的意義

文書(shū)檔案是企事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展、建立、變更以及注銷的記錄載體，也是確保管理工作能夠順利實(shí)施的原始資料，同時(shí)，若是有關(guān)部門進(jìn)行查看的時(shí)候，還可以當(dāng)作重要的憑證與依據(jù)。近年來(lái)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，我國(guó)各行各業(yè)的工作效率不斷加快，諸多領(lǐng)域均走向了信息化的發(fā)展道路。在辦公室文書(shū)檔案管理工作中，通過(guò)合理應(yīng)用信息技術(shù)，可以在很大程度上提高檔案管理人員收集檔案資料、整理檔案資料、歸納檔案資料以及分析檔案資料的效率，也有利于提高檔案查閱效率、檔案使用效率。

3.促進(jìn)辦公室文書(shū)檔案管理信息化發(fā)展的策略

3.1提高對(duì)檔案管理信息化的正確認(rèn)識(shí)

為有效推動(dòng)辦公室文書(shū)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，應(yīng)提高對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理信息化的正確認(rèn)識(shí)，并要意識(shí)到辦公室文書(shū)檔案管理信息化發(fā)展的重要性，具備現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理理念，從而確保在思想上加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理信息化的重視。在此基礎(chǔ)上，加大資金投入，致力于信息化建設(shè)，采購(gòu)信息化設(shè)備，為辦公室文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)設(shè)施保障。

3.2加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度

為確保辦公室文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的信息化知識(shí)水平與專業(yè)素質(zhì)，確保檔案管理人員能夠熟練掌握信息化技術(shù)，在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的信息采集、信息整理、信息分類以及管理的全過(guò)程中，有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)。

3.3構(gòu)建科學(xué)的檔案管理平臺(tái)

通過(guò)構(gòu)建科學(xué)的檔案管理平臺(tái)，可以使辦公室文書(shū)檔案管理工作變得更加嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)化，同時(shí)還有利于提高辦公室文書(shū)檔案信息的完整性、安全性。第一，應(yīng)建立加工系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的數(shù)字化之后，對(duì)檔案資料信息進(jìn)行分類、整理，構(gòu)建辦公室文書(shū)檔案的收發(fā)軌道；第二，建立存儲(chǔ)系統(tǒng)，將辦公室文書(shū)檔案完整存入資料庫(kù)，不僅可以確保檔案的完整性，也有利于確保檔案的安全性；第三，構(gòu)建保密系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查詢的保密性、便捷性，提高檔案使用效率。

3.4建立檢索系統(tǒng)

通過(guò)構(gòu)建檢索系統(tǒng)，可以促進(jìn)辦公室文書(shū)檔案管理工作更好的發(fā)展，能夠?yàn)闄n案的查找、檔案的歸檔提供一定的便利，有利于為滿足辦公室文書(shū)檔案的實(shí)際使用要求，還可以進(jìn)一步確保辦公室文書(shū)檔案管理工作、保存工作的安全性、完整性。辦公室文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)一般包括兩種類型，即普通文書(shū)檔案、重要文書(shū)檔案。首先，普通文書(shū)檔案的檢索系統(tǒng)，必須建立時(shí)間、文書(shū)檔案名稱以及文書(shū)檔案的存放地點(diǎn)等幾個(gè)簡(jiǎn)單的條目，在查找、借閱普通文書(shū)檔案的時(shí)候，僅需根據(jù)檢索系統(tǒng)中所標(biāo)明的檔案柜編號(hào)以及柜門號(hào)碼，便可以直接找到需要的文書(shū)檔案。其次，重要文書(shū)檔案指的是，涉及版權(quán)意義、保存時(shí)限較長(zhǎng)、單位價(jià)值較大以及保密層級(jí)較高的文書(shū)檔案。

3.5建立完善的監(jiān)督制度與抽查制度

表面上看，辦公室文書(shū)檔案的保管以及使用，屬于行政管理的范疇，但是，其本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，是企事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展、建立、變更以及注銷的記錄載體與資料，因此，辦公室文書(shū)檔案管理工作具有非常重要的價(jià)值?；谶@樣的原因，領(lǐng)導(dǎo)與管理層，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的重視，同時(shí)，也要根據(jù)實(shí)際情況，建立完善的監(jiān)督制度與抽查制度。首先，普通文書(shū)檔案的抽查與監(jiān)督，可以運(yùn)用不定期抽查的方式，也可以和其他相關(guān)工作一起進(jìn)行，如領(lǐng)導(dǎo)需要查閱某一份文檔的時(shí)候，在借閱文書(shū)檔案的同時(shí)，也可以檢查文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際情況。其次，重要文書(shū)檔案的抽查與監(jiān)督，應(yīng)采取定期抽查的方式，行政主管可以按月或按季度，抽查重要文書(shū)檔案的保管、借閱實(shí)際情況，并要根據(jù)實(shí)際抽查結(jié)果，來(lái)對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，以提高管理人員的工作積極性。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，為確保檔案安全，提供更有效、更便捷的檔案服務(wù)，就必須推動(dòng)辦公室文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，不僅可以提高檔案管理的效率、確保辦公文書(shū)檔案安全，還能提高檔案管理質(zhì)量、減輕人工負(fù)擔(dān)，從而有利于提高檔案管理的效益。endprint