電子專門檔案管理中若干理論問題的思考

文 / 王英瑋 胡濤

電子專門檔案管理中若干理論問題的思考

文 / 王英瑋 胡濤

文章著重探討了電子專門檔案的概念、主要特征和管理理論，以期更好地指導目前電子專門檔案的管理實踐。電子專門檔案概念的理解應建立在對電子專門文檔、電子專門文件、電子專門資料、電子專門記錄等相關概念之間的關系理解基礎上；對電子專門檔案的管理應建立在對其主要屬性和特征的揭示基礎上，并在其管理的實踐中，合理選擇和正確運用生命周期理論和連續(xù)體理論。

電子專門檔案；專門檔案管理；記錄連續(xù)體；記錄特征

在網(wǎng)絡信息時代，由于信息技術在各項專業(yè)活動中的廣泛應用，電子專門文件、記錄的數(shù)量不斷增加，電子專門檔案的管理問題也日漸突出。如何正確認識電子專門檔案的概念，如何把握其主要屬性和特點，如何選擇科學、合理的管理理論指導電子專門檔案的管理實踐等問題，已成為學術界需要認真探討和思考的重要問題。本文將就這些問題進行一些思考，以期引起檔案學界的關注，推動電子專門檔案管理理論研究活動的深入開展。

一、電子專門檔案的定義

理解電子專門檔案概念的前提之一，是對與其相關的電子專門文檔、電子專門文件、電子專門資料、電子專門記錄等概念的涵義及其相互關系，形成一個較為清晰的認識。

依據(jù)《電子檔案管理基本術語》（DA/T58）等行業(yè)推薦標準的術語解釋，電子專門文檔是電子文檔的一種具體存在形態(tài)。電子專門文檔是指記錄和反映各立檔單位專業(yè)活動的有意義的不可再分的最小記錄單元。它可以是一份單獨的電子文件，也可以是相關電子文件的一個相對獨立的部分，如附件等。

電子專門文件（electronic special record/document）是指國家機構、社會組織或個人在履行其專業(yè)職責或處理專業(yè)事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種數(shù)據(jù)及信息記錄。它的構成要素包括：內(nèi)容、結構和背景等。其中，電子專門文件的內(nèi)容要素是指以字符、圖形、圖像、音頻、視頻等形式表示的文件的主題信息，包含表達作者意圖的文本、數(shù)據(jù)、符號、數(shù)字、影像、聲音和圖片等信息；結構要素是指電子專門文件的內(nèi)容組織方式和存儲方式，包括邏輯結構和物理結構；邏輯結構是對電子專門文件的內(nèi)容中各信息單元之間關系的描述，如電子檔案的字體字號、文字的排列、章節(jié)的構成、各頁的先后順序、插圖的標號位置等；物理結構是對電子專門文件在存儲設備或載體中的存儲位置和文件格式的描述，如字段、字體、文體、頁碼與段落、代碼、格式、載體、附件等方面的信息，鏈接及其與其它設備之間的關系等；背景因素是指電子專門文件的形成、傳輸、使用和維護的框架，可以證明文件形成環(huán)境、過程、存在狀態(tài)及文件間相互關系的信息，包括行政背景、來源背景、業(yè)務流程背景以及技術背景等。

電子專門資料是人們在從事各項專業(yè)性活動中，通過制作、接收、記錄、交換、購買、網(wǎng)上擷取等各種途徑和方法形成、搜集、采集而來的，可作依據(jù)（證據(jù)）或參考的電子（數(shù)字）形態(tài)的信息、數(shù)據(jù)、知識記錄的總稱。人們一般根據(jù)電子專門資料的可靠性和來源的直接性，將其區(qū)分為第一手資料(primary source data)和第二手資料 (secondary source data)。前者是指形成者或制作者接近或直接在專業(yè)性歷史活動發(fā)生當時所產(chǎn)生，可較直接作為歷史證據(jù)的電子（數(shù)字）形態(tài)的數(shù)據(jù)、信息記錄；后者是指經(jīng)過后人或他人運用第一手資料所作的研究及詮釋的經(jīng)驗性、知識性、參考性的電子（數(shù)字）形態(tài)的信息和知識記錄。第一手資料通常包括電子文件、電子（數(shù)字）檔案、電子信函、數(shù)碼照片等，又稱原始資料，通常是形成者經(jīng)過搜集整理和直接經(jīng)驗所獲得的，具有實證性、生動性和可讀性的優(yōu)點，以及證據(jù)直接、準確性、科學性強等特點。如在會計核算活動中形成或接收的電子會計資料、在地質專業(yè)活動中形成的電子地質資料、在公證活動中形成的電子公正文書、在行政區(qū)劃勘界活動中形成的電子記錄資料等。

電子專門記錄（electronic special records）是內(nèi)容得到固化處理的專門文檔、專門文件及第一手專門資料等構成的證據(jù)體系。電子專門記錄是一個類聚體。嚴格地講，無論什么個體形態(tài)的電子專門文檔、電子專門文件或第一手電子專門資料，在未成為一個檔案分類體系中的“元素”之前，都不是真正意義上的電子專門記錄。在我國，只有經(jīng)過歸檔程序并納入一定檔案分類體系中的歸檔文件，才能轉化為檔案。所以，類聚的電子專門記錄其實已是我國法律法規(guī)中所稱的“檔案”了。這些概念之間的關系見圖1。

圖1 電子專門檔案相關概念關系圖

電子專業(yè)文獻是電子文獻的一種，又稱電子專業(yè)出版物。1996 年，國家新聞出版署頒發(fā)的《電子出版物管理暫行規(guī)定》規(guī)定：電子出版物系指以數(shù)字代碼方式將圖、文、聲、像等信息存儲在磁光電介質上，通過計算機或具有類似功能的設備閱讀使用，用以表達思想、普及知識和積累文化, 并可復制發(fā)行的大眾傳播媒體。電子專業(yè)文獻的主要媒體形態(tài)包括：磁盤、光盤( CD- ROM， CD- I，PHOTO- CD) 、集成電路卡(ICCARD) 等。電子專業(yè)文獻實質上就是有關專業(yè)人員依據(jù)專門文件、專業(yè)記錄、專門檔案、專業(yè)資料等，按照一定的目的，系統(tǒng)加工而成的知識性出版物（包括內(nèi)部出版物和外部出版物）。電子專門文獻除了大家所熟知的電子書刊、電子音像出版物外，還包括電子業(yè)務工作手冊、業(yè)務指南、產(chǎn)品圖冊等。

基于上述分析，我們可以得出如下結論性的認識：

電子專門檔案是指具有憑證、查考價值并歸檔保存的電子專門文件的集合體。它是在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的歸檔文件類聚體，是各種專業(yè)活動的原始記錄。

可見，電子專門資料概念的外延明顯大于電子專門文件的外延；兩者是包含和被包含的關系。電子專門記錄則是構成電子專門檔案的基本單元。電子專門文件、第一手的電子專門資料是電子專門記錄的前身，電子專門檔案則是其中具有憑證價值和查考價值的“精華”。從一定意義上說，電子專門檔案是相關立檔單位在從事專業(yè)活動中“自然生長起來”的專門電子文件的集合形態(tài)，是第一手的電子專門資料，也是加工出版各種電子專業(yè)文獻的重要信息來源。我國由于執(zhí)行歸檔體制，電子檔案的外延大于某些國家的檔案概念外延，其中包括已經(jīng)納入電子記錄管理系統(tǒng)（ERMS），得到集中管控的各種電子專門記錄，以及進入檔案館檔案管理系統(tǒng)（EAMS）的具有長期保存價值的電子專門記錄。

二、電子專門檔案的主要特征

同傳統(tǒng)的紙本專門檔案相比，專電子專門檔案除了具備專業(yè)性、時效性強、格式規(guī)范等屬性外，通常還具有如下主要特征：

（一）記錄方式的特殊性

電子專門檔案具有數(shù)字化信息記錄特征。電子專門檔案包括通過計算機及相關數(shù)字化設備直接生成的數(shù)字信號記錄和通過數(shù)字化設備將傳統(tǒng)模擬信號記錄的專門檔案轉化而成的數(shù)字信號記錄兩種。傳統(tǒng)記錄方式中的文字、聲音、影像等模擬信號記錄方式，經(jīng)過數(shù)字化處理后，才能有效地轉化為電子專門檔案的數(shù)字信號記錄方式。其中，文字的數(shù)字化處理過程是：將“外碼”轉化成“內(nèi)碼（二進制代碼）”；圖形的數(shù)字化處理過程是：二維→ 一維→像素→“1”或“0”（二進制代碼）；聲音的數(shù)字化處理過程是：聲波→ 電波→數(shù)字信號；影像的數(shù)字化處理過程是：畫面+聲音→像素(顏色、亮度、飽和度)。

（二）對設備和標準的依賴性

對設備的依賴性是指電子專門檔案的存取和保存往往依賴數(shù)字編碼、硬件、軟件等技術手段，對技術設備的更新、加密技術、壓縮技術等也存在嚴重的依賴性。對標準的依賴性是指電子專門檔案的加工、存儲、存取、保存、轉換、遷移等，都要受相關信息技術標準和管理標準的制約。

（三）存儲載體的非直讀性

電子專門檔案的內(nèi)容是以比特的形式存在的，比特是肉眼無法直接識別而且存儲介質上的數(shù)據(jù)，信息記錄密度極大。只有通過相應的軟硬件設備，才能有效呈現(xiàn)和識讀。

（四）物理結構與邏輯結構關系的復雜性及對元數(shù)據(jù)的依賴性

物理結構指電子專門文件的存在形式；邏輯結構指電子專門文件的表現(xiàn)形式。元數(shù)據(jù)是關于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，是描述電子專門文件內(nèi)容、背景和結構信息及整個管理流程，又能被計算機及網(wǎng)絡系統(tǒng)自動辨析、分解、提取和分析歸納的數(shù)據(jù)，其中包括標識信息、背景信息、內(nèi)容信息、結構信息、期限和條件信息、日志信息等。

（五）記錄信息與原始載體的可分離性

電子專門文件（檔案）的存儲位置不固定，可以從一個載體轉換到另一個載體，可以通過網(wǎng)絡傳給一個或多個接收者；還可以把電子文件的內(nèi)容分解后，通過不同的路徑傳遞，存儲在不同的地點和不同的設備進行處理。

（六）記錄信息的共享性及安全風險性

所謂共享性是指在獲得授權后，任何人都可以通過網(wǎng)絡終端，使用某個設備上存儲的同一電子專門文件（檔案）；一個終端上的電子專門文件（檔案）也可以發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端，供合法用戶閱讀。網(wǎng)絡系統(tǒng)的復雜性、網(wǎng)絡缺陷和漏洞的存在、黑客的攻擊、病毒的入侵、網(wǎng)絡安全防范方法落后等，都會在一定程度上影響電子專門文件（檔案）的安全。

（七）記錄數(shù)據(jù)和信息的易更改性

造成電子專門文件（檔案）的記錄信息易更改的原因主要包括：磁介質的可重寫性；磁介質都具有隨機讀取的功能，可任意定位（除磁帶外的）；文件與載體的可分離性，在傳遞或更換載體時不留痕跡。

（八）非實體歸檔的可能性

傳統(tǒng)形態(tài)的專門文件（資料），只能通過實體歸檔的方式才能實現(xiàn)；而電子專門文件（或第一手電子專門資料）的歸檔則可通過采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式實現(xiàn)。其中，邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡上進行不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子專門文件（或第一手電子專門資料）向檔案部門移交的過程（非實體歸檔）。物理歸檔是指把電子專門文件（或第一手電子專門資料）集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

三、電子專門檔案管理的理論依據(jù)問題

開展有效的電子專門檔案管理，科學理論是必不可少的要件。目前，對我國電子專門檔案的管理可以起指導作用的理論主要包括電子記錄生命周期理論（the Lifecycle of electronic records） 和記錄連續(xù)體理論（the Records Continuum）。電子專門文件或電子專門資料（第一手的）只有經(jīng)過歸檔、分類、著錄后，才能成為真正意義上的電子專門檔案。

（一）電子記錄生命周期理論的借鑒價值分析

1997年，國際檔案理事會電子記錄委員會的《電子記錄管理指南》將電子記錄的生命周期界定為概念階段、形成階段和維護階段。其中，概念階段是指電子信息系統(tǒng)的設計、開發(fā)和安裝階段。這個階段應明確保存電子文檔、電子文件所需要的技術，并充分考慮電子文件歸檔和鑒定等方面管理需求的實現(xiàn)。形成階段是指具體電子文件在可靠的電子環(huán)境中產(chǎn)生的階段。在該階段，應落實在電子信息系統(tǒng)設計階段提出的相關功能需求，如電子記錄的保管、電子記錄的類型和格式、電子記錄登記、電子記錄的分類、電子記錄的內(nèi)容鑒定和處置、電子記錄的元數(shù)據(jù)采集、電子記錄的有效存取等方面的功能需求等。維護階段是指對形成后的電子記錄進行技術維護和保管階段。該階段包括電子記錄從產(chǎn)生后直到其永久保存或銷毀的全程。尤其是在電子文件歸檔時，應對歸檔系統(tǒng)進行有效的監(jiān)督和控制，以免影響電子記錄的恢復、利用和存取。

這一理論的提出，對通過系統(tǒng)的手段實現(xiàn)電子專門檔案的一體化管理，具有一定的指導意義。電子記錄生命周期理論，對實現(xiàn)電子專門記錄、電子專門檔案的前端控制、全生命周期管理等目標，具有良好的指導作用。

電子記錄生命周期理論的思想同傳統(tǒng)經(jīng)典的“文件生命周期理論”相比，雖然沒有根本性的變化，但也有明顯的改進和提升，并將“軟件生命周期”的計劃、設計和維護思想融入其中。傳統(tǒng)經(jīng)典的文件生命周期理論主要有兩種類型：一種是美國“生命史式”的生命周期理論，該理論根據(jù)文件和檔案的“二元”劃分思想，將生命周期劃分為生產(chǎn)、維護、存取、鑒定與清理、移交、描述、館藏維護、開放使用等階段。另一種是歐洲 “社會禮儀式”的生命周期理論，該理論根據(jù)文件被參考或使用的頻率，將其劃分為“活躍期”“半活躍期”“休眠期”或 “現(xiàn)行”“半現(xiàn)行”與“非現(xiàn)行”文件；單位依各類標準來判定文件的階段性性質并作對應處置。它們的共同特點是：按時間維度劃分生命周期的思想；按線性劃分生命周期的思想，認為文件會因時間變化產(chǎn)生性質上的循序漸進式的改變。

但是，在電子專門檔案管理實踐中，應充分認識到傳統(tǒng)經(jīng)典的“文件生命周期理論”的不足之處。這主要表現(xiàn)在以下方面：

首先，對文件的運動歷程和性質與功能的認識存在盲點。只考慮時間維度的線性特征，將文件視為一成不變的實體（存儲介質與業(yè)務信息的復合體），即文件自產(chǎn)生后就會呈現(xiàn)出不變的形態(tài)，忽視了其形成著的活動常是延續(xù)、交互關聯(lián)且無明確終結點的復雜歷程的特征。其實，在現(xiàn)實活動中，同一份文件在不同的時空環(huán)境中，通常會表現(xiàn)出不同的價值形態(tài)，文件的性質與功能變化也不一定是線性過程。

其次，欠缺對國家和立檔單位的“記錄保存活動”的整體思考。這種理論以文件為描述對象，說明文件在線性時間維度所展現(xiàn)的階段性，這種以文件實體為核心的管理思想，使文件和檔案管理者將更多的精力投放在對實體的管控層面，而非其內(nèi)容層面。

再次，忽略了文件在個人或立檔單位活動中常具有的積極作用。這種理論使人們形成了文件是活動終結后被留存的實體的普遍意識，即社會活動的“分泌物”和“副產(chǎn)品”意識；卻忽視了文件實為社會行動的重要促成條件的重要價值。

第四，按照這種理論開展文檔工作，檔案管理人員常淪為各單位內(nèi)被動、弱勢、以實體保管為主的業(yè)務管理活動主體。

電子記錄生命周期理論，雖然在思想內(nèi)容層面，與傳統(tǒng)經(jīng)典生命周期理論的思想存在一定的繼承性，尚存在改進和提升空間，但該理論也存在一定的優(yōu)勢。這主要表現(xiàn)在：首先，電子記錄生命周期理論將文檔一體化思想融入文件和檔案管理實踐，即將檔案管理工作的某些業(yè)務活動提前到電子文件的運作與管理階段，對文件實現(xiàn)檔案化管理，在電子文件的形成、收集等階段，將電子文件和電子檔案管理統(tǒng)一起來。其次，電子記錄生命周期理論引入了前端控制思想，將對文件、檔案的管理與控制提前到它們的設計和形成之前。再次，電子記錄生命周期理論，引入全程控制思想，充分考慮到了電子文件全程管理的需要，內(nèi)容涉及到電子文件的產(chǎn)生、利用、保存和處置等每一項具體工作過程。

（二）記錄連續(xù)體理論的借鑒價值分析

當人們提到專門檔案時，腦海里會對應出現(xiàn)一份具體的文件形象。這時的專門檔案概念就是連續(xù)體最初形態(tài)；當出現(xiàn)一系列文件時，就達到了連續(xù)體的最高形態(tài)。20世紀80年代中期，澳大利亞的弗蘭克·阿普沃德（Frank Upward）和蘇·麥克米希（Sue McKemmish）等人，在莫納什大學（Monash University） 建立了“記錄件連續(xù)體研究小組”（從事理論研究并推動相關文件、檔案標準的制定），首次提出了“記錄連續(xù)體”的思想概念。認真學習和吸納這種理論的思想精華，對于改善和推動我國電子專門檔案的管理具有非?，F(xiàn)實的意義。

在數(shù)字化的網(wǎng)絡信息環(huán)境中，許多具備記錄性質的信息，并不具有物理實體；所以物理實體的保管已不再是電子專門檔案管理的最根本任務。如何在大量的電子專門信息中辨識出有保存價值者，并給予控制，以保證其有效利用，便逐漸成為電子專門檔案管理的根本任務。深入了解記錄連續(xù)體理論的思想，將有助于在我國電子專門檔案管理實踐中更好地運用該理論。

根據(jù)已有的資料，我們可以將記錄連續(xù)體理論的主要思想概括為以下方面：

（1）在數(shù)字化的網(wǎng)絡信息環(huán)境中，檔案管理思維應消除 “文件”與“檔案”二元劃分思想，以及文件的現(xiàn)行價值與檔案歷史價值的相對立的思想。組織內(nèi)的記錄管理活動實際上是組織各項活動不可或缺的有機組成部分，而非彼此分離、互不相干的活動。揚棄了記錄生命周期管理的單向線性作業(yè)模式是連續(xù)體理論的主要特征之一。

（2）記錄的本質是多元復雜的，在不同時空環(huán)境中，同一組記錄可同時具備不同的功能、任務與價值。傳統(tǒng)檔案學中的二元對立觀點（如“文件、檔案”與“現(xiàn)行價值、歷史價值”等區(qū)分），在管理實踐中過度簡化了記錄的性質，常常導致記錄（文件）被人為武斷處置。連續(xù)體理論則認為一套有效的記錄管理體系（RMS)，應能整合各種形式的記錄保存活動；在此體系中，無論記錄內(nèi)容繁簡或保存時限長短，均應得到適當處置。

（3）在數(shù)字化的網(wǎng)絡信息環(huán)境中，所有同類記錄的生產(chǎn)、使用、管理、保存有關的人員，均須整合在一個完整且可信任的記錄保存體制下。在這種體制中，相關人應體驗并承擔部分記錄保存的責任，方能達成記錄保存的使命。連續(xù)體理論的描述主題包含各種形態(tài)的檔案實踐行為，它提倡建立一個統(tǒng)一（而非“文件/檔案”相互區(qū)隔）的記錄保存體系，并要求各類組織將記錄保存活動整合于各項基本職能活動中，以增進管理效益并提升組織與個人行事的責任感。

記錄連續(xù)體理論認為，“文件”與“檔案”不是線性時間歷程的兩個端點，而是每一記錄在不同時空結構中，在性質上呈現(xiàn)出的兩個相對狀態(tài)；“文件”與“檔案”之間為一連續(xù)體，沒有明確分野。具體來說，文件生命周期論對“文件”與“檔案”的區(qū)分是：記錄A在產(chǎn)生后一段時間內(nèi)都被視為“文件”（對記錄產(chǎn)生者尚有某種實用價值）。在通過價值鑒定后，該記錄則成為“檔案”性文件（對記錄產(chǎn)生者不再具有使用價值，但具有歷史價值）。而記錄連續(xù)體理論則認為，記錄A在任何時空中都可能同時具有“文件”（記錄的原始使用價值）與“檔案”（歷史性價值）的性質；某一記錄即使在同一時間點，因使用情境或意義環(huán)境不同，其性質既可能較為偏重于“文件”也可能較偏重于“檔案”。對某甲而言，記錄A 可能是文件；對某乙而言，記錄A 可能具有高度檔案性的信息。記錄A 究竟在性質上是“文件”或“檔案”，要依據(jù)其所處環(huán)境而定，而不是僅根據(jù)文件的形成時間長短而定。

連續(xù)體理論認為，在立檔單位的記錄保存體制方面，記錄生產(chǎn)與記錄保存，不應被看作兩種不同的行動；一組記錄的生產(chǎn)，就是個體行動者對其活動進行特定方式的捕獲與保存。記錄“生產(chǎn)”就是某種形式的“保存”行動。一個健全的記錄保存體制，應將記錄生產(chǎn)者納入管理架構內(nèi)。在明確的記錄保存意識中，業(yè)務執(zhí)行者要確保所有應被記錄的業(yè)務活動均有文件記錄。

在社會整體的記錄保存體制方面，連續(xù)體理論認為，文件管理與檔案管理業(yè)不應是二分的工作領域。人類社會的記錄保存體制，應該是一個連續(xù)體。它所涵蓋的層次包括從個人到社會的各個方面，整合了記錄生產(chǎn)者、文件人員與檔案人員的業(yè)務管理活動。在此種體制內(nèi)，應建立一個完整的文件、檔案與其它組織職能的“記錄保存體系”，整合組織內(nèi)外的文檔人員及相關業(yè)務人員，以分工協(xié)作的方式達成記錄保存的目標。

蘇·麥克米希認為，記錄主要具有五種重要功能，即：（1）記錄往往是權力與權威的基礎，建構了社會關系并塑造行政統(tǒng)御作為；（2）記錄可確認行事責任歸屬。無論從企業(yè)組織管理、社會行政、文化或歷史的角度來看，記錄保存都是建立行政責任制的必要作為；（3）記錄可保存人類社會經(jīng)驗，形成集體記憶；（4）記錄保存是一種見證社會歷程的行動，它也塑造個人或集體的身份認同；（5）記錄是一種信息資產(chǎn)，因此記錄保存也必須發(fā)揮對企業(yè)或組織運作的增值作用。

記錄保存的目的、使命及其要對應的活動，則可由從個人層級到社會層級的四個構面①構面是基本結構面的簡稱,是一個集合概念,表示由若干基本要素按一定的方式、方法組成的基本結構面。從不同的維度出發(fā),利用一定的條件要素,可以形成不同的構面。記錄連續(xù)體理論中的構面所描述的是各層級的記錄生產(chǎn)與保存活動。依照一定的順序加以解析。這四個構面是：記錄生產(chǎn)、記錄獲取、記錄整理、記錄聚合。 弗蘭克·阿普沃德（Frank Upward）對這四個構面闡釋是：

（1） 第一個構面：記錄的生產(chǎn)。連續(xù)體論理論認為，文件記錄的生產(chǎn)者是個體行動者。個人在日常工作中會采取各種行動，但記錄保存格外關注的是具有交流性質的互動（transaction），互動的部分方面會被行動者以某種形式記載下來，形成文件記錄（證據(jù)信息）。弗蘭克·阿普沃德（Frank Upward）認為，文件記錄均具有潛在的檔案價值。

這個構面的記錄單位是“文件”，有證據(jù)力的文件是證明行動者曾從事過特定行動的“行動記錄”。記錄生產(chǎn)本身就是一種記錄保存的動作。行動者在社會互動歷程中產(chǎn)生格式文件，目的是保存該行動的證據(jù)，所以記錄生產(chǎn)基本上就是記錄保存的一部分。蘇·麥克米希認為，記錄生產(chǎn)就是一種記錄保存，并且是一種選擇性的保存。因為任何形式的文件都是對所記錄事件的選擇性呈現(xiàn)，因此記錄生產(chǎn)不是客觀中立的行為，相反，它是一種選擇性的“記憶行為”；在從事記錄生產(chǎn)的同時，行動者也同時在建構他所認知的社會現(xiàn)實。

記錄生產(chǎn)是社會實踐的一部分，是記錄生產(chǎn)和社會互動雙向反饋與相互建構的結果。一個完整的記錄保存體應把各種個體行動者納入管理架構中，以確保記錄生產(chǎn)和保存活動是完備的，并足以建立相應的工作責任制度。

（2）第二個構面：記錄捕獲。記錄捕獲是一種超越個人行動層次的組織性記錄保存活動。這種行動層次所產(chǎn)生的記錄實體，即“文件實體”，是人為的選擇與建構結果。

這個構面的行動主體則是一個組織的內(nèi)部機構。一個單位可能會有若干行動者，每位行動者在從事業(yè)務活動中，都生產(chǎn)一定量的文件；但從組織單位角度看，記錄保存不需要（也不可能）保存“所有行動者”產(chǎn)生的“所有記錄”，而是重點捕獲能代表或呈現(xiàn)該單位行動者從事組織性活動的記錄，以作為單位曾從事的特定活動或發(fā)生事件的證據(jù)。組織性的捕獲活動決定哪些文件應當保存、保存多久、應如何保存等。這個構面的“記錄捕獲”，其實是個體行動者從所屬組織立場出發(fā)，對其執(zhí)行的行動進行有形記錄的生產(chǎn)、匯集、整理的職責，以供組織使用。

（3）第三個構面：記錄整理。這個構面說明了母體組織層級的記錄保存活動，其中包含了現(xiàn)代組織的各類文件管理實踐活動。組織性活動是現(xiàn)代社會運轉的基本特征。各種形態(tài)的組織是社會行動的基礎。

該構面所關注的是以母體組織為行動主體所進行的各種活動及其所反映的社會職能。組織從事記錄保存的目的具有多元性。例如，如果將文件視為組織的信息資產(chǎn)，文件管理的目標就會偏重于記錄的信息功能。

連續(xù)體理論是一種強調社會責任的理論。弗蘭克·阿普沃德的圖示將第三個構面的社會互動軸標示為“職能”，目的是強調組織性的記錄保存，反映某一組織所承擔的社會角色，以滿足社會對組織記錄的期待，而不僅僅是在保存組織內(nèi)部所需的信息內(nèi)容。構面三所表達的思想同職能鑒定、宏觀鑒定與文獻戰(zhàn)略等檔案鑒定思想有著高度的一致性。

（4）第四個構面：記錄聚合。這個構面說明的是社會層級的記錄保存活動。這個層級所關注的行動主體是社會機構。弗蘭克·阿普沃德所指“機構”并非單一組織，而是社會現(xiàn)象中較穩(wěn)定的制度安排， 例如：某國家的教育、金融、司法等制度，或文化習俗面現(xiàn)象，如婚姻家庭制度、社會階級制度、次文化群體規(guī)范、各種行業(yè)文化等。這個層級的記錄保存，要求盡可能捕獲足以展現(xiàn)社會繁富層面的重要記錄，以便形成社會的“集體記憶”。

根據(jù)弗蘭克·阿普沃德的記錄連續(xù)體圖示，第四個構面的關注點雖與傳統(tǒng)檔案管理相同，但在實踐上卻存在較大差異。具體表現(xiàn)在：

（1）在連續(xù)體的體制中，一項記錄的生成可同時啟動四個構面的保存活動。四個構面的行動者可在同一時空范圍內(nèi)，分別對同一項記錄做同步處置，不需要依時順序進行，即當?shù)谝粋€構面至第三個構面的人員在進行記錄的生產(chǎn)、捕獲與整理時，第四個構面的檔案人員也可同步評估該記錄對社會整體的長期性證據(jù)價值。

在電子網(wǎng)絡環(huán)境中，信息可大量復制、傳播或同時滿足多人的利用需要，可以同步多向實現(xiàn)。由于某些電子信息的更新或消失速度極快（如網(wǎng)絡信息與電子郵件），加之信息數(shù)量的龐大與科技更新?lián)Q代的速率等因素的影響，也不允許記錄長期累積而不加處置。

（2）在以保管為主的生命周期工作模式中，檔案人員的工作主要是保管和監(jiān)護記錄實體；但在后保管時代的連續(xù)體體制中，檔案專業(yè)的重心則是對社會整體的記錄保存體制進行運籌帷幄的管理，形成一個館藏分散、事權分化但合作緊密的記錄保存網(wǎng)絡，檔案機構在網(wǎng)絡中扮演指揮控制的樞紐角色。一個檔案館可以沒有自行保存的館藏，僅應擔任其所屬網(wǎng)絡的控管節(jié)點并提供存取機制與社會服務。

上述兩種理論，是目前指導我國電子專門檔案管理的重要思想工具。有效地理解和合理運用這兩種理論，并結合各立檔單位的電子專門檔案管理實踐完善和發(fā)展其思想內(nèi)容，對做好各專業(yè)的電子專門檔案管理，統(tǒng)一人們的思想認識，科學地開展電子專門檔案的管理實踐，均具有不容忽視的價值。

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G276

A < class="emphasis_bold">文章編號：1

1005-9652（2017）03-0005-06

（責任編輯：虞志堅）

王英瑋，中國人民大學信息資源管理學院教授，博士生導師。