中小企業(yè)信息管理系統(tǒng)存在的問題及對策

摘 要當(dāng)前我國中小企業(yè)獲得了較大的發(fā)展，企業(yè)數(shù)量不斷增加，同時越來越多的企業(yè)認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，開始有計劃的進(jìn)行信息化管理，并且有不少企業(yè)已經(jīng)取得了較大的成就，但從整體上來看，中小企業(yè)的信息化建設(shè)依然落后于大型企業(yè)，更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于西方國家。這主要是因為中小企業(yè)在信息化管理過程中存在著較多的問題，其中較為突出的有兩點，一是信息化技術(shù)人才儲備不足，二是缺乏有效的信息化管理系統(tǒng)投資結(jié)構(gòu)，這些問題嚴(yán)重影響了企業(yè)的信息化建設(shè)步伐。為了有效解決這些問題，使中小企業(yè)建立健全的信息管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提高信息化管理水平，本文在分析信息管理系統(tǒng)內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，還具體分析了如何才能建立完善的信息管理系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè) 信息管理系統(tǒng) 問題 對策

1 前言

中小企業(yè)的發(fā)展增加了國家的稅收，為國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出了一定的貢獻(xiàn)。如果能夠使中小企業(yè)獲得進(jìn)一步的發(fā)展，將會進(jìn)一步刺激國民經(jīng)濟(jì)的增長。而實現(xiàn)信息化建設(shè)不僅可以在很大程度上提高企業(yè)的運(yùn)行效率，有效減少生產(chǎn)成本，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動更為穩(wěn)定，而且還可以滿足管理方面的需求，增加產(chǎn)品的附加值，為企業(yè)帶來更大的利潤，從而增加企業(yè)的競爭力。但是從中小企業(yè)的整體發(fā)展情況來看，大多數(shù)企業(yè)的信息化管理水平教師比較低，與大型企業(yè)存在較大的差距。為了能夠加強(qiáng)信息化建設(shè)，有效縮小信息化管理水平的差距，中小企業(yè)繼續(xù)進(jìn)行科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，確定企業(yè)的未來發(fā)展方向與日常管理模式。這就需要企業(yè)結(jié)合實際情況分析問題，以便采取對應(yīng)的措施盡快建立完善的信息管理系統(tǒng)，從而盡快實現(xiàn)信息化建設(shè)。

2 信息管理系統(tǒng)的概述

信息對于企業(yè)的發(fā)展來說具有非常重要的意義，只有了解與分析信息，才能掌握市場的走向，從而占據(jù)有利的地位。信息是一種非常重要的資源，一方面它具有良好的利用價值，另一方面它具有共享性和積累性。而管理系統(tǒng)主要是指由不同的獨立成分形成的整體，利用它可以使中小企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)資源的有效利用。對于中小企業(yè)而言，想要獲得更好的發(fā)展就需要充分的利用資源，這就需要對資源進(jìn)行有效的管理，因此信息管理系統(tǒng)至關(guān)重要，應(yīng)用該系統(tǒng)對相關(guān)的信息資源進(jìn)行管理，可以在很大程度上提高信息的管理與利用效率，能夠有效提高企業(yè)的競爭力?？偟膩碚f，信息管理系統(tǒng)主要是指企業(yè)人員在先進(jìn)思想的指導(dǎo)下，采用現(xiàn)代先進(jìn)的各種計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搜集與存儲企業(yè)在日常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，通過對信息進(jìn)行分析，然后根據(jù)分析結(jié)果制定企業(yè)決策方案，從而保證管理決策的可靠性。

3 中小企業(yè)信息管理系統(tǒng)建設(shè)過程中存在的問題

3.1 信息化技術(shù)人才儲備不足

從中小企業(yè)的發(fā)展情況來看，當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的信息化技術(shù)人才儲備不足，基層員工的信息化水平較低。一般來說中小企業(yè)在運(yùn)營過程中主要是采取領(lǐng)導(dǎo)個人決策的模式，這就決定著信息化管理的推廣需要依賴于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層。但是多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層人員缺乏信息化理論知識，依然保留著傳統(tǒng)的信息管理觀念，掌握的信息化技術(shù)也較少。而信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要有優(yōu)秀的信息化人才作為支撐，中小企業(yè)只有具有充分的信息化技術(shù)人才儲備，才能做好信息管理系統(tǒng)建設(shè)，從而實現(xiàn)對信息的有效管理與利用。另外，一些中小企業(yè)的管理理念不夠先進(jìn)，在信息管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中過于注重硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，不夠重視信息技術(shù)人才的培養(yǎng)，不僅不給員工提供外部的信息化知識與技術(shù)的培訓(xùn)機(jī)會，而且也沒有建立內(nèi)部的培訓(xùn)機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的信息管理與技術(shù)人才不足，在很大程度上影響了企業(yè)的信息管理建設(shè)步伐，從而難以對信息進(jìn)行有效的利用，最終導(dǎo)致中小企業(yè)的發(fā)展落后于大企業(yè)。

3.2 缺乏有效的信息化管理系統(tǒng)投資結(jié)構(gòu)

在大環(huán)境的影響下，雖然我國中小企業(yè)獲得了較大的發(fā)展，但是從整體上來看，當(dāng)前依然處于初期發(fā)展階段，企業(yè)在發(fā)展的過程中面臨資金欠缺、融資難等問題，這些問題限制了企業(yè)的發(fā)展。而信息管理系統(tǒng)建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，是一個長期且較為復(fù)雜的工程，在這一過程中需要投入大量的資金。首先，信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要購買一定的硬件設(shè)備，而且還需要培養(yǎng)或者引進(jìn)專業(yè)的信息技術(shù)與管理人才，這些都需要大量的資金作為支撐，但是中小企業(yè)在融資難等問題的約束下，時常不能拿出足夠的資金投入信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。同時有一些中小企業(yè)在建設(shè)信息管理系統(tǒng)的時候，主要是將大部分的資金投入于硬件的完善中，忽視了集成軟件的投入，投資結(jié)構(gòu)的不合理，將會嚴(yán)重降低系統(tǒng)的后期運(yùn)行效率。

4 加強(qiáng)中小企業(yè)信息化管理的主要對策

4.1 加強(qiáng)中小企業(yè)的信息化基礎(chǔ)建設(shè)

信息化基礎(chǔ)建設(shè)包含的工作內(nèi)容較多，不僅涉及網(wǎng)絡(luò)平臺與網(wǎng)站方面的建設(shè)，而且還涉及辦公自動化以及數(shù)據(jù)庫方面的建設(shè)。一般來說建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺主要是為了使企業(yè)內(nèi)部能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的利用與共享，需要注意的是在建設(shè)的過程中應(yīng)重視萬維網(wǎng)的接入，這樣才能取得應(yīng)有的系統(tǒng)構(gòu)建效果。當(dāng)然，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺具有多重的功能，除了具有信息共享的功能，還能使中小企業(yè)實現(xiàn)無紙化辦公的模式，從而進(jìn)一步提高辦公效率。同時在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺的時候，一定要充分重視信息的安全，如果內(nèi)部信息泄露出去，將會帶給企業(yè)很大的麻煩，極有可能造成不同程度的經(jīng)濟(jì)損失，從而影響企業(yè)的正常發(fā)展。因此企業(yè)需要通過設(shè)置防火墻的方式，防止外部人員竊取信息數(shù)據(jù)。

從網(wǎng)站建設(shè)的角度來看，企業(yè)在開展網(wǎng)站建設(shè)工作的過程中，不僅需要確定站點的主題，制定詳細(xì)的銷售目標(biāo)，而且還需要做好域名的申請等各項工作。實際工作中技術(shù)人員為了能夠有效構(gòu)建企業(yè)網(wǎng)站，應(yīng)當(dāng)對相關(guān)的信息數(shù)據(jù)設(shè)立超文本連接，這樣才能協(xié)調(diào)好信息數(shù)量與質(zhì)量的發(fā)展。在此基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建操作較為簡便的網(wǎng)站結(jié)構(gòu)，設(shè)立簡潔的站點搜索與信息搜尋，這樣才能吸引更多的人員訪問公司的網(wǎng)頁。

從辦公自動化和數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建角度來看，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)以數(shù)據(jù)作為導(dǎo)向，采取一定的方法在各項信息數(shù)據(jù)間建立相應(yīng)的鏈接，然后基于系統(tǒng)環(huán)境與企業(yè)情況的條件下，編寫正確的代碼。同時技術(shù)人員還需要測試各項工作環(huán)節(jié)的穩(wěn)定性，例如信息輸入，只有確保所有環(huán)節(jié)具有良好的穩(wěn)定性后，才能安排相關(guān)人員編制操作手冊。構(gòu)建辦公自動化系統(tǒng)的時候，主要是著重于會議管理、檔案等相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)工作，并注重各部門人員之間的溝通與交流。此外，中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)內(nèi)部情況，適當(dāng)購買傳真機(jī)以及硬盤等相關(guān)的辦公設(shè)備，從而為信息管理系統(tǒng)的建設(shè)提供充分的硬件保障。

4.2 提高企業(yè)內(nèi)部的管理信息化水平

為了能夠做好內(nèi)部管理信息化的建設(shè)工作，中小企業(yè)必須要根據(jù)現(xiàn)實發(fā)展情況統(tǒng)籌好信息流、資金流以及物流，這樣才能對相關(guān)的信息資源進(jìn)行有效的管理，在此基礎(chǔ)上還需要認(rèn)真做好財務(wù)和人力資源的管理工作，提高其信息化管理水平。具體來說，中小企業(yè)建設(shè)的信息管理系統(tǒng)需具備多種功能，一方面可以對產(chǎn)品訂單于入庫進(jìn)行管理，另一方面還可以實現(xiàn)付款，從而能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的物流以及資金流進(jìn)行全面的監(jiān)測。除了以上的基本功能，信息管理系統(tǒng)還應(yīng)提供其它的功能服務(wù)，例如資源調(diào)撥，或者庫存規(guī)劃等，重要的是一定要協(xié)調(diào)好各項財務(wù)管理業(yè)務(wù)，使財物工作能夠順利的開展。而從人力信息化的角度來看，企業(yè)應(yīng)當(dāng)開發(fā)終端，建立一個系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，使信息管理系統(tǒng)具有招聘、福利分配等相關(guān)的人力資源管理服務(wù)，這樣才能促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

4.3 注重系統(tǒng)建設(shè)與電子商務(wù)的協(xié)同發(fā)展

通過電子商務(wù)形式可以更好地實現(xiàn)中小企業(yè)的信息化管理。在應(yīng)用電子商務(wù)的情況下，可以將企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營與外部經(jīng)營連接起來，加強(qiáng)彼此的聯(lián)系，從而形成一個完整的虛擬環(huán)境，有利于促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動發(fā)展。與此同時利用電子商務(wù)，可以在很大程度上擴(kuò)大企業(yè)的銷售額，為企業(yè)創(chuàng)造更大的利潤，最終使企業(yè)從激烈的市場競爭中脫穎而出，因此中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分重視電子商務(wù)的協(xié)同發(fā)展。具體的實踐工作中，企業(yè)首先需要建立健全的內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，從而形成一個良好的網(wǎng)絡(luò)平臺環(huán)境，這是實現(xiàn)信息化管理的前提條件，也是開展電子商務(wù)的重要保障。其次，中小企業(yè)需要根據(jù)實際情況建立健全的內(nèi)部管理系統(tǒng)，為企業(yè)各項內(nèi)部信息資源管理工作的開展提供相應(yīng)的職能服務(wù)。而想要實現(xiàn)這一目標(biāo)，企業(yè)人員需要構(gòu)建一個完善的業(yè)務(wù)流程，確保各項業(yè)務(wù)能夠順利的開展，從而為電子商務(wù)的應(yīng)用創(chuàng)造良好的條件。再次，中小企業(yè)需要建立健全的外部的管理系統(tǒng)，主要是負(fù)責(zé)對企業(yè)各項外部信息管理工作進(jìn)行管理，只有這樣企業(yè)在應(yīng)用電子商務(wù)的時候，才能有效解決包裝、物流等相關(guān)的外部工作。最后，中小企業(yè)需要做好客戶終端的建設(shè)，只有設(shè)立了客戶終端，才能構(gòu)成一個完整的信息管理系統(tǒng)，從而才能使企業(yè)的信息化管理達(dá)到最佳的開放狀態(tài)，從而為電子商務(wù)發(fā)展提供有利的條件。

4.4 加大專業(yè)化的信息技術(shù)與管理人才培養(yǎng)力度

中小企業(yè)想要獲得更好的發(fā)展，實現(xiàn)科學(xué)化管理，就需要有專業(yè)的人才隊伍作為支撐，只有擁有充分的人才儲備資源，才能獲取人才競爭的勝利。因此中小企業(yè)一定要充分重視專業(yè)化信息技術(shù)與管理人才的培養(yǎng)，加大資金的投入，盡快建立一個完善的人才培訓(xùn)機(jī)制，給員工提供內(nèi)部或者外部的培訓(xùn)機(jī)會，可以通過與高校合作，或者通過舉辦講座的方式，安排相關(guān)人員輪流接受在職培訓(xùn)。培訓(xùn)的過程中不僅要注重信息化理論知識的培訓(xùn)，而且還要重視先進(jìn)信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使培訓(xùn)人員更深入的了解信息知識與技術(shù)，并將這些知識與技術(shù)應(yīng)用于實際工作中，最終培養(yǎng)出優(yōu)秀的信息管理與技術(shù)人才，從而為企業(yè)的發(fā)展提供人才保障。

5 結(jié)語

構(gòu)建信息管理系統(tǒng)需要經(jīng)過一個長期的過程，對于中小企業(yè)而言，面臨的風(fēng)險更大，因為在系統(tǒng)開發(fā)的過程中，如果出現(xiàn)問題，將會帶來不同程度的資金浪費，從而影響到企業(yè)的日常經(jīng)營活動。因此中小企業(yè)在開發(fā)信息管理系統(tǒng)的時候，一定要先分析自身的特點，并充分了解相關(guān)的信息化知識與技術(shù)，以便制定一個詳細(xì)的信息管理系統(tǒng)發(fā)展計劃，一步一步的落實，這樣才能減少風(fēng)險。具體來說，中小企業(yè)應(yīng)不斷加強(qiáng)自身信息化基礎(chǔ)建設(shè)，一方面構(gòu)建一個完善的網(wǎng)絡(luò)平臺，做好網(wǎng)站建設(shè)，另一方面還需要做好辦公自動化以及數(shù)據(jù)庫方面的建設(shè)。同時，還需要不斷提高企業(yè)內(nèi)部的管理信息化水平，根據(jù)現(xiàn)實發(fā)展情況統(tǒng)籌好信息流、資金流以及物流，在此基礎(chǔ)上應(yīng)注重電子商務(wù)的協(xié)同發(fā)展。并且應(yīng)加大專業(yè)化的信息技術(shù)與管理人才培養(yǎng)力度，為企業(yè)的發(fā)展提供人才保障。

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作者簡介

師忠凱（1975-），男，江蘇省沛縣人。碩士學(xué)位。徐州工程學(xué)院講師。研究方向為信息管理、信息系統(tǒng)、社會信息化。

作者單位

徐州工程學(xué)院 江蘇省徐州市 221008