關于職業(yè)學校檔案管理員的現(xiàn)狀分析及對策

談東晶

一、引言

學校檔案管理工作是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標準，是提高學校工作效率和質(zhì)量的必要條件。它在學校建設和發(fā)展中起到積極的作用，是學校的一項基礎工作、常規(guī)工作，是學校工作的重要組成部分。它既是起到維護學校歷史真實面貌的重要作用，又是學校做出決策的重要依據(jù)之一。

檔案管理員是學校檔案管理的中心力量，對學校檔案工作起著決定性作用，加強專、兼職檔案員的自身建設也是由檔案管理工作的性質(zhì)決定的。而要提高檔案管理員能力和促進有效管理，必須找到檔案管理員工作當中的問題，并針對相關的問題探討相應的對策，以此來提高職業(yè)學校檔案管理員的素質(zhì)，提升學校檔案工作。

二、分析職業(yè)學校檔案管理員隊伍現(xiàn)狀

1.重視程度不夠，檔案員人才觀念淡薄

職業(yè)學校的檔案管理一般由專職檔案員和兼職檔案員構成。職業(yè)學校因為行政、教學教育管理等繁重事務的影響，經(jīng)常會忽視了檔案管理員的工作，主要表現(xiàn)為對于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，對加強檔案管理的重要性認識不足，從而使檔案員對檔案工作缺乏積極性，直接影響了學校檔案工作的開展。目前職業(yè)學校檔案管理人員這支隊伍在數(shù)量上雖較龐大，但質(zhì)量上還遠不能適應當今檔案管理工作的需要，并且較優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才還在不斷地流失。

2.檔案管理員業(yè)務能力不強

檔案管理員特別是兼職檔案員缺乏對檔案知識的學習，收集檔案、整理檔案沒有按要求進行，在檔案管理中缺乏鉆研、解決實際問題的能力，碰到困難經(jīng)常是放在一邊，不及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，業(yè)務知識更新不主動，適應不了檔案工作更新和變革。

3.檔案管理員角色認同感不足

無論是外界還是檔案員本身，對檔案員這一崗位角色認知存在偏差，檔案員所做的大量工作也難以真正得到認可。檔案員開展工作的積極性不高，出現(xiàn)惰性甚至厭惡的現(xiàn)象。特別是兼職檔案員，平時對所兼職的檔案工作不夠重視，服務意識不強，缺乏主動與部門領導、同事之間溝通的意識，影響檔案工作收集、整理的數(shù)量和質(zhì)量，經(jīng)常出現(xiàn)收集檔案時搞“突擊”的現(xiàn)象。

4.兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定

由于部門人員變動較快等客觀因素的影響，兼職檔案員不是頻繁調(diào)動就是身兼數(shù)職，他們沒法全身心投入到檔案工作中去，有時對檔案工作只能是敷衍了事。兼職檔案員隊伍的不穩(wěn)定還直接影響到檔案工作的質(zhì)量，經(jīng)常出現(xiàn)檔案工作沒交接或交接不清楚，新的兼職檔案員沒法延續(xù)之前的檔案管理工作。

三、職業(yè)學校檔案管理員工作的改進措施

1.提高素質(zhì)、打造優(yōu)良的專、兼職檔案員隊伍

加強領導、健全考核機制。校級領導和部門領導要支持、關心檔案工作，相對保證檔案隊伍的穩(wěn)定性，對檔案管理員的工作給予鼓勵和肯定，切實解決在檔案管理中碰到的困難形成領導分管，專、兼職檔案員齊抓共管的檔案工作網(wǎng)絡。

2.建立長效激勵機制

檔案工作要建立約束和激勵機制，職業(yè)學校行政工作、教學工作繁重，而兼職檔案工作往往不計入工作量，不與收入掛鉤。為提高檔案管理工作成效，學校應制定相應的考核機制，對檔案員工作進行總結和客觀評價，把優(yōu)秀、良好、合格和不合格作為考核結果。對工作突出的兼職檔案員進行表彰，樹立榜樣，使兼職檔案員有歸屬感，有認同感，激發(fā)其工作的積極性和主動性，促使他有目標、有方向更好地開展檔案工作。對不合格部門科室要追究個人責任和領導責任，對嚴重違紀違法者給予嚴厲處罰。使檔案管理員清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關。

3.加強學習、提高檔案隊伍素質(zhì)

檔案隊伍自身素質(zhì)的高低直接影響著檔案事業(yè)的興衰。檔案管理隊伍中特別是兼職檔案員兼職檔案員應具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，懂得黨和國家關于檔案管理方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法。自覺學習現(xiàn)代化信息管理的技術，適應檔案工作的信息化建設的要，能熟練運用信息化手段來開展檔案工作。

4.開展業(yè)務培訓，提高兼職檔案員的業(yè)務水平

職業(yè)學校兼職檔案管理員，每個工作人員承擔的工作任務越來越多，身兼數(shù)職，可以說檔案工作僅是其工作職責的一部分，如果不對其加強培訓，必然影響到檔案收集、整理的質(zhì)量，因此兼職檔案員的業(yè)務素質(zhì)亟待提高。學校應組織對兼職的檔案員進行業(yè)務培訓，可以聘請校內(nèi)外專家講解有關檔案的業(yè)務知識、技巧方法，結合實際可開展一般理論知識培訓和具體操作方面的培訓。對兼職檔案員進行專門的計算機應用技術等方面的培訓，以適應電子信息技術給檔案工作帶來的影響和變革。通過各種形式的培訓和交流學習，提高兼職檔案員的業(yè)務綜合能力，使檔案工作既要保證數(shù)量又要保證質(zhì)量。

5.變思想觀念，從被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?/p>

職業(yè)學校檔案員要轉(zhuǎn)變思想觀念，從被動收集轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占?，從機械性收集轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)造性收集，增強學校發(fā)展的責任感、緊迫感，積極營造積極開展檔案工作的氛圍。兼職檔案員要多渠道、全方位地收集，整理檔案，努力尋求檔案工作的突破點和創(chuàng)新處。相互協(xié)調(diào)，資源共享。收集檔案有時會涉及到跨部門的情況，所以部門與部門之間要加強協(xié)調(diào)，各部門是相互依存、相互制約的關系，部門之間的資源要共享，要有合作與服務的精神，共同挖掘檔案資源，提高工作效率，更加體現(xiàn)檔案的價值。

6.加強指導和監(jiān)督

學校要對檔案工作進行檢查，對學校檔案工作給予評價。專職檔案員需經(jīng)常性地對兼職檔案員進行工作指導，及時糾正兼職檔案員的工作失誤。對新接手的兼職檔案員要給予具體的指導，讓他們盡快熟悉和掌握檔案管理工作的要求和技巧。加強兼職檔案員的監(jiān)督，可以用抽查的方式來檢查兼職檔案員開展的工作情況，以確保兼職檔案員能按時、按質(zhì)、按量完成檔案工作。

四、結語

檔案管理工作在學校管理工作中有著舉足輕重的作用，在引進和打造優(yōu)秀的檔案管理人才的同時，要提升檔案管理隊伍建設，提升學校的檔案工作。

責任編輯何麗華endprint