加強(qiáng)事業(yè)單位的人事檔案管理的思考

萬富龍

[摘要]人事檔案是人才信息的重要載體，對(duì)人才資源的開發(fā)起著不可忽視的作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理出現(xiàn)許多問題，因而，提升人事檔案管理水平成為迫在眉睫的頭等大事。本文就這種情況提出了加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的建議。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；事業(yè)單位；管理

人事檔案是紀(jì)錄個(gè)人所從事的各種社會(huì)活動(dòng)的文件，它是以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。它是人才信息的重要載體，能充分反映出個(gè)人經(jīng)歷、思想品質(zhì)、工作能力、社會(huì)關(guān)系、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件，直接影響單位對(duì)優(yōu)秀人才的考察和識(shí)別，對(duì)加強(qiáng)單位技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)技術(shù)、科研、黨政管理的開展具有重大作用。人事檔案管理主要是指人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在許多迫切需要解決的問題，如人事檔案的重視度不高，制度不夠完善；人事檔案管理人員素質(zhì)普遍較低；人事檔案管理現(xiàn)代化程度不高等。在這樣的背景下人事檔案管理工作勢(shì)必會(huì)阻礙人事制度的改革。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)得以迅速提高，同時(shí)由于事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，這些都為人事檔案工作提供了良好的的發(fā)展契機(jī)。另一方面也對(duì)原有的人事檔案管理模式、內(nèi)容、手段都提出了新的挑戰(zhàn)。因此，人事檔案工作必須從觀念上更新，在制度上、管理手段上不斷完善，積極探索現(xiàn)代管理模式，才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

一、轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步做好人事檔案管理工作

由于人事制度改革的不斷深入，對(duì)人事檔案管理工作水平提出了新要求，因而單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高對(duì)單位人事檔案管理工作的重視度，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來對(duì)待，正確全面認(rèn)識(shí)檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，并從人力、財(cái)力以及各種資源等方面積極支持人事檔案工作，并將其納入到議事日程。主要從以下幾個(gè)方面來貫徹，首先要加大對(duì)檔案工作的宣傳，為搞好檔案工作打好基礎(chǔ)。應(yīng)通過經(jīng)常學(xué)習(xí)與宣傳檔案法律、法規(guī)和有關(guān)管理規(guī)定，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是人才信息的重要資源，關(guān)系到社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，具有不可再生和替代性，因而做好檔案工作是每位工作人員義不容辭的責(zé)任。其次，要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。再次，要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)考核制度，對(duì)人事檔案工作實(shí)行定期定性定量考核，分級(jí)分類指導(dǎo)，使人事檔案工作實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

二、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。提高人員素質(zhì)

檔案管理的主體和關(guān)鍵在于人，因而，增強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍自身的建設(shè)，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是加強(qiáng)檔案管理的重要措施。人事檔案工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，它兼具服務(wù)性和保密性。同時(shí)隨著信息化的不斷發(fā)展，人事制度改革的不斷推進(jìn)和各項(xiàng)工作的不斷深入，檔案管理工作就更需要一批高素質(zhì)的復(fù)合型人才，這就對(duì)每位檔案工作者在業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)上提出了更高的要求，因此，各級(jí)人事部門要注意加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案管理工作，并重視對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作和生活，以使他們的積極性和創(chuàng)造性得以充分發(fā)揮。還應(yīng)定期組織對(duì)他們進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，緊跟信息時(shí)代的步伐，有效的提升檔案管理的技術(shù)水平。檔案員還要不斷增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬自己的知識(shí)面，提高文字能力、綜合分析等各種能力。同時(shí)還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作技術(shù)及人事檔案管理軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既具有檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又能熟練掌握計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，另外，積極提高自身素質(zhì)與政治覺悟，腳踏實(shí)地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

三、加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案是人才信息的資源庫，合理有效地利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，就必須借助于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，以實(shí)現(xiàn)工作效率的不斷提高和人事檔案壽命的延長。同時(shí)信息化又是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，它對(duì)人事檔案管理工作提出了新的要求。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，是適應(yīng)人事制度改革與發(fā)展的需要，也是社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門不斷提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸個(gè)人信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。而要提高工作效率，就必須借助于計(jì)算機(jī)的輔助作用，充分利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理并輸入計(jì)算機(jī)，并通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來創(chuàng)新人事檔案管理工作，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不需要保密的檔案信息的社會(huì)共享，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

四、適應(yīng)新形勢(shì)。完善人事檔案管理的內(nèi)容

隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革工作的不斷推進(jìn)和《新勞動(dòng)合同法》的實(shí)施，事業(yè)單位正在逐步推行全員聘用制。這就對(duì)人事檔案工作提出了新要求，就要不斷適應(yīng)改革發(fā)展的新要求，進(jìn)一步豐富人事檔案的內(nèi)容。例如：員工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協(xié)議、考核、解聘、辭聘等信息，反映工作效益、工作業(yè)績以及參與重大活動(dòng)項(xiàng)目等材料，對(duì)員工的動(dòng)態(tài)管理等情況在人事檔案中應(yīng)如實(shí)記錄，歸檔材料的內(nèi)容要隨時(shí)補(bǔ)充完善。另外，對(duì)于能夠反映員工的綜合素質(zhì)特別是文化素質(zhì)的內(nèi)容，包括個(gè)人文化程度、繼續(xù)教育情況、各項(xiàng)專業(yè)技術(shù)資格等也應(yīng)在人事檔案中有所體現(xiàn)。