企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)

焦順偉 中國電子科技集團(tuán)公司第41研究所

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)

焦順偉 中國電子科技集團(tuán)公司第41研究所

本文概述了在信息化成為一種時(shí)代趨勢(shì)的情況下，檔案信息化建設(shè)的基本原則和實(shí)現(xiàn)條件

基本原則 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 信息資源建設(shè) 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定

檔案信息化是檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息化、數(shù)字化管理為中心。在這個(gè)轉(zhuǎn)變過程中，檔案要實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，這也是檔案管理模式變革的根本所在。企業(yè)檔案信息化就是指企業(yè)在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源通過技術(shù)手段進(jìn)行處置、管理和開發(fā)，以實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過程。筆者將通過企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本原則和實(shí)現(xiàn)條件，談一談企業(yè)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)。

一、檔案管理信息化建設(shè)的基本原則

企業(yè)檔案信息化的意義深遠(yuǎn)，無需贅言，要實(shí)現(xiàn)其穩(wěn)健快速的發(fā)展，需要堅(jiān)持本著與企業(yè)信息化同步協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌規(guī)劃的全局性原則、以需求為導(dǎo)向原則和安全原則。

（一）全局性原則

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的促進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展的系統(tǒng)工程，須納入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，與單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展。國家檔案局在《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》中明確要求，要“堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接”。企業(yè)必須制定科學(xué)的檔案信息化整體規(guī)劃，結(jié)合單位自身的特點(diǎn)和發(fā)展前景，進(jìn)行細(xì)致的調(diào)查和科學(xué)的論證，要既關(guān)注行業(yè)內(nèi)的檔案信息化建設(shè)，更注重結(jié)合本單位的實(shí)際需求。在開展檔案信息化建設(shè)之初，應(yīng)深入調(diào)查、分析現(xiàn)狀和需求，研究論證途徑與方法，資源配置保障等，走具有本單位特色和優(yōu)勢(shì)的發(fā)展之路。在此基礎(chǔ)上制定發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、階段性目標(biāo)、具體措施、人財(cái)物等的保障要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的支撐等，使其納入單位整體建設(shè)規(guī)劃。保證檔案信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步展，有計(jì)劃、步驟地組織實(shí)施。

（二）需求導(dǎo)向原則

在檔案信息化建設(shè)過程中，只有面向檔案管理和開發(fā)利用的主要需求，解決工作中存在的實(shí)際問題，才能提高信息化建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際效果，實(shí)現(xiàn)合理的投入產(chǎn)出比，并有助于檔案信息化的持續(xù)推進(jìn)和提高。在檔案信息化的過程中，不少的單位曾先后使用過多個(gè)檔案管理軟件，各個(gè)系統(tǒng)之間互不聯(lián)通，繼承困難，在檔案部門各種資源占用相對(duì)較少的情況下，這樣的重復(fù)建設(shè)，教訓(xùn)深刻。因此，我們的檔案信息化建設(shè)從規(guī)劃到實(shí)施，從法規(guī)建設(shè)到標(biāo)準(zhǔn)制定，從系統(tǒng)開發(fā)到資源構(gòu)建，都應(yīng)以實(shí)際需求為導(dǎo)向，認(rèn)真調(diào)研、科學(xué)規(guī)劃、廣泛論證。

（三）安全性原則

傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的安全保護(hù)包含了檔案的實(shí)體安全和信息安全兩個(gè)方面。在電子環(huán)境中的檔案安全保護(hù)除了防止信息泄密之外，還需要防止數(shù)字信息的丟失，失真和不可用。磁性和光學(xué)載體存儲(chǔ)密度高，一張光盤的丟失可能意味著上千份檔案的丟失；網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)在提供方便的同時(shí)，也為信息的修改，泄密提供了渠道。所以說信息化背景下檔案的安全保護(hù)難度更大。這就要求在信息化過程中加強(qiáng)檔案信息的安全保障工作。一方面，采用必要的技術(shù)手段加以防范，當(dāng)前各種技術(shù)防范手段不斷推出，升級(jí)更新，包括加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防寫措施、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪問權(quán)限控制技術(shù)等，都是有效的手段，應(yīng)該充分綜合應(yīng)用，提高安全性。另一方面可以通過建立完善的安全管理制度加以規(guī)范。

二、檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)條件

檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和環(huán)節(jié)，首先必須進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，硬件和軟件建設(shè)，其次需要將檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，并建立功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時(shí)還必須建立與之適應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案工作的收集、保管、利用等環(huán)節(jié)重新設(shè)置，以保障在信息化條件下工作的有序開展。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化必須建立在一整套現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備基礎(chǔ)上，包括幾乎所有的硬件設(shè)施，如網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀及其他硬件設(shè)備，也包括部分軟件如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、編程環(huán)境等。

1.硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備以及其它支撐設(shè)備等。其中對(duì)檔案的數(shù)字化處理，需要購置相應(yīng)的數(shù)字化掃描設(shè)備，購買一套完整的快速掃描設(shè)備和軟件價(jià)格不菲，并且檔案信息數(shù)字化過程完成后，花費(fèi)大筆經(jīng)費(fèi)購置的設(shè)備有可能閑置或貶值，經(jīng)濟(jì)效益和長期效應(yīng)不甚理想。另外，掃描檔案信息的工作量大，要短時(shí)期完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，人力需求量很大。人力、財(cái)力問題也是檔案信息化工作面臨的挑戰(zhàn)之一。

2.軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

沒有相應(yīng)的檔案管理軟件，硬件就會(huì)像一盤散沙，無法運(yùn)作。根據(jù)國家有關(guān)信息化建設(shè)的規(guī)范，檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲(chǔ)格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽、互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入輸出及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足企業(yè)的文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需求。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)，經(jīng)過需求分析，自行組織力量進(jìn)行開發(fā)或在保障經(jīng)濟(jì)適用和安全保密等基礎(chǔ)上選擇既能實(shí)現(xiàn)當(dāng)前建設(shè)目標(biāo)，又能隨著信息技術(shù)的發(fā)展提供系統(tǒng)升級(jí)服務(wù)的管理系統(tǒng)。另外在檔案管理平臺(tái)的建設(shè)過程中要注意各個(gè)管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)聯(lián)通，在企業(yè)信息化建設(shè)的大環(huán)境下，使信息資源得到有效地共享，避免檔案管理平臺(tái)成為信息孤島。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)

將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動(dòng)的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)檔案部門可結(jié)合自身的特點(diǎn)和需求選擇建設(shè)基于互聯(lián)網(wǎng)和內(nèi)部局域網(wǎng)的檔案網(wǎng)站或數(shù)字檔案館。

（二）信息資源建設(shè)工作

檔案信息資源是現(xiàn)代檔案管理工作的對(duì)象，信息資源建設(shè)工作包括電子文件歸檔管理和傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化,以及檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。將現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作，一方面利用數(shù)字化技術(shù)將以其他形式存儲(chǔ)的庫藏檔案，通過手工著錄、掃描等形式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等各類存儲(chǔ)器中，完成現(xiàn)有庫藏檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，尤其要優(yōu)先對(duì)一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工；另一方面，通過對(duì)電子文件的收集，按照數(shù)字化管理體系進(jìn)行歸檔、整理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。

建立功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫是檔案信息化的關(guān)鍵。目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)該是信息化建設(shè)初期的工作重點(diǎn)，階段性的逐步建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過著錄標(biāo)引，建立以原始檔案保存狀態(tài)為編目單位的各種檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫 ，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。通過接收電子檔案、對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化并為其編制題名、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等索引的方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文原貌的信息化查詢和利用，不斷提高檔案利用的效率和質(zhì)量。

（三）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

隨著管理方式和管理對(duì)象的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作中必然產(chǎn)生許多新的問題，需要通過制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來解決，數(shù)字檔案的管理較之傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求更高，否則可能面臨多種風(fēng)險(xiǎn)。比如，若沒有電子文件存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息將可能因無法輸出而丟失，可能導(dǎo)致珍貴記憶的空白。因此，檔案信息化的推進(jìn)過程同時(shí)也是檔案標(biāo)準(zhǔn)化不斷深化的過程。隨著國際國內(nèi)檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，已經(jīng)制定了一系列管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)的檔案部門應(yīng)根據(jù)自身的行業(yè)特點(diǎn)，出臺(tái)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，由于檔案信息的種類和范圍處于不斷的發(fā)展和變化之中，因此應(yīng)盡可能采用適用范圍更廣的標(biāo)準(zhǔn)。

三、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，對(duì)檔案工作者來說既是挑戰(zhàn)也是檔案工作發(fā)展的一個(gè)絕好機(jī)遇。檔案信息化建設(shè)不僅意味著管理模式的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也需要轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，即我們的工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的檔案管理向企業(yè)知識(shí)資源管理轉(zhuǎn)變，在檔案信息化建設(shè)的過程中要明確戰(zhàn)略規(guī)劃和實(shí)施步驟，并與單位的信息化建設(shè)同步開展，使我們的檔案工作更好的服務(wù)于企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理和決策。