管理與歸檔：合同信息化建設的兩個重點

摘 要：管理與歸檔是合同信息化建設的兩個重點。提升合同管理信息化水平需要著眼于制度建設、管理平臺建設和團隊建設三個方面，提升合同資料的歸檔水平應加強軟硬件建設，建立統(tǒng)一的合同歸檔流程和加強合同資料歸檔的數(shù)字化建設。

關鍵詞：合同信息化；管理；歸檔

合同是規(guī)范企業(yè)和其他組織或個人之間經(jīng)濟行為的重要依據(jù)，調整的主要是動態(tài)的財產(chǎn)關系。訂立合同的主要目的是規(guī)范和保障合同雙方當事人的權利和義務，也是日后合同雙方產(chǎn)生分歧的文字性依據(jù)，確保合同當事人雙方談判有據(jù)可依。進入信息社會以來，企業(yè)將合同信息化建設列為企業(yè)重大發(fā)展戰(zhàn)略，直接關系企業(yè)的經(jīng)營成敗。合同信息化建設有兩個重點——管理和歸檔，因此，在企業(yè)競爭日益激烈的今天，做好企業(yè)合同信息化管理和合同信息歸檔就具有了極強的現(xiàn)實意義。

1 合同信息化管理

隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術的進步與發(fā)展，我國已進入信息時代。信息時代是信息爆炸的時代，也是信息化管理的時代，合同信息化管理更是成為現(xiàn)代企業(yè)管理的必要能力，與此同時，在企業(yè)由粗獷型管理向精細化管理轉變的過程中，企業(yè)經(jīng)營管理對企業(yè)的合同管理信息化建設提出了更高的要求。

1.1 合同管理信息化的必要性

合同管理是一項系統(tǒng)工程，從時間上來看，合同管理貫穿項目始終，具有時限長的特點；從要求上來看，合同管理涉及各參與主體，對技術和協(xié)同能力要求高；從操作程序上來看，合同管理從擬定合同到合同落實具有一套規(guī)范性的操作流程，不僅步驟繁瑣，還伴有不確定的因素；從內容來看，合同管理主要涉及的是合同當事人雙方的權利和義務要求，其細則內容是廣泛多樣和具體的。

合同管理的這些特點也是合同管理重點和難點的體現(xiàn)，而合同管理信息化建設能夠很好地解決合同管理中的重難點問題。合同信息化管理將合同管理劃分成不同階段、時段，通過信息化平臺的搭建，對不同階段、時段進行實時的追蹤、記錄，及時發(fā)現(xiàn)合同信息化管理存在的問題，做好反饋和改進，便捷了企業(yè)對合同管理的全面掌控。

1.2 提升合同管理信息化水平的對策

1. 加強合同信息化管理制度建設

合同信息化管理制度是合同管理制度的重要組成部分，加強合同信息化管理制度建設應從如下幾個方面著眼，一是強化流程規(guī)范，具體是合同管理業(yè)務流程規(guī)范和技術規(guī)范，是對合同的細化；二是制定合同管理各環(huán)節(jié)如合同信息的錄入、上傳、審批等環(huán)節(jié)的實施細則，這些實施細則要符合合同管理各環(huán)節(jié)的標準和要求，同時也要做好合同留存、分類和歸檔等工作；三是加強合同風險管理機制建設，重點是做好風險管理機制中的風險識別、風險分析、風險評價和風險控制等環(huán)節(jié)，具體來說，在合同信息化建設中要有“繡花”的功夫，要加強對合同信息平臺的管理與維護，完善合同風險預警機制和疏導機制，同時也要采取科學有效的安全措施，提高合同信息的保密性。

2. 加強合同信息化管理平臺建設

加強合同信息化管理平臺建設應從兩個方面著眼，一是要建立統(tǒng)一的合同管理標準。標準化規(guī)范化是合同信息化建設的重要基礎[2]，主要包括錄入合同基本信息要完備精準，上傳合同文件要符合格式要求，合同評審要避免形式化以及合同留存和歸檔要科學有效等。二是要建立操作簡便的合同信息化管理系統(tǒng)，主要包括理清各子系統(tǒng)之間的邏輯關系，確定前置事務和后置事務；對復雜環(huán)節(jié)根據(jù)合同信息化管理要求進一步分解；將流程圖引入到合同信息化管理中，將合同生命周期分解為若干階段，完成每個階段的管理任務。

3. 組建優(yōu)秀的合同管理隊伍

企業(yè)的競爭實質上是人才的競爭，組建優(yōu)秀的合同管理隊伍成為企業(yè)致勝的秘密法寶。組建優(yōu)秀的合同管理隊伍包括，一是提升合同管理人員的信息化意識，不僅要掌握合同管理的辦法和標準，更要熟練掌握計算機操作和合同信息化管理平臺的操作，因此，提升合同管理人員的信息化意識就是在完善合同管理人員的知識結構，尤其是完善信息化知識結構。二是強化責任意識。合同管理人員要強化責任意識，端正工作態(tài)度，立足本職崗位，同時培養(yǎng)自主學習能力，完善知識結構，積極提高自己的業(yè)務素質和工作水平。

2 合同資料的歸檔

合同資料的歸檔是合同管理的重要環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)合同管理工作中，合同資料的歸檔是一個費時費力的工作，將信息化引入到合同管理中，能夠最大限度地簡化合同資料的歸檔工作。

2.1 信息化對資料歸檔的時限的控制

對合同文本和相關材料的歸檔實現(xiàn)具有嚴格的控制，有利于確保資料的完整性和規(guī)范性，也有助于增強合同信息的安全性、保密性。歸檔時限過長，合同管理人員會產(chǎn)生記憶偏差，會遺漏掉一些關鍵的材料，為后續(xù)工作的開展埋下隱患。資料長期滯留項目人員手中，不僅會造成資料的丟失，也因保管不善造成資料的破損，這就會增加檔案部門接收的難度，會影響檔案的有效利用。同時過度流轉也會造成資料的泄露，尤其是項目報價等敏感信息的泄露，會給企業(yè)造成重大的損失。

因此，資料歸檔要嚴格把控合同的歸檔日期，按時歸檔。合同信息化管理平臺發(fā)布歸檔通知，以合同發(fā)出時間為節(jié)點，自動向后順延若干時間，如一周、一個月等，要求合同資料在約定時間內必須在合同蓋章發(fā)出的約定時間段內收齊返回，超出約定時間，平臺系統(tǒng)會直接關閉，自動終止合同，這也就意味著該合同的自動失效。若想解除終止，必須得到上級相關部門領導的批準，合同信息化管理平臺將考核系統(tǒng)納入合同系統(tǒng)管理中，晉升與合同歸檔績效直接掛鉤，系統(tǒng)如同一張張開的大網(wǎng)，促使資料的歸檔能夠如期進行。

2.2 加強合同資料歸檔的舉措

1. 加強軟件和硬件建設

在當前的合同資料歸檔過程中，需要加強軟件和硬件建設，為合同資料的順利歸檔提供基礎保障。首先是加強硬件建設。合同資料的歸檔離不開必備的硬件設施，如電腦、掃描儀、刻錄設備、網(wǎng)絡等，因此企業(yè)需要加大資金方面的投入，確保合同歸檔硬件設備的齊全配備，建立信息使用主體與合同歸檔部門的高效連接。其次是軟件建設。軟件建設一方面要選擇合適的歸檔系統(tǒng)，另一方面要做好系統(tǒng)的升級和兼容工作，維護管理平臺的正常運行。

2.建立統(tǒng)一的合同資料歸檔流程

合同歸檔是檔案管理的重要組成部分，目的在于實現(xiàn)合同檔案資源利用的最大化[3]，因此，必須建立起一套統(tǒng)一的合同資料歸檔流程，該流程包括，一是對合同資料的整理、統(tǒng)計以及服務標準等進行統(tǒng)一規(guī)定，作為今后合同資料歸檔的標準程序；二是提高信息的使用率，對合同資料歸檔信息進行合并統(tǒng)一管理，加強信息資源共享平臺建設，確保合同信息在平臺上實現(xiàn)信息資源的有效共享。

3.加強合同資料歸檔的數(shù)字化建設

加強合同資料歸檔信息化建設主要分為三步，第一步是搭建系統(tǒng)橋梁，搭建聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換借口，實現(xiàn)信息的有效錄入、傳輸和歸檔，并接入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同資料歸檔的數(shù)字化管理。第二步是下載轉存數(shù)據(jù)，對因技術等原因造成的數(shù)據(jù)交換口無法連接的情況，可以采取權宜性的手段，將電子合同資料直接下載，采用原文管理的方式轉存到合同資料歸檔系統(tǒng)。第三步是掃描數(shù)據(jù)，通過掃描、拍攝等方式將紙質合同資料轉化為電子信息，實現(xiàn)合同資料歸檔的數(shù)字化管理。

4 結語

合同信息化建設被列為企業(yè)重大的發(fā)展戰(zhàn)略，關乎企業(yè)的經(jīng)營成敗。管理和歸檔是合同信息化建設的的兩個重點，因此，在信息化時代，必須采取相關措施做好合同信息化管理與合同資料歸檔工作。

參考文獻

[1].林玲.淺談企業(yè)合同信息化管理[J].福建建設科技，2015（03）：102.

[2].戰(zhàn)玥.通過合同管理的信息化提高合同管理水平[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2012（08）：61-63.

[3].陳曉悅.加強合同檔案信息化管理的作用及措施[J].黑龍江科技信息，2017（15）：263.

作者簡介

曾曉瑩（1981-），女，廣東省河源市，大學本科，中級，研究方向：事業(yè)單位檔案管理endprint