管理與歸檔：合同信息化建設(shè)的兩個重點

摘 要：管理與歸檔是合同信息化建設(shè)的兩個重點。提升合同管理信息化水平需要著眼于制度建設(shè)、管理平臺建設(shè)和團隊建設(shè)三個方面，提升合同資料的歸檔水平應(yīng)加強軟硬件建設(shè)，建立統(tǒng)一的合同歸檔流程和加強合同資料歸檔的數(shù)字化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：合同信息化；管理；歸檔

合同是規(guī)范企業(yè)和其他組織或個人之間經(jīng)濟行為的重要依據(jù)，調(diào)整的主要是動態(tài)的財產(chǎn)關(guān)系。訂立合同的主要目的是規(guī)范和保障合同雙方當事人的權(quán)利和義務(wù)，也是日后合同雙方產(chǎn)生分歧的文字性依據(jù)，確保合同當事人雙方談判有據(jù)可依。進入信息社會以來，企業(yè)將合同信息化建設(shè)列為企業(yè)重大發(fā)展戰(zhàn)略，直接關(guān)系企業(yè)的經(jīng)營成敗。合同信息化建設(shè)有兩個重點——管理和歸檔，因此，在企業(yè)競爭日益激烈的今天，做好企業(yè)合同信息化管理和合同信息歸檔就具有了極強的現(xiàn)實意義。

1 合同信息化管理

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步與發(fā)展，我國已進入信息時代。信息時代是信息爆炸的時代，也是信息化管理的時代，合同信息化管理更是成為現(xiàn)代企業(yè)管理的必要能力，與此同時，在企業(yè)由粗獷型管理向精細化管理轉(zhuǎn)變的過程中，企業(yè)經(jīng)營管理對企業(yè)的合同管理信息化建設(shè)提出了更高的要求。

1.1 合同管理信息化的必要性

合同管理是一項系統(tǒng)工程，從時間上來看，合同管理貫穿項目始終，具有時限長的特點；從要求上來看，合同管理涉及各參與主體，對技術(shù)和協(xié)同能力要求高；從操作程序上來看，合同管理從擬定合同到合同落實具有一套規(guī)范性的操作流程，不僅步驟繁瑣，還伴有不確定的因素；從內(nèi)容來看，合同管理主要涉及的是合同當事人雙方的權(quán)利和義務(wù)要求，其細則內(nèi)容是廣泛多樣和具體的。

合同管理的這些特點也是合同管理重點和難點的體現(xiàn)，而合同管理信息化建設(shè)能夠很好地解決合同管理中的重難點問題。合同信息化管理將合同管理劃分成不同階段、時段，通過信息化平臺的搭建，對不同階段、時段進行實時的追蹤、記錄，及時發(fā)現(xiàn)合同信息化管理存在的問題，做好反饋和改進，便捷了企業(yè)對合同管理的全面掌控。

1.2 提升合同管理信息化水平的對策

1. 加強合同信息化管理制度建設(shè)

合同信息化管理制度是合同管理制度的重要組成部分，加強合同信息化管理制度建設(shè)應(yīng)從如下幾個方面著眼，一是強化流程規(guī)范，具體是合同管理業(yè)務(wù)流程規(guī)范和技術(shù)規(guī)范，是對合同的細化；二是制定合同管理各環(huán)節(jié)如合同信息的錄入、上傳、審批等環(huán)節(jié)的實施細則，這些實施細則要符合合同管理各環(huán)節(jié)的標準和要求，同時也要做好合同留存、分類和歸檔等工作；三是加強合同風險管理機制建設(shè)，重點是做好風險管理機制中的風險識別、風險分析、風險評價和風險控制等環(huán)節(jié)，具體來說，在合同信息化建設(shè)中要有“繡花”的功夫，要加強對合同信息平臺的管理與維護，完善合同風險預(yù)警機制和疏導(dǎo)機制，同時也要采取科學(xué)有效的安全措施，提高合同信息的保密性。

2. 加強合同信息化管理平臺建設(shè)

加強合同信息化管理平臺建設(shè)應(yīng)從兩個方面著眼，一是要建立統(tǒng)一的合同管理標準。標準化規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)[2]，主要包括錄入合同基本信息要完備精準，上傳合同文件要符合格式要求，合同評審要避免形式化以及合同留存和歸檔要科學(xué)有效等。二是要建立操作簡便的合同信息化管理系統(tǒng)，主要包括理清各子系統(tǒng)之間的邏輯關(guān)系，確定前置事務(wù)和后置事務(wù)；對復(fù)雜環(huán)節(jié)根據(jù)合同信息化管理要求進一步分解；將流程圖引入到合同信息化管理中，將合同生命周期分解為若干階段，完成每個階段的管理任務(wù)。

3. 組建優(yōu)秀的合同管理隊伍

企業(yè)的競爭實質(zhì)上是人才的競爭，組建優(yōu)秀的合同管理隊伍成為企業(yè)致勝的秘密法寶。組建優(yōu)秀的合同管理隊伍包括，一是提升合同管理人員的信息化意識，不僅要掌握合同管理的辦法和標準，更要熟練掌握計算機操作和合同信息化管理平臺的操作，因此，提升合同管理人員的信息化意識就是在完善合同管理人員的知識結(jié)構(gòu)，尤其是完善信息化知識結(jié)構(gòu)。二是強化責任意識。合同管理人員要強化責任意識，端正工作態(tài)度，立足本職崗位，同時培養(yǎng)自主學(xué)習能力，完善知識結(jié)構(gòu)，積極提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

2 合同資料的歸檔

合同資料的歸檔是合同管理的重要環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)合同管理工作中，合同資料的歸檔是一個費時費力的工作，將信息化引入到合同管理中，能夠最大限度地簡化合同資料的歸檔工作。

2.1 信息化對資料歸檔的時限的控制

對合同文本和相關(guān)材料的歸檔實現(xiàn)具有嚴格的控制，有利于確保資料的完整性和規(guī)范性，也有助于增強合同信息的安全性、保密性。歸檔時限過長，合同管理人員會產(chǎn)生記憶偏差，會遺漏掉一些關(guān)鍵的材料，為后續(xù)工作的開展埋下隱患。資料長期滯留項目人員手中，不僅會造成資料的丟失，也因保管不善造成資料的破損，這就會增加檔案部門接收的難度，會影響檔案的有效利用。同時過度流轉(zhuǎn)也會造成資料的泄露，尤其是項目報價等敏感信息的泄露，會給企業(yè)造成重大的損失。

因此，資料歸檔要嚴格把控合同的歸檔日期，按時歸檔。合同信息化管理平臺發(fā)布歸檔通知，以合同發(fā)出時間為節(jié)點，自動向后順延若干時間，如一周、一個月等，要求合同資料在約定時間內(nèi)必須在合同蓋章發(fā)出的約定時間段內(nèi)收齊返回，超出約定時間，平臺系統(tǒng)會直接關(guān)閉，自動終止合同，這也就意味著該合同的自動失效。若想解除終止，必須得到上級相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的批準，合同信息化管理平臺將考核系統(tǒng)納入合同系統(tǒng)管理中，晉升與合同歸檔績效直接掛鉤，系統(tǒng)如同一張張開的大網(wǎng)，促使資料的歸檔能夠如期進行。

2.2 加強合同資料歸檔的舉措

1. 加強軟件和硬件建設(shè)

在當前的合同資料歸檔過程中，需要加強軟件和硬件建設(shè)，為合同資料的順利歸檔提供基礎(chǔ)保障。首先是加強硬件建設(shè)。合同資料的歸檔離不開必備的硬件設(shè)施，如電腦、掃描儀、刻錄設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等，因此企業(yè)需要加大資金方面的投入，確保合同歸檔硬件設(shè)備的齊全配備，建立信息使用主體與合同歸檔部門的高效連接。其次是軟件建設(shè)。軟件建設(shè)一方面要選擇合適的歸檔系統(tǒng)，另一方面要做好系統(tǒng)的升級和兼容工作，維護管理平臺的正常運行。

2.建立統(tǒng)一的合同資料歸檔流程

合同歸檔是檔案管理的重要組成部分，目的在于實現(xiàn)合同檔案資源利用的最大化[3]，因此，必須建立起一套統(tǒng)一的合同資料歸檔流程，該流程包括，一是對合同資料的整理、統(tǒng)計以及服務(wù)標準等進行統(tǒng)一規(guī)定，作為今后合同資料歸檔的標準程序；二是提高信息的使用率，對合同資料歸檔信息進行合并統(tǒng)一管理，加強信息資源共享平臺建設(shè)，確保合同信息在平臺上實現(xiàn)信息資源的有效共享。

3.加強合同資料歸檔的數(shù)字化建設(shè)

加強合同資料歸檔信息化建設(shè)主要分為三步，第一步是搭建系統(tǒng)橋梁，搭建聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換借口，實現(xiàn)信息的有效錄入、傳輸和歸檔，并接入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同資料歸檔的數(shù)字化管理。第二步是下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)，對因技術(shù)等原因造成的數(shù)據(jù)交換口無法連接的情況，可以采取權(quán)宜性的手段，將電子合同資料直接下載，采用原文管理的方式轉(zhuǎn)存到合同資料歸檔系統(tǒng)。第三步是掃描數(shù)據(jù)，通過掃描、拍攝等方式將紙質(zhì)合同資料轉(zhuǎn)化為電子信息，實現(xiàn)合同資料歸檔的數(shù)字化管理。

4 結(jié)語

合同信息化建設(shè)被列為企業(yè)重大的發(fā)展戰(zhàn)略，關(guān)乎企業(yè)的經(jīng)營成敗。管理和歸檔是合同信息化建設(shè)的的兩個重點，因此，在信息化時代，必須采取相關(guān)措施做好合同信息化管理與合同資料歸檔工作。

參考文獻

[1].林玲.淺談企業(yè)合同信息化管理[J].福建建設(shè)科技，2015（03）：102.

[2].戰(zhàn)玥.通過合同管理的信息化提高合同管理水平[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2012（08）：61-63.

[3].陳曉悅.加強合同檔案信息化管理的作用及措施[J].黑龍江科技信息，2017（15）：263.

作者簡介

曾曉瑩（1981-），女，廣東省河源市，大學(xué)本科，中級，研究方向：事業(yè)單位檔案管理endprint