新形勢下規(guī)劃檔案管理的思考與發(fā)展

馬奇敦

摘 要：隨著國家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城鎮(zhèn)建設(shè)的步伐也不斷的向前邁進(jìn)，這對規(guī)劃設(shè)計(jì)院的發(fā)展提出了更高的要求，也對規(guī)劃檔案管理工作提出了新的要求。如何利用規(guī)劃檔案資料為城市規(guī)劃設(shè)計(jì)發(fā)展，是當(dāng)前規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案的重要職能。本文筆者就當(dāng)前規(guī)劃檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合自身的一些思考和想法，談?wù)勑滦问较氯绾斡行ё龊靡?guī)劃檔案管理工作，希望對規(guī)劃檔案管理工作的發(fā)展提供一些淺顯的幫助和參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；規(guī)劃；管理；發(fā)展

1 引言

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

2 當(dāng)前規(guī)劃檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 管理行為與過程缺乏規(guī)范

據(jù)筆者查閱相關(guān)的資料和調(diào)查研究，我國很多規(guī)劃設(shè)計(jì)單位，對于城鎮(zhèn)規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案的管理缺乏有效的管理行為制度與措施。很多規(guī)劃設(shè)計(jì)單位，雖然在檔案管理的制度上有較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砜蚣?，然而很多時(shí)候這樣的管理制度和規(guī)范往往成為了規(guī)劃設(shè)計(jì)單位對外展示的“花瓶”。管理行為與過程缺乏規(guī)范性，是制約當(dāng)前規(guī)劃設(shè)計(jì)單位檔案管理長效發(fā)展的重要因素。

2.2 管理思維與模式僵化

新形勢下，中國的發(fā)展正處在一個(gè)關(guān)鍵的時(shí)期，所在在規(guī)劃的檔案管理中，應(yīng)該切實(shí)的以當(dāng)前我們發(fā)展的情況和現(xiàn)實(shí)要求為基礎(chǔ)，來不斷的完善相關(guān)的工作內(nèi)容。然而，在很多工作的過程中，相關(guān)的檔案管理工作人員思維與模式相對僵化，未能因地制宜的靈活開展工作。傳統(tǒng)的管理模式與思維依然是很多檔案管理人員思維的重點(diǎn)，數(shù)字化、信息化、電子化的檔案管理思維與理念需要進(jìn)一步的提高和落實(shí)。

2.3 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的亟待性

新世紀(jì)以來，我國城鎮(zhèn)建設(shè)的量和質(zhì)在不斷的提高，對于規(guī)劃的工作也提出了更多的要求。然而，很多地方的規(guī)劃缺乏專業(yè)素質(zhì)高、檔案管理能力強(qiáng)的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，這是制約當(dāng)前規(guī)劃檔案管理成效的重要因素。由于缺乏專業(yè)的檔案管理模式和隊(duì)伍，很多時(shí)候一些重要的檔案資料和文件往往面臨這損毀和丟失的風(fēng)險(xiǎn)；檔案管理過程經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問題。

3 新形勢下規(guī)劃檔案管理的發(fā)展

3.1 強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，提高檔案認(rèn)知

規(guī)劃相關(guān)主管部門要強(qiáng)化相關(guān)檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，提高檔案管理人員對于檔案管理的認(rèn)知，鼓勵(lì)和引導(dǎo)他們?yōu)橐?guī)劃檔案管理工作提出建議和意見，推動(dòng)規(guī)劃檔案管理的健康持續(xù)發(fā)展。只用從思想上把檔案管理人員的認(rèn)知提高，才能從行動(dòng)上促進(jìn)檔案管理人員落實(shí)檔案管理工作職責(zé)和職能。思想認(rèn)識(shí)是行為開始的源泉，實(shí)踐證明，只有充分的提高了每一個(gè)管理人員的思想認(rèn)識(shí)，才能不斷的提高他們對于檔案管理的認(rèn)知和感知度。

3.2 落實(shí)規(guī)劃檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理工作模式

作為設(shè)計(jì)院本身，要充分的落實(shí)檔案管理制度，用制度管人，用制度約束人，推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)。激發(fā)和鼓勵(lì)檔案管理工作人員創(chuàng)新工作模式，對于在工作中有突出表現(xiàn)的應(yīng)給予肯定和獎(jiǎng)勵(lì)，規(guī)范設(shè)計(jì)院檔案管理工作流程，落實(shí)設(shè)計(jì)院對于檔案管理的基本要求。比如設(shè)計(jì)院可以定期或者不定期的組織各種檔案管理類的講座、競賽活動(dòng)，并且嘗試著“走出去”，與其他相關(guān)單位檔案管理人員一起，分享檔案管理的心得體會(huì)、交流檔案管理中遇到的問題和阻礙、探討如何有效的提高檔案管理成效等，這樣的管理制度與過程有利于設(shè)計(jì)院檔案管理人員全面的拓展自身的檔案管理思維，創(chuàng)新檔案管理工作模式。

3.3 制定并落實(shí)科學(xué)的考核和評價(jià)制度

任何管理工作都離不開良好的制度和規(guī)范作為保障。在規(guī)劃檔案管理工作中，相關(guān)的主管部門應(yīng)該切實(shí)的制定和落實(shí)相關(guān)的制度和規(guī)范措施，規(guī)劃在檔案管理工作中，要科學(xué)的制定和落實(shí)考核和評價(jià)制度。要把設(shè)計(jì)院檔案管理人員的工作內(nèi)容、工作態(tài)度、職能表現(xiàn)、業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力、檔案管理能力、服務(wù)精神等都納入到考核和評價(jià)制度中去，并且把考核的結(jié)果與職稱、晉升等關(guān)系到管理人員切身利益的事項(xiàng)聯(lián)系起來，全面的推動(dòng)設(shè)計(jì)院檔案管理穩(wěn)步推進(jìn)。在落實(shí)考察制度時(shí)，要切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)過程中的評價(jià)模式，避免好的制度最后成為“花瓶”淪為形式主義。

3.4 信息時(shí)代下檔案管理人員的成長與發(fā)展

新形勢下，信息科技的發(fā)展，對各行各業(yè)的發(fā)展都帶來了深遠(yuǎn)的影響。信息時(shí)代，檔案管理人員可以利用豐富的在線教育資源、方便的在線教育平臺(tái)、多元化的信息資源等為提高自身檔案管理素養(yǎng)、優(yōu)化檔案管理模式、豐富檔案管理閱歷等服務(wù)。比如，現(xiàn)在檔案管理人員可以利用信息時(shí)代的優(yōu)勢，不僅可以參與在線的檔案管理課程教育，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)與全國各地的檔案管理人員交流檔案管理過程、分享檔案管理心得，全面的提高自身的檔案管理能力，為推動(dòng)規(guī)劃設(shè)計(jì)院檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語

總之，提高當(dāng)前規(guī)劃檔案管理工作成效至關(guān)重要。作為一名規(guī)劃檔案管理人員，一定要腳踏實(shí)地，從崗位要求和職責(zé)入手，充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性和工作積極性，樹立良好的工作認(rèn)識(shí)，結(jié)合新形勢下檔案管理的發(fā)展和優(yōu)勢，不斷的創(chuàng)新自身的工作模式和工作過程，為規(guī)劃檔案管理工作的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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