信息化時代下圖書館檔案管理工作問題與對策探究

摘 要：圖書館作為檔案記載的最大信息窗口，它的運營狀況和發(fā)展軌跡堪稱世界瑰寶，尤其在信息時代的推動下，圖書館檔案管理工作更加信息化和數(shù)字化。圖書館資料檔案管理是確保圖書館各項活動順利開展的基本保障，也是圖書館成立時的原始記錄，圖書館檔案管理隨著圖書館的發(fā)展而發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)的應(yīng)用和普及，對圖書館檔案管理工作來講也提出了更高的要求，因此，本文針對圖書館檔案管理工作存在的問題及信息化時代下檔案管理工作的重要性進行簡要分析和闡述，并結(jié)合新形勢下圖書館檔案信息管理的實際情況提供些許建議，以發(fā)揮圖書館檔案管理的最大價值。

關(guān)鍵詞：信息化時代下；圖書館；檔案管理；問題；對策

圖書館檔案管理工作是一項復(fù)雜且細致的程序，不僅需要管理人員足夠的耐心和毅力，同時需要綜合素質(zhì)能力極強的人員才能勝任。事實證明，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以有效的完善傳統(tǒng)圖書館檔案管理的弊端，其主要原因在于信息技術(shù)的高端可以提供更精準(zhǔn)的數(shù)字資料，并高效的統(tǒng)計出圖書館的總書籍量，詳細的記錄著借書數(shù)據(jù)以及儲存數(shù)據(jù)，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)記載的重復(fù)和丟失現(xiàn)象。此外，通過信息技術(shù)可以精準(zhǔn)的對檔案管理進行數(shù)據(jù)、信息以及資料的實時查詢，節(jié)省了大量的時間和精力。因此，信息化時代下的檔案管理更有利于提高圖書館的總體服務(wù)質(zhì)量。

1 圖書館檔案管理現(xiàn)狀分析

雖然信息化時代的到來為各個領(lǐng)域提供了方便且便捷的平臺，但相關(guān)管理工作人員對信息化圖書館檔案管理缺乏一定的認識，仍然受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，導(dǎo)致信息化圖書管理工作難以順利進行。首先，作為圖書館管理工作者，一定要明確檔案管理信息化和數(shù)字化并不是指完全替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理建設(shè)，而是順勢新時代的發(fā)展需求，使其更快更方便的服務(wù)于大眾。另外，數(shù)字化檔案發(fā)展時間較短，在國內(nèi)圖書館還沒有建立一個良好的檔案管理信息查詢系統(tǒng)，不利于檔案資料的整理和收集，這就使得過多的檔案資料在進行數(shù)字化編制中缺乏完整性，浪費了大量的信息資源。特別是針對一些黑客在連接網(wǎng)絡(luò)的情況下會盜取重要的檔案資料信息，為圖書館檔案管理工作帶來極大的安全隱患。

2 圖書館檔案管理信息化的重要性

檔案資料之所以能夠完整的進行保存，主要是其具有獨特的記錄作用，對于圖書館而言，建立完善的管理信息系統(tǒng)非常重要，檔案資料可以精準(zhǔn)且全面的反映圖書館的歷史價值，在長期積累經(jīng)驗的過程中，圖書館檔案具有一定的可靠性。傳統(tǒng)的圖書館檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)新社會的發(fā)展需求，信息化時代下的圖書館檔案管理主要以計算機為主，將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，更便于人們翻閱和查找，并達到同時共享的效果，極大程度的提高了檔案信息的利用率。由于檔案管理工作是一項繁雜的程序，不僅費時費力，只要管理人員有些許怠慢，就會出現(xiàn)檔案錯誤現(xiàn)象，而通過檔案管理信息化則在掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)以及儲存技術(shù)等多功能軟件的影響下將復(fù)雜的檔案進行分類處理，這樣就節(jié)省了大量的時間和精力。并且用戶可以隨時獲取想要搜索的檔案信息，大大滿足了新時代下的發(fā)展需求。

3 信息化時代下圖書館檔案管理工作的有效實施

3.1 加強圖書館檔案信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，不僅節(jié)省了時間和精力，同時提高了人們的生活質(zhì)量。而圖書館檔案信息化建設(shè)亦是如此，傳統(tǒng)的圖書館檔案管理工作既費時又費力，現(xiàn)代化信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用則大大提高了圖書館的整體服務(wù)質(zhì)量及工作效率。信息技術(shù)不僅可以應(yīng)用于圖書館檔案管理中的檢索、統(tǒng)計以及編目等部分，同時也可以應(yīng)用于檔案的登記和收集。這種先進技術(shù)的應(yīng)用改善了傳統(tǒng)歸檔流程的復(fù)雜程序，使得檔案管理人員減少了很多的任務(wù)量，也使得檔案信息的收集和登記更加方便快捷。

3.2 更新圖書館檔案管理理念

隨著新時代信息技術(shù)的到來，更應(yīng)該重視圖書館檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)和能力。首先加強管理人員信息化建設(shè)理念非常重要，要不斷的對管理者進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，并借鑒有益的管理成果來更新他們的封建思想，以適應(yīng)新形勢下圖書館的發(fā)展需求。此外，圖書館中的管理人員可以利用圖書館內(nèi)的有利資源進行學(xué)習(xí)，包括網(wǎng)絡(luò)書籍、網(wǎng)絡(luò)視頻以及館內(nèi)書籍等不斷加強對圖書館管理檔案理論知識，也可以通過關(guān)注社會上的管理講座來更新自身的管理理念，用最先進的知識開拓自己的頭腦，跟進時代的發(fā)展潮流。

3.3 配備專業(yè)的檔案管理信息化人員

圖書館檔案信息的配備設(shè)施屬于人機一體的高端系統(tǒng)，而管理人員作為操作系統(tǒng)的主要部分，其作用和地位不容小覷。在信息化管理系統(tǒng)中，工作人員主要分為數(shù)據(jù)錄入部分、信息處理部分以及設(shè)備維護管理部分，其中數(shù)據(jù)錄入必須要嚴(yán)格把關(guān)，由于漢字中有很多諧音相同字不同的字體，因此對數(shù)字錄入人員的整體水平要求很高；信息處理部分則是直接操作信息設(shè)備的專職人員，只有將信息進行嚴(yán)格處理才能進行歸檔和收集，這也是保證檔案資料完整性的重要過程；而設(shè)備維護管理部分更是不能馬虎，設(shè)備是圖書館內(nèi)的固定資產(chǎn)，圖書館相對于其它單位體系不同，它主要是以公益性特點進行傳承，不摻雜過多的經(jīng)濟利益，因此日常的維護非常重要，所以每個設(shè)備的維護管理人員必須要有超強的責(zé)任心和耐心，經(jīng)常對信息化系統(tǒng)中的電子設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，及時更新和升級落后的設(shè)備，以確保其設(shè)備的正常運行。

3.4 完善圖書館檔案管理信息化服務(wù)質(zhì)量

要想真正的解決圖書館檔案信息化建設(shè)管理中存在的諸多問題，首先完善圖書館服務(wù)質(zhì)量尤為重要，這就需要相關(guān)人員共同努力來提升圖書館檔案管理信息化服務(wù)的層次，使圖書館檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。利用先進的信息化技術(shù)來彌補傳統(tǒng)人工操作中存在的不足，并通過信息化技術(shù)來規(guī)范檔案管理流程，使檔案資料能夠?qū)哟畏置?，同時為了滿足用戶的多元化需求，要建立健全的用戶檔案服務(wù)系統(tǒng)以及溝通平臺，通過信息化技術(shù)中的掃描技術(shù)、轉(zhuǎn)化技術(shù)、壓縮技術(shù)等將原始檔案資料轉(zhuǎn)換成圖像資料，形成數(shù)字化檔案效果以便于用戶使用，還可以根據(jù)大眾需求以及圖書館自身實際情況將檔案資料發(fā)布到圖書館官方網(wǎng)站，方便用戶傳遞和下載，從而為他們提供可靠且穩(wěn)定的信息化服務(wù)機制。

3.5 加強各部門間的聯(lián)系

圖書館的建設(shè)和發(fā)展需要強大的團體作為支撐，而圖書館要想不斷的穩(wěn)健發(fā)展就必須要建立一個統(tǒng)一的管理運營體系，更要加強各部門間的聯(lián)系?，F(xiàn)階段隨著信息技術(shù)的引進，各圖書館間發(fā)展趨勢也愈加明顯，包括檔案的整理和分類以及計算機儲存量都存在很大差距，因此，為了進一步滿足廣大用戶的需求，加強各部門間的聯(lián)系是實現(xiàn)資源共享的關(guān)鍵，這也是保障圖書資源穩(wěn)定性和完整性的有效手段，同時為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的文化服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，在數(shù)字化、信息化不斷發(fā)展的今天，加強圖書館檔案管理信息化建設(shè)不容小覷，這不僅有利于提高圖書館管理工作的整體工作效率，同時為借閱者提供多元化的需求。因此，我們要充分利用信息化時代所帶來的便利條件，不斷采用新技術(shù)來更新自身的管理理念，彌補傳統(tǒng)管理工作存在的不足，利用圖書館檔案中的有效信息資源發(fā)揮其最大價值，做到與時俱進，緊跟信息化時代的潮流，從而不斷提高圖書館檔案管理整體工作效率以及服務(wù)質(zhì)量。

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作者簡介

紀(jì)彩娟（1977-），女，天津，漢族，大學(xué)本科，助理館員，研究方向：信息資源管理，檔案學(xué)。endprint