提高檔案管理科學(xué)化水平的策略分析

芮東健

摘 要：伴隨著現(xiàn)代社會的不斷進步與發(fā)展，我國的檔案管理水平也在逐年提高。但是不能滿足于眼前的成績而固步自封，在新的經(jīng)濟背景下，如何提高檔案管理科學(xué)化水平是目前的重點與核心。筆者現(xiàn)根據(jù)自己多年的實際工作經(jīng)驗，從提高科學(xué)化水平的重要性、有效途徑以及具體分析等幾個環(huán)節(jié)對檔案管理進行細致的分析與探究，部分意見僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；提高水平；策略；途徑與方法

提升檔案管理的科學(xué)化水平是目前為止可以提高檔案管理部門的工作效率的有效方法之一。這項工作也是國家的管理工作的主要構(gòu)成部分，還可以在一定程度上促進相關(guān)部門的經(jīng)營水平。在目前大的經(jīng)濟背景下、在目前相對落后的技術(shù)水平的環(huán)境下怎樣才可以很好的提高檔案管理科學(xué)化水平已經(jīng)成為目前需要迫切解決的問題之一。本文就是基于這一現(xiàn)實問題，對如何著手做好這項工作提出了自己的看法以及意見，對一些細節(jié)部分進行了較為嚴謹?shù)姆治龊吞接憽?/p>

1 提升檔案管理的科學(xué)化水平的必要性

1.這是構(gòu)建現(xiàn)代化社會的必要條件

檔案信息的管理屬于一種文化實力的體現(xiàn)，提升檔案管理的科學(xué)化水平也是在體現(xiàn)我國的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。就目前而言，我國的主要任務(wù)是構(gòu)建美好、和諧的現(xiàn)代化社會，這就對那些處于科研、經(jīng)濟領(lǐng)域的企業(yè)提出了更高的要求。在這種大的時代背景下，對檔案信息進行科學(xué)化的管理也越發(fā)顯得重要，好的檔案管理可以更及時、準確的了解到最新的國內(nèi)外形勢，對我國的總體發(fā)展狀況也有一個更加清楚的了解?？茖W(xué)化的管理方法可以全面、快速、系統(tǒng)的對檔案信息進行整理，這就可以作為長期發(fā)展的基本依據(jù)。在檔案管理中充分的利用到現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)水平，可以彌補傳統(tǒng)管理方法中的不足，對大眾的需求也有著更加清晰的了解。這些都支持著現(xiàn)代化社會的構(gòu)建。

2.這是為了滿足檔案管理的實際需要

經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會的不斷進步都造成了檔案管理任務(wù)量的急劇擴大，這其中既包括了檔案管理的類型，也包括了檔案管理的數(shù)量。尤其是電子檔案這一新的保存方法的出現(xiàn)直接造成了管理以及使用上的困難。在現(xiàn)實的生活中，準確無誤、及時迅速的把每個檔案信息提供給需要的人或機構(gòu)是目前需要克服的困難之一。綜合以上的幾個方面不難看出，提升檔案管理的科學(xué)水平已經(jīng)勢在必行。不斷進步的電機技術(shù)以及微縮技術(shù)都為這一問題提供了十分有效的解決途徑。

2 我國目前檔案管理工作現(xiàn)狀

伴隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人們對檔案信息的數(shù)量、質(zhì)量要求也是越來越高，人們更多的采用電子技術(shù)來存貯一些有價值的檔案信息。就目前而言，大多數(shù)的檔案信息都存儲在光盤或者磁帶等介質(zhì)上面，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)類檔案相比還是存在著一些比較明顯的弊端，這就導(dǎo)致很多新問題的出現(xiàn)，比如說：如何確保新的存儲技術(shù)的穩(wěn)定性以及可靠性、如何保證檔案的完整性、準確性。與此同時，在一些檔案管理部門中仍然存在著大意疏忽，對檔案信息的安全性不夠重視的現(xiàn)象存在等等。面對這些涌現(xiàn)出來的全新問題，檔案管理工作者還需要不斷提升自己的能力，適應(yīng)整個社會的發(fā)展。面對這些新時代提出的挑戰(zhàn)，采取有效的管理措施、不斷創(chuàng)新才可以在原有基礎(chǔ)上不斷提高檔案管理科學(xué)化水平，營造出可以發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的高素質(zhì)檔案管理隊伍。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的主要措施

1.培養(yǎng)新的檔案管理理念

建立新的檔案管理理念是提升總體水平的基礎(chǔ)，這就要求從事檔案管理的工作者們要能夠摒棄舊的管理思維，提出傳統(tǒng)模式的禁錮，立足于科學(xué)發(fā)展，對工作中出現(xiàn)的問題及時、有效的進行總結(jié)，之后就要采取措施解決。同時，服務(wù)性的工作態(tài)度也是做好這一工作的重要保障之一。這也就對從事這一工作的人們提出了更高的要求，必須隨時了解并消化吸收整個社會發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，并可以明確知道社會對于檔案信息的實際需求。當然，具備良好的安全意識也是提升這一水平的基本要求。充分調(diào)動檔案關(guān)系工作者的積極性，保證信息的公開化、透明化都是這個措施的核心要求。

2.對檔案管理者素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案信息管理者是整個檔案管理的主體部分，他們的執(zhí)行能力高低也決定著檔案管理工作的好壞?，F(xiàn)代化的檔案管理工作不僅系統(tǒng)性、復(fù)雜性、集成性高，而且新的電子技術(shù)的加入更加大了管理的難度。這些問題的出現(xiàn)就要求管理者們不僅要掌握基本的操作技能，還要具備良好的團隊合作意識以及管理、學(xué)習(xí)能力。換個角度說，也就是對于管理人員的整體素質(zhì)提出了更高、更嚴格的要求，加緊培養(yǎng)檔案管理者的綜合素質(zhì)已經(jīng)成為了目前的工作中心之一。因此，要嚴格依照檔案管理者所在的部門制定的規(guī)章制度，對所有的工作人員進行定時的技能、知識培訓(xùn)，同時還要能夠與時俱進，及時對規(guī)章制度進行改進，要求每個工作者都能夠嚴格依照法規(guī)的要求做事，依照行業(yè)標準，多多利用先進的管理手段完成自己的工作，進而促進檔案管理水平的不斷提升。

3.利用信息化技術(shù)推動檔案管理的進步

電子信息技術(shù)的不斷進步是推動檔案管理水平不斷進步的重要因素之一，這就說明，檔案管理信息化是未來檔案管理所必須經(jīng)歷的過程。具體的管理措施可以分為以下幾個部分。一是要求相關(guān)部分加大對于檔案管理的投入以及管理力度，在加強基礎(chǔ)設(shè)備改進的基礎(chǔ)之上積極推動檔案管理多元化的發(fā)展，將電子檔案與文本檔案結(jié)合起來，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的第一步。二是要合理利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)，檔案管理過程中的數(shù)據(jù)處理、傳輸、存儲等都是要利用計算機技術(shù)進行的，這也就要求管理者們能夠熟練地掌握這一技術(shù)環(huán)節(jié)的操作。還要在已有的計算機系統(tǒng)的幫助下建立起完善的、有效的檔案信息化管理系統(tǒng)，并要為此成立電子檔案的閱覽室以及查詢室，創(chuàng)建更多的方法。除此之外，既然是要體現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平，那么在實際工作中就要充分體現(xiàn)出現(xiàn)代的光學(xué)技術(shù)。利用光學(xué)理論以及相對應(yīng)的核心技術(shù)不斷縮小檔案存儲大小，這就可以在提高存儲率的基礎(chǔ)上確保了檔案基本元件的穩(wěn)定性以及可靠性。

4.不斷創(chuàng)新，加強對檔案的管理和評估

在日常工作中定期檢查檔案信息，對于變動部分及時更改，同時還要規(guī)范工作人員的工作行為，做到準確、有效、及時的完成任務(wù)。還要注重對工作人員進行考核，確保整個的檔案管理工作有序的進行。這就要求要有很強的創(chuàng)新意識，做好整個的編輯、分析工作，加大可利用性，發(fā)掘出更多的潛力。堅持對于管理人才的培養(yǎng)，努力構(gòu)建創(chuàng)新性的人才隊伍。此外，利用高科技技術(shù)、好的管理模式促進檔案管理的不斷進步，將傳統(tǒng)的檔案管理與新時代的技術(shù)水平有機結(jié)合起來，加強科學(xué)化建設(shè)，對檔案信息隨時進行開發(fā)，努力提升到更高層次。

4 結(jié)論

利用科學(xué)的理論來指導(dǎo)整個檔案新的管理工作，利用更先進的科學(xué)技術(shù)水平不斷推動檔案管理的水平是提高檔案管理科學(xué)化水平的核心思想。利用科學(xué)的管理制度確保檔案管理的合理有效進行，進一步促進檔案管理的信息化、合理化、制度化發(fā)展，能夠最大化的提升檔案管理的效率以及質(zhì)量。伴隨著社會的不斷進步，檔案管理工作越來越凸顯其作用以及地位，已經(jīng)逐漸滲透到了社會的各個環(huán)節(jié)中，充分融入到了日常生活的各個細節(jié)，成為諸多部門以及機構(gòu)在生產(chǎn)實踐中不可或缺的核心內(nèi)容之一。

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