檔案整理中存在的問題與對策

徐春燕

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，讓檔案管理工作的效率有了進一步的提高。不過目前，我國在這方面的工作還具有一定的問題，因此相關(guān)工作人員一定要制定出有效的管理措施，這樣才能夠確保檔案管理工作的有效開展。那么下面我們就來具體的討論一下檔案整理中存在的問題以及解決的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

在檔案工作中，檔案管理是非常重要的構(gòu)成部分。如果能夠做好此項工作，就能夠有效的對檔案進行利用。而由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與提高，讓檔案管理工作的效率有了進一步的提升。不過目前我國在這方面的工作還具有一定的問題，因此相關(guān)工作人員一定要制定出有效的管理措施，這樣才能夠確保檔案管理工作的有效開展。那么下面我們就來具體的討論一下相關(guān)的話題。

1 檔案整理的原則

在檔案整理過程中，應(yīng)遵循一定的原則，即全宗原則、來源原則、事由原則是檔案整理的三個原則。“事由原則”主要是根據(jù)內(nèi)容來進行整理。其特點是根據(jù)具有關(guān)聯(lián)性的事物來創(chuàng)建檔案之間的邏輯關(guān)系，所以也被叫做“相關(guān)原則”。全宗原則主要是利用檔案室來對檔案進行有效的整理。全宗管理不只是檔案部門根據(jù)檔案來源所進行檔案整理工作，同時它也是國家所制定的一項管理原則，所以叫做全宗原則。而“全宗”代表的是具有一定檔案規(guī)模的概念，在檔案學(xué)中有時也被叫做全宗原則。檔案管按檔案的構(gòu)成進行整理，就叫做來源原則。其中，法國人創(chuàng)建了概念，而德國人則對這一概念進行了延伸，而荷蘭人則充分的予以了論證。來源原則屬于國外概念，由法國人在1841年首次提出。因為檔案界的全宗，以及相關(guān)的理論和原則互相通用的問題，所以在嚴永官的書籍中，也對相關(guān)的檔案概念提出了類似的問題。對于這樣的問題，相關(guān)專家在《全宗理論創(chuàng)新論》中討論過，他們認為全宗、以及相關(guān)的理論和原則應(yīng)該屬于不一樣的概念，同時把全宗原則定義為：“全宗原則是檔案實體收集、整理所一定要遵循的原則”。核心內(nèi)容則為，對能夠具有全宗構(gòu)成條件單位的全部檔案一定要維護其完整性，相同的全宗檔案不能出現(xiàn)分散的情況。在《中國大百科權(quán)屬檔案分學(xué)冊》中，對事由原則的闡述并不十分準確。德國的有關(guān)學(xué)者對事由原則進行了詮釋，整理后則定義為：檔案管理把檔案來源和同一活動的檔案進行整理，構(gòu)成獨立檔案整理保管單元所遵照的標準。

2 檔案整理工作存在的問題

2.1 檔案整理工作隊伍不合理

第一，沒有足夠的檔案整理人員。而且很多的相關(guān)工作者并沒有充分的掌握專業(yè)知識，實踐經(jīng)驗也相對匱乏，更過分的是，一些單位在進行檔案整理的時候，只讓一個人負責(zé)，因此很難確保檔案管理工作的整體水平。第二，很多企業(yè)對檔案管理工作并不重視，造成相關(guān)工作人員在工作期間很難投入太高的工作熱情，因此影響了工作效率。第三，在檔案整理期間，人員安排出現(xiàn)了問題，年齡較大的工作人員，缺乏一定的專業(yè)能力，而且也很難掌握全新的工作技術(shù)。第四，很多檔案館并沒有對功能分區(qū)進行合理的規(guī)劃，因此讓檔案整理工作一直缺乏效率。

2.2 檔案整理方法相對落后

由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和提高，讓檔案整理工作也迎來了發(fā)展的契機。過去所采用的檔案整理技術(shù)已經(jīng)無法跟上時代的腳步，并到了被淘汰的邊緣。不過目前，還有很多的企業(yè)仍然在采用這些老套的方式來對檔案進行整理，并沒有引進全新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行管理，因此嚴重影響了檔案整理的工作效率。

2.3 檔案管理工作流程缺乏科學(xué)合理的規(guī)范

很多企業(yè)在對檔案進行整理的時候，并沒有采取嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，隨意性比較強，這樣就無法確保檔案整理的效率。同時，企業(yè)也沒有制定完善的工作流程，這因此很難讓檔案管理工作形成規(guī)范性。

3 相關(guān)對策

3.1 加強檔案整理工作隊伍建設(shè)

第一，要提高檔案管理人員對理論知識的掌握情況以及實踐能力，從而有效的提升所有檔案整理人員的綜合素質(zhì)。第二，提高宣傳力度，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作者能夠充分的意識到檔案整理的重要意義以及相關(guān)的工作內(nèi)容，激發(fā)檔案整理人員的工作熱情，并且在今后的工作中，防止出現(xiàn)一人身兼多職的現(xiàn)象。第三，改善檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)，多招入一部分年輕且富有工作經(jīng)驗和熱情的工作者，他們由于比較年輕，善于嘗試和掌握全新的工作技術(shù)，而且接受新鮮事物的能力也比較快，如果在工作期間能夠和富有經(jīng)驗的老員工進行有效的配合，那么就可以很大程度的提升檔案整理的工作效率。第五，要對檔案館進行科學(xué)的功能區(qū)域劃分，以此加強檔案整理的工作水平。

3.2 積極改善檔案工作方法

檔案整理人員要充分的掌握最新的電子檔案整理技巧，比如可以采用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)、檔案虛擬整理技術(shù)，這些電子化的整理技術(shù)能夠很大程度的提升工作人員的整理水平。不過要注意的是，由于是電子化的操作，所以相關(guān)工作人員一定要提高自身的計算機操作技術(shù)，而且企業(yè)也要為工作人員開設(shè)有關(guān)電子檔案整理操作的課程，這樣一來就能夠有效的提升檔案整理的工作效率。因此在今后的工作中，相關(guān)工作人員一定要重視這方面的工作。

3.3 積極改善檔案整理方法，重視檔案歸檔工作

創(chuàng)建完善且規(guī)范化的檔案整理工作制度，并進行統(tǒng)一化的工作安排，在工作期間一定不能采取隨意性的工作態(tài)度，否則會很大程度的影響工作效率。另外，還要在收集檔案的過程中保證資料的完整性，并且還要確保歸檔的材料具有使用價值?，F(xiàn)在，很多企業(yè)都會發(fā)生材料重復(fù)的情況，而之所以會出現(xiàn)此類現(xiàn)象，主要的原因在于在整理檔案期間，很多檔案的分類工作經(jīng)常出現(xiàn)以偏概全的情況，從而造成檔案質(zhì)量無法達到要求。因此在今后的工作中一定要重視檔案歸檔工作，這樣才能夠提升檔案質(zhì)量。

4 檔案管理過程中應(yīng)注意的問題

在檔案管理過程中，應(yīng)特別注意兩項問題，一是歸檔范圍，另一類為檔案保管期限，這兩項問題與檔案管理水平具有直接關(guān)系，因此應(yīng)對其進行深入的了解，具體內(nèi)容如下：

4.1 歸檔范圍

要對檔案管理工作有一個全方位的認識，掌握正確的歸檔范圍，并在第一時間確保所整理的歸檔材料的完整性，從中挑選出需要進行歸檔的文件，以此提升工作效率。而歸檔的具體范圍，要根據(jù)國家、行業(yè)的有關(guān)規(guī)定來進行確定，同時還能夠依照企業(yè)的條件來進行合理的調(diào)整。

4.2 檔案保管期限

根據(jù)國家所出臺的相關(guān)規(guī)定能夠了解到，在對檔案保管期間，一共分成三種時限，分別為永久、短期和長期。通常永久性的保管檔案，主要是對企業(yè)的重要事件進行記錄，因此具有非常好的利用價值，并且在保存時間上沒有限制。而長期性的檔案保管的時間通常為30年，這種檔案在相當(dāng)長的一段時間里會具有利用價值。而短期型的保管檔案時間通常為10年，這種檔案在短時間里會具有利用價值。

5 結(jié)束語

檔案能夠?qū)ζ髽I(yè)的管理起到真實記錄的作用，并對決策工作具有決定性的影響。而在檔案整理工作期間，必須要進行科學(xué)性的操作，才能夠做好檔案工作的其他環(huán)節(jié)。檔案整理是一項復(fù)雜的工作，工作人員在工作期間必須要采用嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，同時還要加強檔案整理工作隊伍建設(shè)、積極改善檔案工作方法以及檔案整理方法，重視檔案歸檔工作。因此相關(guān)工作人員一定要積極努力，爭取制定出更為完善的方案，從而讓檔案整理工作的水平能夠得到進一步的提高。

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