探索大數(shù)據(jù)時代下的電子檔案管理

胡玉瓊

摘 要：在我國科技水平飛速發(fā)展的當下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也在不斷發(fā)生著轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)時代的到來，為各行各業(yè)帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)的同時，對于檔案管理方面來說也形成了一定的沖擊。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本檔案管理受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，逐漸向著電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變。筆者就近階段了解到的電子檔案管理的現(xiàn)狀進行了一定的分析，以供諸位參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代，電子檔案管理

當下，電子檔管理逐漸成為大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理主流。隨著計算機越來越廣泛的運用于自動化辦公，電子文件和電子檔案管理也變得愈發(fā)普遍。電子檔案存在著儲存空間小，檔案傳遞便捷，信息共享性強等特點，對檔案的存儲與使用帶來了極大的便利。當然，雖說電子檔案的使用存在著各種便捷與優(yōu)勢，但是在現(xiàn)階段的電子檔案管理中也存在著新的問題。

1 電子檔案管理的優(yōu)勢

1.1電子檔案的管理充分利用了現(xiàn)代信息技術(shù)，在全面掌握各方面信息的同時，還具有開放性、共享性的特點?？梢愿痈咝?、便捷的為使用者提供信息服務(wù)[1]。更加符合時代的需求。

1.2將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理標志著檔案管理向著電子化、信息化的道路發(fā)展，同時也賦予了紙質(zhì)檔案難以企及的優(yōu)勢。比如說分類存儲，查閱方便等特點，極大的便利了數(shù)據(jù)資料的集成與處理。

1.3電子檔案的管理依憑于計算機技術(shù)，僅需幾臺電腦以及相應(yīng)的操作人員即可，減少了企業(yè)人力資源以及紙張等物力資源的投入，提升了企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2 電子檔案管理中存在的問題

2.1 電子檔案原件的真實性難以把握

當前形勢下，雖然電子檔案管理被廣泛用于各企業(yè)中。但是，企業(yè)對其重視程度卻還不夠。很多領(lǐng)導(dǎo)者并沒有意識到電子檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性和作用。上行下效之下，這也導(dǎo)致相關(guān)員工對工作的忽視與松懈。這也導(dǎo)致員工在電子檔案管理中對檔案的真實性并不太重視，從而忽視了檔案的真實性。另一方面，電子檔案很容易被修改或是刪除，且因為是電子檔案也很難如紙質(zhì)檔案那般進行筆跡比對[2]，因此很難發(fā)現(xiàn)刪改的痕跡，這也導(dǎo)致一旦檔案有所刪減就很難確保檔案的真實性。

2.2 電子檔案內(nèi)容保密性不佳

電子檔案是依存于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存在的。而隨著辦公自動化的不斷普及，很多檔案都是存儲于云端或是互聯(lián)網(wǎng)上的。這雖然方便了存儲與查閱，但是相應(yīng)的也比較容易受到黑客攻擊或是人為泄密，從而造成信息泄露，因此很難保證電子檔案的保密性。另一方面，因為電子檔案基于計算機而存在的，一旦計算機遇到損壞或是網(wǎng)絡(luò)癱瘓，很容易造成電子檔案的丟失或毀壞。

2.3 電子檔案管理的要求較低

大數(shù)據(jù)時代下的電子檔案管理雖然已經(jīng)形成規(guī)模，且對系統(tǒng)安全性等相應(yīng)軟件的運用也不斷重視，但是還是會在電子檔案管理的過程中遇到一些如病毒入侵、黑客攻擊或是被竊取、監(jiān)聽等問題。這都表明即便是安裝有保證安全的系統(tǒng)軟件，也無法保證百分百安全。還需要員工定期進行系統(tǒng)安全維護，避免安全漏洞的產(chǎn)生。另一方面，隨著電子檔案管理和存儲軟件的增加，各企業(yè)、各地區(qū)選擇的管理軟件并不統(tǒng)一，從而影響著檔案的跨區(qū)域運用和交流[3]。

3 大數(shù)據(jù)時代下有利于加強電子檔案管理的措施

3.1 做好電子檔案的真實性與安全性的維護

關(guān)于電子檔案真實性的維護方面，我們可以制定嚴格的程序操作流程，并嚴格按照其流程進行操作。 如在檔案產(chǎn)生之初，調(diào)查并核實檔案的真實性與正確性，保證檔案的真實有效。在存儲過程中需做到定期檢查與殺毒，確保檔案不被修改或是刪除。其次，要想確保電子檔案的安全性，采取相應(yīng)的系統(tǒng)軟件進行安全保障，如安全協(xié)議、數(shù)字簽名技術(shù)等電子檔案存儲技術(shù)，對電子檔案的安全進行保障。另外，除了技術(shù)上的支持外，還應(yīng)加強電子檔案管理員的安全意識，定期對電子檔案進行安全檢查，從而做到能及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞或是安全隱患，及時消除電子檔案管理中的安全隱患，做到早發(fā)現(xiàn)早消除。最后還可以通過立法的形式對破壞或是盜取電子檔案的行為進行約束。同時還可以運用法律的形勢來確定電子檔案的法律憑證作用，從而為電子檔案管理提供相應(yīng)的法律依據(jù)。更好的保證電子檔案的真實與安全。

3.2 制定相應(yīng)的電子檔案管理標準和規(guī)范

隨著電子檔案的廣泛應(yīng)用，大量的電子文件也在相繼產(chǎn)生。這就使電子檔案的管理產(chǎn)生了一定的壓力，建立科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范是當今時代對電子檔案管理作出的要求。將電子檔案的形成、整理、鑒定以及歸檔儲存工作用科學、規(guī)范、標準的進行操作[4]。在為電子檔案規(guī)范有序管理的同時，也為電子檔案的調(diào)閱與使用提供了一定的便利。

3.3 培養(yǎng)高素質(zhì)、高專業(yè)的檔案管理專業(yè)人員

雖說大數(shù)據(jù)時代下的電子檔案管理節(jié)約了大部分的人力成本，但是畢竟還是需要人員進行操作處理的。而相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時對員工的需求來說，對電子檔案管理的操作人員的需求要更加專業(yè)。這就要求我們需培養(yǎng)一批能既懂檔案管理業(yè)務(wù)又精通計算機專業(yè)技術(shù)的人員，這也是當前各企業(yè)檔案管理部門的當務(wù)之急。對于檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，我們可以在招聘社會上符合條件的專業(yè)人士的同時，還可以對比較熟悉檔案管理或是專精計算機技術(shù)這種專精一門的員工進行相應(yīng)的培訓，從而保證員工更加迅速的掌握電子檔案管理技術(shù)。另外，我們還可以對電子檔案管理的專業(yè)人才進一步培訓升級，在做好本身職責的同時，學會并設(shè)計出符合本企業(yè)實際情況的電子檔案管理軟件，從而更方便、快捷、高效的對電子檔案進行存儲與管理。

3.4 規(guī)范數(shù)據(jù)格式的使用標準

隨著電子檔案管理產(chǎn)業(yè)的興起，各種格式的文件處理與儲存軟件也應(yīng)運而生，而各個企業(yè)對軟件采用各不盡相同，這也導(dǎo)致很多企業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)并不統(tǒng)一，對電子檔案的交流與共享造成了很大的困難[5]。因此，對大數(shù)據(jù)時代下的電子檔案使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，以及標準軟件的應(yīng)用，可以便利檔案管理的同時，對檔案內(nèi)容的調(diào)閱與整理工作起到了一定的簡化作用。

3.5 做好電子檔案的長期保存工作

上文我們分析了電子檔案存儲中遇到的問題，針對上述問題，在電子檔案的存儲中，我們需做到嚴格遵守安全措施的同時，還可以進行檔案的備份存儲，避免一旦電子檔案發(fā)生損毀，造成不可挽回的損失。其次，我們還可以運用移動硬盤等存儲設(shè)備進行存儲，從而避免網(wǎng)絡(luò)攻擊對電子檔案造成的損失。再次，我們還需要對電子檔案的存儲設(shè)備進行定期的維護與病毒查殺，從而做到防患于未然。最后，雖說電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，成為檔案管理的主流，但是紙質(zhì)檔案還是有其可取之處的，對較為重要的檔案，在進行電子存儲的同時還可以采取紙質(zhì)檔案存儲的方式或是微縮膠片等形式進行多種方式的保存，為檔案加上更多的保險。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代的新形式下，我國的電子檔案管理行業(yè)迎來了新的機遇與挑戰(zhàn)，目前來看，電子檔案管理還存在著較多的問題，但這也是新事物發(fā)展的必經(jīng)階段。只有正確的認識電子檔案管理中存在的問題，并積極的去面對并加以改進，才能讓電子電感管理更加迅猛、健康的發(fā)展起來，才能讓電子檔案管理更加安全可靠。

參考文獻

[1]李小晨.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013，（6）：48-50.DOI：10.3969/j.issn.1007-9343.2013.06.016.

[2]張丹菊.基于大數(shù)據(jù)時代下的電子檔案管理研究[J].城建檔案，2016，（7）：68-69.DOI：10.3969/j.issn.1674-0289.2016.07.027.

[3]左平.大數(shù)據(jù)時代的電子檔案管理與服務(wù)[J].通訊世界，2017，（3）：220.DOI：10.3969/j.issn.1006-4222.2017.03.164.

[4]李一，劉邦凡，何太淑等.論大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子檔案管理[J].電子商務(wù)，2016，（10）：10，66.DOI：10.3969/j.issn.1009-6108.2016.10.005.

[5]商曉艷.淺談大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理創(chuàng)新[J].決策與信息（中旬刊），2015，（8）：184-184.endprint