地方學(xué)術(shù)性社團(tuán)換屆程序和意義

凌勇堅(jiān)　+施珉　陳偉建

[摘 要]該文論述了地方學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織按時(shí)換屆的操作程序和意義，其中包括換屆大會(huì)的主要議程，會(huì)上向代表們所要提供的相關(guān)資料，所需填寫的換屆審批表格、具體操作和審批手續(xù)，以及新一屆理事會(huì)產(chǎn)生的方式等，提出了規(guī)范化運(yùn)作的必要性及積極意義。

[關(guān)鍵詞]地方學(xué)術(shù)性社團(tuán) 會(huì)議議程 操作程序 換屆意義

地方學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織，是指那些在當(dāng)?shù)孛裾块T登記注冊、具有獨(dú)立的法人資質(zhì)、有固定的辦公場所、有專人（專職或兼職）進(jìn)行管理、通常有一家企事業(yè)單位作為支撐單位的地方性非營利學(xué)術(shù)組織，并在業(yè)務(wù)主管部門，如當(dāng)?shù)乜茀f(xié)或當(dāng)?shù)厣缈坡?lián)的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，遵守業(yè)務(wù)主管單位的章程和組織通則。在環(huán)太湖區(qū)域，這些年來由于各地黨委、政府極為重視這項(xiàng)工作，業(yè)務(wù)主管部門的工作人員也傾注了大量的心血，推動(dòng)地方學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織迅猛發(fā)展，逐漸步入了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和有序化的運(yùn)作軌道。

一、學(xué)術(shù)性社團(tuán)換屆操作程序

地方學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織換屆工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及方方面面，須考慮周詳。在環(huán)太湖區(qū)域，由于各個(gè)地市的業(yè)務(wù)主管部門對此項(xiàng)工作已經(jīng)出臺了一套較為完善的管理制度和操作程序，各個(gè)社團(tuán)組織只要照章運(yùn)作即可。各個(gè)社團(tuán)組織在本屆社團(tuán)理事會(huì)任期屆滿時(shí)應(yīng)召開換屆大會(huì)預(yù)備會(huì)議，將各位理事們召集在一起磋商、討論有關(guān)換屆事宜，確定新一屆理事會(huì)的組成人員、框架結(jié)構(gòu)和今后發(fā)展的目標(biāo)思路，在達(dá)成共識的基礎(chǔ)上，授權(quán)社團(tuán)秘書長等工作人員具體操辦。

目前環(huán)太湖區(qū)域各地學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織換屆的操作情況，盡管細(xì)節(jié)逐年有所變化，在不同的地市也會(huì)有所區(qū)別，但基本要求亦已趨向于規(guī)范化，有一定的雷同性和穩(wěn)定性。據(jù)統(tǒng)計(jì)，較具代表性的報(bào)批工作流程是：在社團(tuán)理事會(huì)任期屆滿前4～6個(gè)月時(shí)，先與上級業(yè)務(wù)主管部門進(jìn)行溝通，匯報(bào)換屆大會(huì)預(yù)備會(huì)議情況→組織實(shí)施換屆籌備工作→會(huì)員（代表）大會(huì)前1個(gè)月報(bào)送召開會(huì)員代表大會(huì)請示→得到地方上級業(yè)務(wù)主管部門審核同意→召開會(huì)員（代表）大會(huì)→向地方上級業(yè)務(wù)主管部門遞交相關(guān)的備案材料→向當(dāng)?shù)厣鐖F(tuán)登記管理機(jī)構(gòu)（當(dāng)?shù)孛裾郑┺k理有關(guān)備案和變更手續(xù)。具體承辦時(shí)，需要向業(yè)務(wù)主管部門遞交如下資料：（1）提交社團(tuán)組織準(zhǔn)備換屆的申請；（2）填寫社團(tuán)換屆審核表；（3）新一屆社團(tuán)理事會(huì)選舉辦法（舉手還是投票，等額還是差額）；（4）社團(tuán)理事會(huì)候選人名單，擬任理事長、副理事長、秘書長等新一屆擬任理事名單；（5）社團(tuán)會(huì)員名單；（6）具體開會(huì)日期。

環(huán)太湖區(qū)域各地學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織換屆需要填寫2～3張表格呈送上級業(yè)務(wù)主管部門審核，詳見表1、表2、表3。

有了這些報(bào)批程序和格式化模板（申請、備案表格），不僅方便了上級業(yè)務(wù)主管部門對所屬學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織的管理和申報(bào)指導(dǎo)，而且操作性強(qiáng)，更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和高效，因而受到了社團(tuán)換屆操辦人員，尤其是社團(tuán)秘書長的好評。

二、學(xué)術(shù)性社團(tuán)換屆大會(huì)流程

社團(tuán)換屆（代表）大會(huì)得到上級業(yè)務(wù)主管部門認(rèn)可，召開日期一經(jīng)確定后，換屆（代表）大會(huì)也就進(jìn)入了倒計(jì)時(shí)。此間，秘書長及籌辦人員就按照各個(gè)團(tuán)體會(huì)員單位的會(huì)員人數(shù)，分配參會(huì)代表的名額，指導(dǎo)組建代表團(tuán)，并發(fā)出開會(huì)通知（通常應(yīng)提前15～20天時(shí)間發(fā)出），以便參會(huì)人員提前安排好自己手頭的工作，如期赴會(huì)、有備赴會(huì)，使會(huì)議開得更加精彩，更有成效。

為了開好會(huì)議，通常大會(huì)組委會(huì)下設(shè)三個(gè)工作小組，即秘書組、后勤組、會(huì)務(wù)組，三個(gè)小組各司其職，在秘書長的統(tǒng)籌安排下協(xié)同工作。

在換屆（代表）大會(huì)召開當(dāng)天，組委會(huì)工作人員應(yīng)提前到位，布置會(huì)場，發(fā)放資料，登記、報(bào)到、接待。大會(huì)開始時(shí)，首先由上屆理事會(huì)秘書長或常務(wù)副理事長介紹領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓，然后進(jìn)入會(huì)議各項(xiàng)議程，詳見表4。

當(dāng)新一屆社團(tuán)理事會(huì)產(chǎn)生后，上屆理事會(huì)就完成了自己的使命。此間，最受與會(huì)者們關(guān)注和熱議的話題是新一屆社團(tuán)理事長和秘書長的人選，因?yàn)槿诉x不同，其思想理念、個(gè)人志向、目標(biāo)定位和工作風(fēng)格也不同，對未來社團(tuán)的走向和發(fā)展影響極大。

社團(tuán)理事長。理事長是社團(tuán)的中心人物，在社團(tuán)中發(fā)揮著旗幟性的作用，在集體領(lǐng)導(dǎo)和決策方面起主導(dǎo)作用，一般是由他提出社團(tuán)工作的總體框架思路和發(fā)展目標(biāo)，決策社團(tuán)工作中的重大事項(xiàng)。

社團(tuán)秘書長。秘書長是社團(tuán)的主要負(fù)責(zé)人之一，是社團(tuán)辦文、辦事、辦會(huì)等具體工作的“操盤手”，是社團(tuán)與會(huì)員單位和會(huì)員之間聯(lián)系的紐帶，常常是理事長和社團(tuán)的代言人。秘書長一般是在理事會(huì)的授權(quán)范圍內(nèi)，按照社團(tuán)章程中規(guī)定的權(quán)限，在理事長的領(lǐng)導(dǎo)下，處理社團(tuán)中的日常事務(wù)，如工作創(chuàng)新、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、橫向聯(lián)系、隊(duì)伍建設(shè)和思想建設(shè)等。社團(tuán)秘書長是否勤政，有無親和力和團(tuán)隊(duì)意識，能否開拓進(jìn)取，對未來社團(tuán)工作的績效影響極大。如湖州市機(jī)電工程學(xué)會(huì)近期召開換屆代表大會(huì)，盡管理事長和秘書長作了留任，但理事會(huì)中的理事卻作了較大幅度的調(diào)整，大膽啟用了一批新人，尤其是兩位副秘書長分別換上了“70后”、“80后”有工作激情、年富力強(qiáng)的年輕人，大家對這樣的工作班子充滿期待。

三、學(xué)術(shù)性社團(tuán)換屆的意義

與時(shí)俱進(jìn)，推陳出新，不斷優(yōu)化社團(tuán)組織的人員結(jié)構(gòu)是地方學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織永葆青春的最佳良方，而定期召開換屆（代表）大會(huì)不啻是一條有效途徑，便于不斷地因時(shí)制宜，吐故納新，構(gòu)建一個(gè)更具戰(zhàn)斗力的新團(tuán)隊(duì)，其意義如下：

（一）自我完善，優(yōu)化結(jié)構(gòu)

學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織通過換屆，可以階段性地系統(tǒng)總結(jié)上屆理事會(huì)的工作情況，如工作中取得了哪些成績和有哪些成功經(jīng)驗(yàn)，需要繼續(xù)保持和發(fā)揚(yáng)；又有哪些失敗的教訓(xùn)和不足，需要避短和完善等。通過定期換屆，能夠不斷地注入理事會(huì)的新鮮血液，使一些德才兼?zhèn)洹⒂掠谶M(jìn)取、有志于社團(tuán)工作的年輕人到理事會(huì)工作，使社團(tuán)更加朝氣蓬勃，更加充滿生機(jī)和活力。

（二）因時(shí)制宜，吐故納新

一般4～6年后，社團(tuán)理事會(huì)成員的情況就會(huì)發(fā)生一定的變化，如退休、換崗、離崗、身體健康等其他原因，這就使得這部分理事會(huì)因變而不能代表原先的會(huì)員群體，也不能有效地行使話語權(quán)，倘若此時(shí)再不作必要地調(diào)整，勢必會(huì)影響社團(tuán)工作的有序開展，在新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)面前也難有大的作為和發(fā)展。定期換屆，可以較好地解決這一問題，更好地面向未來。

（三）施展才華，搭建舞臺

創(chuàng)建學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織的初衷就是為了給每一位有一技之長和有施展才華愿望，又熱衷于社團(tuán)工作的有識之士搭建一個(gè)服務(wù)大眾、表現(xiàn)自我和實(shí)現(xiàn)自我的平臺，而定期換屆就能給更多脫穎而出的優(yōu)秀分子創(chuàng)造這樣的機(jī)會(huì)。如今，環(huán)太湖區(qū)域?qū)W術(shù)性社團(tuán)組織換屆，都會(huì)充實(shí)一些當(dāng)?shù)貙W(xué)界精英和后起之秀，他們思維活躍，辦事雷厲風(fēng)行，啟用這些新人，在新老交替的傳幫帶中更易開拓創(chuàng)新，激發(fā)思想的火花，開創(chuàng)更好的工作局面。例如，湖州市機(jī)電工程學(xué)會(huì)近期召開換屆代表大會(huì)，當(dāng)?shù)馗咝５囊晃弧?0后”分院常務(wù)副院長（博士、教授）擔(dān)任副理事長，他知識面寬廣，思路活躍，善于建言。由于他的加盟，使學(xué)會(huì)工作多了一位優(yōu)秀智囊。

總而言之，地方學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織定時(shí)換屆是發(fā)展進(jìn)程中必不可缺的工作環(huán)節(jié)，凡是那些堅(jiān)持規(guī)范化運(yùn)作，堅(jiān)持按時(shí)換屆的社團(tuán)就會(huì)充滿活力，就會(huì)逐步進(jìn)入健康發(fā)展的軌道。綜觀目前，環(huán)太湖區(qū)域眾多績效比較好、辦團(tuán)時(shí)間比較長、規(guī)模比較大的社團(tuán)組織都是歷經(jīng)一屆又一屆社團(tuán)人的努力，在規(guī)范化辦團(tuán)中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吐故納新，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，才一步步走向興旺之路的。

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