淺談信息化在科技檔案管理之中存在的問題與解決方法

摘 要：本文首先分析了科技檔案管理信息化的必要性：不斷提升科技檔案的社會性；科技檔案內(nèi)容更加豐富和復(fù)雜；科技檔案管理是事業(yè)單位信息化建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵步驟，然后分析了科技檔案管理信息化應(yīng)用中存在的問題：專業(yè)的信息化科技檔案管理人才缺乏；信息化設(shè)備不足；企業(yè)對于科技檔案信息化不夠重視，最后分析了提高信息化條件下科技檔案管理效率的措施：加強(qiáng)科技檔案管理的人力資源建設(shè)工作；引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理設(shè)備；引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理設(shè)備。

關(guān)鍵字：信息化；科技檔案；管理；問題

科技檔案管理工作包含收集、整理、統(tǒng)計原始科技檔案實(shí)體等，是管理和開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案的專業(yè)化工作?？萍紮n案的信息化管理則是依據(jù)檔案管理和信息技術(shù)的要求，用硬盤或服務(wù)器來保存檔案信息內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)直接利用和調(diào)取科技檔案信息?？萍紮n案信息化管理使傳統(tǒng)的科技檔案管理方式發(fā)生了巨大變化，使科技檔案的利用效率和使用價值大幅提高。通過使用計算機(jī)和信息技術(shù)，使網(wǎng)絡(luò)化管理取代了之前的手工管理，科技人員可以使用信息搜索快速找到自己需要的信息，減少了信息查找的時間，提高了檔案的使用效率，對科學(xué)技術(shù)的發(fā)展有一定的促進(jìn)作用。

1 科技檔案管理信息化的必要性

（一）不斷提升科技檔案的社會性

當(dāng)前，我國正處于快速發(fā)展的階段，由此，存在著諸多的不同的經(jīng)濟(jì)組織形式、企業(yè)的經(jīng)營模式能夠有著很大的區(qū)別。這種情況下，科技成果的社會化傾向和轉(zhuǎn)化效率得到了不斷提高，并還會得到繼續(xù)利用和改進(jìn)?？萍汲晒膽?yīng)用和科技檔案管理之間存在著密切的聯(lián)系，這就要求科技檔案管理也需要具有社會化的性質(zhì)?？萍紮n案管理不能簡單地認(rèn)為只是管理科技資料，還需要順應(yīng)時代的發(fā)展需求將管理方式開放化，增強(qiáng)科技檔案管理的社會性，因此信息化十分有必要。

（二）科技檔案內(nèi)容更加豐富和復(fù)雜

隨著近些年來信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)工業(yè)與信息技術(shù)產(chǎn)生了碰撞和結(jié)合，使傳統(tǒng)工業(yè)得到了發(fā)展。例如生產(chǎn)過程自動化不斷得到加強(qiáng)，企業(yè)生產(chǎn)中逐漸開始使用自動化監(jiān)測等?？萍紮n案管理的管理對象和服務(wù)對象都具有著社會化的特點(diǎn)，這就使得科技檔案的來源十分廣泛、內(nèi)容十分復(fù)雜。傳統(tǒng)的科技檔案管理收集和處理科技情報資料十分單一，但隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，加快了科技信息的傳遞速度，擴(kuò)大了科技信息的使用范圍。社會化的科技檔案管理具備的更加豐富、使用更加廣泛的內(nèi)容對信息化要求很大。

（三）科技檔案管理是事業(yè)單位信息化建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵步驟

事業(yè)單位的科技檔案信息化管理，主要依靠現(xiàn)代化的信息處理和網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)。所以，只有通過及時、有效和全面地進(jìn)行科技檔案的信息化改造，才能充分簡化信息資源的開發(fā)和利用過程，才能不斷提升事業(yè)單位的生產(chǎn)管理能力和核心競爭力。而在實(shí)際的改革過程中，事業(yè)單位自身應(yīng)該及時地把握機(jī)遇，快速、高效地進(jìn)行科技檔案的信息化建設(shè)和管理，才能緊跟時代步伐，為事業(yè)單位的管理、研發(fā)提供助力。以食品藥品檢驗(yàn)所的科技檔案信息化管理為例，只有在最短的時間內(nèi)盡快地保管藥品檢驗(yàn)的檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和結(jié)果，才能有效地使食品藥品檢驗(yàn)對社會提供更為周到的服務(wù)，才能全面實(shí)現(xiàn)科技檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。因而，為了加強(qiáng)藥品科技檔案信息的建設(shè)，必須運(yùn)用當(dāng)前的科技信息化建設(shè)手段，進(jìn)行全面科學(xué)的建設(shè)。

2 科技檔案管理信息化應(yīng)用中存在的問題

作為企業(yè)以及世界科學(xué)技術(shù)發(fā)展的見證者，科技檔案中包含著科學(xué)技術(shù)發(fā)展過程中的啟迪和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，具備著十分重要的歷史性價值，即使當(dāng)前用不到，但在將來某個時間還會用到。作為現(xiàn)代科技檔案管理的方向，信息化具備著十分重要的價值，但仍存在一些問題。主要包括以下幾種：

（一）專業(yè)的信息化科技檔案管理人才缺乏

科技檔案管理的效率隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用得到了大幅提高，但隨之而來的就是檔案管理部門專業(yè)高技術(shù)人才的缺乏，尤其是同時具備檔案管理和信息處理能力的人才。專業(yè)人才的缺失導(dǎo)致科技檔案的使用效率受到很大影響，無法充分發(fā)揮自己的作用和價值。目前許多檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，缺乏對信息化技術(shù)的了解。許多科技檔案管理部門缺乏信息化管理的觀念，導(dǎo)致科技檔案管理質(zhì)量很差。由于缺乏專業(yè)人才，導(dǎo)致許多企業(yè)引進(jìn)的現(xiàn)代化信息設(shè)備得不到充分利用，科技檔案信息化和數(shù)字化更是無從談起，嚴(yán)重影響了信息化技術(shù)在科技檔案管理中的作用。

（二）信息化設(shè)備不足

許多企業(yè)并不重視科技檔案管理信息化的工作，使得企業(yè)內(nèi)科技檔案管理設(shè)施投入經(jīng)費(fèi)過少，得不到及時地更新?lián)Q代，這樣也就無法建立和應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了檔案信息管理的服務(wù)性和開放性，無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源共享。此外各企業(yè)之間使用的檔案管理軟件也不盡相同，不統(tǒng)一的規(guī)格導(dǎo)致軟件缺乏通用性，無法實(shí)現(xiàn)兼容。目前尚未有能夠完全統(tǒng)一檔案信息管理的軟件和文件檢索軟件，這也干擾了檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用和推廣，阻礙了科技檔案管理信息化的發(fā)展。

（三）企業(yè)對于科技檔案信息化不夠重視

部分企業(yè)并沒有意識到科技檔案管理信息化的重要意義，不重視科技檔案管理信息化的建設(shè)和應(yīng)用。沒有把科技檔案信息化作為企業(yè)管理的主要內(nèi)容。目前許多企業(yè)沒有制定完備的科技檔案信息化規(guī)劃、應(yīng)用、發(fā)展處于盲目狀態(tài)，準(zhǔn)備、決策、實(shí)施等存在缺陷。一些企業(yè)的科技檔案管理觀念十分落后，無法在科技檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)有的信息化技術(shù)。

3 提高信息化條件下科技檔案管理效率的措施

科技檔案管理模式在計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用過程中發(fā)生了巨大的變化。科技檔案管理的信息化應(yīng)用對現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展具有著十分重要的促進(jìn)作用。因此企業(yè)需要重視科技信息化檔案信息管理工作，充分發(fā)揮科技檔案的作用?？梢圆扇∫韵麓胧┻M(jìn)行改善：

（一）加強(qiáng)科技檔案管理的人力資源建設(shè)工作

企業(yè)管理人員要改變原來的觀念，重視科技檔案信息化應(yīng)用工作，做出合理的規(guī)劃方案，將科技檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)管理的一個重點(diǎn)進(jìn)行。這一過程中需要嚴(yán)格按照現(xiàn)代檔案管理的要求，解放思想，轉(zhuǎn)變原有觀念，做好規(guī)劃安排。企業(yè)內(nèi)應(yīng)當(dāng)設(shè)立配備專業(yè)科技檔案管理人員的科技檔案管理部門，建設(shè)具備專業(yè)檔案、信息技術(shù)處理的人才隊伍，定期開展相關(guān)培訓(xùn)活動，使檔案管理人員及時了解最新技術(shù)，不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識水平和業(yè)務(wù)能力，加快科技檔案管理的信息化應(yīng)用。

（二）引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理設(shè)備

科技檔案信息化和數(shù)字化的基礎(chǔ)就是現(xiàn)代的科技檔案管理設(shè)備。企業(yè)必須加大檔案管理系統(tǒng)的資金投入，使檔案管理系統(tǒng)得到不斷完善，使其能夠更好的為企業(yè)服務(wù)。系統(tǒng)日常維護(hù)和升級過程都需要與專業(yè)的軟件公司進(jìn)行合作，檔案管理信息化系統(tǒng)對硬件也有十分高的要求，因此必須保證充足的資金投入?？萍紮n案管理的軟件和系統(tǒng)的選擇必須充分考慮企業(yè)自身狀況，系統(tǒng)可以與辦公自動化系統(tǒng)聯(lián)系起來，保證其通用性。系統(tǒng)應(yīng)具備良好的兼容性和便于升級的性能。充分利用現(xiàn)代科技檔案技術(shù)，保證科技檔案案卷、文件的輸入、查詢和維護(hù)工作順利進(jìn)行，使文件利用率得到大幅提高。利用原文輸入和掃描。將科技檔案上傳到科技檔案信息化管理平臺，實(shí)現(xiàn)科技檔案的快速檢索和查詢。

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作者簡介

孫水來，檔案助理館員。