蘇州眾勤會計師事務(wù)所管理信息化歷程分享

蘇州眾勤會計師事務(wù)所 孫蘇

蘇州眾勤會計師事務(wù)所管理信息化歷程分享

蘇州眾勤會計師事務(wù)所 孫蘇

蘇州眾勤會計師事務(wù)所（簡稱“眾勤”）于2006年9月在蘇州工業(yè)園區(qū)成立。眾勤的愿景是——面向國際化、立足市場化、依托信息化而構(gòu)建區(qū)域領(lǐng)先競爭力，并致力于為客戶提供專業(yè)而值得信賴的服務(wù)品質(zhì)。眾勤95%的客戶都是管理信息化應(yīng)用水平較高的外資企業(yè)，因此，眾勤成立之初也就是眾勤信息化建設(shè)的開始?；仡欉@些年來的信息化探求之路，成效稍有，問題不少。有篳路藍(lán)縷之困，有以啟山林之志，愿與同業(yè)分享我們的所思所想和我們的信息化歷程。

一、嘗試拓展信息化咨詢業(yè)務(wù)——探索起步，積累經(jīng)驗

眾勤在十年前就組建了包括6名軟件工程師的IT團(tuán)隊。早先，我們的軟件業(yè)務(wù)主要是圍繞客戶的需求開發(fā)一些小的定制軟件。如根據(jù)客戶的SAP、Oracle等ERP系統(tǒng)開發(fā)接入用友、金蝶以及報稅軟件等的電子數(shù)據(jù)接口（EDI，Electronic Data Interface）。這些EDI軟件先后幫助20多家企業(yè)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)跨平臺對接。開發(fā)EDI的技術(shù)難度并不高，它只是一個小小的工具軟件，但是對于起步開展信息化業(yè)務(wù)的我們卻是一段重要的邊學(xué)邊做的歷練。2007年開始為中國聯(lián)通蘇州公司開發(fā)全面預(yù)算管理軟件系統(tǒng)。基于上一年為蘇州聯(lián)通提供了預(yù)算管理咨詢的工作經(jīng)驗，軟件開發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計比較順利地完成了。我們借鑒了一些ERP系統(tǒng)的理念，系統(tǒng)地實現(xiàn)了各職能部門就預(yù)算工作從準(zhǔn)備、編制、下達(dá)、執(zhí)行、考核、調(diào)整、分析報告的全流程互動和協(xié)同。該系統(tǒng)得到了客戶的好評，后推廣至江蘇聯(lián)通全省應(yīng)用。

幫助客戶實現(xiàn)一個軟件系統(tǒng)之應(yīng)用的難度往往大過軟件開發(fā)的本身，特別是當(dāng)這項應(yīng)用將置換原有的應(yīng)用模式。某美資制藥公司打算實施作業(yè)成本管理來置換原有的成本管理體系。因為該制藥公司的間接成本超過總成本的一半，同時生產(chǎn)的批量差異大，批次不穩(wěn)定并且產(chǎn)品品種繁多。根據(jù)該制藥公司美國總部的作業(yè)成本管理ABM手冊，幫助客戶完成了作業(yè)職責(zé)、作業(yè)路徑、資源池、成本庫、成本動因等的設(shè)計認(rèn)定，并提供了全程的ABM實施咨詢服務(wù)。還同步開發(fā)了相應(yīng)的ABM作業(yè)成本預(yù)算系統(tǒng)，系統(tǒng)上線幾個月后，客戶反映該系統(tǒng)使得生產(chǎn)制造的排程更為精益，同時營銷部門的定價決策也有了精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。

定制軟件對于客戶而言，真正的價值不完全在于軟件特定功能的實現(xiàn)，更在于其帶來的改變。改變的不只是客戶，也包括我們自己。從信息化咨詢業(yè)務(wù)起步，由易到難，不斷挑戰(zhàn)自我極限，讓我們的團(tuán)隊在組織上、觀念上以及技術(shù)應(yīng)用方面積累了基礎(chǔ)。

二、事務(wù)所的管理信息化建設(shè)——分層規(guī)劃、同步推進(jìn)

2006年，我們開始思考、借鑒、爭論我們想要的“信息化”。制造業(yè)管理信息化的發(fā)展先后經(jīng)歷了從MIS、MRPⅠ、MRPⅡ到ERP的演進(jìn)。不難發(fā)現(xiàn)，此間的業(yè)務(wù)規(guī)劃、業(yè)務(wù)驅(qū)動和執(zhí)行控制都有一種圍繞“物”的相關(guān)性貫穿邏輯結(jié)構(gòu)的始終。然而，會計師事務(wù)所的業(yè)務(wù)管理顯然無法找到一種可以貫穿始終的“物”的相關(guān)性。事實上，不只CPA行業(yè)，因為抓不到可以借用的相關(guān)性來構(gòu)建“邏輯內(nèi)核”，整個服務(wù)業(yè)管理信息化的難點都在于“缺芯”。信息化的首要問題是結(jié)構(gòu)化，也就是如何面向信息化而結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)管理。我們按照靜態(tài)的業(yè)務(wù)要素管理、動態(tài)的事務(wù)管理以及連續(xù)的作業(yè)管理這樣的分層，規(guī)劃了整體的信息化架構(gòu)（見圖1）。從四個層面——（業(yè)務(wù)管理平臺+審計輔助系統(tǒng)+工具套件）＊新的組織分工模式，分別做了不同層面的開發(fā)規(guī)劃，并考慮了整體的系統(tǒng)集成。同時制定了優(yōu)先業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺開發(fā)，快速響應(yīng)業(yè)務(wù)端工具開發(fā)，逐步搭建審計輔助系統(tǒng)的啟動策略。

2007年，我們完成了業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)框架設(shè)計，并首先完成了事務(wù)所業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)平臺AMIS1.0的開發(fā)。初步實現(xiàn)了“管人、管事”的信息化輔助應(yīng)用。同時，利用先前開發(fā)EDI的技術(shù)積累，我們的IT團(tuán)隊很快開發(fā)了取數(shù)工具Acctlink1.0，以幫助一線審計人員提高工作效率。

2008年，審計軟件的開發(fā)提上了工作日程。所內(nèi)的審計員、經(jīng)理、高級經(jīng)理、合伙人等不同層級的主體各自提出了各自的需求，甚至有一些似乎本不應(yīng)該由信息化來解決的問題也摻雜了進(jìn)來。應(yīng)用需求的滿足孰以為優(yōu)先？如何平衡？為此，我們分析、比較了當(dāng)時主流的審計輔助軟件的開發(fā)思路、應(yīng)用功能的實現(xiàn)、軟件工程的技術(shù)解決方案。半年過后，開發(fā)前期的系統(tǒng)分析，系統(tǒng)設(shè)計工作因為一些兩難的取舍還是難以收尾。盡管沒有找到一個比較理想的方法來結(jié)構(gòu)化審計工作，也沒有找到一個讓大家都滿意的解決方案，但是， IT團(tuán)隊為我們的審計軟件制定了兩條開發(fā)原則。

（一）基礎(chǔ)的功能應(yīng)用圍繞審計的專業(yè)流程維度進(jìn)行構(gòu)建

關(guān)于審計軟件，一般認(rèn)為可以分別從專業(yè)流程維度、數(shù)據(jù)流程維度和審計業(yè)務(wù)管理流程維度來滿足用戶需求。審計作為項目級應(yīng)用的軟件或以專業(yè)流程維度為主線（如國際四大中國成員所目前的審計輔助軟件），或以數(shù)據(jù)流程維度為主線（如鼎信諾、中普、中易審等）。當(dāng)時我們的考慮是，往往軟件的數(shù)據(jù)流程用戶滿意度越高則專業(yè)流程的用戶體驗感就越差；而軟件專業(yè)流程的用戶體驗越富有專業(yè)滿足感，那么數(shù)據(jù)流程方面往往只能犧牲一定的用戶便捷性和舒適感。這是兩難且無法兩全。眾勤審計軟件的設(shè)計取向表明了眾勤認(rèn)為專業(yè)邏輯優(yōu)先高于數(shù)據(jù)邏輯優(yōu)先。因為長期來看，審計軟件以專業(yè)流程維度作為系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)的主線會更加有利于審計軟件最終發(fā)展為一個系統(tǒng)而不只是一個工具。當(dāng)然，如果一個品牌事務(wù)所將審計作為一類業(yè)務(wù)來提出信息化建設(shè)目標(biāo)，則無疑應(yīng)該考慮圍繞其審計業(yè)務(wù)的管理流程展開審計軟件的研發(fā)。這就一定會涉及到系統(tǒng)性整合全局的資源調(diào)度、全局的勝任能力、全局的冗余備份以及全局風(fēng)險控制等問題。而這些全局性問題往往不是可以簡單地通過信息化一個方面來解決的。

（二）基于云應(yīng)用模式構(gòu)建作業(yè)平臺，首先實現(xiàn)基礎(chǔ)應(yīng)用，逐步開發(fā)高級應(yīng)用

圖1 眾勤信息化歷程

圖2 眾勤管理信息化架構(gòu)

云可以理解為一種基礎(chǔ)設(shè)施，云 應(yīng)用模式具有提供信息存儲、計算的 能力以及交互、共享的便利。我們的IT團(tuán)隊堅持認(rèn)為，審計工作的信息化應(yīng)該解決數(shù)據(jù)集中與共享的云化，作業(yè)過程督導(dǎo)與協(xié)同的云化，審計項目風(fēng)險評估與控制的云化。我們制定了第一階段系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo)是基于云應(yīng)用模式，實現(xiàn)審計過程系統(tǒng)化專業(yè)約束，部分流程自動化專業(yè)處理，以及各級審計人員之間的實時作業(yè)協(xié)同。而當(dāng)時的現(xiàn)實是，大部分審計軟件采用單機(jī)操作，審計項目數(shù)據(jù)交互采用單機(jī)用戶間“拆包、拼包”的模式，而非聯(lián)網(wǎng)下的作業(yè)協(xié)同、數(shù)據(jù)共享的云模式。審計作業(yè)的云應(yīng)用挑戰(zhàn)之一是數(shù)據(jù)交互對網(wǎng)絡(luò)帶寬、硬盤存儲、服務(wù)器性能都有高規(guī)格的要求，部署成本和使用成本都不低。同時，眾勤作為一個僅50人規(guī)模審計團(tuán)隊的事務(wù)所，是否有必要為此如同我們的很多外資企業(yè)客戶一樣在信息化建設(shè)方面“不計成本，不惜代價”。然而，2010年9月，眾勤審計作業(yè)輔助軟件Allpro1.0正式開始上線，隨后不斷優(yōu)化、升級。

管理信息化總是先有管理然后才有信息化，有時候也應(yīng)該創(chuàng)新一下組織管理的模式。組織職能、作業(yè)流程面向信息化的適應(yīng)性調(diào)整能夠更好發(fā)揮軟件的效能。換者而言，當(dāng)系統(tǒng)越完美的時候往往也就是系統(tǒng)邊際效用衰減的時候，組織職能的調(diào)整就成為必須甚至是跨越溝坎的唯一。有時候通過開發(fā)軟件解決問題的代價太過大的時候，管理模式的調(diào)整反而能夠讓問題的解決變得簡單、輕松。

2012年，眾勤開始探索基于云模式下的前后臺一體化審計作業(yè)模式。我們嘗試成立了函證中心，調(diào)整了函證作業(yè)的內(nèi)部分工。通過前后臺一體化函證作業(yè)模式，提高了函證作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度，實現(xiàn)了整體效能的提升。隨后的幾年里，我們陸續(xù)完成了在線專業(yè)督導(dǎo)、質(zhì)量控制（同步底稿復(fù)核）、憑證檢查支持、報告校對文印等相關(guān)審計作業(yè)的前后臺一體化分工作業(yè)模式。同時開發(fā)了相應(yīng)的配套軟件，布署了相應(yīng)的作業(yè)（責(zé)任）中心。這標(biāo)志著眾勤的后臺交付中心的功能定位從最初的作業(yè)支持上升到了專業(yè)督導(dǎo)和全局風(fēng)險控制。為此，我們給它取了個新的名字——技術(shù)中心。一方面，這一模式提高了作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化程度，降低了作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)差，從而提升一個事務(wù)所品牌的整體效能和質(zhì)量保證；另一方面，共享的技術(shù)中心模式可以作為綜合的冗余備份方案，以應(yīng)對專業(yè)能力不足或作業(yè)量溢出等的現(xiàn)實“瓶頸”。

2017年，我們將AMIS管理信息系統(tǒng)的部分應(yīng)用“搬”到了手機(jī)上，眾勤移動端應(yīng)用將我們的信息化又推進(jìn)了一步。眾勤十年的信息化之歷程見下圖2。

三、CPA行業(yè)信息化的前沿思考

每當(dāng)與同行交流信息化的時候，始終無法回避是價值判斷問題。比如：什么是好的審計軟件？信息化有效幫助工作了嗎？信息化真的改善管理了嗎？信息化能幫所里拓展更多的業(yè)務(wù)嗎？信息化能讓審計人員干活變得輕松嗎？探討CPA行業(yè)的信息化時價值判斷問題依然是首要之問。近三十年來，全球信息化發(fā)展的趨勢表明，升級、迭代、更新以及淘汰等的不斷變化貫穿于信息技術(shù)演進(jìn)始終。往往今天的問題曾經(jīng)是昨天的答案，現(xiàn)在的答案也許又成了明天的問題。CPA行業(yè)的信息化發(fā)展莫不亦然。所以，就行業(yè)信息化的長期發(fā)展而言，或許找到好的問題比找到好的答案更具有行業(yè)發(fā)展意義。

（一）審計方法論的本身是否需要自新

互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展至今，特別是云計算、大數(shù)據(jù)和人工智能的技術(shù)發(fā)展和技術(shù)應(yīng)用不斷深入社會經(jīng)濟(jì)生活的方方面面，審計人需要自問我們的審計方法論本身是否能夠經(jīng)得起當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)展的考驗。一方面，審計應(yīng)能夠借助大數(shù)據(jù)分析方法和相關(guān)的人工智能技術(shù)，從后驗分析和客觀概率分布等方面來完善風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嫷姆椒ㄕ摚涣硪环矫?，審計本身是被動于對象的，審計工作的邏輯框架很可能因此需要一次比較重大的重新構(gòu)建。

（二）審計行業(yè)內(nèi)部與外部的社會分工是否需要重整

近年來，后臺作業(yè)交付中心模式日漸成為CPA行業(yè)內(nèi)部分工重整的一種趨勢?？梢灶A(yù)見，共享的后臺作業(yè)交付中心也可以支持若干個事務(wù)所，或者一個網(wǎng)絡(luò)化的事務(wù)所集群?；谶@樣模式的審計作業(yè)分工，就能在特定時間系統(tǒng)地發(fā)起成千上萬個點的審計作業(yè)協(xié)同。這樣的模式雖然沒有解決問題的全部，但是它讓我們有機(jī)會從行業(yè)級層面實現(xiàn)整體的資源配置優(yōu)化和整體效能提升，以利于進(jìn)一步尋找整體性的、系統(tǒng)性的解決方案。CPA行業(yè)借助信息化推動行業(yè)進(jìn)步，更好地服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。這應(yīng)該是行業(yè)信息化發(fā)展的愿景所在。