基于物聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案館建設(shè)模式探討

文/南方電網(wǎng)超高壓輸電公司 劉茜

基于物聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案館建設(shè)模式探討

文/南方電網(wǎng)超高壓輸電公司 劉茜

隨著第三次信息技術(shù)革命的興起，互聯(lián)網(wǎng)正應(yīng)用于人類社會(huì)各領(lǐng)域，我國(guó)的檔案管理制度在過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理方式下存在一定的問(wèn)題，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的數(shù)字檔案館是集智能采集與存儲(chǔ)、實(shí)時(shí)監(jiān)控與防護(hù)、綜合擴(kuò)展等功能于一體的數(shù)字化管理模式，它能有效彌補(bǔ)現(xiàn)有檔案管理方式的不足、管理效率的低下，節(jié)約檔案管理成本，提升檔案管理服務(wù)水平。

物聯(lián)網(wǎng)；數(shù)字檔案；模式

一、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案發(fā)展方向

（一）網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理的關(guān)鍵，在于將信息化數(shù)字檔案快速存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，每一本檔案上貼上RF標(biāo)簽，與數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)字信息一一對(duì)應(yīng)。企業(yè)各部門檔案管理人員在完成檔案的清點(diǎn)提交后，檔案館人員就可進(jìn)行在線的檔案整理和反饋，有助于企業(yè)員工便捷地查閱檔案信息。網(wǎng)絡(luò)化既符合物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案建設(shè)的時(shí)代特征，又代表了檔案管理先進(jìn)的發(fā)展方向。

（二）智能化。基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案管理平臺(tái)，除了檔案的查詢由系統(tǒng)完成外，還能判斷某些環(huán)節(jié)是否符合工作規(guī)范。比如自動(dòng)識(shí)別檔案查詢者身份，若是有異常情況，系統(tǒng)觸發(fā)自動(dòng)報(bào)按鈕，并呼叫安保人員。也可以通過(guò)傳感器采集館內(nèi)環(huán)境數(shù)據(jù)，對(duì)檔案館內(nèi)的溫度亮度進(jìn)智能控制，對(duì)整個(gè)館內(nèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。把檔案管理與物聯(lián)網(wǎng)智能技術(shù)結(jié)合起來(lái)才是未來(lái)的發(fā)展方向。

（三）人性化。單一的檔案服務(wù)已不能滿足新的需求，各類檔案信息爆炸式的泛濫，需要在海量的各種數(shù)據(jù)中查詢到所需要的檔案信息，并對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘分析，從而獲得有價(jià)值的參考信息。在企業(yè)檔案管理中，提高檔案工作的效率，豐富檔案工作的內(nèi)容，目的在于以人為本，推進(jìn)企業(yè)檔案管理的人性化理念。

二、基于物聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案館模型及其系統(tǒng)功能

（一）基于物聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案館模型。物聯(lián)網(wǎng)的關(guān)鍵技術(shù)就是RFID技術(shù)，即能夠在一定的距離內(nèi)，通過(guò)識(shí)讀器讀取物品電子標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)并進(jìn)行相應(yīng)的處理。該技術(shù)大大減少了數(shù)據(jù)錄入和存儲(chǔ)過(guò)程中人工干預(yù)的成分。此外，WSN是由多個(gè)傳感器節(jié)點(diǎn)組成的通過(guò)無(wú)線通信形成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它擁有極強(qiáng)大的感知能力和處理被感知區(qū)域內(nèi)對(duì)象信息的能力。這些電子標(biāo)簽每隔一段時(shí)間就會(huì)把采集到的數(shù)據(jù)通過(guò)無(wú)線通信技術(shù)發(fā)送到RFID識(shí)讀器，經(jīng)過(guò)處理后的數(shù)據(jù)發(fā)送至檔案管理中心，存儲(chǔ)進(jìn)在線數(shù)據(jù)庫(kù)，方便用戶查看。

圖1 檔案智能工作系統(tǒng)

（二）系統(tǒng)功能介紹。1.快速查找、準(zhǔn)確定位。通過(guò)每一份紙質(zhì)檔案上的電子標(biāo)簽，檔案管理人員就能夠?qū)n案架上的檔案及時(shí)地復(fù)盤掃描，查看每份檔案的狀態(tài)，對(duì)比檔案信息管理系統(tǒng)的檔案有關(guān)信息，從而能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案丟失或未更新等問(wèn)題，利用現(xiàn)代化的科技手段確保檔案管理工作的高效率。2.實(shí)時(shí)監(jiān)控。該系統(tǒng)除了智能化的檔案管理外，它的安全防護(hù)性能極高，可利用每個(gè)傳感器上的每個(gè)節(jié)點(diǎn)的感知能力，對(duì)檔案實(shí)體周圍的溫度、光線信息進(jìn)行傳感，當(dāng)檔案實(shí)體的溫度濕度環(huán)境不合適時(shí)，傳感器節(jié)點(diǎn)會(huì)自動(dòng)向該區(qū)域管理節(jié)點(diǎn)發(fā)送提醒信息。此舉措有助于預(yù)防檔案實(shí)體因環(huán)境的不適帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。傳感器節(jié)點(diǎn)連同視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對(duì)檔案實(shí)體實(shí)時(shí)監(jiān)控，如果檔案實(shí)體未經(jīng)授權(quán)出庫(kù)，庫(kù)房的探測(cè)器就能及時(shí)檢測(cè)并觸發(fā)自動(dòng)報(bào)警，管理平臺(tái)通過(guò)手機(jī)向檔案管理人員發(fā)送短信以便于管理人員及時(shí)了解庫(kù)房動(dòng)態(tài)。3.信息互通?；谖锫?lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)每個(gè)檔案實(shí)體的信息互通。物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案管理，其互聯(lián)性發(fā)揮著關(guān)鍵作用，所謂物聯(lián)網(wǎng)，就是實(shí)現(xiàn)物與物的聯(lián)系，在強(qiáng)大的感知能力和控制力作用下，每個(gè)應(yīng)用對(duì)象在獲取感知信息后，還能相互傳遞信息，物聯(lián)網(wǎng)讓這種智能化的信息處理能力有機(jī)聯(lián)系成一個(gè)整體，在數(shù)字館的構(gòu)成中，必將豐富檔案實(shí)體內(nèi)容，產(chǎn)生大量的輔助信息，信息的交換和共享減少了人工干預(yù)的成分，更加體現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、智能化。

三、基于物聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)

（一）智能化數(shù)據(jù)采集。物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的數(shù)據(jù)采集通常采用的是RFID技術(shù)，它是集編碼、識(shí)別、載體、通信于一體的綜合性技術(shù)。區(qū)別于一般的數(shù)字檔案館用計(jì)算機(jī)錄入檔案數(shù)據(jù)，此項(xiàng)技術(shù)的讀寫器可無(wú)接觸地讀取并識(shí)別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物體識(shí)別信息的遠(yuǎn)距離、無(wú)接觸式采集、無(wú)線傳輸?shù)裙δ堋；谖锫?lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案館擁有智能化處理信息的能力，有效解決檔案編目流程繁瑣低效，整理時(shí)間長(zhǎng)的問(wèn)題。

（二）實(shí)物檔案定位跟蹤，安全性高。RFID標(biāo)簽上的詳細(xì)全面信息，確保了檔案館的工作人員提前控制實(shí)物檔案的數(shù)量，預(yù)知實(shí)物檔案的完整信息。在實(shí)物檔案入庫(kù)時(shí)，在庫(kù)房布置多個(gè)RFID讀寫設(shè)備，檔案館工作人員及時(shí)獲取實(shí)物檔案的位置、存放地點(diǎn)，明確檔案的保存狀況。RFID實(shí)時(shí)跟蹤實(shí)體檔案的入庫(kù)與出庫(kù)，記錄檔案使用者的相關(guān)情況。定位和跟蹤功能不僅有效加強(qiáng)了對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)力度，而且也規(guī)范了實(shí)體檔案的使用方式。其他的數(shù)字檔案館的重點(diǎn)在于檔案信息的存儲(chǔ)與保護(hù)，一旦實(shí)體檔案離開檔案室，無(wú)法對(duì)檔案的移動(dòng)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，物聯(lián)網(wǎng)的無(wú)線通信技術(shù)和信息保護(hù)技術(shù)保證了檔案管理的安全性。

[1]周剛,蘇本躍.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].安慶師范學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2016(2).

[2]陳超,梁興建,邱玲.基于RFID物聯(lián)網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].四川理工學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2011(12).