基于RFID的辦公室搜索設備設計研究

梁幼月 郭志龍 史士浩

摘要：目的將RFID技術和產(chǎn)品設計結合，進行移動互聯(lián)網(wǎng)時代的辦公室搜索設備開發(fā)。方法以RFlD技術、時代趨勢和辦公室環(huán)境混亂，東西難找尋現(xiàn)狀的有效聯(lián)系為基礎，通過辦公室環(huán)境、人群認知與需求方面的有效反應作分類研究；通過辦公室人群需求圖譜，進行辦公室搜索設備的創(chuàng)新設計。結論通過對RFID技術和辦公室環(huán)境各個維度的判定，可以得出辦公室搜索設備的設計點和構造信息。順應互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展趨勢，從緩解辦公用品緊急查找的角度出發(fā)，結合現(xiàn)代的前沿科技，運用互聯(lián)網(wǎng)云服務，改善辦公用品難以再次查找的問題，提高人們的工作效率。

關鍵詞：RFID 辦公室 搜索設備

引言

辦公室作為廣大工作人員每天持續(xù)工作的地點之一，擁有廣闊的發(fā)展空間。隨著辦公室信息化程度日益提高，科學技術不斷進步，人們對工作效率和自動化程度的要求也越來越高?，F(xiàn)代生活節(jié)奏的加快，工作壓力的增大，辦公中使用的大量辦公文件和辦公用品常在一段時間內(nèi)讓人們忘記曾經(jīng)將它放置在何處。對應辦公查找問題，當前市場上出現(xiàn)的產(chǎn)品也僅限于將辦公用品（例如文件）進行歸納處理，并不能緩解辦公中緊急查找某一樣文件或辦公用品所產(chǎn)生的一系列問題和焦灼心理。由此，辦公室搜索設備對辦公室的重要性就逐漸凸現(xiàn)出來。

一、RFID的技術優(yōu)勢

RFID是Radio Frequency Tdentiflcation的縮寫，即射頻識別。射頻識別是一種非接觸式的自動識別技術，它通過射頻信號自動識別目標對象，并獲取目標中的相關數(shù)據(jù)。在移動互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時代，由于打破了時間和空間的限制，RFID對于產(chǎn)品的開發(fā)和設計有著不同的作用和意義。

（一）移動互聯(lián)網(wǎng)時代的RFID：RFID作為物聯(lián)網(wǎng)新興的自動識別技術，具有比傳統(tǒng)的條碼更突出的優(yōu)勢，已經(jīng)成為物聯(lián)網(wǎng)感知層的主要技術之_。RFID技術對于辦公室搜索設備的最大啟發(fā)，在于它多元化的使用方式。RFID技術的基本工作原理并不復雜：標簽進入磁場后，接收解讀器發(fā)出的射頻信號，憑借感應電流所獲得的能量發(fā)送出存儲在芯片中的產(chǎn)品信息（PassiveTag，無源標簽或被動標簽），或者主動發(fā)送某一頻率的信號（ActiveTag，有源標簽或主動標簽）；解讀器讀取信息并解碼后，送至中央信息系統(tǒng)進行有關數(shù)據(jù)處理。其突出優(yōu)勢，主要有以下幾個方面：

1.數(shù)據(jù)可隨時更新，可讀寫：與傳統(tǒng)形式的二維碼標簽相比，RFID電子標簽里的物品數(shù)據(jù)能隨時更新，還支持閱讀器讀寫。這對于辦公室環(huán)境中辦公物品繁多、辦公用品難以再次查找的問題來說，無疑是一個解決的良好契機。RFID電子標簽的數(shù)據(jù)隨時更新、可讀寫功能，為辦公室搜索設備設計了提供可行的技術支持。2.容量大，讀寫速度快：與傳統(tǒng)形式的標簽相比，RFID的容量較大，字節(jié)范圍為1bit-1024bit。與傳統(tǒng)的條形碼相比，RFID在讀寫速度上，占有更大的優(yōu)勢。RFID閱讀器掃描標簽時，無需直線對準，支持多目標識別和運動識別，讀寫速度更決。辦公室內(nèi)人員眾多、走動大，物品雜亂繁多，要求高質(zhì)效率。RFID容量大、讀寫速度決的特質(zhì)，不僅能直接滿足辦公室搜索設備的設計要求，還間接促進了辦公室人群的工作效率。3.體積小，可嵌入產(chǎn)品中：RFID與傳統(tǒng)形式的標簽相比，體積小，容易封裝，還可以嵌入產(chǎn)品內(nèi)部。辦公室內(nèi)物品雜亂繁多，體積大小不一，對標簽要求較嚴格。而RFID電子標簽體積小、可嵌入產(chǎn)品內(nèi)部，為辦公室搜索設備設計的傳感標簽部分提供了參考。4.序列號唯一，很難復制：RFID與其他標簽相比，使用時安全系數(shù)更高，保障了技術的可行性。RFID使用專用芯片，每個芯片擁有唯一的序列號，很難復制。隨著時代的發(fā)展，人們對辦公環(huán)境舒適度和人性化的要求也越來越高。信息化、開放化的增強是現(xiàn)代辦公室與傳統(tǒng)的辦公室最大的不同點，相應的。辦公室內(nèi)各方面的使用物件也越來越精細。而RFID電子標簽擁有唯一序列號的特征，為辦公室搜索設備設計的創(chuàng)新設計提供了技術參考。5.壽命長，感應效果好：RFID與其他標簽相比，使用壽命更長，感應效果也比一般的電子標簽要好。RFID能抵抗惡劣環(huán)境，極少發(fā)生機械故障。辦公室信息化的增強，讓辦公室物品愈來愈智能化。而RFID電子標簽使用壽命更長，感應效果好的特性，為辦公室搜索設備設計的系統(tǒng)構造提供了硬件技術參考。

二、辦公室搜索設備的市場現(xiàn)狀

辦公室這個詞的概念，有兩種涵義：一為辦公的屋子，是工作人員完成任務、執(zhí)行其職務時的工作地點，是黨政機關或企事業(yè)單位為完成管理目標而進行工作的工作場所；二為工作機構，是黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位內(nèi)設立的辦理行政性事務的辦事機構，是設在領導身邊、直接為領導服務的綜合部門，是溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐和橋梁，是領導工作的輔助性機構。每天有千千萬萬的人在辦公室中長時間工作和停留，找不到急需的文件或辦公物品，常常令人產(chǎn)生煩躁、焦灼的負面情緒。這不僅關系到辦公人員的舒適和健康，而且會進一步影響他們的工作效率和由此產(chǎn)生的創(chuàng)造力。目前，辦公室搜索設備的開發(fā)還處在比較低層級的階段，有以下幾個方面的特點：

（一）缺乏獨立和完善的終端硬件：最基本的電子標簽系統(tǒng)由三部分組成：標簽、閱讀器、天線。這三個部分中固定終端是天線，標簽和閱讀器都屬于移動終端。然而市場上，并沒有相應的終端硬件提供。對應辦公室環(huán)境和辦公室人群的需求，基于RFID的辦公室搜索設備將重新定義固定終端，即把閱讀器的功能分離成錄入智能標簽和輸出搜索信息，將錄入智能標簽功能將與單一終端機器結合，重新定義固定終端的功能。

（二）缺乏對應場景使用的手機APP：現(xiàn)有的RFID搜索系統(tǒng)中，大多數(shù)會把尋物終端界面獨立成一個硬件，還沒有出現(xiàn)系統(tǒng)配套的第三方手機應用。例如岱立（廈門）物聯(lián)網(wǎng)科技有限公司旗下的上海中鐵14號線項目區(qū)域定位系統(tǒng)一一物聯(lián)網(wǎng)安全帽定位，就是將RFID植入安全帽中，通過固定安放的天線，將施工人員的施工點和行走軌跡制成2D圖，反映在監(jiān)工方的電腦中，以降低施工意外，促進工作進程。考慮到辦公室中人員較多，找尋物體交錯無規(guī)律，基于RFID的辦公室搜索設備將終端機器和終端界面分離，將終端機器和天線結合，終端界面轉化成手機APP，供辦公室中的人員使用。

（三）缺乏相應的電子標簽和閱讀器：RFID“智能標簽”包含了包括具有RFID射頻部分和一個超薄天線環(huán)路的RFID芯片的RFID電路，這個天線與一個塑料薄片一起嵌入到標簽內(nèi)。通常，在這個標簽上還粘有一個紙標簽，在紙標簽上可以清晰地印上一些重要信息。讀?。ㄓ袝r還有可以寫入）標簽信息的設備，可設計為手持式或固定式。辦公室內(nèi)物體大小不一，所需的智能電子標簽的尺寸和形態(tài)也不一樣，基于RFID的辦公室搜索設備也將根據(jù)相應的需求，在電子標簽上做設計；將閱讀器的功能分離成錄入智能標簽和輸出搜索信息，錄入智能標簽功能將與終端機器結合；輸出搜索信息與尋物導航功能融入手機APP，簡化尋物的過程（如圖1、2）。

（四）缺乏完善的辦公室搜索系統(tǒng)：根據(jù)先前的項目調(diào)查，現(xiàn)有市場上還未出現(xiàn)辦公室范圍的搜索尋物系統(tǒng)，僅有一些零散的便攜式尋物裝置。關于RFID技術在尋物上應用的項目，也僅僅是項目策略，還未完全實施。例如，擁有RFID高新技術且發(fā)展快速的集成公司一—岱立（廈門）物聯(lián)網(wǎng)科技有限公司旗下的上海中鐵14號線項目區(qū)域定位系統(tǒng)——物聯(lián)網(wǎng)安全帽定位，運用RFID技術，提升了施工人員的安全系數(shù)。但該項目也僅僅是項目策略，還未完全實施，離投入市場還有很大的距離。

三、基于RFID的辦公室搜索設備的設計構思

通過對辦公室現(xiàn)狀的調(diào)研，首先將辦公產(chǎn)品進行編碼記錄，記錄方式采用終端記錄，形成整個大系統(tǒng)，而尋找方式采用手機APP或特定讀寫器來完成位置信息輸出，實現(xiàn)便捷尋物，通過電子標簽附加于產(chǎn)品上，定位系統(tǒng)通過閱讀器的查看來統(tǒng)計區(qū)域內(nèi)的這一類物品，結合位置信息來準確對被尋物的定位，解決辦公人員的快速尋物問題。利用語音或其他方式作為控制信號，通過主機發(fā)送尋物編碼信號多個從機接受尋物編碼信號并與自身編碼匹配，若匹配則發(fā)出相應的提示信號引導操作者獲取物品放置地點。

（一）設計思路：首先對辦公用品進行整理、分類，根據(jù)辦公產(chǎn)品類型進行辦公場所的區(qū)域劃分；然后，對應區(qū)域的辦公產(chǎn)品信息進行采集、錄入；最后，通過讀寫器顯示辦公用品最后移動位置，并依照位置尋找到目標對象。

（二）系統(tǒng)框架：尋物系統(tǒng)主要是由錄入系統(tǒng)和輸出系統(tǒng)兩個大系統(tǒng)租成，兩模塊系統(tǒng)均依架于無線的環(huán)境條件下使用。在輸入系統(tǒng)中，每個標簽是按找辦公產(chǎn)品的類別進行顏色分類，而每個分類中的子單元標簽也是獨立的，編號可通過錄入系統(tǒng)錄入，這樣在大大提高工作效率的同時使錄入方式整個更加全面。在尋找辦公用品時，發(fā)射信號源讀寫器（手機APP或終端）通過無線射頻傳輸方式把編碼信號傳輸給接收器，接收器接收信號后反饋位置在讀寫器上，在讀寫器中以網(wǎng)絡標格對區(qū)域進行劃分，實現(xiàn)快速定位，而用戶只需要通過語音輸入和手動編輯兩種方式在讀寫器中尋找目標編碼即可。

（三）場景分析

目前辦公室的類型多種多樣，辦公室內(nèi)容十分豐富，根據(jù)辦公性質(zhì)的不同相應也有相對應的辦公用品。根據(jù)辦公業(yè)務性質(zhì)大致可分為：行政辦公室、商業(yè)辦公室、綜合類辦公室、工作室四種。

1.行政辦公室：行政辦公室主要進行行政工作的管理和政策的指導，多以文檔、檢查表、蓋章、協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部工作為主要工作內(nèi)容，是每一個企業(yè)必不可少的部門之一。其中辦公用品多以桌面用品、文件檔案管理用品、辦公文薄、書寫用具、電腦周邊產(chǎn)品為主。

2.商業(yè)辦公室：商業(yè)辦公室主要以服務的形式進行辦公，其多為窗口性質(zhì)或面對面商談的性質(zhì)，主要給客戶一種嚴謹、誠信的形象，主要負責企業(yè)財務等一些事物。其中多以桌面用品、文件檔案管理用品、書寫工具、財務用品、事物設備。

3.綜合類辦公室：綜合類辦公室已綜合辦公為主，辦公內(nèi)容廣服務全面，辦公環(huán)境屬于大眾辦公方式，集體辦公。辦公用品文件檔案管理用品、桌面用品、電腦周邊產(chǎn)品、辦公設備。

4.工作室：工作室是一處創(chuàng)意生產(chǎn)和工作的空間，是一個有共同愿景、理想，共同努力的集體，辦公人員較少，有一位主要負責人，規(guī)模一般不是很大，職務無具體劃分，各自負責相應事物，討論方式為集體討論。多以桌面用品、文件檔案管理用品、辦公文薄、書寫用具、辦公IN（設計工具）為主。

（四）功能規(guī)劃

1.任何時候都有便捷的搜索、尋物功能：電子標簽是由一個小小的芯片構成，體積小。射頻技術是將電信號或者數(shù)字模擬信號轉換為射頻信號，穿透力強，條形碼單一獨立，在不同的應用類別，有不同種類的標簽。

2.隨時提供被找搜素物品的反饋信息：被尋物尋找是依架于電子標簽和天線的無線環(huán)境下，每個標簽都是獨立的、單一的個體，在每個被尋物被尋之前都要進行信息ID錄入，而信息系統(tǒng)采用資源共享式，所以辦公人員在尋找目標時通過放射源發(fā)出尋物指令，接收器（標簽）接收信息后才能做出反饋，放射器接收反饋指令后顯示位置。

3.提供整合的辦公室物品搜索大數(shù)據(jù)，供用戶參考：在錄入信息時，每個辦公人員都可以通過錄入系統(tǒng)錄入辦公用品ID，形成整個大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。每個獨立的單元標簽進入?yún)^(qū)域內(nèi)，通過總系統(tǒng)的記錄管理查閱被尋物，定位系統(tǒng)可查看標簽的移動軌跡確定最后的移動位置，如在區(qū)域內(nèi)活動即可現(xiàn)實運動軌跡，讀寫器通過顯示界面的網(wǎng)絡格顯示出被尋物的最后移動位置，如離開區(qū)域則顯示信號源消失狀態(tài)。通過大數(shù)據(jù)的運算實現(xiàn)快速尋物。

結語

本尋物器主要采用RFID射頻技術，信號穿透力強，射頻技術芯片體積小、解碼速度快，壽命長，成本低，性能穩(wěn)定，支持語音人性化功能，適用于大部分辦公室內(nèi)辦公用品查找，便捷使用。尋物產(chǎn)品也采用軟、硬件的結合方式，實現(xiàn)資源共享化的辦公環(huán)境，提高辦公效率，解決人們在辦公環(huán)境用查找辦公用品的一個大問題。