民辦高校檔案管理研究

康穆霞

[提要] 民辦高校因?yàn)橥顿Y主體為私人或企業(yè)，導(dǎo)致其重要的關(guān)注點(diǎn)在學(xué)校招生的多少和教學(xué)質(zhì)量的高低，忽略了學(xué)校和教師的檔案管理。公辦高校之所以發(fā)展迅速，它的文化傳承是必不可少的重要一環(huán)，而這一傳承的載體就是檔案。因此，民辦高校要步入高速發(fā)展的快車道，必須提高檔案管理水平，體現(xiàn)民辦高校誠(chéng)信建設(shè)的發(fā)展過(guò)程和教師的成長(zhǎng)歷程，把民辦高校的歷史有機(jī)地銜接起來(lái)。

關(guān)鍵詞：民辦高校；誠(chéng)信建設(shè)；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2017年8月28日

一、引言

隨著新修的《民辦教育促進(jìn)法》正式實(shí)施，民辦高校規(guī)范管理提到了議事日程。民辦高校在我國(guó)已經(jīng)不算是新鮮事了。但是像20世紀(jì)80年代之后蓬勃發(fā)展的態(tài)勢(shì)確實(shí)是很少見(jiàn)的，也很壯觀。民辦院校的發(fā)展，離不開辛勤耕耘的教師和朝氣蓬勃的年輕學(xué)生，也不可缺少吃苦耐勞的后勤服務(wù)和精打細(xì)算的財(cái)務(wù)人員；無(wú)一例外的擁有著教學(xué)大樓、圖書館、宿舍和食堂，包括先進(jìn)的教學(xué)設(shè)施設(shè)備、豐富的館藏紙本圖書和期刊、品類齊全的電子書刊、查準(zhǔn)率和查全率較高的信息檢索管理平臺(tái)；與時(shí)俱進(jìn)的校園文化、豐富多彩的校園生活、風(fēng)格各異的教學(xué)活動(dòng)，給成長(zhǎng)中的民辦高校描繪了一幅絢麗的圖畫。檔案，事無(wú)巨細(xì)地記載著民辦高校從無(wú)到有、從少到多、從小到大及從自然到科學(xué)的發(fā)展過(guò)程，記錄著教師從事教育教學(xué)活動(dòng)的一段人生旅途，承載著莘莘學(xué)子的追夢(mèng)故事。這一切，不僅讓民辦高校自覺(jué)地開展誠(chéng)信自律建設(shè)活動(dòng)，也令民辦高校付出洪荒之力營(yíng)造有利于自身發(fā)展的客觀環(huán)境。

最近幾年，國(guó)家對(duì)民辦高校的管理越來(lái)越關(guān)注，為了更好地支持民辦高校發(fā)展，制定精準(zhǔn)扶持民辦高校發(fā)展的財(cái)政支持和宏觀調(diào)控政策，國(guó)家、省及市的教育管理部門經(jīng)常請(qǐng)民辦高校上交諸如財(cái)政資金應(yīng)用績(jī)效評(píng)價(jià)、內(nèi)涵建設(shè)等項(xiàng)目自評(píng)報(bào)告。為使民辦高校所填寫匯報(bào)材料的真實(shí)性，需要民辦高校開展誠(chéng)信活動(dòng)，以保證所填寫的內(nèi)容真實(shí)性和權(quán)威性，助推民辦高校檔案管理工程提升到一個(gè)新的高度。

二、民辦高校檔案管理現(xiàn)狀

事實(shí)上，民辦高校同國(guó)家公立學(xué)校一樣，同樣存在著人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、圖書檔案、科研檔案、內(nèi)外聯(lián)檔案、收發(fā)文檔案等等。但是，民辦高校的檔案管理與民辦高校的發(fā)展速度并不對(duì)稱。具體表現(xiàn)有如下幾個(gè)方面：

（一）民辦高校舉辦者不重視檔案管理。最先發(fā)展起來(lái)的民辦高校，是摸著石頭過(guò)河的一群有創(chuàng)新精神和冒險(xiǎn)精神的開拓者。他們不知道民辦高校的發(fā)展會(huì)是什么樣的，國(guó)家的政策會(huì)如何變化，只是憑著對(duì)教育事業(yè)的熱愛(ài)，或者說(shuō)被龐大的教育市場(chǎng)利益所吸引，不畏艱難地堅(jiān)持辦學(xué)。這一階段，所有的民辦高校創(chuàng)辦者，想得最多的事，就是如何把學(xué)生招進(jìn)來(lái)，如何招聘到能擔(dān)任教學(xué)工作的老師，如何雇傭到后勤服務(wù)和保安人員維持學(xué)校的安全?？鋸堃稽c(diǎn)說(shuō)，對(duì)于檔案管理，這些民辦高校的創(chuàng)辦者最重視的是學(xué)生的檔案不要丟了，財(cái)務(wù)賬目盡量清楚。而教師檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等的管理，還沒(méi)有引起民辦高校舉辦者的重視。

（二）客觀原因忽略了檔案管理。民辦院校的性質(zhì)，導(dǎo)致民辦高校在成立與發(fā)展過(guò)程中就存在一些先天性缺陷。加之，其人員的流動(dòng)性非?？?。加大了管理人員對(duì)民辦高校工作的不安全感和無(wú)歸屬感，思想意識(shí)里就有一種隨時(shí)換工作的準(zhǔn)備。表現(xiàn)在工作過(guò)程中，他們只注重完成接受的每一項(xiàng)任務(wù)，不去考慮這些工作任務(wù)完成后的存檔問(wèn)題?；蛘哒f(shuō)，即使當(dāng)時(shí)完成某項(xiàng)目工作任務(wù)的管理人員離職后把材料留下來(lái)了，由于民辦高校的離職制度不完善，可能會(huì)出現(xiàn)雙方?jīng)]有進(jìn)行工作交接的情況。于是，后來(lái)的人不一定會(huì)知道或注意這些原始檔案材料，走掉的人也沒(méi)有機(jī)會(huì)告訴后來(lái)的人這些檔案材料在哪里。最終結(jié)果，還是導(dǎo)致原始檔案資料的遺失。

（三）主觀原因造成檔案材料的丟失。一是民辦高校人員來(lái)往頻繁的特點(diǎn)，造成人事檔案材料多而復(fù)雜。人事管理部門源于對(duì)應(yīng)聘與入職人員頻繁性的厭倦，主觀上就產(chǎn)生怕麻煩及沒(méi)有必要保留離職人員檔案的思想，加之民辦高校的教師來(lái)自全國(guó)各地，部分教師的人事檔案也未必是真實(shí)的，所以行政管理人員就自動(dòng)放棄了離職人員的檔案管理。甚至有些離職人員因新單位工作的需要，回原單位請(qǐng)求出具其工作考核情況，遭遇原單位以“不為離職人員服務(wù)”的理由拒絕了；二是民辦高校工作人員基于自己利益考慮，而放棄崗位工作檔案的保存。民辦高校用人機(jī)制靈活的特點(diǎn)是一把雙刃劍，在提高選人用人效率的同時(shí)，也造成人員不穩(wěn)定的情況多發(fā)。不排除部分管理人員想保住當(dāng)前的工作崗位，主觀故意將做過(guò)的工作內(nèi)容不做記錄，更談不上留存。其目的是提高工作內(nèi)容的神秘性，降低工作的連續(xù)性，提高工作崗位進(jìn)入的難度，讓新人無(wú)法快速進(jìn)入工作狀態(tài)，盡而實(shí)現(xiàn)其繼續(xù)在本崗位工作的愿望；三是校方與被聘用方合作不愉快被逼離職，或者是離職時(shí)薪酬問(wèn)題沒(méi)有處理好，被聘用方為了報(bào)復(fù)校方及泄私憤等原因，離職時(shí)故意損壞或丟失自己所掌管的檔案資料。同時(shí)，也不排除被聘用者本身素質(zhì)低、責(zé)任心不強(qiáng)，工作過(guò)程中不注意資料的保存和整理，也是檔案材料丟失的重要原因之一。

三、民辦高校檔案管理不完善的后果

（一）影響民辦高校的誠(chéng)信度。檔案，是固化組織或個(gè)人在以往社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中所做出的決定、開展的活動(dòng)及所發(fā)生事件的信息，是當(dāng)時(shí)情景的再現(xiàn)。任何一個(gè)民辦高校檔案材料的不全面或者是丟失，無(wú)疑對(duì)民辦高校的發(fā)展過(guò)程缺乏真實(shí)和詳細(xì)的記錄，必然會(huì)給這些民辦高校在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)平臺(tái)建設(shè)、教學(xué)規(guī)律的掌握等方面造成困惑，給民辦高校應(yīng)付各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查及對(duì)外宣傳等方面造成極大的不便，虛假陳述的現(xiàn)象就不可避免，進(jìn)而影響到民辦高校的誠(chéng)信度。

（二）影響民辦高校的文化沉淀。一所高校，文化的形成需要幾十年甚至幾百年的不斷沉淀、積累和提煉。而對(duì)于民辦高校，其文化的沉淀更需要一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程。在國(guó)外，全世界排在前10名的大學(xué)都是民辦或者私立高校，中國(guó)民辦高校因起步較晚在國(guó)內(nèi)都處于劣勢(shì)，缺乏的就是文化的沉淀。在這樣的情況下，如果民辦高校發(fā)展過(guò)程中的檔案材料丟失的話，直接影響到民辦高校文化建設(shè)與傳承。

（三）影響民辦高校的持續(xù)提高與發(fā)展。民辦高校，因其舉辦者與公立高校不同和起步晚等特點(diǎn)，導(dǎo)致其發(fā)展規(guī)律和過(guò)程有別于公辦高校。同時(shí)，民辦高校師資結(jié)構(gòu)的不均衡性和學(xué)生來(lái)源的低分?jǐn)?shù)性，造成民辦高校教育規(guī)律、管理體制也與公辦高校不同。因此，民辦高校檔案的保存和管理意義巨大，作用非同小可，表現(xiàn)出很高的不可替代性。毫不夸張地說(shuō)，民辦高校檔案的缺失，直接影響民辦教育服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，進(jìn)而影響民辦高校健康發(fā)展與提高。

四、提高民辦高校檔案管理的措施

（一）建設(shè)檔案管理制度文件。民辦高校要提高對(duì)檔案管理的重視程度，從制度層面上來(lái)完善檔案的管理工作，制定一系列可行的檔案管理制度。包括辦公室檔案管理制度、科技檔案管理制度、人事檔案管理制度、圖書館檔案管理制度、院校之間交流活動(dòng)檔案管理制度等，并將制度落實(shí)到具體的管理部門，確認(rèn)責(zé)任人，并作為部門和個(gè)人的業(yè)績(jī)考核指標(biāo)。

（二）開展檔案管理培訓(xùn)工作。采取走出去請(qǐng)進(jìn)來(lái)的方式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗位技能和責(zé)任的培訓(xùn)工作，從思想上讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性和不可或缺性。通過(guò)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的工作水平和能力，明確和認(rèn)知檔案管理崗位的責(zé)任和義務(wù)，提高檔案管理人員在工作過(guò)程中遵循檔案管理工作規(guī)律和制度的自覺(jué)性，保證檔案管理工作的有序開展和質(zhì)量保證。

（三）利用信息化技術(shù)開展檔案管理。充分利用電子設(shè)備在檔案管理工作中的重要作用。將重要的文件和材料掃描為電子文檔保存在電腦里，以備紙制檔案受損或丟失時(shí)可查閱。條件允許的民辦高校，可以在OA辦公系統(tǒng)中增加檔案管理模塊，既節(jié)省了檔案管理信息化的建設(shè)經(jīng)費(fèi)，也避免了重復(fù)建設(shè)，更方便了檔案的管理與查找。

（四）設(shè)立專門的檔案室。2016年11月7日，第十二屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十四次會(huì)議通過(guò)“全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于修改《中華人民共和國(guó)民辦教育促進(jìn)法》的決定”。新的《中華人民共和國(guó)民辦教育促進(jìn)法》對(duì)民辦教育的發(fā)展做出了更詳細(xì)的規(guī)定。而民辦高校的檔案管理工作是民辦高校誠(chéng)信發(fā)展的載體。因此，為了更好地保管檔案材料，有條件的民辦高校最好設(shè)立單獨(dú)的檔案室，用來(lái)存放檔案材料，真實(shí)而詳細(xì)地記載著民辦高校的發(fā)展歷程，以防丟失或損壞。

（五）加強(qiáng)檔案管理經(jīng)費(fèi)投入。民辦高校檔案管理工作薄弱，與民辦高校舉辦者對(duì)檔案管理工作的重視程度有著非常重要的關(guān)系。客觀地說(shuō)，大部分民辦高校的舉辦者對(duì)檔案管理工作都是不重視的，或者是認(rèn)為沒(méi)有用的。因?yàn)槊褶k高校創(chuàng)辦初期，生存是民辦高校的首要問(wèn)題。而生存、生源是民辦高校的命脈。故民辦高校無(wú)一例外地都將主要精力放在招生和教學(xué)方面。隨著國(guó)家對(duì)民辦高校的政策與財(cái)政支持，民辦高校向規(guī)范化和正式化的快車道上行駛，檔案管理工作成為民辦高?？茖W(xué)化發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。于是，民辦高校檔案管理工作擺在了議事日程。鑒于檔案管理工作是一項(xiàng)重要的物質(zhì)實(shí)踐活動(dòng)，因此，各民辦高校要加大在檔案管理工作上的經(jīng)費(fèi)投入，以保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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