加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩

龐燕

隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，就蘭山區(qū)區(qū)直學(xué)校61個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問(wèn)題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

聲像檔案管理問(wèn)題對(duì)策一、聲像檔案管理存在的問(wèn)題

（一）聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，學(xué)校的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的61個(gè)單位中，僅21個(gè)單位沒(méi)有聲像設(shè)備，占34.4%，65.6%單位都有1臺(tái)聲像設(shè)備。從總體講，聲像設(shè)備可算比較“硬”?！耙卉洝笔侵嘎曄裨O(shè)備管理之亂。有36個(gè)單位沒(méi)有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占60%，致使有的設(shè)備閑置，難以充分發(fā)揮作用；且“軟”方面直接影響“硬”方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒(méi)能及時(shí)攝錄，檔案沒(méi)能完整保存下來(lái)，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀。“強(qiáng)”表現(xiàn)在所調(diào)查單位的43名攝錄人員中，有專職6人，兼職37人，平均年齡35歲，大專以上文化占72%。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是“強(qiáng)”的一面；“弱”表現(xiàn)在43人中，專業(yè)工齡1至5年者38人，占88.2%，5年以上者僅占11.8%。經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)共8人，僅占19.8%。

調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員存在兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。一是部分人不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級(jí)來(lái)文、紅頭文件才是檔案，而他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)，不需要?dú)w檔；二是部分人誤以為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，送往報(bào)社、電臺(tái)的用完就算完了，處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。因缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅考慮個(gè)人或本部門(mén)工作方便，致使部分聲像檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。

（三）聲像檔案管理制度混亂，問(wèn)題復(fù)雜

1.管理制度不健全，聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理

調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，半數(shù)以上單位處于無(wú)章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要有3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占26%；二是各科室一年一次移交檔案室，占35%；三是由科室保管或個(gè)人保存，占39%。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。

2.檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔

聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，如不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20%的單位有積存照片沒(méi)歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無(wú)底片。從錄音、錄像帶的歸檔情況來(lái)看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是“一盤(pán)帶子反復(fù)用”，原始錄音（像）沒(méi)有保存下來(lái)。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。

3.管理狀況“喜”“憂”懸殊，發(fā)展不平衡

調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理比較規(guī)范的有11個(gè)單位，占18%；而無(wú)設(shè)備無(wú)聲像檔案、有設(shè)備無(wú)聲像檔案、有聲像檔案沒(méi)集中統(tǒng)一管理的單位50個(gè)，占82%，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個(gè)檔案室存有20000余張，其余60個(gè)單位20860，平均348張。僅從照片檔案一項(xiàng)看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4.保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書(shū)柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問(wèn)題，悔之晚矣！

5.區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重

區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng)，召開(kāi)重要會(huì)議，都安排人員攝錄，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中，一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書(shū)、畫(huà)冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但檔案室里卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒(méi)有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為己有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門(mén)的事，更是各單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭(zhēng)取宣傳主管部門(mén)、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過(guò)檔案館、室藏檔案及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強(qiáng)管理、制定辦法，狠抓制度落實(shí)

制定切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。各立檔單位要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)，要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，逐步變成自覺(jué)行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督、分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

加大對(duì)聲像檔案的督導(dǎo)指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開(kāi)發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒(méi)跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實(shí)際、創(chuàng)造條件，力求妥善保管

目前，聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際、創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次，要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；最后，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

（五）建設(shè)檔案主管部門(mén)參與全區(qū)各類重大活動(dòng)

針對(duì)地區(qū)重大活動(dòng)（會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。endprint