對(duì)干部人事檔案管理工作的思考

姚琴

干部人事檔案是人才信息的重要載體，準(zhǔn)確、齊全、完整的干部人事檔案，歷史全面地記載著一個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力、個(gè)人特長(zhǎng)等信息，是反映干部綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。因此，管好用好檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。閬中市人社局對(duì)當(dāng)前干部人事檔案管理工作進(jìn)行了分析，力求總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提出了針對(duì)性的解決辦法。

一、干部人事檔案管理工作的主要做法

（一）專人負(fù)責(zé)。確定了一名副局長(zhǎng)分管干部人事檔案，人才交流中心主任管理流動(dòng)人員檔案，日常管理落實(shí)專人，并負(fù)責(zé)檔案資料的查閱、入檔材料的收集、日常檔案的整理、重要資料的歸檔、檔案轉(zhuǎn)移的登記、檔案庫(kù)房的管理等，層層落實(shí)了責(zé)任。

（二）加大投入。在辦公用房特別緊張的情況下，落實(shí)了專門的檔案用房，做到了庫(kù)房、閱覽室、辦公室“三室”分開，存放、閱覽、辦公屬地明確，干部人事檔案、流動(dòng)人員檔案分室存放，購(gòu)買了鐵窗鐵柜、溫濕度表、滅火器、防腐防蟲等物品。更新了干部檔案管理專用電腦、添置了打印機(jī)等設(shè)備。

（三）制度完備。建立了干部人事檔案管理工作臺(tái)帳，和完善了干部檔案《收集制度》、《鑒別制度》、《檢查核對(duì)制度》、《查（借）閱制度》、《歸檔制度》等檔案管理八項(xiàng)制度，并將干部人事檔案接收、轉(zhuǎn)遞等過(guò)程以流程圖的方式固定上墻，嚴(yán)格按照流程執(zhí)行，做到“入有來(lái)源、出有去向，查有記錄”。

二、干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）干部人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)整理方式存在弊端。干部檔案分類、整理標(biāo)準(zhǔn)不一，傳統(tǒng)的手工整理方式存在很多弊端。

干部檔案材料以前須統(tǒng)一使用 16 開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于 16 開規(guī)格的檔案材料及對(duì)那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料要進(jìn)行技術(shù)加工，剪裁、折疊、裱糊。現(xiàn)要嚴(yán)格按照《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組通字〔2012〕28號(hào)）新規(guī)定，采用中組部推薦、省委組織部統(tǒng)一購(gòu)買的A4型檔案盒，對(duì)原有16k干部人事檔案盒進(jìn)行更換，做好做實(shí)改版工作。這就需要我們花大量的時(shí)間對(duì)每一份檔案的每一頁(yè)加工處理，可謂艱辛瑣碎、耗時(shí)費(fèi)力。每年都有大批零散材料要?dú)w檔，常常是手中這一批檔案材料沒(méi)有裝訂完畢，新的需歸檔的要整理的大批零散材料又進(jìn)來(lái)了。目錄大多是手工抄寫，勞動(dòng)強(qiáng)度大、重復(fù)性強(qiáng)、效率低。

（二）干部人事檔案歸檔材料審核鑒別力度不夠，影響檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。由于多年來(lái)的重視不夠和管理不夠嚴(yán)，致使干部人事檔案管理中出現(xiàn)一些問(wèn)題。主要有：一是材料不齊全。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等十項(xiàng)材料有空缺。二是內(nèi)容記載不準(zhǔn)確、不統(tǒng)一，不真實(shí)。特別是干部的“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷），在填寫相關(guān)資料時(shí)隨意性很大，且沒(méi)有說(shuō)明。比如姓名、出生日期，在檔案材料中前后不一致。三是填寫不規(guī)范，比如有的個(gè)人履歷表需要填寫的內(nèi)容沒(méi)有填全。而這些問(wèn)題往往都是由于檔案管理人員在收集時(shí)沒(méi)有把好材料審核關(guān)。

（三）干部人事檔案管理和利用的方式存在著局限性。

一是現(xiàn)行的干部人事檔案管理部門的工作方式比較落后，過(guò)分注重紙質(zhì)檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案；二是對(duì)于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用還僅僅停留在存檔的層面，沒(méi)有將現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢(shì)很好地挖掘和發(fā)揮出來(lái)，導(dǎo)致工作效率較低；三是干部人事檔案管理工作者的素質(zhì)與在新時(shí)期的檔案工作要求不太適應(yīng)。資料檢索、調(diào)閱檔案等仍是手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。

三、加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的對(duì)策建議

（一）嚴(yán)格收集鑒別，是做好干部檔案管理工作的關(guān)健。 收集工作在整個(gè)干部檔案管理工作中占有十分重要的地位，是干部檔案工作的重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要開展好培訓(xùn)，和檔案局合作舉辦講座或培訓(xùn)，宣傳人事檔案管理的重要性。收集工作的好壞， 直接決定著干部檔案的質(zhì)量。干部人事檔案材料收集歸檔工作要遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，要把好兩個(gè)關(guān)口。首先， 從源頭入手把好“入口關(guān)”，在接收干部檔案材料時(shí)，要嚴(yán)格審核，材料要真實(shí)準(zhǔn)確。重點(diǎn)審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對(duì)象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。其次，從日常工作入手把好更新關(guān)。要與有關(guān)單位、部門做好溝通協(xié)調(diào)工作，建立干部人事檔案材料收集歸檔機(jī)制，必須按照有關(guān)規(guī)定規(guī)范制作干部人事檔案材料，對(duì)負(fù)有提供資料責(zé)任的部門和人員作出歸檔內(nèi)容和時(shí)限的要求；干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度，在接收、補(bǔ)充或整理檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有缺少的材料應(yīng)及時(shí)向有關(guān)單位索要，對(duì)在普遍性、階段性工作中形成的材料，檔案人員應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門聯(lián)系，做到收集整理經(jīng)?；?，不拖延、不積壓，確保干部檔案材料完備，與實(shí)際情況同步。

（二）健全規(guī)章制度，是做好干部檔案管理工作的保障。

干部人事檔案管理部門要加強(qiáng)制度建設(shè)，制定科學(xué)嚴(yán)密的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。干部人事檔案管理是一項(xiàng)制度性、原則性較強(qiáng)的工作，要建立健全各項(xiàng)制度，使管理工作的每個(gè)步驟都有章可循、有據(jù)可依，力求使干部人事檔案內(nèi)容從源頭上達(dá)到完整、統(tǒng)一、規(guī)范、準(zhǔn)確的要求。應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》《干部檔案工作條例》，并結(jié)合實(shí)際建立健全干部檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對(duì)、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等八項(xiàng)制度，把責(zé)任落實(shí)到每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)崗位、每個(gè)人員。

（三）加快人事檔案信息化管理步伐。隨著科技的日新月異，改變了人們的思維方式與習(xí)慣，信息化管理手段是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)。盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高干部人事檔案工作的效率和水平，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據(jù)資料，建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案紙質(zhì)與電子雙套式管理，根據(jù)需要，通過(guò)計(jì)算機(jī)查閱有關(guān)內(nèi)容。在注重保密的前提下，利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)全面、動(dòng)態(tài)化地管理。

總之，加強(qiáng)干部人事檔案的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜而重要的基礎(chǔ)性工作，我們要充分發(fā)揮干部人事檔案管理工作的重要作用，客觀真實(shí)地反映干部的真實(shí)面貌，為客觀評(píng)價(jià)、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手資料。同時(shí)，干部人事檔案管理不但要從制度上更新，還要從觀念上業(yè)務(wù)管理上更新，根據(jù)社會(huì)發(fā)展的總體趨勢(shì)，采取有效措施，積極探索干部檔案現(xiàn)代管理模式，更好地為干部人事工作服務(wù)。endprint