信息時代檔案管理工作創(chuàng)新

張秀麗

摘要：在信息化的今天，檔案管理工作也要與時俱進，怎樣才能讓當(dāng)下的檔案管理適應(yīng)信息化的時代，是檔案管理人員思考的問題，檔案管理工作模式的改革已經(jīng)悄悄的拉開了帷幕。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案；管理；創(chuàng)新

在信息化時代下，全球化、數(shù)字化相繼出現(xiàn)，計算機技術(shù)已經(jīng)運用在人們的生活中，檔案管理也在悄無聲息的發(fā)生著改變，電子檔案的傳輸運用，這一技術(shù)提高了檔案管理的工作效率，促進了檔案管理工作的發(fā)展。并且，檔案管理工作的創(chuàng)新與社會的發(fā)展需求遙相呼應(yīng)，這也極大的方便了工作人員對檔案信息的查詢和歸類。因此，在信息化的時代下，檔案管理的創(chuàng)新則顯得尤為重要。

一、影響檔案管理工作創(chuàng)新的因素

（一）檔案管理工作人員的管理理念落后，服務(wù)意識淡薄

首先，檔案管理工作仍然以傳統(tǒng)的管理方式為主；其次，檔案管理工作人員沒能充分利用現(xiàn)代化辦公管理手段，使得檔案管理工作效率不高；再者，檔案管理工作人員對檔案管理工作認識不夠透徹深入，認為其工作的主要內(nèi)容就是保管好檔案即可；最后，檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高，不能緊跟時代步伐，也不具備創(chuàng)新精神。

（二）檔案管理體系陳舊

當(dāng)前階段，很多管理人員對于檔案的管理還沒有形成有效的體系，管理人員的技術(shù)水平也難以讓檔案的管理更加具有成效，檔案的管理工作沒有形成系統(tǒng)化。尤其信息技術(shù)的發(fā)展更加需要高效的檔案管理體系進行創(chuàng)新，舊有的體系無法滿足當(dāng)前的檔案管理需要，檔案的管理效率無法得到提高。

（三）檔案管理模式的不完善

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，人們獲取信息資源的途徑拓展、費用降低、效率提高，而檔案信息開發(fā)管理模式落后，人們獲取信息不那么容易，導(dǎo)致檔案信息資源價值被遺忘。因此創(chuàng)新檔案信息資源管理模式，共享檔案信息資源迫在眉睫。但檔案計算機管理模式、信息服務(wù)系統(tǒng)還沒有建立起來，缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案信息資源開發(fā)利用管理模式滯后，服務(wù)方式不靈活，服務(wù)手段不快捷，這種檔案管理模式，嚴重阻礙了檔案信息資源的開發(fā)利用的程度。

二、信息時代下檔案管理工作的新措施

（一）提高工作人員的服務(wù)意識，改進服務(wù)方式

在當(dāng)今第三產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速的情況下，服務(wù)業(yè)成為主流，服務(wù)意識將影響人們的生活方式和工作態(tài)度。而在檔案管理工作中，服務(wù)態(tài)度同樣重要，因為檔案是對重大歷史事件的記錄，也是對經(jīng)驗的總結(jié)，具有保存價值和參考價值，而工作人員良好的工作態(tài)度，有利于檔案資料的長久保存和利用價值。

檔案管理將不再是實體的保存，而且還是電子內(nèi)容的整理，面對發(fā)達、快捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理機構(gòu)要創(chuàng)建檔案館網(wǎng)站，有了網(wǎng)站這個檔案歸類集合中心，有利于數(shù)據(jù)信息的電子化和網(wǎng)絡(luò)化處理。同時，在檔案館網(wǎng)站開展在線網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，因為檔案收集、保存的目的為了使用，所以，通過改變服務(wù)方式，要提高檔案的使用率，從而體現(xiàn)檔案的使用價值。

（二）改變現(xiàn)存落后的管理模式

通過最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立現(xiàn)代化的檔案網(wǎng)絡(luò)資源管理模式，對現(xiàn)有的檔案資源進行最大化利用。此外，各個檔案管理部門還需要通過網(wǎng)絡(luò)平臺做好資源的共享，通過這種方式不僅可以提高對檔案信息資源的有效利用，還可以在各個部門的交流與合作中，發(fā)現(xiàn)自身的不足之處，從而能夠更改好的改善自身，促進檔案管理制度的進一步完善。

（三）提高檔案人員隊伍的綜合素質(zhì)

提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，需要從以下兩方面做起：首先，加強對工作人員的教育。檔案館需要制定相應(yīng)的制度改變?nèi)w工作人員的觀念，提高他們對檔案管理工作的認識和熱情。檔案館還可以和專業(yè)的機構(gòu)進行合作，對工作人員進行定期的培訓(xùn)，提升他們的整體素質(zhì)；其次，改變檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)。要求所有工作人員對相關(guān)學(xué)科和科研成果進行了解，擴展自身的知識廣度，為檔案信息資源的利用做好鋪墊。

（四）引進專業(yè)技術(shù)人才，做好培訓(xùn)工作。

在引進人才的過程中，要注意選擇那些有一定的檔案管理基礎(chǔ)知識，并且具備了與單位相關(guān)的知識和技術(shù)的高素質(zhì)人才。對于那些有專門檔案管理人員的單位來講，要通過定期的培訓(xùn)和考核制度，有效的提高單位檔案管理工作人員的素質(zhì)。同時，還要要求員工嚴格的遵守工作規(guī)范，對于文件資料的處理要嚴格的按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進行處理。

（五）促進檔案信息化建設(shè)

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實現(xiàn)了辦公自動化的同時，促使檔案信息化建設(shè)邁入一個新的臺階。將檔案通過網(wǎng)絡(luò)融合為一體，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數(shù)據(jù)庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。而新的檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應(yīng)抓住機遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動電子文件歸檔工作。

三、結(jié)束語

在信息時代的影響下，人們要改變自己的陳舊觀念，接受新事物，積極運用現(xiàn)代技術(shù)，轉(zhuǎn)變工作人員的工作理念，加強服務(wù)意識，對檔案管理工作積極改造創(chuàng)新，并在使用新技術(shù)的情況下，讓檔案資源服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，同時還要擴大檔案資源的內(nèi)容量，在建立檔案館網(wǎng)站時，加強檔案管理工作的安全保障體系，讓檔案資料體現(xiàn)最大的使用價值。

（作者單位：大慶油田有限責(zé)任公司第八采油廠規(guī)劃設(shè)計研究所）endprint