推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的探究

張姝云

摘要：完善的管理體系是體現(xiàn)檔案管理工作全面化以及規(guī)范化的一種主要形式，檔案管理工作對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)有直接影響，這可在一定程度上說明檔案管理工作的重要性。本文主要針對而如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)進(jìn)行探究，這是推進(jìn)檔案管理體系日益成熟的重要手段。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

為在真正意義上促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)競爭力有效提升的目標(biāo)，必須針對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理。這不僅是機(jī)關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的重要手段，也可幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)對工作精細(xì)度根本上的提高，決策性失誤現(xiàn)象可在這一過程中實現(xiàn)有效的避免。因此相關(guān)部門以及工作人員必須提高重視程度，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以及信息手段促使檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性與現(xiàn)狀

檔案管理工作對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展有不可替代的重要作用，其作用可在多方面進(jìn)行直觀體現(xiàn)，主要為發(fā)掘優(yōu)秀人才以及員工個人發(fā)展兩方面。人事檔案作為一個重要的途徑主要用于優(yōu)秀人才的記錄以及發(fā)現(xiàn)。在實際對員工的個人素養(yǎng)以及能力進(jìn)行判斷時可將員工的個人檔案作為主要依據(jù)，部門領(lǐng)導(dǎo)也可借助員工的個人檔案對員工進(jìn)行客觀的評價，并在此基礎(chǔ)上針對員工特長開展合適的人員調(diào)整工作，這對人事工作效率的提升有極大的促進(jìn)作用。

提高檔案管理工作對員工積極性以及工作質(zhì)量的提升也有積極作用。社會始終處于不斷變化與發(fā)展的過程中，在此種趨勢與背景之下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的工作量也呈現(xiàn)出逐年增加的趨勢，與之相對的工作難度也在提升，在現(xiàn)代化的管理環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)這種復(fù)雜的工作模式，因此必須針對檔案管理工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行進(jìn)一步的提升，促使機(jī)關(guān)單位長遠(yuǎn)健康的發(fā)展目標(biāo)得以順利實現(xiàn)。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的主要問題

1.檔案管理的方式過于落后

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以紙質(zhì)媒介為主，現(xiàn)階段部分事業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)的管理模式，檔案查詢工作需要在特定的地點進(jìn)行，同時需要耗費大量的時間以及人力。丟失以及破損等情況普遍存在于紙質(zhì)檔案中，這也是導(dǎo)致檔案出現(xiàn)殘缺不全現(xiàn)象的主要原因，因此我們說這是一種耗時耗力的檔案管理模式。對于檔案管理部門來說也會在原有的基礎(chǔ)上增加工作負(fù)擔(dān)，不僅會影響工作效率，同時也對查閱工作的順利進(jìn)行造成阻礙。

2.缺乏完善的檔案管理體系

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作多是由專門設(shè)立的部門或者人員負(fù)責(zé)，但這種管理模式并沒有取得良好效果，引起上述現(xiàn)象出現(xiàn)的主要原因就是檔案管理體系不夠完善。工作效率低下、檔案信息錯亂以及信息錄入不完整現(xiàn)象普遍存在缺乏管理體系的檔案管理工作中。從檔案管理工作人員角度來說，相關(guān)理論知識缺乏也是造成檔案管理工作不能順利進(jìn)行的主要原因，同時其工作效率也不能得到根本性的保證。

3.對檔案管理工作的重視程度不夠

社會大眾以及檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)知都存在一定的錯誤，其意義與重要性都沒有得到最大限度的發(fā)揮。從單位領(lǐng)導(dǎo)角度來說，不能將檔案管理工作提升至應(yīng)有的高度，檔案管理工作的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的意義與作用也沒有被充分認(rèn)識，因此在實際開展檔案管理工作時也不能做到最大力度的投入。其次機(jī)關(guān)單位工作方式會對檔案管理工作造成直接影響，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平長期得不到提高的主要原因就是其始終處于基層位置，檔案管理工作不能實現(xiàn)根本上的貫徹與落實，最終檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)也不能順利實現(xiàn)。

三、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的措施

1.升級管理方式

現(xiàn)代化的信息保存方式對檔案管理工作的順利進(jìn)行有極大的促進(jìn)作用，因此必須在實際進(jìn)行檔案管理工作時實現(xiàn)對該種方式的充分利用，文字資料、照片以及錄像數(shù)據(jù)保存都可在信息化的方式下的得到滿足。

2.完善檔案管理制度

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)自身發(fā)展的情況，在單位內(nèi)部各個部門的配合下，對檔案管理制度進(jìn)行完善，合理的劃分各崗位人員的職責(zé)，要求檔案管理工作的相關(guān)人員嚴(yán)格按照制度執(zhí)行工作。其次，提高單位內(nèi)部人員對檔案管理工作的重視程度，尤其是檔案管理工作的相關(guān)人員。通過完善的檔案管理制度，對檔案管理工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，在一定程度上，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，保證檔案管理工作趨于規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

3.增強(qiáng)檔案意識

運用先進(jìn)的信息傳播手段與媒體工具，大力宣傳檔案管理工作對于機(jī)關(guān)單位運行與員工個人發(fā)展的重要意義，提高相關(guān)人員的檔案意識，真正地將檔案管理工作重視起來，以促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

4.全面普查案卷，去粗取精

在全部檔案中，會存在許多無用的檔案，或者制作非常粗糙的檔案，這些檔案的存在不僅增加了工作的數(shù)量，還占據(jù)了檔案管理資源，為此，需要對這些檔案進(jìn)行清理，保留有價值檔案，這是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。綜合性的檔案管理部門，要對管理的檔案進(jìn)行清查，分門別類，銷毀些無用的檔案資料，然后才能為計算機(jī)信息化管理提供幫助。

5.按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新組合

對于厚度過厚、內(nèi)容比較復(fù)雜的檔案，要進(jìn)行重新組卷，該工作的主要原則是將具有相互聯(lián)系的文件組合到一起，對于那些沒有頁碼、沒有目錄的檔案，要重新進(jìn)行編碼和制作目錄，保證重新組合之后的檔案更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，通過重新組卷的方式，能夠最大限度地解放館藏場地，優(yōu)化管理資源，提高管理的效率。

6.規(guī)范著錄工作

著錄工作是實行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作，會對計算機(jī)管理的真實性和可靠性產(chǎn)生重大的影響，因此，相關(guān)部門要按照《檔案著錄規(guī)則》中的規(guī)定，規(guī)范自己的著錄行為，由于各個檔案管理部門的條件存在差異，且計算機(jī)管理又提出新的技術(shù)性要求，所以各個檔案管理部門，要從自己的實際情況出發(fā)，結(jié)合計算機(jī)管理方法的技術(shù)要求，制定出相應(yīng)的著錄細(xì)則。

四、結(jié)論

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作對單位自身的發(fā)展運營和員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃均有著極其重要的作用。本文在詳細(xì)闡述機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀與重要意義的基礎(chǔ)之上，針對檔案管理工作存在的主要問題，提出了幾點參考意見，希望對相關(guān)人員的研究工作提供些許參考價值。

參考文獻(xiàn)：

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